勘察设计单位工程设计档案管理论文.doc

勘察设计单位工程设计档案管理论文 勘察设计单位在日常工作中会产生各种勘察档案对这些档案进行有效的管理既能够提升管理效率又能够使这些档案为今后的项目建设提供依据和参考 一、勘察设计单位工程设计档案的特点 1.工程设计档案具有综合性 综合性主要指的是一个工程项目设计形成的材料以及载体的多样性在建设项目中设计档案的主要内容包括有设计过程中的报告、方案以及项目建设相关专业的计算书等文件材料以及各种图纸地质勘查工程项目的设计档案还产生着大量的专业电子文件这些都是在施工的过程中形成的是整个施工过程的重要原始记录 2.工程设计档案具有阶段性 根据不同的设计阶段形成的设计档案分为设计依据以及设计成果设计前期项目的批文、任务书、合同书以及设计过程中相应的条件和要求、地勘报告等文件都是设计依据而在设计过程中形成的方案设计、初步设计以及相应的设计计算书、概算书、预算书、图纸校审资料和施工设计图等都是设计成果 3.工程设计档案具有专业性 在项目建设的过程中每个阶段的设计文件都是和相应的专业相连接的可以说设计工作是一项专业化的活动而设计文件资料则既具有项目建设总体特点又具有本专业的特点在设计的过程中每个专业之间是相互独立的但又存在着必然的联系 4.工程设计档案数目多 通常情况下项目建设前期的准备阶段较长但是形成的档案数量较少在设计阶段会产生较多数量档案尤其是大型的工程项目图纸会多达几百张因此在进行档案管理的过程中必须要认真不允许出现错误同时需要注意一个工程项目在设计的时候会由不同的人接手有时会出现几个设计人员共同设计的情况这样在设计档案的收集和整编过程中就会出现一定程度的混乱加之数目较多会容易出现问题要引起注意 二、勘察设计单位工程设计档案管理措施 1.实现工程设计档案的网络化管理 勘察设计单位的工程设计档案对项目的建设有着重要的意义是日后项目设计的重要参考由于工程设计档案的年度跨度较大且规格不一加之数量较多在管理过程中难免会出现疏漏为了提升管理质量和管理效率需要实现网络化和自动化管理为此勘察设计单位内部需要提供档案自动化和网络化管理的硬件设备满足工程设计档案管理要求的计算机设备和辅助设备作用的发挥同时要有符合工程设计档案信息化管理的相关软件并保证软件运行的安全性为了提升管理质量软件需要具备数据管理、视频管理、实体管理、检索查询以及系统维护等基本功能并要能够覆盖工程设计档案管理的接收、管理、鉴定以及应用的整个环节为了更好地实现网络化和自动化管理还需要建立起工程设计档案信息管理数据库构建起设计档案的目录库、原件库以及多媒体信息库等基础性的数据库便于更好地管理同时在基础数据库建成之后还需要在此基础上实现数据的整合形成各种专题数据库便于各种专业设计方案的管理提升工程设计档案信息的利用效率 2.实现工程设计档案的延续性管理 在工程设计档案管理的过程中要想更好地突出档案的作用必须要实现延续性管理这就要求管理人员在实际操作的过程中要提前介入到工程设计档案文件的管理工作中根据文件的具体情况并结合实际应用状况制定出每个层面工程设计档案的文件夹分类别对文件的形成、收集归档以及应用进行全过程的监督和控制确保文件的完整性和延续性为了确保工程设计档案的延续性在管理的过程中还需要做好与项目相关的档案信息的分析与整合工作使其能够有效地应用 3.做好工程设计档案后续归档工作 由于建设工程项目的施工周期长、分项较多会形成很多的设计档案对档案进行管理必须要做好后续的归档工作否则档案容易出现混乱工程设计档案不仅在项目建设的过程中会产生在项目竣工之后也会有后续的相关档案产生在管理的过程中不能够忽视这些档案要根据其特性进行分类管理并确保档案之间的联系做好归档工作在归档的时候需要注明这些档案和相关档案的参见号 4.实现档案管理工作的创新提升管理意识 勘察设计单位传统的档案管理方式已不适应当前的要求必须要不断创新管理理念增强管理意识要求管理人员必须要具有大局意识在工作开展的过程中需要紧紧围绕工程设计档案这一中心及时准确地提供档案管理服务同时要具有开放