外购入库作业管理流程.docx

外购入库管理流程QP-No.: EBRO-BJ-WI-100-01Page: 4/4Rev: 1 Issuing Date: 15.01.01作业指导Work InstructionDocument contentPrepared by: QC - ManagerValidated by: Managing DirectorValidated on: 2005.12.131、目的：为了规范外购入库的流程操作，提高入库效率、降低出错率，特制订本流程。 2、适用范围：适用于一切外部采购产品入库的业务操作；3、术语与定义：问题单据：是指因质量或数量原因造成收料通知单不能审核的单据，如多项来货其中一项全部不合格的、整单不合格的；4、职责与权限： 4.1采购部门：负责相关物料入库的接收与单据制作；4.2质检部门：负责相关物料与产品的质量检验；4.3物流部门：负责相关物流的清点与整理，保证入库数量与账实相符；4.4技术部门：对新进物料的确认、调试等；4.5计划部门：负责相关销售订单跟踪，急单入库的跟进；5、培训：所有参与外购入库业务的人员6、外购入库管理流程7、流程说明7.1来货确认与签收7.1.1供应厂商、物流公司通知采购人员到货，超工作时间到货或货量巨大的应提前通知原材料组长，以便做好收货准备。7.1.2到货后采购人员确认来货是否我司所购产品，到货清单与否与采购订单相符、外观是否有破损，如有问题与供应商沟通处理，如因外观问题而需收货的，还需当送货人的面开箱确认物料是否损坏，损坏的拒收通知供应商解决，无问题则卸货签收，签收时在货物料外包装或包裹上注明日期与收货人姓名；7.1.3采购人员需在采购商品时保证产品易辩、易取、易检、如因以上原因造成操作困难的，仓储人员有权不予验收，出现以上问题属于急单收货的必须由经理助理同意后方可收货；因供应厂商问题无法解决类似问题的，须提供相应供应厂商及产品清单报经理助理处备案。7.1. 4因请假或出差等原因不能及时确认与签收的，采购人员找代理人员进行签收。7.2检验与清点7.2.1仓储人员在箱上注明到货时间，采购人员。以便了解采购人员制作收料通知单的及时性；7.2.3采购人员制作收料通知单，（到货后不得超过0.5小时，如因请假等因素除外。）并以邮件方式通知质检、仓储；7.2.3仓储专员打印一式两份的收料通知单，仓储组长按入库时间控制表要求自主决定入库时效、安排验收顺序，在其单据上正面左上角写明插单时间与入库时限要求插到相关人员对应的看板内；7.2.4仓储人员按照自己的时间安排与时间要求通知质检人员进行检验；7.2.5质检人员接到通知后，到看板上取相应的来料通知单并汇同仓储人员对物料进行检验；7.2.7质量检验完毕后，将结果写在收料通知单内，如品项不合格的，将不合格数量及原因写的该品项尾列，如出现批量不合格按拒收处理，质检完成后在右下角签字（注一式两份同样内容、不取回单据）；7.2.7仓储人员待质检检验完毕后，对物料进行清点，如出现差异将结果写在该品项栏尾列，完成后填写完成时间，将一份来料通知单交相关质检人员、另一份交仓储专员；7.2.8质检人员根据收料通知单质检与清点信息修改来料通知单并审核，同时将不合格信息以邮件方式通知相关采人员； 7.2.9、仓储人员根据检验后的来料通知单内容按FIFO标准，打印商品标识、并标明数量、按标准进行分箱、上架、填写库存卡等基本操作；7.3入库7.3.1采购人员根据收料通知单制作入库单，原则上不得超过4小时；7.3.2仓储专员及时回收完成的来料通知单，按时限要求是检查对应入库单是否制作，如超时的登记在入库时间控制分析表内，仓储专员打印入库单并核对是否与入库单一致，如致审核入库单，连同来料通知单一起留存，如不一致找仓储组长处理，仓储专员对来料通知单与入库单的一致性负责； 7.3.3如出现质量不合格的，将不合格物料统计到不合格品统计表每月5日（节假日顺延）发给相关采购人员、工厂经理、经理助理；7.3.3仓储组长针对情况进行沟通处理，但处理时限不得超过一个工作日，如超过需告知经理助理；7.5统计与分析7.5.1仓储专员根据入库时效控制统计表及入库时效分级记录表记录每天、每人入库时各时间段的数据，每月5号前统计一份交经理助理7.6异常业务的处理方式：质量异常：l 常规不合格仓储人员将到货不合格品按标准放置到相关人员的不合格品区或待处理区，采购人员与供应商沟通提出解决方案，如换货的，来货后重新走外购入库流程，不合品按指命退回；l 非常规类不合格（1）单品项全部不合格的，需邮件通知采购人员修改来料通知单后，采购人员拆单，将合格项制作一张来料通知单、不合格项由仓储人员放置不合格区。修改后邮件通知质检与仓储；质检人员检查无问题后审核。录入员打印新的来来料通知单、邮件与原始单据一起直接交仓储人员签字，仓储人员检查无问后签字。录入员按新的来料通知单核对入库单，无问题审核入库单。有问题交仓储组长处理；（2）整票不合格的，仓储人员将此物料放到相关问题看板上，但同时也需将一份单据交质检人员，质检人员邮件通知采购人员，采购人员沟通解决，不审核来料通知单；（3）以上非常规不合格属于问题单据、仓储组长两天内给予解决。解决不了的交经理助理处理；（4）待维修、更换、加工后格后，按流程重新执行；（5）问题单据组长登记在问题单据统计表内；每月5号前以邮件方式给经理助理、工厂经理；（6）仓储组长每月统计急单情况，每月5号前以邮件方式给经理助理、工厂经理；l 急单处理：如整批入库其中各别品项属于急单的制作来料通知单前的：（1）采购人员需制作两张来料通知单，以邮件方式通知质检与仓储急单入库信息，仓储人员看到急单信息优先按标准流程处理，完成后直接交质检人员审核；采购人员制作入库单。制作来料通知单后的，（2） 采购人员应将原来料通知单中属于急单的删除或修改数量，同时将着急物料重新制作来料通知单，并以邮件通知质检、仓储，录入员将急单来料通知单与邮件同时打印直接找仓储人员处理，仓储人员将原来料通知单中删除部分划掉后，优先处理急单；l 急单的必须24小时内完成所有操作；8、相关文件与记录：8.1来料通知单8.