事业单位档案管理信息化建设研论文.doc

事业单位档案管理信息化建设研论文 【摘要】信息技术实现了事业单位数字化管理档案为事业单位管理档案提供了许多便利信息技术的应用也是事业单位档案管理形成新的环境并面临新的问题事业单位应结合档案管理信息化的特点总结信息技术带来的影响并制定针对性应对措施完善档案管理信息化建设 【关键词】事业单位；档案管理；信息化建设 引言 随着档案管理工作量不断增加传统档案管理的弊端不断显现信息技术为事业单位档案管理提供了技术支持信息技术使事业单位档案管理工作从纸质化向数字化转变提高了档案管理的效率但是档案管理信息化以信息技术为支撑档案管理面临内外部威胁档案管理工作也呈复杂化、多样化和个性化趋势发展事业单位档案管理也暴露出新的问题 一、事业单位档案管理信息化现状分析 随着计算机技术应用普及和信息技术发展事业单位档案管理工作的各项设施日趋完备为档案管理工作向规范化、科学化方向发展奠定了技术基础但是我国事业单位档案管理工作仍存在许多问题 （一）投入不足 档案管理信息化建设是一个系统、长期的工程档案管理系统需要随着信息技术不断更新而不断完善事业单位也需要长期保证资金投入及时更新信息系统的硬件和软件设备减少系统漏洞保证档案管理系统的安全性但是许多事业单位对档案管理信息化建设缺少科学认识不愿在档案信息系统建设投入大量资金导致系统软件和设备长期未更新信息化设备和技术无法完善限制信息技术在档案管理中的作用档案管理系统存在许多的威胁 （二）人员问题 档案管理信息化包括许多先进的技术档案管理也应由专人技术人员负责而许多事业单位认为档案管理信息化仅仅为纸质档案向电子档案转变管理人员只需掌握基本的计算机操作技能即可因而多数事业单位的档案管理人员多为自理老、传统档案管理经验丰富的人员虽然这类管理人员具备过硬的档案管理能力但是信息技术操作能力不足无法满足信息化管理档案需要如利用信息技术管理档案的能力不高影响档案收集和存放进而影响档案资料的准确性使信息技术难以在事业单位档案管理工作中得到发展另外信息化档案管理系统需要日常维护对管理人员的计算机能力有更高的要求 （三）档案信息化建设缺少针对性 档案管理信息化建设是一项极具专业性的工作它需要以事业单位的情况为基础才能保证档案管理系统发挥作用但是部分事业单位忽视档案管理信息化建设的特殊性根据“拿来主义”原则生搬硬套其它单位的经验把其它部门档案管理方式应用于本单位档案管理信息化建设工作中导致的档案管理信息化建设缺少针对性浪费单位的资源对影响档案管理信息化建设工作带来不利影响并影响档案管理信息系统的作用 （四）档案信息化管理工作漏洞多 由于档案管理信息系统建设和维护过程中存在的问题事业单位的档案管理信息化程度较低对于档案信息化操作的各种手法及流程不熟档案管理操作容易出现差错导致档案损坏造成数据丢失 二、加强事业单位档案管理信息化建设的对策 （一）转变思想观念 事业单位领导及工作人员需要正确认识档案管理信息系统的地位和作用重视系信息化系统建设与投入引进现代化管理设备完善信息系统软件和硬件设施保证档案管理设备齐全、充足符合信息化管理档案工作要求依据科学有序原则存放不同门类和不同载体的档案方便日常查找使用保证突发情况即使抢救档案建立全文数据库和多媒体数据库有条件的事业单位还应建立规范化电子档案接受系统方便对各类型档案进行数字化录入和管理也方便事业单位实现电子化查询档案的全文信息提供信息系统的服务效率和质量 （二）提高管理人员的专业素质 对档案管理信息化建设而言提高管理人员的专业素质对推进档案管理信息化建设具有重要的作用首先重点提高管理人员的计算机水平、信息化管理档案的工作技能以及综合素质的培养符合实际工作需求的人才事业单位也需要从思想上重视档案管理工作树立信息化管理档案的意识让所有工作人员重视信息化档案管理以及信息化管理档案应注意的事项最后加强档案管理人员的专业能力考核建立科学的绩效考核制度激发工作人员自我提高的意识主动完善技能使个人能力符合岗位要求符合单位档案管理信息化建设要求 （三）加强档案管理信息系统软件开发 对于盲目套用档案管理信息系统行为需要开发完善档案管理工作所需的硬件设备与开发好适合本事业单位档案管理的应用软件工作同步进行互相配合如制定符合本单位发展的档案管理信息化总体规划结合本单位实际人才信息需求建设符符合本单位档案管理工作需求的管理模式的提高的档案管理系统的灵活性和可扩展性使档案管理信息系统能够根据本单位档案管理工作需求变化而调整 （四）制定档案信息化管理制度 档案管理信息化建设不仅是资金、人才投入还需要建立一套符合本单位的信息化管理制度和流程根据流程对档案管理工作加以规范和控制如每个部门的日常工作流程涉及的信息、档案存在较大的差别事业单位可要求各个部门根据工作需要设立不同的信息资源库方便部门内部档案和信息快速共享、流通工作人员可根据需要快速查询获取目标档案提高档案管理系统的针对性和实用性科学有效的管理制度和操作流程减少操作错误避免档案受损造成档案丢失 三、结语 事业单位需要充分利用信息技术抓住信息技术给档案管理工作带来的便利积极推动档案管理信息化建设工作同时事业单位也需要充分认识信息技术给档案管理工作带来的问题以及应用信息技术管理档案后产生的新问题从软件和硬件设备、人员、管理制度多个层面分析档案管理信息化建设中存在问题结合本单位情况完善的档案管理信息化建设充分发信息技术在档案管理工作中的作用 【参考文献】 1杨鑫.关于事业单位档案管理信息