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企业电算化会计档案管理刍议 档案是记录和反映自身业务的会计核算专业资料具有重要的经济意义和意义企业实行会计电算化后会计档案的、载体、生成、传输、保管呈现出新的特点这需要我们不断深入与一、电算化会计档案的内容机制会计档案包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案机读会计档案包括以机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以数据状态保存的会计数据包括会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）等数据和会计数据库计算机系统档案包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及操作系统型号；会计电算化软件系统名称、版本号与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料二、机制会计档案生成的控制机制会计凭证类生成的控制会计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前首先应认真审核原始凭证的合法性、正确性；编制记账凭证时做到科目使用正确数字准确无误审核记账员（由复核人员兼任）应在计算机屏幕上直接对系统内记账凭证一张一张进行审核不能等到期末使用“成批审核”功能集中审核；同时复核机制记账凭证并签章二者同步完成后系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管（兼任会计电算化主管）签章收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章方可作为有效的会计档案保管机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生必须连续编号间断时应在断号后第一张凭证上说明断号原因并由有关人员签章现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管机制会计账簿类生成的控制现金日记账每天在计算机内登账并打印输出后由出纳人员核对现金库存核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章按月连续编页码并装订成册以防账页的散失或被抽换年终再将各月现金日记账按顺序装订成册加盖封印妥善保管同样银行存款日记账也应每天登账并打印输出绝不能等到期末集中登账和打印其审核签章、装订、保管与现金日记账相同此外出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后与银行对账单一起保管总账、其他明细账定期打印输出连续编号经审核后装订成册同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印一般可根据企业实际情况和工作需要按月或按季、按年打印但最迟至次年月末应全部完成此项工作当然也要根据税务、审计等管理部门要求及时打印输出有关账簿机制财务会计报告类生成的控制企业的会计报表和部分财务结果由会计电算化系统产生但要求向有关各方提供的财务会计报告应符合企业财务会计报告条例的规定企业在有必要向有关各方同时提供书面形式以及电子数据的财务会计报告时两者数据应当完全一致此外由会计电算化系统打印输出的会计资料发生缺损时应补充打印并同样要有关会计人员签章三、机读会计档案生成的控制机读会计档案只能以电子数据状态保存而通过会计数据备份的方式生成根据有关规定会计档案的载体以纸介质为主以磁、光电等其他介质为辅但方向是以方便、可靠而经济的磁性或光电等介质取代纸介质会计电算化工作规范已经允许在征得同级财政部门同意后企业采用磁性介质等存储会计数据不再定期打印输出会计账簿（总账、现金日记账和银行存款日记账除外）而会计档案管理办法第条也规定“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的由国务院业务主管部门统一规定并报财政部、国家档案局备案” 档案是记录和反映自身业务的会计核算专业资料具有重要的经济意义和意义企业实行会计电算化后会计档案的、载体、生成、传输、保管呈现出新的特点这需要我们不断深入与一、电算化会计档案的内容机制会计档案包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案机读会计档案包括以机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以数据状态保存的会计数据包括会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）等数据和会计数据库计算机系统档案包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及操作系统型号；会计电算化软件系统名称、版本号与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料二、机制会计档案生成的控制机制会计凭证类生成的控制会计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前首先应认真审核原始凭证的合法性、正确性；编制记账凭证时做到科目使用正确数字准确无误审核记账员（由复核人员兼任）应在计算机屏幕上直接对系统内记账凭证一张一张进行审核不能等到期末使用“成批审核”功能集中审核；同时复核机制记账凭证并签章二者同步完成后系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管（兼任会计电算化主管）签章收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章方可作为有效的会计档案保管机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生必须连续编号间断时应在断号后第一张凭证上说明断号原因并由有关人员签章现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管机制会计账簿类生成的控制现金日记账每天在计算机内登账并打印输出后由出纳人员核对现金库存核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章按月连续编页码并装订成册以防账页的散失或被抽换年终再将各月现金日记账按顺序装订成册加盖封印妥善保管同样银行存款日记账也应每天登账并打印输出绝不能等到期末集中登账和打印其审核签章、装订、保管与现金日记账相同此外出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后与银行对账单一起保管总账、其他明细账定期打印输出连续编号经审核后装订成册同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印一般可根据企业实际情况和工作需要按月或按季、按年打印但最迟至次年月末应全部完成此项工作当然也要根据税务、审计等管理部门要求及时打印输出有关账簿机制财务会计报告类生成的控制企业的会计报表和部分财务结果由会计电算化系统产生但要求向有关各方提供的财务会计报告应符合企业财务会计报告条例的规定企业在有必要向有关各方同时提供书面形式以及电子数据的财务会计报告时两者数据应当完全一致此外由会计电算化系统打印输出的会计资料发生缺损时应补充打印并同样要有关会计人员签章三、机读会计档案生成的控制机读会计档案只能以电子数据状态保存而通过会计数据备份的方式生成根据有关规定会计档案的载体以纸介质为主以磁、光电等其他介质为辅但方向是以方便、可靠而经济的磁性或光电等介质取