跟办工作流程.doc

跟辦工作流程1.0簡介 : 若客戶提出起辦要求，須跟循以下程序完成跟辦工作。2.0 適用範圍以下流程適用於所有由樣辦廠或其他工廠生產之各式樣辦 。跟辦工作之責任按不同組別有所不同 ，負責組別見每客戶之客戶工作規劃。3.0 相關流程3.1接單及選擇工廠工作流程：OP-PPTMER-0014.0定 義 : 各類辦的定義及作用 4.1初 辦 (INITIAL SAMPLE)：按客來資料或辦而造第一件辦 (頭辦)，主要用於看款式及設計效果。4.2尺碼辦 (SIZE SET SAMPLE/ FIT SAMPLE)：按客來尺碼表，故對尺寸要求嚴格，主要用於試身。4.3核準辦 (APPROVAL SAMPLE)：依足客人合同資料做辦，對款式要求嚴格，交客人批核後交生產部開大貨用。 4.4廣告辦 (ADVERTISEMENT SAMPLE/ PHOTO SAMPLE)：顏色、布料及款式照足合同要求造辦，供客人影相及推廣產品用。4.5大 辦 (SALESMAN SAMPLE)：落單前做多種款式，每款做數件辦 (亦稱行街辦)，作時裝表演，展銷會及推銷員作推銷用，並依據開會反應以落實單 / 款式。4.6船頭辦 (SHIPMENT SAMPLE)：在大貨中抽取供客作收貨時核對用或交洋行備存。5.0內容5.1整理及分析客供資料 5.1.1查核客人指示是否清晰及足夠，有疑問須與客人澄清。5.1.2把做辦要求分類後，須決定交由那間工廠起辦，並須跟進所須布料、物料及款式資料，各項程序如下。5.2選擇工廠一般按照品種安排工廠生產樣辦，若已落實將生產做辦品種之工廠 ，則應優先考慮選用該工廠，惟選擇之工廠必需列於認可工廠名單內，若不在該名單內，於正式生產前該廠需通過本行之工廠評審程序方可生產 (見查貨部工廠評審工作流程：OP-PPTINS-002)。由於本行美國組兼任旭日製衣廠營業部，故對跟進旭日造辦工作與其他工廠的流程及工作範圍均有不同，現分述如下：5.3旭日辦跟辦程序5.3.1預備布料 5.3.1.1按照客人指定或自行開發之布種由下列四類途徑取得辦布： (i)自行採購或取倉存布：按布種要求翻查有否適用之存倉布或到外採購。(ii)由布料部代向布廠訂購：出電子郵件予有關部門訂購辦布，並提供布組織 、數量及顏色等。(iii)抽大貨布 (主要適用於廣告辦)：出電子郵件予有關部門通知抽大貨布做辦。(iv)由客人提供：直接向客人購買。5.3.1.2收布料後，覆查數量及品質是否正確。查核後，連同辦單交工廠。若為大辦，須視乎數量多少由主管決定是否需做布料咭予工廠，並需註明所用之辦單編號。5.3.1.3 若有指定洗水或染色標準，須一併交予工廠。5.3.2預備物料 5.3.2.1按照客人或商品開發部指定品種分由三類途徑取得辦物料：(i)按客人所提供之資料自行採購：按品種要求翻查有否適用之存倉物料或到外採購，若該物料為商品開發部提供，可向其查詢有關資料並進行採購。(ii)由物料部代購：出電子郵件或填寫辦用物料訂購表： F-PSMP-003由部門主管簽署後交物料部訂購。(iii)抽大貨物料：出抽大貨物料通知書：F-PSMP-004或用電子郵件予物料部抽大貨物料。(iv)由客人提供：直接向客人購買。5.3.2.2收物料後，覆查數量及品質是否正確。查核後連同辦單交工廠，若為大辦，須做大辦物料表：F-PSMP-005及註明所用之辦單編號，交予工廠。5.3.3訂布料及物料注意事項：5.3.3.1留意起訂量及損耗，剩餘布/物料須由客人負責。5.3.3.2交期：若因布物料生產期太長而將導致遲辦期，必須與客人商討能否更改布物料或延期以配合辦期。最理想是提早與客人計劃，預訂布物料。*5.3.3.3計布料用量(i)辦數量(以每款每色計)在12件或以下： 一般布料及款式長褲長袖恤衫-3碼件一般布料及款式短褲短袖恤衫-2 1/2碼件(ii)辦數量(以每款每色計)在12件以上，以大貨用料加30%。注 意 : 1. 以上用料以 43/44 吋布封計。2. 若有特別情況須由旭日樣辦廠主管列明用料數量，作特別個案處理。 5.3.4開辦單 (造辦通知單) 辦單分為兩部份： 5.3.4.1面單 : 註明辦之種類、尺碼表、配料、布料、顏色、數量及注意事項等，核對無誤後須於其上簽署。5.3.4.2底單 即客人資料，每個客形式不同，無固定標準。 將客人資料、圖表、製造方法詳細譯成中文。 若有客來辦，應與辦單一併交辦廠，並在辦單上註明有附辦，辦廠在交辦時須一併退回客來辦。 要清楚了解客來資料及辦，同時應考慮製造方法是否可配合工廠生產，若有疑問，應徵詢上司及工廠意見。5.3.4.3開好辦單後，核對所有資料無誤後連同辦布物料交工廠排期生產。 5.4外廠辦跟辦程序一般而言，若決定由外廠起辦，只需將客人之要求及有關布料、物料及款式等資料轉交與工廠即可。 5.5跟進造辦進度5.5.1旭日單(i) 預訂辦之生產位：每月應預早與客人計劃做辦數量，提供與旭日樣辦廠作預訂生產位用。(ii)辦 期： 開辦單後一式一份交旭日樣辦廠，集齊布料物料後計，辦期如下： A.特急辦：4 天B.核准辦：7 天C.尺碼辦：7 - 10天 D.初 辦：7 - 10天 E. 大 辦：14 - 30天F. (iii)跟進大辦資料及生產進度-跟進資料、布物料是否依期交工廠。-須提供布物料咭，洗水染色後標準與工廠核對收布及開造。-大辦開樣，開裁及生產進度。-開樣或生產時，工廠反映做法或尺寸有問題時應參照工廠提供的意見予客戶商討作出修訂，並存案備用。-需要時可向工廠索取裁單跟進。- 樣辦完成後安排跟辦同事或查貨員於工廠進行檢查。-按進度填妥 SAMPLE CHECK LIST：F-PSMP-006。5.5.2外廠單需與工廠協商交辦期，並定期跟進工廠按期交辦。5.6查 辦 5.6.1收辦(i) 旭日單收辦後核對工廠送辦時跟辦之辦單副本是否相符，取出正本辦單度尺及核對款式。(ii)外廠單收辦後取出客人資料以便進行度尺及核對款式。5.6.2量度尺寸按辦單上之尺碼表及度法度尺，量度後把相差記錄於吊牌上。尺寸接受標準見下表 (全圍計算)：(i)梭織 下裝類一般辦尺碼辦上裝類一般辦尺碼辦坐 圍3/41/2胸 闊3/41/2前 浪1/41/8肩 膊 闊3/81/4後 浪1/21/4後 中 長1/21/4脾、腳、膝1/21/4夾 闊3/81/4內 長1/21/4腳 闊3/41/2腰 圍1/21/4後中至袖口：長 袖 3/41/2後中至袖口：短 袖1/21/4領 圍1/41/4備註：若由市場採購之存布或特種布料而該辦只作款式參考用途，經部門主管同意造辨，則尺寸控制可超越以上標準。(ii)針織 (下裝類)位 置容忍度橡筋腰圍 (放鬆度)1 1/2坐 圍 1 1/4前浪 / 後浪 3/8脾圍 / 膝圍 / 腳闊 1/2內 長 3/4(iii)針織 (上裝類)位 置容忍度胸 圍 1腳 圍 1膊 闊 3/4後中長 3/4袖 長 (後中量) 3/4雞 英 1/2夾 圈 1(iv)毛衣位 置容忍度胸 圍 1 1/2腳 圍 1 1/2後中長 1膊 闊 3/4袖 長 3/4袖口闊 1/2夾 圈 1腳 高 1/4註 : 以上尺寸只適用 3 、5 、7 、9 針(v)毛衣位置容忍度胸圍 1 腳圍 1 膊闊 3/4後中長 3/4袖長(後中量) 3/4袖口闊 1/2夾圈 1領闊(seam to seam) 1/4註：以上尺寸以全圍計算，並只適用於12針5.6.3核對款式及品質核對樣辦、車工、熨工等是否合符要求。不符合者，按本流程 5.7 交工廠翻執或翻造。5.6.4 洗水/染色標準 : 核對洗水顏色及手感是否達到要求。不符要求者，須與工廠商討解決。5.6.5 記錄 : 以上各項若有出入須將意見寫於吊牌上，吊牌掛於客辦及存辦上，另影印吊牌副本附於辦單正本作存檔。5.7翻執翻造5.7.1旭日單若辦有問題便須退回工廠翻執翻造，並作特急辦處理 (若工廠問題引致辦翻執翻造，所補訂之布物料一律收回工廠錢) 。每月編印問題辦總分析。5.7.2外廠單 : 退回工廠處理。5.8樣辦審查若為初辦或寄交客人之核準辦，需按個別客戶之客戶工作規劃上列明之樣辦審核部門進行審查，審查時需考慮以下各點 : -(i)考慮大量生產時可能發生的問題(ii)布料、配料及款式是否配合(iii)是否適合該工廠生產由各有關部門於存辦上簽署認同後可寄與客人*5.9安排辦証及寄辦 *5.9.1有關寄辦之程序及規定由負責之採購組按客人的要求及有關國家的入口規定執行。5.9.2寄辦步驟(i)做出口文件 ，包括發票 (F-PSMP-008 : 適用於澳洲真維斯 / F-PSMP-009 : 適用於力佳)、連同所需証件，如出口証、入口証、轉口証或大貨 VISA 等。(ii)致電空運公司收貨。(iii)通知客人寄辦及班次之資料，包括所寄之款式、數量、空運存案編號。5.10覆辦儲存及處理客人回輸意見把客戶收辦後覆回之意見評語及寄回之覆辦整理並存案備用，同時知會各有關部門有關意見。如有需要，需重新按客人要求起辦。當有正式訂單時，需確保以客人最後核準之款式資料及樣辦跟進大貨生產工作。5.11向客戶收取辦費將寄辦發票連同有關資料(如剩餘辦布、物料等額外費用之資料)交會計部打單收客錢。5.12清付辦費與工廠由主管審批工廠交來之辦費發票後交會計部找數予有關工廠。 5.13季度評核 (適用於旭日單)每季根據辦期、品質及尺寸等編制綜合季度評核表。5.14流程圖 *6.0 附 件 (見表格/附件檔)6.1 辦用物料訂購表 (F-PSMP-003) 6