2010新版GMP培训补充教材——文件管理.ppt

文件的概念 文件 广义的 文件 指公文书信或指有关政策 理论等方面的文章 狭义的 文件 就是档案的意思 范畴很广泛 电脑上运行的程序 杀毒等等等等都叫文件 GMP中 文件 是指一切涉及药品生产 管理的书面标准和实施过程中的记录结果 GMP文件 是指涉及药品生产 经营管理过程中预先制定的文件系统 它包括贯穿于药品生产经营管理全过程的所有文件 文件 在药品制造的GMP全过程最终都是以 文件 的形式反映的 无论世界卫生组织的GMP 还是欧共体的GMP或我国的GMP 均把 文件 单独列出作为一章 由此可见文件的重要程度 欧共体GMP 文件 一章中 第一句话就概括地指出了文件管理的地位和目的 良好的文件管理系统是质量保证体系的重要组成部分 书面的文件能防止由口头交流可能引起的差错并使批的历史具有可追溯性 因此 制药企业必须建立良好的GMP文件管理系统 文件管理是操作系统的五大职能之一 主要涉及文件的逻辑组织和物理组织 目录的结构和管理 所谓文件管理 就是操作系统中实现文件统一管理的一组软件 被管理的文件以及为实施文件管理所需要的一些数据结构的总称 是操作系统中负责存取和管理文件信息的机构 从系统角度来看 文件系统是对文件储存空间进行组织 分配和回收 负责文件的存储 检索 共享和保护 从用户角度来看 文件系统主要是实现 按名取存 文件系统的用户只要知道所需文件的文件名 就可存取文件中的信息 而无需知道这些文件究竟存放在什么地方 文件管理是质量保证系统中不可缺少的部分 因此文件管理几乎关系到GMP的各个方面 文件管理的目的是介定管理系统 减少语言传递可能发生的错误 保证所有执行人员均能获得有关工艺的详细指令并遵照执行 而且能够对有缺陷或疑有缺陷产品的历史进行追查 文件的重要性 明确标准 方法 职责 确保完全掌握生产的药品是否能够发放上市所必需的全部信息 行动以文字为准 避免口头方式造成的错误结果 保证行动的一致性 任何行动后均有文字记录可查 为追究责任 改进工作提供依据 文件系统的建立与完善促使企业实施规范化 科学化 法制化管理 本章修订的目的 建立完善文件管理系统 保证文件的权威性 系统性建立有效文件的管理流程 维护文件的有效性文件编制要保证文件内容的适宜性 一致性设计相关配套的记录文件 保证文件的执行 有据可查 与98版相比主要的变化 是将记录管理纳入到文件管理范畴中 在98版文件控制的第六十四 六十五条二个条款的基础上进行了细化 增加了防止误用 定期评审的要求 将98版第八章 生产管理 第六十八条中有关批生产记录管理的要求 扩展到所有相关生产质量管理所涉及的记录管理 并增加了记录的保存 电子记录管理等相关要求 对质量标准 工艺规程 批生产记录 批包装记录 操作规程和记录等文件的编制要求 编制内容进行了细化规定 强调质量部对GMP文件管理的责任 文件管理的新增条款 第一百五十条文件是质量保证系统的基本要素 企业必须有内容正确的书面质量标准 生产处方和工艺规程 操作规程以及记录等文件 强调GMP文件的重要性和文件系统组成 文件管理的新增条款 第一百五十二条文件的内容应与药品生产许可 药品注册等相关要求一致 并有助于追溯每批产品的历史情况 强调GMP相关技术文件的内容与产品注册等相关要求一致性 并提出可进行产品质量信息可追溯的要求 文件管理的新增条款 第一百五十七条原版文件复制时 不得产生任何差错 复制的文件应清晰可辨 提出文件复制质量控制的的专门要求 文件管理的新增条款 第一百六十条应尽可能采用生产和检验设备自动打印的记录 图谱和曲线图等 并标明产品或样品的名称 批号和记录设备的信息 操作人应签注姓名和日期 1 提出对电子打印记录的控制要求 2 强调记录的客观性 追溯性 文件管理的新增条款 第一百六十三条如使用电子数据处理系统 照相技术或其他可靠方式记录数据资料 应有所用系统的操作规程 记录的准确性应经过核对 使用电子数据处理系统的 只有经授权的人员方可输入或更改数据 更改和删除情况应有记录 应使用密码或其他方式来控制系统的登录 关键数据输入后 应由他人独立进行复核 用电子方法保存的批记录 应采用磁带 缩微胶卷 纸质副本或其他方法进行备份 以确保记录的安全 且数据资料在保存期内便于查阅 强化电子记录的管理 对电子记录进入人员的追溯性 更改的追溯性 保存的追溯性提出要求 文件管理的新增条款 第一百六十四条物料和成品应有经批准的现行质量标准 必要时 中间产品或待包装产品也应有质量标准 提出物料和成品质量标准的控制要求 对于需要质量过程控制要求的中间产品或待包装产品需制定相应的质量标准 文件管理的新增条款 第一百六十五条物料的质量标准一般应包括 一 物料的基本信息 1 企业统一指定的物料名称和内部使用的物料代码 2 质量标准的依据 3 经批准的供应商 4 印刷包装材料的实样或样稿 二 取样 检验方法或相关操作规程编号 三 定性和定量的限度要求 四 贮存条件和注意事项 五 有效期或复验期 提出物料质量标准的编写内容 文件管理的新增条款 第一百六十六条外购或外销的中间产品和待包装产品应有质量标准 如果中间产品的检验结果用于成品的质量评价 则应制定与成品质量标准相对应的中间产品质量标准 外购是在注册许可的前提下可以执行 文件管理的新增条款 第一百六十七条成品的质量标准应包括 1 产品名称以及产品代码 2 对应的产品处方编号 如有 3 产品规格和包装规格 4 取样 检验方法或相关操作规程编号 5 定性和定量的限度要求 6 贮存条件和注意事项 7 有效期 提出成品质量标准的编写内容 文件管理的新增条款 第一百六十八条每种药品的每个生产批量均应有经企业批准的工艺规程 不同药品规格的每种包装类型和包装规格均应有各自的包装操作要求 工艺规程的制定应以注册批准的工艺为依据 不同批量都应有对应的工艺规程 文件管理的新增条款 第一百七十一条每批产品均应有相应的批生产记录 可追溯该批产品的生产历史以及与质量有关的情况 提出批生产记录控制的要求 文件管理的新增条款 第一百七十二条批生产记录应依据现行批准的工艺规程的相关内容制定 记录的设计应避免填写差错 批生产记录的每一页应标注产品的名称 规格和批号 明确批生产记录设计的原则及批生产记录的格式要求 文件管理的新增条款 第一百七十三条原版空白的批生产记录应经生产管理负责人和质量管理负责人审核和批准 批生产记录的复制和发放均应按照操作规程进行控制并有记录 每批产品的生产只能发放一份原版空白批生产记录的复制件 明确空白批记录的审核 批准 复制与分发控制要求 文件管理的新增条款 第一百七十六条每批产品或每批中部分产品的包装 都应有批包装记录 以便追溯该批产品包装操作以及与质量有关的情况 明确批包装生产过程质量追溯控制的要求 文件管理的新增条款 第一百七十七条批包装记录应依据工艺规程中与包装相关的内容制定 记录的设计应注意避免填写差错 批包装记录的每一页均应标注所包装产品的名称 规格 包装形式和批号 对记录文件的识别 防止人为差错的发生 文件管理的新增条款 第一百七十八条批包装记录应有待包装产品的批号 数量以及成品的批号和计划数量 原版空白的批包装记录的审核 批准 复制和发放的要求与原版空白的批生产记录相同 强化对批包装记录的控制要求 文件管理的新增条款 第一百七十九条在包装过程中 进行每项操作时应及时记录 操作结束后 应由包装操作人员确认并签注姓名和日期 文件管理的新增条款 第一百八十二条厂房 设备 物料 文件和记录应有编号 或代码 并制定编制编号 或代码 的操作规程 确保编号 或代码 的唯一性 文件管理的一般要求 应建立文件的起草 修订 审查 批准 撤销 印刷 复制及保管制度 未经授权任何人不得修改文件 文件的制定 审查和批准的责任应明确 并应由有关的负责人员签字并注明日期 各类文件应有便于识别文本 类别的系统编码和日期 文件应定期审查 修订并应保证只有现行批准的文本方能分发使用 已撤销和过时的文本不得在现场出现并应有一个系统管理此事 文件应有秩序地存放 以便检查 如果用电脑保管文件 应该 a 应由授权人输入或修改电脑中的文件内容或数据 同时应有修改和删除的记录 b 应使用密码或其它方法限制接近电脑的人 c 电脑储存的批记录应以软盘 微缩照相 打印本或其它方法备份保护 d 尤其重要的是 在保存期内 文本和数据应迅速可得 文件的复制本应清楚 易读 决不允许因复制工艺而引入错误 文件的内容应清楚明确 文件的特点 系统性动态性适用性可追溯性严密性 文件制定 使用流程 设计 发放 批准 审核 起草 修订 培训 执行 审查 设计阶段 先要建立职责文件 确认各部门 各岗位职责 尤其是关键岗位职责 不同岗位职责中有相同内容时应予以界定 确定文件编制或修订的程序根据公司产品 机构情况将文件进行分类及制定编码系统明确谁起草 谁审核 谁批准明确文件如何发放 使用 回收 起草 修订阶段 由文件的使用部门负责起草 文件起草人一般为主管或班组长 起草时可以与操作工人进行讨论 听取意见 但最终文件的起草负责人应由主管或班组长担任 起草人决定文件何时 是否需要修订 或何时 是否有其它人关注文件变更为修订申请提供方便和变更回顾流程 这一工作可以授权 但是其仍是起草人的职责 起草 修订阶段 文件信息的准确性 例如文件准确描述所需工作所属类型 文件编号 设备编号等是准确的拼写与技术术语是准确无误文件格式符合公司指南确保文件的逻辑性并且能为执行操作的人员清楚理解征求其它个人或部门的意见 他们可能会受变更的影响到或者对流程的变更有兴趣 起草 修订阶段 修订的提出现行的标准发生了变化实际执行过程中发现不符合要求工作或流程需要进行改进文件的使用者或管理人员均有权提出文件变更要求 审核阶段 确认文件中信息的准确性确认文件的逻辑性 并且以易懂的语言书写对变更做出担保确认已向其它涉及的人员或部门征求意见确保按现有的实际操作执行 并且若可以的话使用了工厂标准确保有完成工作所需的资源 例如设备 受训员工 加工区域 确保对其它有兴趣的部门同时进行了回顾保证与法规和验证要求无冲突 批准阶段 确认文件版式符合公司文件控制的要求确认法规或验证问题已考虑 解决确认该起草或修订不会造成承诺或法规的折衷确认对其它有关的部门同时进行了回顾确保法规或标准的一致性 适于工作 发放阶段 建立文件分发记录 分发文件时由领用人签名 分发记录内容应包括 文件名称 文件编号 版本号 印制份数 分发份数及各部门的签收日期等 建立文件总目录 发放新版文件时同时收回旧版文件 由文件管理人员统一处理 对需保存的旧版文件应另行明显标识 与现行文件隔离保存 制订现行文件清单 供随时查阅最新文件修改状态 现行文件清单应包括文件编号 文件名称 制订日期 主要执行部门 现存份数及保管人等各项内容 文件的复制由文件管理部门统一制作 经审核后加盖印章 登记发放 培训阶段 新文件必须在执行之日前进行培训并记录培训师原则上为文件的起草者 审核者或文件批准者必须保证文件的使用者均受到了有效培训 执行阶段 新文件执行初始阶段 应特别注意执行情况的监督检查定期向文件使用者和文件收阅者提供文件清单所有的文件必须定期进行复核建立文件效期的规定保证复核的有效性和完整性 审查阶段 所有的文件必须定期进行审查 以保证文件的可操作性 并始终符合GMP要求和相关的法律 法规要求建立文件效期的规定保证复核的有效性和完整性 文件的内容如何清楚明确 1 文件的标题应能清楚地说明文件的属性和目的 2 文件应有便于识别版本和类别的系统编码及日期 3 文件中的指令应使用清楚 准确 详细和易懂的文字书写 并不应有含糊不清之处 需填写数据的文件应做到 1 留有填写数据的足够空间 2 数据与数据之间有适当的间隙 3 数据栏目的标题应清楚地说明要填写的内容 4 填入的数据应清晰 易读并不易擦掉 5 填入的数据如有错误 可以修改 但修改后应能看清原来填写的数据 而且需要签名 如有可能修改的 原因应予记录 6 停止使用的栏目标题和空间应尽早清除 GMP要求的各种文件 1 标签 1 各种标签都应清楚 无含糊不清之处 并应符合企业制定的格式 2 所有成品均使用标签识别 成品标签应具备的内容如下 a 名称 b 活性组分名单 c 批号 d 失效期 e 贮存条件 f 厂名 厂址 3 参考标准的标签或伴随文件应指明参考标准的浓度 生产日期 失效期 首次打开使用并封闭的日期 以及贮存条件 GMP要求的各种文件 2 规格标准和检验方法 1 一般要求 a 检验方法应验证 b 起始原料 包装材料 成品 中间体或待包装品都应有批准的现行规格标准 水 溶剂和试剂也应有规格标准 c 规格标准应由质检部门批准 保存 d 规格标准需要定期修订 以便和国家药典或其它标准的新版本一致 GMP要求的各种文件 3 2 起始原料和包装材料的规格标准a 起始原料 原始包装材料及印刷包装材料都应有规格标准 其内容为 品名和厂内代码 参考文献 药典专论 定性 定量要求及其限度 根据药厂的实际可增加其它内容 b 包装材料应符合规格标准 并应强调包装材