重申规范广告费结算资料工作指引.doc

重申规范广告费结算资料工作指引各分公司：从目前各分公司每月上交给总部审核的广告费结算资料看出，大部分分公司对资料的整理缺乏严谨性，未能按总部相关的管理规定执行，如：制作效果图模糊不清、验收手续和凭证过于形式化、电视、广播类播放证明缺乏规范化等，分公司粗放管理现象凸显严重，不利于资源控制和品牌形象建设。为强化管理规范，杜绝粗放管理，今后总部将加大力度对分公司广告投放效果和结算资料进行评价与监督，并对管理粗放的分公司进行处罚，以提升分公司的管理水平和营运质量。现对规范分公司广告费结算资料的管理明确如下：一、 分公司每月整理广告费结算资料时，必须严格按照财务下发的HKYX-01-05.06-2010 10年营销公司广告费管理办法第“3.5.4费用单据要求”进行整理；二、 要求分公司每月必须在16日前将结算资料寄到市场部费用管理室，逾期由分公司承担相应的后果；（10前寄到分公司）三、 合同必须逐项填写项目名称、规格、工艺要求、发布（制作数）量、单价等相关信息；四、 对制作项目多、金额大的广告公司在签订合同时，需附上广告业务结算明细表，并要求合同所附的审批表不能超过10份，合同总额必须控制在以下范围内： 展台制作类的合同总金额累计不能超过8万元 物料制作类的合同总金额累计不能超过5万元 综合类（同时制作展台与物料）的合同总金额累计不能超过10万元五、 各项结算资料（付款申请单、验收证明等）须有各级人员签名确认，不得漏签，否则一律不予报销；六、 广告合同或协议必须加盖双方单位公章或合同章，否则不予结算。 请各分公司从2011年1月份起严格按本要求执行，对不符合规定的资料，总部将作退单处理；对项目投放效果低劣的分公司，总部将在全国进行严厉通报批评。附件1：广告业务结算明细表（合同附件）附件2：分公司展示专柜/店招工程材料预/决算/验收表附件3：分公司展台制作效果图附件4：分公司物料制作/促销赠品决算/验收表附件5：分公司大型户外广告发布验收表 市场部2010年12月14日广告业务结算明细表（合同附件）合同单位：品类： 海信空调 科龙空调 海信冰箱 容声冰箱 洗衣机 冷柜序号立项审批表编号项目内容规格或工艺要求数量单价金额（元）12345678910合计金额（元）本表作为合同附件，双方加盖公章方有效。 甲方： 乙方：（公章） （公章）代表签名： 代表签名：日期： 年 月 日 日期： 年 月 日_年_分公司专柜/店招工程材料预/决算/验收表（审批表编号： ）商场全称： 商场联系人： 电话：品类： 海信空调 科龙空调 海信冰箱 容声冰箱 洗衣机 冷柜 年 月 日 序号制作项目耗材名称材料规格（厚度等）单位数量单价（元）小计金额（元）备注合 计：总价（人民币）： 万 仟 佰 拾 元 角 分正商场填写： 进场施工日期： 年 月 日 ；竣工日期： 年 月 日1.制作质量：满意 一般 不满意 2.服务：满意 一般 不满意 3.其它意见或建议： 签名盖章： 年 月 日1VI规范：专柜/店招是否符合VI标准（字体、标准色、图形、比例）； 符合 不符合2工艺和材料：是否符合规定的材料和工艺标准： 符合 不符合3档次：专柜/店招与商场氛围、其他品牌相比较，现场效果是否符合品牌要求； 符合 不符合4内打灯部分：是否符合亮度足够、色彩正确、光线均匀、无阴影； 符合 不符合5安全要求：内部是否刷防火涂料，电气材料是否达到国标要求； 符合 不符合6面板：所有面板张贴牢固、美观、无起泡、无胶水痕、划伤，边缘整齐光滑； 符合 不符合7其他情况：电源插座、走线槽隐蔽不外露； 符合 不符合8相关附件制作补充说明（电视、DVD等设施须写明所属品牌）： 主管业务经理： 办事处经理： 年 月 日制作单位：联系人： 电话：签名盖章：产品部推广专员：分公司产品部总经理：市场部：备注：本表必须按标准格式详实填写，并加盖制作单位公章或财务专用章。_分公司_产品展台制作效果图（审批表编号： ）品类： 海信空调 科龙空调 海信冰箱 容声冰箱 洗衣机 冷柜所在商场展台尺寸（M）（长*高*宽）制作单位制作日期分公司产品部推广专员签名分公司市场部签名分公司产品部总经理签名卖场门面图片：展台正面图片：展台左侧图片：展台右侧图片：备注：对于新制作或维修的展台，分公司需提供所在卖场正门门头及正面、左右两侧展台图片各一张，并张贴到此表，作为费用结算依据。_年_分公司物料制作/促销赠品决算/验收表（审批表编号： ）品类： 海信空调 科龙空调 海信冰箱 容声冰箱 洗衣机 冷柜 年 月 日 序号项目名称材质规格数量单价金额（元）备注123456789101112合计金额（元）制作/购买单位意见（签名盖章）同意按以上价格、材质、数量执行制作/购买，并决算。分公司意见（章）以上物料/赠品均符合我公司指定的制作/购买要求，验收合格。分公司推广/传播专员分公司产品部经理分公司市场部分公司财务总监分公司总经理备注：凡属于物料制作或促销赠品购买类的，必须填写此表，并经制作/购买单位的业务负责人签名及加盖公章/财务/业务专用章（其中一种）方可有效。 _分公司_ _产品户外广告发布验收表（审批表编号： ）（小型喷绘制作类不需在此表填报）序号发布地（或网站）发布期限发布内容发布频次备注12345发布照片（粘贴地方不够可以另加页）（网站发布的广告需要截图）发布照片（粘贴地方不够可以另加页）发布单位意见（单位章）以上发布内容情况属实。分公司意见以上发布内容均符合我公司合同指定要求执行，同意验收。分公司产品部推广专员分公司