探究新闻档案管理的必要性.doc

探究新闻档案管理的必要性 对于我国的新闻档案管理你了解多少呢不了解的赶紧来看看小编为大家整理的这篇论文吧 一、当前新闻档案管理的弊端 第一传统档案是实体纸质的档案如果要借阅的话就必须去档案室在大量的文档中选出自己所需要的那一个档案如果档案编号不健全或者忘记在一个类别里面存着找这一个档案可能花费大量的时间甚至有时找不到 第二传统档案存储空间必须很大并且还要有预留空间因为大量的纸质需要很多空间并且随着时间的推移档案的数量也会不断地增加当档案增加到备用空间也占满时那么将给档案管理造成很多不便影响档案管理工作的正常运行 第三由于纸质的档案是易燃、易腐烂的物品在保存上增加了难度很多档案由于存放时间过长保存不当等原因导致新闻档案受损如果发生火灾那么损失将更加严重这是档案室不可逆的损失这便是传统的新闻档案管理存在的弊端需要我们采用新的措施与手段来进一步改进 二、信息时代新闻档案管理的必要性 随着信息时代的到来新闻单位的档案管理工作有了很大的变化计算机技术与因特网技术的不断发展与广泛应用新闻档案管理工作的管理方式与管理方法也发生了全面的改观在新闻档案管理技术条件不断改善的同时新型的管理思想也在信息化发展的同时逐渐涌现出来当然这样的情况并不意味着传统的新闻档案管理思想没有存在的价值在实际的新闻档案管理工作中保持纸质信息与电子信息同时应用还是非常有必要的我们都知道一个文件生效的标志就是印章与签署就目前的形势而言仍然有一些具有法律效力以及具有凭证作用的文件需要使用纸质保存由于电子文件载体具有一定的不稳定性而且信息技术也不稳定同时电子文件还容易修改所以将电子文件拷贝存档也是保证数据安全的途径之一当前将纸质文件与电子文件进行转化使其成为新闻档案通常采用的归档形式为双轨制换言之就是要将新闻信息的纸介质与磁盘、光盘等介质一起进行有效归档进而形成内容一致的档案双重保险在进行新闻信息的归档时最好使用不同的存贮装备以及不同的目录编制方法档案相关部门不仅要在每一卷纸质档案上进行备考表的设置而且还要通过目录备注来将电子信息对应的编码注明为日后对档案信息的利用提供方便当前磁介质与光介质的耐久性问题还没有得到良好的解决其将在未来的很长一段时间内与纸质档案并存 从长远的眼光来看等电子档案的存储介质实现了进一步的技术改进之后对于一些具有在参考与情报方面有重要价值的文件档案采用光介质与磁介质归档方式为主、纸质介质归档方式为辅的归档方式进行新闻档案的归档而对于一些在凭证方面具有重要价值的新闻档案要采用以纸质介质归档为主、光介质与磁介质归档为辅的方式进行归档这样的新闻档案管理方式不仅能够使得新闻档案的管理效率提高使得馆藏档案管理更加优化而且能够使得档案库房紧张的现状得以缓解此外将两种不同的新闻档案管理方式进行综合利用不仅要谨慎保证新闻信息归档的万无一失而且要采用分类的方式进行归档最好能够保存简报、报道等信息的实质性内容为日后档案信息的使用提供便利成为日后相关工作的重要依据新闻单位采用双套制的档案归档方式不仅能够为档案查询工作提供良好的便利条件而且通过对电子档案的利用还能够实现快捷查询在对新闻档案进行日常的使用时可以首先选择电子档案方便快捷省时省力但是一旦电子档案出现了问题就体现出纸质档案的重要性了因此新闻单位对新闻档案进行双套制归档是非常有必要的 三、信息时代新闻档案的管理方法 新闻单位的档案管理工作与其他行业的档案管理工作有着很大的区别尽管二者在管理方式与管理手段方面都存在着一定的共性但是特殊性也非常明显在新闻档案的管理工作进行中应重点进行以下几个方面的管理 (一)加强新闻信息的储备管理 (二)加强信息技术的应用 新闻档案在很大程度上可以说是当地历史的记录因此新闻档案管理的要求也就越来越高在新闻单位的新闻信息档案管理方面要不断加强先进的信息技术的广泛应用现代信息技术主要表现在光盘技术、计算机技术以及缩微技术等方面这些技术在进行新闻信息的组织管理中显示出重要的作用提高了新闻信息管理的效率与质量然而就目前新闻档案信息化管理而言新闻单位的档案网络管理化水平仍然比较低在以后的发展中我们必须要在当前新闻档案信息化管理的基础上不断引用现代信息技术进而促进新闻信息资源的共享与价值 (三)加强新闻档案的人文管理 从新闻档案的内容方面考虑有很大一部分新闻档案信息都是对人民群众呼声的反映因此加强新闻单位新闻档案的人文化管理是非常有必要的当前在新闻档案的管理工作中呼吁新闻档案的人文管理并不是历史的倒退反而是时代的进步尽管新闻档案的信息化管理日益受到人们的重视在档案管理中的作用日益凸显但是新闻档案的人文管理仍然是新闻信息资源管理的核心我们不得不承认信息技术毕竟只是一种管理技术或者说是一种管理方法而人不仅是新闻信息的产生者而且是新闻信息的组织人员同时还是新闻信息的管理者与决策人员所以说人在新闻