费用借支、报销管理办法.doc

（）有限公司费用借支、报销管理办法 第一部分 总则第一条 为了规范备用金借款、物资采购支付等款项借支行为，加强内部管理，强化公司货币资金的内部控制，事前防范风险以及规范公司财务报销行为，合同控制费用支出，特制定本办法。第二条 本办法适用有限公司。第二部分 备用金借支管理第一条 借支备用金的业务事项范围如下：（一） 工作人员因公出差必须携带的差旅费；（二） 经营业务费用；（三） 零星物品的购置。第二条 备用金的借支必须遵循以下原则：（一） 支付起点在5000元以上的物品采购和与其他单位正常往来的经济业务，应采用转账结算方式，不得在备用金中支付；（二） 公款一律不准私借，非本公司发放工资的职工不得借备用金；（三） 借支备用金应严格执行“前清后借”的原则，原则上前不清，后不借。对逾期未还又无正当理由的转为个人借款从工资中扣除。（四） 借支金额在5000元以上的，必须提前一天通知财务部门备款。第三条 备用金借支的审批权限：（一） 借款金额在5000元以下（含5000元），由财务分管领导审批后送财务部办理。（二） 借款金额在5000元以上的，由财务分管领导审核，总经理审批后送财务部办理。（三）财务分管领导和总经理不在时，由不在领导委托在家领导审批后送财务部办理或者由经办人电话联系不在家领导，得到同意后由财务部办理，领导回公司后由经办人送领导补签字。第四条 借款人在办理借款时应填写“借支单”（见附表一），借支单上必须填列借支时间、事由及金额，并经审批人批准。第五条 会计人员受理借款业务时，按以上条款进行严格审核无误后，填制记账凭证，出纳员应依据记账凭证支付借款，严禁仅凭借条账外支付个人借款。第六条 借款人应在完成与借支备用金相关工作的五个工作日内，到财务部门办理报销冲账事宜；如因特殊原因不能及时报账的，借款人必须持经借款审批人批准的延期报告交财务部门，延期报告上应写明延期原因及期限。第七条 财务人员要对备用金进行严格管理，及时清查，必须做到：（一） 不得将属于备用金性质的个人借款挂账到其他任何应收款项科目，不得隐瞒本公司备用金的真实性；（二） 对未按规定时间报销冲账且无延期报告的借款，立即从借款人工资中扣回；（三） 月末及时对备用金进行清理，并将异动情况报主管领导。第三部分 物资采购支付管理第八条 采购人员借支零星采购备用金，按备用金借支管理办法执行。第九条 除零星采购外，其他采购活动（含零星批量采购）均需签订购销合同，经办人需按合同条款填写“付款申请单”（见附表二），办完审批手续后送财务部办理支付手续。第十条 物资采购必须遵循以下原则：（一） 公司为一般纳税人，在签订合同时，合同条款中须注明供货方必须提供增值税专发票。（二） 除金额较小的零星采购外，其他采购不得现金采购。原则上所有的物资采购（含固定资产）必须要求供货方提供增值税专用发票。（三） 第一次支付供货商货款时，须附购销合同原件，并由采购经办人负责发票的收取；向财务部递交发票申请付款或冲账时，须附验收单。（四） 签订采购合同时，必须结合项目付款情况洽谈合同，必要时要考虑利用商业信用，采用银行承兑汇票等金融工具支付货款。第十一条 审批权限：（一） 支付金额在10000元以下（含10000元），由部门分管领导审核，财务分管领导审批后送财务部办理。（二） 支付金额在10000元以上的，由部门和财务分管领导审核，总经理审批后送财务部办理。第四部分 费用报销管理第十二条 根据公司的实际情况，本办法将财务报销分为日常费用、工薪福利及相关费用、专项支出等,以下予以分别列示。第十三条 日常费用报销规定。日常费用主要包括差旅费、交通费、公务通信费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费、水电费、租赁费等。（一） 日常费用报销的一般规定：（1） 为了规避财务风险，报销人必须取得与经办事项相对应的合法票据（税务机关认可），且经办人需在发票的背面签名。（2） 按“费用报销单”（见附表三）所列项目认真填写报销单。填写报销单应注意:根据以上费用性质填写对应单据；注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。（3） 按规定的审批程序报批。（4） 报销金额在5000元以上的，需提前一天通知财务部备款。（二） 日常费用报销的几点具体要求：（1） 办公用品、低值易耗品等：为了合理控制费用支出,由各部门月末提交需求计划，由综合管理部汇总审批后集中购置,指定专人负责统一管理，并建立收发登记台账备查。（2） 业务招待费：为了规范招待费的支出，武汉地区业务招待由综合管理部统一在签约酒店安排，大额招待费应事先征得总经理的同意。（3） 培训费：各部门提出需求，由综合管理部统一统筹安排，人力资源根据实际需求编制培训计划报领导审批。（4） 资料费：在保证满足需求的前提下，尽量节约成本，实现资源共享。各部门在购买资料前必须先填写申请，在报销前必须到行政资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字验收)。（三） 差旅费报销按“出差管理制度”执行；公务通讯费报销按“公务通信费用报销管理办法”执行。第十四条 工薪福利及相关费用支出的规定。工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等。 （一） 工资支付：每月10日前由人力资源部将本月经审批后的工资、奖金工资表送财务部按时发放。（二） 临时工资支付同工资支付。（三） 社会保险及住房公积金支付流。（1） 由人力资源部将审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；（2） 住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付；社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据后交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。（3） 其他福利费支出由公司人力资源部按“费用报销单”审批程序办理后送财务部办理。 第十五条 专项支出的规定。专项支出主要包括固定资产及大型软件的购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。 （一） 固定资产及软件的购置 （1） 填写购置申请：按规定填写资产购置申请单并报批。 （2） 支付手续：填写“付款申请单”并审批，附相关的合同协议及批准生效的购置申请送财务部办理付款手续。经办人收到发票后，办理验收入库手续（经办人在发票背面签字并附入库单）后送财务部入账销账。（二） 其他专项支出 （1） 费用范围：包括其他所有专门立项的费用支出（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）。（2） 相关要求：此类费用一般金额较大，由部门负责人根据实际需要向分管领导提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后送财务部备案。签订合同时，应注明付款方式等。（3） 支付手续：由经办人整理发票等资料并填写“费用报销单”，按审批程序审批后送财务部按合同办理付款手续。第十六条 费用报销的控制原则、审批流程及审批权限（一） 费用报销的控制原则：计划管理、分级负责、层层把关。由各部门经理负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务部对报销票据的合法性进行二级审查；由分管财务领导、总经理进行最后的审核批准。费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督、共同承担相关责任。（二） 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门分管领导或部门经理审核签字财务部门复核分管财务领导、总经理审批到出纳处报销。（三） 费用报销的审批权限：按上述流程，单次报销费用金额在6000元以下（含6000元）由财务分管领导最终审批；6000以上的由总经理最终审批。第十七条 报销时间的具体规定 （一） 为了协调公司对内、对外的业务工