会议管理办法.doc

物业运作部会议管理办法（内部文件，严禁外传）1.0目的规范和提高会议质量，改进会风，有效控制会议时间。2.0适用范围适用于物业运作部。3.0职责3.1物业总监：负责组织物业运作部管理层工作会议召开；3.2物业经理：负责参与物业运作部各班组工作会议召开；3.3班组主管：负责主持物业运作部各班组工作会议召开。4.0方法及过程控制4.1会议分类及管理职责4.1.1部门管理会议：各类管理会议、定期组织的工作例会、员工恳谈会，此类会议由部门主办，会议时间、会议议题等重要事项须报请物业总监批准。4.1.2班组工作会议：由各班组主管负责组织召开，物业经理参与并对会议提出问题予以处理，处理不了的需上报物业总监。4.1.3部门管理会议由物业总监主持，物业助理协助；班组工作会议由各班组主管主持，物业经理参与并解决所提出的问题，并提出工作要求。4.2会议安排4.2.1公司会议室及洽谈室使用须提前到综合管理部（前台）登记预约。4.2.2部门周工作例会安排：为避免会议过多或重复，将周工作总结/计划纳入例会管理，定于每周三下午15：00召开（会议时间调整由物业助理负责通知）。4.2.3周例会主要议题：总结本周各班组周工作完成情况；落实下周重点工作计划；商议部门工作疑难问题及需要协调协助的工作等。4.2.4会议通知：周工作例会由物业助理负责提前发通知告知各与会人员会议时间和会议地点。4.2.5 参会人员：物业总监、各班组主管以上人员。4.2.6会议纪要：由物业助理负责会议纪要的整理和督办，各班组主管确认本班组相关事宜，由物业总监签发。4.3会议要求4.3.1目的明确。4.3.2会议通知准确。4.3.3会前准备工作完善。4.4会议纪律4.4.1请假：参会人员因故不能按时到会，须在收到会议信息后及时向会议主持人或部门主管请假并须获得领导批准。4.4.2迟到：参会人员迟到纳入绩效考核，由会议主持人开立绩效考核单，报相关领导签批（纪律考核以会议室时钟时间为准）。4.4.3旷工：未经会议主持人（部门主管）同意或未请假缺席者记为旷工，按照公司制定的考勤管理办法执行，进入月度考勤记录。4.4.4参会人员在会议期间应保持会场安静，移动电话需调整到会议模式，会议期间通讯设备发出声音，纳入绩效考核。4.5会议签到4.5.1由会议组织部门负责，各班组与会人员须在会议纪要记录表中签到，会后由部门负责人签字生效。4.6会议纪要4.6.1会议纪要的形成4.6.1.1部门各类会议原则上由物业助理负责记录。4.6.1.2部门例会、临时会议原则上由物业助理负责会议记录工作。4.6.1.3各班组会议记录由班组主管负责或指定班组领班记录。4.6.2会议记录人员应遵守以下规定：4.6.2.1做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要会议纪要记录表。4.6.2.2部门例会会议纪要要求在会后当天下班前将电子档发送至物业总监审核，再发送至各与会人员，第三个工作日内完成签发；各班组会议纪要记录表要求在会议结束后即完成会议纪要记录表并归档。4.6.3会议纪要存档4.6.3.1物业助理负责周例会、临时会议的会议纪要日常归档、保管。4.6.3.2各班组会议的会议纪要由各班组部门主管负责日常归档、保管。4.7会议纪要编号4.7.1公司周工作例会编号原则为：周工作例会纪要由物业助理汇编，具体为*年总第*号（如2011年总第012号），第*号按照会议召开的次数，记流水号，流水号由物业助理统一编制。4.7.2会议纪要按照审批同意的格式拟定。4.8会议纪要保密4.8.1会议记录及会议纪要为部门机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调/查阅应