办公室流程.doc

办公室工 作 流 程 手 册(附工作流程图)第一条 办公用品及日常用品的采购、发放管理办公室要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，定期盘存，确保帐物相符。部门申请检查验收物品采购查看库存定期询价议价监督检查月末盘存核对帐物出入库登记第二条 固定资产及低值易耗品的管理对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门定期进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符；每年末组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。资产分类建立台帐清单定期盘存核对帐物第三条 各部门基础设备、设施维修管理办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修，其中对大型设备、精密仪器的维修进行维修记录，同时对维修全过程进行监控；各部门对维修质量监督、确认。所有维修要及时跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。各部门负责人确认检查验收维修结束安排维修维修申请第四条 文件档案的归档管理根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。文件、资料收集分类整理编号立卷归档装订成册存放使用.传阅控制第五条 文件资料收发管理各类文件资料收发均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类业务信息应登记后及时传递给相关部门；文件资料的收发准确记录上传下达行政审阅第六条 公司文件签章管理各类需盖章文件均需在登记簿上作好详细登记、记录，并上报总经理审核签字后，方可进行盖章，同时要严格监督管理图章的使用流程，做好公司图章的保管工作。妥善保管盖章行政审核详细登记第七条 各种费用的支付、控制按时申请、交纳、控制公司各项费用，例如：电话费、网络费用等；并将所要交纳的各项费用清单妥善保管。做到各项费用及时、准确的上交，以确保各职能部门工作的正常开展。支付各项费用总经理审核部门主管审批统计各项所要交纳费用财务报批保管清单第八条 员工工资核算每月28日前进行当月员工工资核算工作，根据当月集团公司及本公司部门提供的各项数据（考勤情况、各部门津贴发放情况），及时准确的计算当月工资情况，部门主管复核后，上报总经理审批。并将工资清单及时传达财务部门，确保各部门工资每月按时发放。总经理审批部门主管审核计算、编制工资清单收集财务数据交与财务部门第九条 办公室车辆及驾驶员管理车辆调配应首先保证公司公务用车，本着“先紧急后一般，市场业务优先”的原则，合理调配。公务用车由办公室根据车辆情况予以安排。各部门员工因公用车，应填写“用车申请单”，经本部门主管签字、总经理审查签字同意后，办公室予以安排。总经理审查签字本部门主管签字字用车申请单公务用车需要安排用车第十条 车辆维修保养按规定做好车辆年度审验检修工作和日常例行保养。车辆出现故障需检修，由驾驶员向主管人员报告，指定人员和驾驶员一同外出修理。修理上报主管领导通知办公室发现故障第十一条 对外关系建立维护与有关系单位经常保持联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。合理调整情况汇报经常维护档案沟通协调关系建立第十二条 处理突发事件公司各种突发事件出现后，办公室在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。减少不利影响处理结果汇报突发事件出现妥善解决处理及时汇报领导主要情况收集第十三条 后勤服务保障办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、交通、就餐的管理进行监督，收集员工建议，缓解员工情绪；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。拟定制度加强检查收集建议提高质量员工满意反馈安抚员工安全工作是企业的一项重要工作，办公室是安全工作的主要执行部门；日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要充分明确重点安全项目，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。提高防范意识规划教育培训明确安全目标熟悉安全制度确保整体安全组织实施检查第十四条 日常事务处理办公室的工作涉及面广，大小事务多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，办公室属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。注重时效结果择其轻重处理临时事务处理当日计划工作提高服务意识保证正常工作第十五条 上级交办事务优