公路工程档案管理问题与对策论文.doc

公路工程档案管理问题与对策论文 近年来我国社会经济发展迅猛国家也加快了对公路的建设进程虽然目前在公路工程施工设计、工程监理、工程质量等方面进步很大但是在公路工程档案管理中还有许多不足工程档案管理是记录整个工程施工管理的重要文字资料不仅是工程质量检验中的重要依据也是公路今后扩建、维护等工作的关键资料档案管理在公路工程中有着举足轻重的地位在实现公路工程的科学管理上意义重大 一、公路工程档案概述 公路工程档案主要对有利用价值的文字、图表、图纸、声像、计算等不同载体与形式资料进行保存主要内容有前期文件、勘测测绘文件、设计文件、监理文件、施工技术文件和竣工验收文件等公路工程档案能够对工程建设全过程进行记录将工程项目实体与管理过程反映出来是公路工程管理不可或缺的部分其作用主要有三点：第一公路工程档案能够指导公路工程决策与建设规划工作监督工程质量为业务维权提供科学依据比如在工程竣工验收中完整的档案资料是检验工程质量的关键并为工程事故原因分析、责任认定等提出有效的改进措施第二准确、规范、完善的公路工程档案是道路规划、扩建、改进、维修、管理的依据1比如在对工程管线具体位置查询过程中档案室可为其提供相关工程竣工图并提供准确、快捷的服务第三公路工程档案管理是单位档案的重要部分能够促进事业单位快速稳定发展 二、公路工程档案管理中存在的问题 （一）档案管理意识较为薄弱 1忽视档案管理工作的重要性很多单位都只注重工程建设的进度、质量与资金投入等认为档案工作不会带来直接经济效益故而重视程度不高即使个别单位有专门的档案管理机构但是未能在实际工作中落实如同虚设整体上表现为说起来重要干起来次要忙起来不要的局面 2缺少完善的体制机制激励保障措施不到位很难将档案管理人员的主动性与积极性有效调动起来导致档案管理人员工作整体效率不高 3忽视对档案管理工作的学习与宣传大多数工程技术人员不能正确认识档案工作认为档案管理工作有专人负责与自己不相干从而导致档案管理脱节于工程项目 (二)缺少统一收集整理标准 在实际工作中很多项目单位都采用了不同的办法具体表现在： 1.执行公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法所收集整理的工程档案比较规范符合档案管理、验收及查阅的要求2 2.执行交通运输部的公路工程竣工验收办法符合竣工验收资料整体要求但不能满足公路工程文件材料立卷归档管理办法的要求3.对文件材料立卷归档管理办法与公路工程竣工验收办法实行交叉执行档案人员根据自己的理解整理文件材料这是与公路工程档案管理、查阅要求不符的 （三）未能严格落实规章制度 1.受到经费、人员等众多因素影响很多工程建设单位缺乏专门的档案管理部门也未能安排专职档案人员并且也没有建设专门的档案管理设施与场地导致很难保证档案的安全与质量 2.缺乏健全的制度档案缺乏规范的操作流程与管理方法主管单位档案管理部分未认真履行指导、检查和监督的职责造成档案资料与工程验收要求不符比如因为工程技术人员的频繁流动工程档案资料没有第一时间归档从而对工程档案性造成严重影响 (四)档案人员素质急需提高 从具体工作中可知公路工程档案管理对人员要求比较高在公路工程建设时经常会涉及到填写施工技术表格、整理竣工图纸、归档往来文件、对资料进行专业分类组卷等工作这要求公路工程档案人员不仅要掌握工程专业技术还要提高档案业务技能但是现阶段符合公路工程档案管理要求的人才十分匮乏因此需要不断提升档案人员的综合素质 三、加强公路工程档案管理的对策 （一）增强档案管理意识 提高档案法及其相关法律规范宣传力度增强档案管理意识创设出良好的档案工作环境要加快普及档案知识在单位培训内容中纳入档案知识让更多人员认识到做好公路工程档案管理工作的重要性单位领导要提高对档案工作的重视程度在设施、设备、人员、经费上给予支持档案管理人员要具备良好的服务意识以高效的服务提高档案管理水平3另外做好施工、财务、监理、设计等部门的协调沟通工作通过各部门共同努力配合营造档案管理工作齐抓共管的局面 （二）加强体制机制创新 1.规范工作标准交通部根据公路工程项目特点与档案管理要求制定了公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法全面系统地对公路工程档案工作职责、文件材料收集、竣工文件整理、文件管理移交等作出规定是公路工程档案管理的统一工作标准在实际工作中必须将该办法落到实处从细节处入手突出重点有序实施让公路工程档案管理工程更加科学、标准与规范 2.加强检查指导建设单位档案部门是公路工程档案的主管部门应承担其相应责任做好对建设、施工等单位档案工作的指导工作可以建立档案管理台账及时了解档案管理动态信息并到工程现场开展指导工作妥善解决档案管理总存在的问题另外要分清重点环节与薄弱环节细致开展各阶段验收检查工作4档案人员要积极参与工程调度会、技术研讨会和设计交底会准确掌握工程整体进度提高档案工程的实效性 (三)实现档案信息化管理 要积极适应公路工程项目的现代管理模式将计算机计算充分应用到公路工程档案管理工作中并加大档案管理软件开发力度逐步建立起电子档案管理数据库实现公路工程档案电子化与电子档案信息共享同时还要建立健全的公路工程档案信息资源体系并不断提升公路工程档案管理的效率与水平 （四）定期组织业务培训 开展多层次、多形式的工程技术、档案管理等业务培养工作让参建单位工程技术人员了解档案管理知识、档案人员了解工程建设专业知识从而让工程技术人员与档案人员知识结构得到优化并实现自身知识面的拓展档案人员在进行业务学习的过程中也要加强对计算机、网络、现代管理理论与方法的学习实现自身综合素质的提升另外档案人员要切实增强服务意识找准定位踏实工作树立高度的事业心与责任感扎实做好公路工程档案管理工作总之做好公路工