基于知识管理的企业档案管理探析管理论文.doc

基于知识管理的企业档案管理探析管理论文 计算机技术、网络技术以及通信技术的快速发展让全社会进入了一个信息化时代信息化时代的到来对各行各业产生了不小的影响档案行业自然也不例外相较于以往我国档案事业已经取得了长足进度特别是档案信息化建设步伐进一步加快进一步促进了档案信息知识属性表达转变了传统档案管理模式 1、知识管理内涵 知识管理主要是指企业为了进一步提升自身竞争力、生存能力以技术为支持对企业知识进行序化储存、挖掘、共享共建的过程从本质上来看知识管理目标与企业活动目标是一致的在市场当中企业属于典型的利益群体其所有活动均离不开效益创收、价值创造这一本质目标因此知识管理需要与企业管理目标达成一致以价值创造为方向对企业相关活动进行考察并将知识管理充分渗透到各项组织活动当中1当然知识管理是一个动态性的过程在企业发展过程当中知识始终处于不断更新的状态换句话说知识并不是一成不变的固定资源而是动态性的资源知识管理活动也需要结合形势需求做出有效调整通常来看知识管理主要包括知识获取、知识分享、知识推广以及知识创造等环节但却不仅限于此知识管理不但取决于管理顺序的设置、步骤的筛选更取决于组织实际情况对于不同的企业而言需要差异化的知识管理方案进行匹配也就是说知识管理应结合知识能力、知识背景做出有效调节才能将其效果充分发挥出来 2、知识管理对企业档案工作的影响 在当前经济体系当中知识战略管理能力是强化企业竞争力的重点要素当然知识能力不单单局限于企业管理的某一个环节而是渗透到企业的各项工作当中对于企业档案管理而言也应该充分把握当前形势以知识管理为契机对相关工作进行创新客观角度来看知识信息、智力资源等是知识经济的基础在知识管理过程中需要对上述要素进行再创造2也正是由于此知识管理对企业档案开发及利用提出了一定的要求 首先知识管理要求企业在档案开发、利用过程中不断提升效率知识管理对信息转化及学习能力具有较高的要求从原始数据到信息生成所有知识、技术成果若无法迅速转变为现实生产力容易被社会淘汰这也对企业档案开发及管理提出了较高的时效性要求在上述情况下企业要充分利用现代化信息工具快速整合档案材料并根据用户实际输送相应的档案信息在服务当中除了提供原始文档信息外还需要进行二次加工、再创造不断提升档案价值丰富档案内涵其次知识管理要求企业档案管理、开发、利用过程中需要应用多元化的载体知识经济不仅是创新经济、学习经济更是网络经济信息技术与网络技术的不断成熟为知识传播提供了更大的空间档案载体在潜移默化当中也逐渐由传统纸质载体转变为了电子信息载体3企业需要适应这种新的形势加大电子化档案数据库、检索工具等开发力度进一步提升档案管理效率综合来看知识管理给企业档案工作带来了新的契机以知识管理为导向会促进企业不断加大档案信息开发力度也有利于企业提升档案开发服务内容的知识性并实现档案开发、利用创新进一步挖掘出企业档案所蕴藏的潜在价值 3、目前企业档案管理中存在的缺陷 虽然很多企业对档案管理愈来愈重视但在相关工作具体实施过程中还是暴露了一定问题4 3.1认知误区 企业档案管理的核心目标在于实现企业档案知识资源价值转化但部分企业管理者并未意识到这一点只是将档案管理当作任务甚至视为包袱同时档案管理人员也未能及时更新观念只是机械性地进行档案材料收集、归档、整理等却不能意识到其中所蕴藏的潜在价值导致档案管理工作流于形式 3.2缺乏明确目标 大多数企业在档案管理过程中以“为藏而收为用而藏”为目标但实际当中企业档案整体利用情况不容乐观对于任何企业而言创造经济效益是其首要目标由于企业档案管理部门并不直接参与生产经营自然无法产出直接效益在这种情况下企业档案管理往往受到忽视同时企业内部未能对档案信息进行充分分析从中挖掘出一些具有价值的知识资源由于缺乏明确的档案管理目标导致企业档案无法发挥潜在价值企业档案管理效能也受到了极大程度制约 3.3管理流程有待优化 很多企业在档案管理过程中流程缺乏融合与渗透大多数企业档案部门与档案信息生成部门之间处于平级关系彼此之间除了档案交接外不存在任何联系5在这种情况下档案部门的权限必然会受到一定程度约束甚至档案管理人员要反复催促才可获得原始档案信息在档案分类方面主要以标题作为依据至于档案当中是否存在重要信息可挖掘、分类方法是否合理难以兼顾受限于传统流程导致档案管理过于“呆板”不够灵活自然无法将其中所蕴藏的知识资源充分发掘出来 4、基于知识管理的企业档案管理策略分析 4.1转变管理理念 要将知识管理与企业档案管理充分连接在一起必然要更新传统观念一方面要树立“大档案”观念一般情况下人们会将档案视为历史记录并以此限定档案范围但却忽视了档案信息生成背景、操作步骤、设计理念、流通过程等6事实上档案的生成过程可能比档案本身更有意义因此在企业档案管理过程中要关注档案信息生成过程从各个环节当中提取知识信息更为全面地把握档案材料另一方面要重视档案共享及创新对于知识管理而言其核心便在于知识的共享及创新从侧面来看档案是企业知识的重要载体企业档案管理并不是单方面的收藏、保存而是要开发其中的信息内容将其中具有内涵、价值的知识信息提炼出来并进行再次加工实现信息共享为企业管理活动、业务活动等提供支持除此之外企业当中的各种工作细则、业务流程、规范等也能够从档案历史记录当中提取有用的信息对此进行完善进一步挖掘档案材料的价值 4.2构建企业档案知识管理系统 实现档案信息化是企业档案知识管理、开发的必要前提因此企业需要构建一个完整的知识档案管理系统系统安全方面要统一设置权限企业根据用户身份设置系统登录权限如档案管理人员、領导层、中层管理以及普通员工需结合档案保密级别设置差异化的登录权限例如档案管理人员可进行在档案系统当中进行数据添加、删除、修改等操作并且能够结合用户使用情况进行日志分析；领导层具有查阅所有档案的权限；中层管理者可查询与本部门相关的档案；普通员工只能查阅与自身业务相关的档案信息同时知识档案管理系统要与企业内部OA关联起来能够进行远程登录并以权限作为支持借助防火墙等安全技术将一些不安全信息及非法用户隔离防止越权访问确保系统稳定运转功能方面系统具备知识抽取、信息挖掘以及搜索导航功能7借助这些功能用户可对不同的档案信息进行数据关联从而发掘出档案信息之间的潜在联系形成一个整体化的知识信息集系统分为多个子系统如知识服务子系统、档案信息服务子系统、档案信息基础服务子系统、档案信息开发、利用系统等各子系统分别承载了不同的功能共同实现档案管理、开发及利用 4.3实现知识管理与档案管理协同化 首先要简化档案管理流程企业内部要对档案管理流程进行精简削除一些呆板、繁琐的步骤尽可能缩短归档、立卷的周期提升档案管理效率其次要将档案知识管理融入到企业整个知识资源管理当中企业知识资源涵盖范围较大除了档案以外还包括情报、资料、图书等应该将档案视为其中的一个要素将其与其他的要素充分关联起来形成一个完整的知识管理体系这就意味着档案业务流