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档案馆室工作基础考试复习整理1、 文种：文件的种类及名称。2、 报告：下级向上级反映问题、汇报工作进展情况、工作结果和交办的重要事项的处理结 果以及答复上级的询问等使用的文种。3、 报告的特点及其注意事项：一是告诉性，下级上报告诉情况或意见，上级只需了解，不必答复；二是报告时间限制不严，事前、事中、事后都可以报告；三是报告可以有多个主送单位，特殊情况下可以多级行文；四是报告可以一文一事，也可以一文多事，文件内容、结构多样，篇幅可长可短；五是报告中不要有请示事项。4、 请示：用于向上级机关请求指示、批准。5、 请示的特点：一文一事；事前请示；期复性文件，上级必须给予批示或答复；逐级行文，主送单位单一，忌多头主送。6、 下级请示，上级必须给予批复，有请示才会有批复，请示和批复组合在一起，切不可分散。7、 函：作为公务文件又称为“公函”，用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。8、 凡是向同级或无隶属关系的机关单位行文，不管是请求性、答复性还是询洽性的，一般都应该使用函。9、 行文规则：机关单位之间行文时所遵循原则的总称。具体的行文规则(判断) ：（1） 行文应当确有需要，坚持少而精（2） 机关单位的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定（3） 向上级机关行文，应当主送一个上级机关（4） 向上级机关请示问题，应当一文一事，不得越级请示，除特殊情况外，请示应当送上级机关办公室按照规定程序处理，不得直接送领导者个人（5） 对不符合行为规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关（6） 上级机关单位各部门在各自职权范围内可以向下级机关单位的相关部门行文，综合部门如办公厅室等可根据授权向下级机关单位行文；其他内设部门未经本单位同意或授权，不得向上级请示重大问题，不得对下级发指示性文件。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文（7） 同级或平行机关单位之间必要时可以联合行文（8） 不相隶属机关单位之间一般用函行文（9） 报告中不得夹带请示事项10、发文处理程序包括：拟稿、核稿（审稿）、签发（会签）、缮印、校对、用印、注办、登记、装封、发出、归档（销毁）。11、收文处理程序包括：签收、启封、登记、分送、拟办、承办、催办、注办、清退、归档（销毁）12、机关文件分类的基本原则：根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的自然联系，适当照顾文件的保存价值，便于保管和利用。13、文件的六大特征：问题特征、作者特征、时间特征、地区特征、名称特征、通讯者特征14、不归档文件材料的范围：（判断）不归档的上级机关文件材料的范围：（1） 上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料（2） 上级机关普法供参阅、不办的文件材料（3） 上级机关印发供工作参考的抄件、复制件等（4） 上级机关征求意见未定稿的文件材料不归档的本机关文件材料的范围：（1） 重份文件（2） 无参考利用价值的事务性、临时性文件（3） 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（4） 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料（5） 无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信（6） 机关内部互相抄送的文件材料（7） 不应履行公文的行文、介绍信等文件材料（8） 本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料（9） 对参考目的从各方面收集的文件材料不归档的同级机关和非隶属机关文件材料的范围（1） 本机关人员参加非主管机关召开的的会议带回的、不需要贯彻执行和无参考价值的会议文件材料（2） 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料不归档的下级机关文件材料范围（1） 下级机关送来参阅的简报、情况反映等材料（2） 下级机关不应抄报或本机关不必备案的文件材料（3） 下级机关越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料（4） 下级机关抄报备案的一般性文件材料15、案卷标题的字数一般以不超过50字为宜16、案卷标题一般由作者、问题、名称三部分构成，又称为案卷标题的“三要素”17、图：移交案卷目录 移交案卷目录备考表 归档章式样 机关档案收进登记簿 （书66、67 、79、119）会填18、归档文件的整理：归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。19、机关档案综合管理的含义：（1）在档案工作“统一领导、分级管理”的原则下，机关档案工作实行集中统一管理。（2）机关档案实行集中统一管理（3）机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务（4）机关档案综合管理是机关档案工作管理的一种形式20、机关档案综合管理要做到“四个统一”：统一领导、统一机构、统一制度、统一监督指导。21、机关档案的分类方案是一种简要叙述机关档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料，又称机关档案分类大纲，该方案必须经部门领导同意后才能行文22、编制案卷目录的原则：（1）不同门类、不同载体的档案应分开编目（2）不同保管期限的档案应该分开编目（3）一本案卷目录内案卷数一般不超过1000卷（不含1000卷）如超过的应按年度断号22、机关档案管理用房的“三分开”：拥有档案专用库房、专用的阅档室和专用的整理室“八防”：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫24、机关档案提供利用的主要途径有查档案室借阅、档案借出、局域网络通讯技术查档25、狭义的档案馆工作是指具体的档案馆业务工作，即档案馆档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作26、全宗的种类：组织全宗、人物全宗、群体全宗。27、组织全宗的基本形式：（1）独立全宗 就是由一个立档单位所形成的全宗。（2）联合全宗 两个或两个以上密不可分的立档单位形成的档案而构成的全宗28、立档单位是指符合全宗构成条件，所形成的档案能够成一个全宗的组织或个人，又称为“全宗构成者”。29、立档单位（全宗构成者）应具备的三个基本要素：（1）相对独立的行文权（2）相对独立的财务处置权（3）相对独立的人事任免权30、全宗群：按照一定的原则划分的、相互间有密切联系的若干全宗组成的群体。31、档案馆和机关档案室的档号结构一般包括：全宗号、案卷目录号、案卷顺序号、卷内文件的页号或件号。32、档号的编制原则：唯一性原则、合理性原则、稳定性原则、扩充性原则、简单性原则33、全宗号一般为四位代码标识，也可以使用三位代码标识，但一个档案馆只能选择一种全宗号编制方法。34、一件档案的有机构成包括两个部分：一是原始信息，二是物质载体35、档案保管工作的内容包括档案库房建设、辅助设施、档案装具的管理、档案的库房管理、档案的流动管理等。36、档案的自己材料耐久性较好的主要是以碳黑、石墨和有机颜料、无机颜料、银盐等为主要色素成分的墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、油墨、银盐感光材料、印泥、印油等37、档案保管单位是指档案信息和实体保管单元。38、档案馆档案的排列原则：从里到外、从上到下、从左到右39、全宗卷是指在管理一个立档单位全宗过程中形成的，记录和反映有关全宗及其档案管理历史情况的文件材料所组成的专门案卷。40、全宗卷的主要内容：（1）档案收集方面的文件材料（2）档案整理方面的文件材料（3）档案鉴定方面的文件材料（4）档案保管方面的文件材料（5）档案统计方面的文件材料（6）档案利用方面的文件材料（7）档案管理新技术应用方面的文件材料41、全宗单是以表格的形式反映全宗基本情况、全宗内档案成份与数量的统计文件42、档案库房的温度应控制在1424，相对湿度应控制在4560，30以上为档案保管的高温区域，相对湿度70以上是档案安全保管的高湿区域43、档案鉴定工作是指档案馆（室）及档案管理人员按照一定的原则、规定和方法，判定档案的价值，审定档案的保管期限，处理剔除而不再保存档案的一项具体档案管理业务工作，是档案管理工作的一个重要环节。44、档案鉴定工作的原则：必须从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。45、档案保管期限表的类型：（1）标准档案保管期限表（2）专门档案保管期限表（3）同系统机关档案保管期限表（4）同类型机关档案保管期限表（5）机关档案保管期限表46、档案保管期限表结构：条款号、条款、保管期限、备注、说明47、到期档案鉴定后的处理有两种情况：上升保管期限档案的处理和剔除销毁档案的处理48、鉴定后确定仍有保存和利用价值的档案必须上升保管期限，应进行整理、编目编号、上架保存。49、鉴定后档案的销毁处理分为两个阶段：暂存阶段、销毁阶段。50、档案销毁后，监销人要在销毁清册上签字，以示负责。51、档案馆档案登记的种类：（1）档案馆档案数量和状况的登记（2）档案提供利用的登记（3）档案保管状况的登记（4）档案鉴定工作的登记（5）档案馆行政管理情况的登记52、档案检索工具的基本功能主要表现在：存贮和检索两个方面。53、档案馆档案提供利用登记的种类主要有：调阅单、借阅档案登记、借出档案登记和档案利用效果登记54、涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，可自形成之日起满50年开放，所有档案如按国家有关规定需要继续保密或应控制使用，档案馆应继续延期开放。55、档案馆开放档案的范围及时限（1）中华人民共和国成立前的档案，包括清代及其以前的档案、民国时期的档案和革命历史档案，应在档案法实施之日起向社会开放。（2）中华人民共和国成立以来形成的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。（3）经济、科学、技术、文化等方面的档案，可以提前开放（4）涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，可自形成之日起满50年开放（5）上述档案如按国家有关规定还需继续保密或控制使用的，档案馆有权继续延期开放论述题：1、 立卷工作改革的目的和方向目的：（1）简化立卷方法。必须对复杂、繁琐的传统立卷方法进行简化，使文件的分类组卷简明合乎逻辑，达到规范、标准、统一、科学。 (2) 立卷技术的普及。加强宣传和训练，普及立卷技术，让机关单位人员容易的掌握立卷方法，让立卷成为人们所认知的基础知识而得到普及。 （3）立卷工作现代化。通过现代科学管理方法和现代化技术与手段的应用，使立卷工作实现现代化，是立卷改革的关键。方向：（1）继承和发扬正确的传统立卷基本原理和思想，改革立卷的方法，与现代科学管理的方法和手段相适应。 （2）以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式 （3）立卷工作与档案工作一体化2、档案馆在国家档案事业中的地位？档案馆在国家档案事业中居于主体地位。档案馆是集中保管档案的基地，是提供利用档案资料及其信息为社会各方面服务的中心。档案馆不仅是社会的一项科学文化事业，也是整个国家档案事业的主体。所谓“主体”就是事物的主要部分，也就是基本属性所依附的实体。确立档案馆在国家档案事业中的主体地位，从而把档案馆工作作为建设和发展档案事业的重点，这是档案馆自身发展的客观规律，也是档案事业发展的必需。只有紧紧地抓住档案馆工作这个主体和重点，才是抓住了档案事业发展的关键，才能从根本上推进国家和地方档案事业的全面发展和进步。档案馆的主体地位主要体现在以下方面：（1） 档案馆是保管档案的基地。档案馆所收藏的档案无论从什么角度看，都占有绝对的优势，是保存党和国家极为重要的历史文化财富的宝库。（2） 档案馆是档案工作服务于社会的主要承担者。档案馆是独立的科学文化事业的实体，它是所有档案机构中唯一能独立承担社会责任、充分发挥档案作用、对社会提供利用档案及其信息的主体。（3） 档案馆是实现档案工作现代化的支柱。档案馆拥有丰富的档案资源、人才优势等，以电子计算机为主的现代化技术手段在档案管理上的应用，必然从档案馆做起。（4） 档案馆是比较国家和地方档案事业发展规模与水平的重要标尺。衡量一个国家和地方档案工作水平的高低，最重要的是取决于档案馆建设的水平。3、档案保护技术要坚持“以防为主、防治结合”的原则？“以防为主、防治结合”的原则是档案保护技术使用的基本方针。因为档案室真实的历史记录，要求我们长期地保