管理制度的制定程序及规范.docx

管理制度文件制度名称管理制度的制定程序及规范受控状态V0文件编号执行部门综合办公室监督部门编制部门1 目的为了明确公司各类管理制度的制定程序规范以及管理制度更改程序，特制定本程序。2 范围本程序适用于公司管理制度的制定以及发布。3 术语无4 职责集团综合办公室为本程序的主管部门，负责具体实施与管理。5 内容5.1文件类别公司管理文件从公司角度在业务流程、职责、权限及相互关系等方面，为涉及到若干部门或具有特别重要意义的业务确定原则。5.2文件制定及签发5.2.1公司管理文件由综合办公室负责组织制定，总经理签发。5.3文件制定程序5.3.1综合办公室可根据公司实际需要，指定某项职能业务的主要负责部门形成部门管理文件草案，或直接由综合办公室起草某项职能业务的管理文件。5.3.2综合办公室按照公司的管理要求对管理文件草案进行审核及更改，并形成正式文件报总经理签批后正式生效执行。新发布的公司文件颁发至各部门。各部门经理有义务使本部门的全体员工了解公司文件。5.3.3公司各有关部门原则上均可根据工作需要提出相应的本部门执行的公司管理文件草案，送综合办公室审核确认，由总经理签字批准生效，然后分发至有关部门执行，同时该管理文件签字原稿和电子文档送交综合办公室备案。5.4 管理文件编码规范5.4.1 公司（经营单位）代码对照表序号公司名称公司代码5.4.2 部门代码对照表序号部门名称部门代码5.4.3公司管理文件按首次发文的先后顺序由企业管理部给定序号，编码结构如下：MG（XX） XX XXX 三位序号 001-999 职能部门代码 公司代码公司管理文件代码MG5.4.4文件所附的记录表单由各文件制定部门统一按顺序给定，结构如下：REC（XX） XX XXX 三位序号 001-999 职能部门代码 公司代码 记录表单代码5.5 文件更改现行各类文件如不能适应实际工作需要，可进行修改或废止5.6文件编写要求5.6.1文件构成各类文件一般应由如下几个内容构成：5.6.1.1文件名称：明确文件反映的对象和主题。5.6.1.2目的：明确文件内容要解决的实际问题。说明为什么开展该项活动或说明程序所控制的活动及控制目的。5.6.1.3范围：明确文件的适用范围或应用领域，如部门、人员、项目、过程、活动等，必要时还应明确写出不适用的范围或领域。5.6.1.4术语：对于文件中使用的概念、定义和标准在必要时应予解释，特别是注意那些对不同人有不同含义的词或那些对具体行业有特定含义的词必须给出一个完整的、统一的和明确的解释。5.6.1.5职责：说明该文件的管理和执行、验证人员的职责，或规定负责实施该文件的部门或人员及其责任和权限，以及规定与实施该文件相关的部门或人员其责任和权限。5.6.1.6内容：明确该文件所要阐述的具体内容、项目和要求，包括文件所涉及到的程序、方法、措施和有关要求等，当内容与要求涉及部门较多时，应明确各部门间的协作关系、协作方式和相互制约关系，内容可用流程图及对流程的详细描述进行表述，如无法用流程来表达的文件则可按层次编写。5.6.1.7相关支持文件：与本文件相关的其他公司管理文件、程序文件、作业文件等。5.6.1.8记录表单（记录）：该文件中活动用到或产生的记录表单。5.6.1.9更改记录：对文件进行的更改情况做出的记录。5.6.2文件的规范格式5.6.2.1文字要求职责分明，语气肯定（避免用大致上、基本上、可能、也许之类词语）；结构清晰、文字简明、文风一致；遵循最简单、最易懂原则编写各类文件。5.6.2.2文件的规范格式文件的页面设置为A4纵版，关于页边距及字体、字号等，请参见本文件执行。本文件电子版本由综合部办公室保存，作为管理文件编写样式分发给各职