基于新时期背景下的事业单位档案数字化管理策略分析.docx

王刚主任基于新时代背景下的事业单位档案数字化管理策略分析摘要：事业单位档案是单位发展的见证，不仅记录着单位对贯彻落实政策、法律、法规等具体工作，也可以让事业单位了解到自身存在的问题，促使单位工作有序进行。而随着办公自动化的盛行，事业单位应该改变思想、与时俱进，努力将档案电子化、建立起单位档案数字化的立卷归档制度，使单位的档案管理新模式逐渐趋于规范，为档案安全、高效的保存与使用提供保障。关键词：数字化；档案管理；新模式引言：据相关文献报道，早在20世纪90年代末，我国的事业单位档案管理的数字化技术应用初步进行，到2000年已经应用很广。但是即便如此，与欧美发达国家相比，我国事业单位档案的数字信息化建设的规模、所能囊括的范围、水平等方面差距很大。再加上不同地区的经济水平不同使得对事业单位档案管理的经费投入、技术开发、政策的支持等不完全相同，使档案数字化建设的向前发展和深入推广受到影响。一、档案数字化管理的必要性档案数字化管理的必要性体现在：首先，单位向前进一步发展的必要条件；其次，增加了可使用的信息的使用寿命；最后，是大数据和信息建设的要求，可以有效提升档案管理水平。二、档案管理数字化建设的制约因素（一）重开发工作，轻视档案管理工作现阶段即使有些单位已经建立起简单的管理系统，比如、通信系统、财务系统、信息系统、影像档案系统、实验室系统、等等，其操作起来用时较多，从原因分析，就是思想意识仍然没有突破原来的模式，因此单位的档案管理工作需要不断整改。（二）标准不统一制约数字化建设许多从事档案管理的人员并不是相关专业毕业，缺乏专业素养，有的甚至是其他部门的人兼职进行档案管理工作，增加了档案工作数字化建设的风险。档案管理标准不统一这也常常导致档案规格不一、数据不一、层次不一等问题的存在，使得档案信息无法提供高效交换，严重影响到单位档案信息资源的共建与共享。因此，档案工作的规范性、开发性、服务性亟须重视与整改。（三）档案管理工作各部门独立在大多数的单位，好几个部门来完成档案管理工作，虽然事业单位将档案工作细划分给各部门完成，但常常由于互相推诿、信息不同步，使得档案管理工作无法及时完成。员工业绩考核中没有加上档案工作，档案管理工作人员的工作热情不是很高三、探讨事业单位档案数字信息化管理的新模式近年来，国内大多数的的事业单位在档案信息化管理方面进行了一些探讨性的工作和研究，但是总体而言，数字化的程度仍不高，事业单位档案的管理和利用水平普遍较低。现在我将结合地质工作的档案管理，对适合于事业单位档案数字信息化管理的新模式进行研究。（一）事业单位档案管理的建章立制首先，根据档案法和上级档案部门的有关规定，结合本单位的实际状况，制定相应完备的规章制度，搞好制度化建设，同时建立单位档案管理人员的培训机制，并组织相关人员每年包括计算机应用技能的相关业务培训学习，以提档案管理人员的综合素质；其次，将单位现阶段拥有的科研、党政管理、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会类档案和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料以数字化的形式存入信息管理系统，并依据相应的管理制度规范化；最后，整理单位现有各类档案交由档案室集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用，任何人不得据为己有。将档案以信息化形式存储备用。（二）单位档案数字化管理工作职责的分工要明确1、建立单位数字化系统管理的数字化档案室，并对单位档案管理工作实行统筹规划、组织协调；对各科室的档案管理工作进行监督和指导；同时负责永久、长期保存和提供利用档案。引进 DARMS 系列档案软件系统，结合计算机和多媒体技术，对我单位的文字档案进行分类的信息化管理，并在信息化的基础上进行统计、编研、分析、检索和利用。2、明确数字化档案室人员的任务和职责制定数字化档案管理工作人员制度。收集、整理、分类、鉴定、保管、统计全单位各类档案及有关资料，并将其以数字化的形式保存；构建信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料、编制检索工具，积极开发档案信息资料；开展档案工作协作、学术交流和研究活动;开展单位档案的利用和宣传工作。（三）单位数字信息化档案的立卷归档1、 按照各职能部门分工和职责，建立并完善立卷归档制度，逐步做到“三纳入”（纳入单位计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围）、“四同步”（各项相应工作要与布置、检查、总结、验收同步）。2、各职能部门对已办理完毕，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料，必须收集齐全完整，按年度、类型分类整理组卷，将立卷的案卷经本部门负责人审查签字后，拟制移交清单，于次年 6 月底前向单位数字化档案室移交归档。3、切实保证信息化档案的规范化遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用；卷内文件材料必须准确反应本单位活动、科研和管理的真实内容，手续完备，制作和书写材料要利于长期保存；管理内容的档案要按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后 /正件在前，附件在后 / 复印件在前，定稿在后 / 结论性材料在前，依据性材料在后 / 文字材料在前，图样在后；专题性，成套的档案（科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案）要按阶段、结构等分别组卷；每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录、编页号、填写立卷人、检查人、立卷时间、正确划定保管期限，案卷题名简明确切、格式一致；案卷装订要整齐牢固，封面书写工整、清晰，信息化录入格式完整、清晰，有完整可查询目录；所有档案必须按全宗整理，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。档案分类、编号、一经确定，不可随意变动。（四）单位数字化化档案的开发、利用1、加强对电子档案的管理与利用，开发档案信息资源，发挥档案的信息功能，提高其社会效益和经济效益。2、编制配套的检索和参考工具，如档案室指南、全宗介绍、专题目录、分类目录、人物卡片、著录卡片等，以保证迅速准确地为利用者提供方便，加强编研工作。3、凡使用单位数字化档案，必须按规定办理使用手续，填写档案借阅、拷贝登记表，对借出的纸质档案要定期催还，不得泄密，不准涂改、抽页，不得转借。4、在主任的领导下，数字化档案室和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴、集体审查，对到期纸质档案，提出销毁或延长保管期的意见，对于应销毁的档案要登记造册经主任批准后方可销毁。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。信息化的文档则由专人负责管理、刻制光盘进行保存。四、结语综上所述，我国的事业单位应该建立数字化的新型档案管理模式，提高档案管理工作效率，提升档案信息保管的价值和利用价值，促使单位综