秘奥服装销售软件采购功能操作流程.doc

怎样操作秘奥服装店销售软件的采购管理功能秘奥服装店销售软件的采购管理功能主要包括：采购订单、采购退回单、采购入库单、采购付款单、单据报表等模块，怎么才能操作好这些功能呢？主要步骤如下：1、采购订单 一 功能简介 进货订单是企业进行采购业务时，预先向供应商发出的用来列明采购货品名称、规格、数量、价格、交货日期、地点等信息的业务单据，表明企业与供应商间的购销契约关系，因而也可以视同企业的订货合同书。企业应根据生产、销售、资金、库存等情况，合理制定采购数量、安排交货日期。本模块可以根据您业务需求分成“预付”、“清货”、“货款结清”三种类型供选择。如果您没有选择其中的三项，将只做为进货订单处理。本系统任何进货业务都从进货订单开始。 二 操作路径 单击【采购管理】【采购订单】。 三 业务处理 1、 预付 订货时向供应商预付金额，当把该项目打勾（）时，在“预付金额”输入预付的金额，并选择预付的结算帐户。审核后系统将自动生成一张“进货付款单”，付款类型是“预付款”，备注将注明是有进货订单的预付生成，金额为所输入的预付金额。同时该供应商的预付金额增加，所选择的结算帐户金额减少。如此可以您可以省去开进货预付的麻烦，操作更为简便。2、 清货 若您即时采购收货而没有向供应商预先订货即：货已经来了而没有订货，则您可以选择该项把该项打勾（）。审核时系统将自动生成一张 “采购入库单”，该“采购入库单”数量与金额都根据此模块商品的数量与金额自动生成，并产生供应商的应付款。如此仓库已经收到货了（但款未付，付款时还需开采购付款单），库存数量自动增加。 您可以省去开【采购入库单】的麻烦，操 作更为简易。 3、货款结清 若您现款采购收货而没有预先订货即：货已经来了且款已付而没有订货，则您可以选择该项把该项目打勾（）。审核时系统将自动生成一张 “采购入库单”，该“采购入库单”数量与金额都根据此模块商品的数量与金额自动生成，同时还生成一张“采购付款单”，付款类型是“应付款”，备注将注明是由进货订单的货款结清生成，付款金额为本进货订单金额，并且库存数量自动增加、所选结算帐户的金额将减少。如此您可以省去开【采购入库单】与【采购付款单】的麻烦，操作更为简易。4、 订货仓库当您的进货订单只作为简单订单使用时，订货仓库非必选，您可以在采购出库时选择。当您的订单选择“货清”或“货款结清”时则必须选择仓库。5、单据审核 如果没有选择“预付”、“货清”、“货款结清”则可以【采购入库单】的订单引用商品入库。同时审核过的采购订单可以作为采购退回单的引用。提示： 1、是否选择“预付”、“清货”、“货款结清”三项应根据您的业务需求。如果您的订单有预付金额则可以选择“预付”，如果您没有订货就收货但未付款则可以选择“清货”，如果您没有订货就收货并且已付款则可以选择“货款结清”。如果您未选择上述三项，则您在收货时还需开【采购入库单】，付款时开【采购付款单】。 2、如果您选择了“预付”需输入“预付金额”和选择“结算帐户” 3、本系统的采购订单，可以达到一单中完成四项操作：订货、收货、预付、付款。2、采购退回单 一 功能简介 采购退回单是企业进行采购退回业务时所开的订单。本模块可以根据您业务需求分成“预付”、“清货”、“货款结清”三种类型供选择。如果您没有选择其中的三项，将只做为采购退回单处理，出库时必须开类型为“进货退回”的“采购入库单”。 二 操作路径 单击【采购管理】【采购退回单】。 三 业务处理 1、 预付 退货时减少的供应商预付金额，当把该项目打勾（）时，在“预付金额”输入减少预付的金额，并选择预付的结算帐户。审核后系统将自动生成一张“进货付款单”，付款类型是“预付款”，备注将注明是有进货订单的预付生成，金额为所输入的预付金额的负数。同时该供应商的预付金额减少，所选择的结算帐户金额增加。2、 清货 若您即时采购退货则您可以选择该项把该项打勾（）。审核时系统将自动生成一张 “采购入库单”，该单的入库类型为“进货退回”，该“采购入库单”数量与金额都根据此模块商品的数量与金额自动生成，并产生供应商的应付款。如此仓库已经发出货了（但款未结，结款款时还需开采购付款单），库存数量自动减少。 您可以省去开【采购入库单】的麻烦，操作更为简易。 3、货款结清 若您现款采购退货，则您可以选择该项把该项目打勾（）。审核时系统将自动生成一张 “采购入库单”，该单的入库类型为“进货退回”，该“采购入库单”数量与金额都根据此模块商品的数量与金额自动生成，同时还生成一张“采购付款单”，付款类型是“应付款”，备注将注明是由进货退回单的货款结清生成，付款金额为本进货退回单金额的负数，并且库存数量自动减少、所选结算帐户的金额将增加。如此您可以省去开【采购入库单】与【采购付款单】的麻烦，操作更为简易。4、订单号 您可以点击旁边的小按扭选择需要退回的进货订单。选择后系统自动进货订单的商品录入到表格，您可以再修改保存。5、 仓库当您的进货退回单只作为简单订单使用时，订货仓库非必选，您可以在采购出库时选择。当您的退回单选择“货清”或“货款结清”时则必须选择仓库。6、单据审核 如果没有选择“预付”、“货清”、“货款结清”则可以作为【采购入库单】的订单引用商品出库。提示： 1、是否选择“预付”、“清货”、“货款结清”三项应根据您的业务需求。如果您的退回单需要冲减预付金额则可以选择“预付”，如果您直接退货但款未结则可以选择“清货”，如果您直退货并且款已结则可以选择“货款结清”。如果您未选择上述三项，则您在退回发货时还需开类型为“进货退回”的【采购入库单】，结款时开【采购付款单】。 2、如果您选择了“预付”需输入“预付金额”和选择“结算帐户”。输入的预付金额是正数则生成的付款单金额是负数为减少预付供应商款，输入预付金额为负数则增加预付供应商款。 3、本系统的采购退回单若没有选择“清货”或“货款结清”并不会对库存有影响，必须做了采购入库单才影响库存。3、采购入库单 一 功能简介 本模块用于采购的收货与退货。您可以直接在这里录入商品入库。审核过后的采购入库单将产生供应商的应付款，付款结算时开“采购付款单”。 二 操作路径 单击【采购管理】【采购入库单】。 三 业务处理 1、 入库类型 进货收货 如果是采购收货，选择该类型。属于采购收货入库。 进货退回 如果是采购退货出库，选择该类型。属于采购退货出库。2、 订单号 该处不允许手工输入单据编号，请单击旁边的小按扭选择单据。当入库类类型选择“进货收货”时将弹出已审核且未入完成入库的“采购订单”，当入库类类型选择“进货退回”时将弹出已审核且未入完成出库的“采购退回单”。 您可以先选择“供应商”再选择订单，系统将自动按供应商过滤单据。选择单据后，如果您的“采购订单”或“采购退回单”有录入仓库，则系统把仓库自动输入到“进货仓库”一栏，同时把未完成入库的的商品添加到网格。3、 结款 此功能实现在采购收货入库时结清供应商的该单货款，审核后自动生成“采购付款单”，付款类型为“应付款”，付款金额为本单金额。从而省去开“采购付款单”的麻烦，使操作更简便。4、 审核如果未选择“结款”功能，产生供应商应付款，付款时需开此单据所对应的“采购付款单”。 提示：1、本系统的“采购入库单”只能引用一张采购订单或采购退回单。 2、您可以不开订单，而直接开“采购入库单”直接入库。3、此模块可以在入库时结款，从而达到收货付款功能。4、采购付款单 一 功能简介 采购付款单是向供应商支付赊购货款、采购费用或预付货款的业务行为，此模块可处理企业采购单付款、采购费用、采购预付款等付款业务，此外，付款单还可以处理一张采购入库单或费用单分次付款，或一张付款单同时处理几张采购入库单或采购费用单的业务。本模块还可以处理往来帐转销的业务，即预付与应付的转换。 二 操作路径 单击【采购管理】【采购付款单】。 三 业务处理 1、 本模块的付款类型类型有五种选择： 应付款 应付款是以前赊购货款或费用时产生的，选择此类型，则对以前的应付账款进行处理。选择此类型时，必须选择单据和结算帐户。 审核过后将冲减供应商的应付款和单据的已付金额，同时冲减结算帐户金额。 预付款 预付款是在采购业务发生之前预先支付给对方的全部或部分货款，选择此类型时不可以选择单据（点【选单】无反应）。选择此类型必须选择结算帐户。审核过后增加供应商预付款，同时冲减结算帐户金额。 预付冲应付 当您在采购业务发生之前向供应商支付货款时，该笔款项记入了预付账款。以后实际发生采购业务时则生成应付账款，然后用户可以通过该项功能用预付款直接冲减应付款。选择该类型时无需选择结算帐户，但必须选择应付单据。审核过后将冲减供应商的应付款和单据的已付金额，同时冲减供应商的预付账款。 应付转预付 当您需要对供应商的应付账款转成由预付款时可以选择该项。选择此类型时不可以选择单据（点【选单】无反应），也无需选择结算帐户。审核过后供应商的应付款增加，同时供应商的预付账款也增加。 直接付款 直接对供应商付款，与货款、费用无关，选择此类型时不可以选择单据（点【选单】无反应）。选择此类型必须选择结算帐户。审核过后将冲减供应商的应付款，同时冲减结算帐户金额。2、 选单 该项只有选择“应付款”、“预付冲应付”时有效。点击【选单】时将弹出相关的赊购的采购入库单和未付采购费用单。您可以多选添加多张单据付款。3、付款金额 录入支付的预付款或处理的应付款。付款金额应等于各明细本次实际付款金额之和；单据明细中某笔单据的已付金额与本次实际付款额相加的总和不能大于其单据金额。4、抹零金额 是供应商协商后去除尾数的金额，但减少供应商的应付款。5、 本次付款与本次实际付款 本次付款为本次所付给供应商金额，该项可编辑。本次实际付款