公司档案管理制度.doc

公司档案管理制度一、目的：为规范公司档案管理，保护公司的知识产权，增强公司档案的实用性、完整性和有效性，根据中华人民共和国档案法及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本制度。二、范围：适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品营销、生产制造、等涉及企业生产经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声像等资料。三、职责：3.1公司的档案管理由档案室档案管理员负责，隶属于办公室。3.2各部门负责对本部门归档文件资料进行初级管理。3.3档案管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。四、工作流程4.1归档资料的范围、内容4.1.1计划性文件资料，包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。4.1.2批示性文件材料，包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。4.1.3法规性文件，包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部档案管理制度的各类规章制度。4.1.4公司的重大决议，包括由公司党政联席会、总经理办公会议及其他重要的会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。4.1.5总结性文件，包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。4.1.6凭证性材料，包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。4.1.7汇报性材料，包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等4.1.8劳资人事资料，包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。4.1.9调研性资料，包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。4.1.10声像制品资料，包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。4.1.11证件性文书资料，包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。4.1.12馈赠品资料，包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。4.2归档时间4.2.1公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。4.2.2凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。4.2.3外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。4.2.4工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。4.2.5每年形成的会计档案，由财务科保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。4.2.6电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。4.2.7荣誉档案由办公室收集整理后于次年统一归档。4.2.8声像档案在每次活动结束后整理归档。4.2.9相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。4.2.10外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。4.2.11变更、修改、补充的文件材料随时归档。4.2.12公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。4.2.13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。4.3归档资料的收集4.3.1凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。4.3.2归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，办公室保存复印件。4.3.3凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。4.3.4业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务科保存原件；属人事问题的，由企管科保存原件；属工程项目的，由工程主管部门保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。4.3.5由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务科及人事企管科各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务科保存原件。4.3.6公司级的收文、发文等文书资料均由办公室归档。4.4档案资料的整理4.4.1科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。4.4.2归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。4.4.3立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。4.4.4填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 4.4.5立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。4.4.6文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。4.4.7各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有条件，并保持其完好无损。4.4.8声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。4.4.9凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。4.5 档案的借阅4.5.1档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司总经理批准不得借阅。4.5.2借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经办公室主任批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经办公室主任批准。4.5.3借阅档案，必须履行登记、签收手续。4.5.4借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须报总经理批准。4.5.5借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。4.5.6借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。4.5.7借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。4.5.8外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总总理同意审核后方能带出。4.6 档案的销毁4.6.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。4.6.2当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交办公室主任审核经总经理批准后执行。4.6.3凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由办公室主任批准后方可销毁。4.6.4经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。4.6.5在销毁公司档案资料时，必须由总经理或办公室主任指定专人监督销毁。销毁文件必须在指定地点进行，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。4.7档案的保管4.7.1办公室应有存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防光、防潮、防虫、防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。4.7.2根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。4.7.3档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。