公司自制单据管理办法.doc

公司自制单据管理办法各部门、各子（分）公司：为了规范企业自制单据管理，确保经济业务的原始记录的真实、合法、连续和完整，明确各方的经济法律责任，维护公司资产及权益的安全和完整，特制定本办法。一、适用范围本办法规定自制单据的申请、领用、使用、归档、缴销的要求及管理规定等内容，适用于公司总部、所属子（分）公司。二、单据定义本办法所指公司自制单据分为财务类、物流类。财务类自制单据包括收据、付款凭证、差旅费日报销付款凭证；物流类自制单据包括产品入库单（含印制单据和套打单据）、借出单（套打单据）、产品配送单、产品出库单（套打单据）、临时用工派工单。三、单据印制总部财务信息部负责公司自制单据设计、印制、管理。四、单据领用1、使用部门需要使用自制单据时，需提出书面领用申请，经使用部门负责人签字同意后，到财务信息部办理领用手续。2、财务信息部审核领用申请，根据使用部门业务量、距离远近确定领用单据种类、数量。登记“年年富公司单据领用登记表”，详细注明领用日期、单据类型、单据编号、数量，使用部门经办人签字领用。3、使用部门领用自制单据后，统一交由专人保管；分公司会计人员负责保管分公司领用的自制单据，其他部门需由指定的专人保管。4、分公司单据领用规定：分公司使用收据、产品入库单、产品配送单、临时用工派工单等非套打单据时，使用人应办理单据领用收续，在“年年富公司单据领用登记表”详细登记领用日期、单据类型、单据编号、数量，并签字领用，分公司会计人员按照1-2天的业务量，核定领用单据数量；空白套打纸、付款凭证、差旅费日报销付款凭证不需办理领用登记手续。下次领用时，须将上次领用单据整本交还会计人员；会计人员检查、登记交回单据种类、数量、使用情况；使用人不交还整本已用单据的，会计人员拒绝其领用。5、领用人领用单据后应妥善保管，按照规定使用，任何人不得将单据外借或作为他用。如有遗失，及时报告部门负责人和会计人员，必要时告知相关客户单位或人员。五、各类单据使用规范1、基本规范（1）单位名称填写规范。单位名称的填写要写全称，不要写简称，不能不写购货单位。如客户是个人，填写个人姓名+电话号码/身份证号。（2）日期的填写规范。日期是记载业务实际发生的时间，必须准确。必须在业务行为发生的当天开出，不得提前或错后。（3）货物名称或服务项目的填写规范。货物名称严格按照公司ERP系统存货名称规范准确填写，不可按大类笼统地填写；不得买甲商品写乙商品。（4）规格、单位、数量、单价的填写规范。票据的规格、单位、数量、单价，是与销售商品相配套的，其填写的规格型号是所销货物的具体规格型号；单位则是所销商品的计量单位，是箱则写箱，是件则写件；数量是指销售该商品计量单位的数量，单位与数量必须相符；单价是指按相应的计量单位而确定的每一件商品单位价格。这四项内容是反映销售商品的具体情况，必须齐全地填写清楚，不得遗漏。（5）大小写金额的填写规范。大小写金额数目要符合规范，正确填写，大写金额不得乱造简化字。大写金额数字一律用正楷字填写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、整等字样。大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”字之后应写“整”或“正”字；大写金额数字有分的，分字后面下写“整”字。阿拉伯数字应字迹清晰，不得连笔写。开具票据时，如票据印制了大小写金额，则必须大小写金额填齐。（6）开票人的填写规范。开票人必须认真填写其姓名，不能不填或只填姓或名，这是分清责任的重要的一环。（7）开票的字迹，要书写清楚，容易辨认，汉字要写得端正清晰，切忌潦草，不得使用未经国家公布的简化字。（8）票据一般由我方填开，不能让客户自行填写，要按成交事实填写,不得买小开大。（9）票据必须按领取票据编号顺序使用，票据联次必须一次性据实填写；作废票据需注明“作废”字样，所有联次保留完整。2、收据收据是收取货款的重要凭证。对客户，开具了收据就表明了货款已收取和收取的金额；对公司，收据是确认收入和款项的记账凭据。收据由会计人员统一开具，财务开具收据的依据是收到现款或银行转帐，不能确认收到货款的，不得开具收据，收据经收款单位盖章方为有效。每张收据对应一个客户单位，写明收款方式，事由内写明收款原因及其他备注事项。收据一式四联，第一联存根联留存；第二联财务联作为财务记录收款凭证的原始凭证；第三联交给客户单位；第四联由业务人员留存。3、产品入库单产品入库单分为手工填制的产品入库单和套打的产品出库单。套打的产品入库单依据入库时实际填制的产品入库单，在ERP系统录入。仓管在办理入库时，根据实际入库商品品名及规格型号、数量填制；分公司填制时，送交数量和实收数量有差异的，必须分别填写，并就差异情况在备注栏注明与总部物流管理部报告后的处理意见；外采商品只填写实收数量。仓管凭一致的产品入库单和物流公司送货单（或类似应交给收货方持有的单据）登记台帐，录入ERP系统；并将一致的产品入库单财务联和物流公司送货单复印件交给会计人员，会计人员作为采购入库原始凭证，作财务处理。手工填制的产品入库单一式四联，第一联存根联留存；第二联保管作为仓管员登记台帐凭证；第三联财务作为会计人员入库原始凭据；第四联留存。套打单据依此使用。4、产品借出单产品借出单是反映货物流向，明确仓管和业务员责任的重要单据。业务人员在部门负责人安排下，将拟定配送货物清单录入ERP系统产品借出单；仓管在ERP系统中签字确认，并打印产品借出单，交给部门负责人（或被授权人）签字审批；仓管、业务员、驾驶员持打印的产品借出单办理货物装车；装车后，仓管、业务员、驾驶员共同确认无误后在产品借出单出库确认处共同签字。配送结束后，仓管、业务员、驾驶员共同对配送车进行检查，对配送车剩余商品（不包括退货商品）进行清点，并在产品借出单相应栏目进行登记，仓管、业务员、驾驶员共同确认无误后在产品借出单还回确认处共同签字。仓管按产品借出单登记的还回数量，在ERP系统录入借出还回商品及数量。未进行配送车检查清点、未进行借出还回的，仓管不得再次对产品借出单签字确认进行商品出库。5、产品配送单产品配送单是公司货物流转的重要单据，反映货物流向、销售客户单位、销售商品、数量单价、收款情况等重要信息。业务员领用、填制产品配送单，产品配送客户后，现场填制产品配送单，按基本规范要求详细填写配送单各项信息，备注货款收取情况。产品配送单经客户单位签字确认方为有效。客户单位退货时，业务员填制红字产品配送单（红笔、红色复印纸）；不得与销售的产品配送单同单填写。产品配送单一式五联，第一联存根联留存：第二联财务联为财务人员入账原始凭证：第三联保管联为仓管登帐使用：第四联客户联交给给客户单位：第五联验收回执联为业务员留存。6、产品出库单产品出库单是ERP系统套打单据，是公司销售出库、收入确认的重要单据。仓管员根据审核后的系统销售订单，对照物流配送单仓管联，生成系统出库单并签字确认，标志该笔业务出库流程结束。仓管将产品出库单打印，第一联保管由仓管留存；第二联统计交给会计人员，会计人员连同产品配送单财务联，作为销售出库、收入确认的原始单据；其余联次留存。7、临时用工派工单临时用工派工单用于支付临时用工人员劳务费时开具，是公司支付劳务费用的重要原始单据，是报销劳务费并进行财务处理的原始单据。公司使用外部劳务时，按照规定的标准支付劳务费用，应详细填制临时用工派工单，列明品种、规格、数量、单位、工价、金额，并备注有关事项。经办人经办，经仓管、部门负责人签字后，方可从会计人员处办理领款手续。临时用工发放劳务费时，需要劳务人员签字领取，并附领取人身份证复印件。临时用工派工单一式两联，一联为记账联，作为留存；二联为结算联，作为财务人员入账原始凭据。六、单据归档除付款凭证、差旅费日报销付款凭证按凭证管理规定归档管理的，收据、产品入库单、产品借出单、产品配送单、产品出库单、临时用工派工单等必须严格作为重要业务档案进行归档管理。收据、产品入库单、产品配送单等等印制的手工单据存根联在办理下次领用前，整本交还总部财务信息部，财务信息部专人清点正确、登记确认，方可办理下次领用手续。收据、产品入库单、产品借出单、产品配送单、产品出库单、临时用工派工单等单据各联次持有人，应按月（或其他固定期限）对持有单据进行装订、编号，妥善保管，以备核查。七、奖惩规定对不按基本规范填制单据的，发现一次对制单人处以罚款50元。对不按规定程序领用、不按规定保管的，发现一次对保管人处以罚款50元。对不按规