费用报销管理制度.doc

费用报销管理制度1、 目的 为了规范公司各部门费用报销，有效控制费用开支，特制定本制度。2、 适用范围此制度适用于公司各部门3、 外来费用凭证审核要求31外来费用凭证主要包括以下几类公司外购货物或劳务所取得的发票，如增值税发票、普通购货（劳务）发票，定额发票（如招待发票），税务部门代开的专用发票等。国家行政事业单位开据的营利事业资金往来统一票据。公司与其他单位的经济往来中，开据的收据或白条不得作为费用凭证列支公司的成本费用。收据和白条财务部审核时有权不予报销。确因需要个别到个体户购买物品及维修等，没有公章的，开发票人也要写明其详细地址及姓名。32单据合法性要求报销费用时，填写公司统一印制的费用报销单或差旅费报销单。内容填写要清楚完整，一律用蓝、黑钢笔、中性笔填写，报销金额与所附发票要一致或小于发票金额（大小写金额相符），金额一经填写不得涂改，并准确填写附件张数，报销日期，报销单上必须有经手人以及财务部长、部门负责人、公司负责人亲笔签字。凡要报销的发票和各种单据，报销人都要粘贴在粘贴单上，粘贴单上或票据要背面签字，并注明时间和简单理由。一切支付现金的表格如工资、夜餐、保健、洗理费、补助费，各类奖金、各类津贴等都要有制表人、负责人及领款人签字要求所附的发票及收据必须正规合法，具体要求：（1） 合法发票必须套印全国地方国家税务监制章，收据必须套印财政监制章。（2） 合规性，套印全国国家税务监制章发票为国税发票，套印全国地方税务监制章发票，主要为住宿、餐饮、邮电、服务类发票，行政事业收据必须套印财政监制章。33单据审核控制标准（1）付款单位填写规范：一定要写全称，任何字样短缺都不得报销，对增值税专用发票还要审核公司的税务注册号码、注册地址、开户行、银行账号、以及电话号码是否正确。（2）手写付款单位规范：发票上有“除付款单位名称外手写无效”字样的，可以手写单位名称；发票上有“手写无效”字样的，发票上单位名称必须为机打的。（3）未填写付款单位时：手写发票原则上发票完全由出票单位填写，如果出票方未填写而需要自己填写时，要按照正规程序填写，即，用复写纸复印填写，发票正反两面都要有复印纸痕迹。（4）发票项目填写规范：发票项目必须填写完整，即，名称、数量、单位、单价、金额（大、小写）、开票人姓名、开票的日期都必须完整。如发票未写明细项目，需要同时提供发票清单。发票及清单需加盖清晰的出票方“发票专用章”或“财务专用章”。发票大小写金额要一致。大写金额前用圆圈划x或是全部用大写零封口，小写金额前用人民币符号封口；定额发票在填写单位名称、日期以及金额时一律用中性笔或钢笔填写。有涂改痕迹的发票不得报销。（5）、发票印制日期合理：原则上只报销本年以及上年度印制的发票。（6）、附件张数规范：凡是在报销单后面粘贴的原始单据（如发票、发票清单、出、入库单等）都要作为附件张数来计算。（7）、所有购货发票必须将所购每种货物的数量和单价填列清楚，所购货物较多时应在发票后附列购货清单，详细填列每种货物的名称、数量、单价和金额。财务人员在审核时要按每种货物的数量与入库单或验收单上的数量进行较对，对不符合的应拒绝报销。（8）、如购买商品单价在200元以上或总额在2000元以上、提供修理修配劳务在500元以上的必须开具增值税专用发票，否则财务部不予报销。34 各项费用凭证的审核控制标准3.4.1 普通发票的审核控制标准（1）发票抬头是否为开具单位名称，是否盖有税务专用章。（2）发票是否盖有开具单位的发票专用章或财务专用章。（3）发票填列的日期是否为本公司收料日或费用发生日相近（原则上最多不超过1个月），是否遵照规定不跨年度使用。（4） “摘要”所列品名与清购单或采购报销单所列品名是否相同，若为一般费用要审核发票的内容与费用性质是否相同。（5）复核数量乘以单价是否等于总价并与大写金额相等。3.4.2 增值税专用发票的审核控制标准除按普通发票的标准进行审核外，还应按以下两条标准进行审核：（1）总价乘以适用税率是否等于应纳税额。（2）价税合计中大写金额与阿拉伯数额是否相符。3.4.3 税务部门窗口发票的审核标准凭证名称：地方税务局窗口专用发票审核标准：（1）审核发票抬头是否为本公司。（2）审核发票的项目是否为本公司实际发生。（3）本公司内部劳务等取得的发票，要审核征收的税率是否在公司规定控制的范围内，取得的外单位的发票，要审核发票金额与报销单核准的金额是否相等。（4）审核发票是否加盖税务机关的窗口发票专用章。（5）审核发票是否由开票人的签章。3.4.4运输费审核控制标准 凭证名称：运输专用发票。 审核标准：（1）客户是否签收。（2）车号（主）与结款运输部门是否相符。（3）按照路途长短判断运输时间与入厂时间是否异常。（4）运入货物的品名与发票填列的品名是否相符，数量是否一致。（5）运交地点是否相符。（6）依地点、费率、数量核算的金额是否正确。3.4.5招待费审核控制标准凭证名称：发票或定额发票审核标准：（1）在外宴客及招待费用是否有统一的发票或定额发票。（2）审核是否在正当场所宴请,娱乐场所的发票不允许报销。（3）审核应酬是否与公司业务有关，私人应酬或与业务无关的招待费用应不予报销。（4）招待费发票上加盖的发票章必须在发票联完整体现，如兑奖联用去兑奖，必须保证发票章的完整性，否则视为发票不完整不予报销。（5）发生的业务招待费所开具的发票必须与实际招待事项相对应，严禁拼凑或拆分。招待活动发生后5个工作日内填写报销单附发票，。（6）严禁任何部门或个人在发生其他费用项目后因无法提供合法发票而以招待费发票代替的事项发生。（7）严格按照上述要求审核业务招待费相关发票及单据，存在不符合事项的不予报销。4.4.6邮资的审核标准凭证名称：邮政专用发票，并附邮寄证明或发票附件（如邮政的收据明细）。审核标准：（1）所有邮资费用都必须取得邮政部门开具的邮政专用发票。（2）邮政专用发票必须附有邮政部门出具的收据项目明细。 （3）审核发票是否加盖税务机关的监制章。（4）审核发票是否加盖邮政部门的发票专用章或邮戳。（5）审核邮寄报销的内容与“邮寄信件物品登记簿”所载时间，地点、数量、次数是否相符。（6）审核有无私人邮件或非本公司邮寄的其他收据报销。4.4.7电话费的审核标准凭证名称：电信局电话费发票审核标准：（1）审核发票是否为本公司或报销人本人的抬头，并加盖电信部门发票专用章。（2）审核发票是否由地方税务机关的监制章。（3）审核发票金额是否在公司核定批准的报销限额内。4.4.8 市内交通费的审核标准凭证名称：出租车票、公交车票、城铁票、地铁票等审核标准：（1）审核是否经部门主管核准。（2）审核票据是否由地方税务部门的监制章。（3）审核金额合计是否正确。（4）起止时间及目的是否合理及必需。（5）公汽票连号不能超出10张，出租车票据连号面额为5元不得超出6张，面额为10元不得超出4张，面额为20元不得超过3张，机打票不允许连号。（6）凡是出租车发票上明确标明“收款单位盖章有效”字样的，必须加盖业务单位结算专章，否则不予报销。4.4.9车辆相关费用的审核标准：凭证名称：购油（含汽油、柴油）发票，修理费，年检费等发票，过桥路费，停车费等发票。审核标准：（1）公司统一加油卡的油料耗用费用，审核是否开具增值税发票，金额合计是否正确。（2）对过桥（路）费，停车费要审核过桥（路）费等收据金额是否与规定相符。（3）审核报销人的总体费用金额是否在公司规定控制的限额内。公司车辆需有统一加油卡分配加油金额，不得用现金加油，如有违反规定者，费用自行承担。私车用于公事者，填写费用报销单经由董事长签字，方可报销。公司车辆外出办事，因个人原因违章者并被开罚单，公司不予报销，因公司原因违章者(如面包车拉货等)写出书面说明并后附罚单，填写费用报销单经由董事长签字，方可报销，否则财务部不予受理。4.4.10差旅费的审核标准凭证名称：差旅费报销单，交通费发票，住宿费发票等。 出差报销审核标准:（1）审核差旅费报销单是否按公司的制度进行审核批准。（2）审核报销日期，天数与报销票据所填列是否一致。（3）审核交通费起止地点与票据所列是否一致。（4）审核餐费、交通等杂费报销标准是否依据公司规定计算并凭票据报销。（5）对住宿费未出具凭证者，不予报销住宿费项目。（6）审核报销金额合计是否正确，若事先已借支差旅费，应在其他应收款金额中扣除。4.4.11水费的审核标准凭证名称：水费通知联，水费（自来水公司）发票审核标准:（1）审核通知联与发票的抬头是否为本公司。（2）水费发票必需取得增值税专用发票。（3）审核收费期间所属月份是否正确，是否重复支付。（4）审核用水吨数标准单价是否等于应付金额。（5）审核用水种类口径与实际是否一致。（6）审核通知联与发票所载内容是否一致。4.4.12电费的审核标准凭证名称：电费通知联，电费（供电局所）发票。审核标准:（1）审核通知与发票的抬头是否为本公司。（2）电费必需取得增值税专用发票。（3）审核收费期间是否有重复，所属月份是否正确。（4）审核照明用电电费，单价使用度数是否等于应付金（5）审核工业用电，应计算核对明细项目合计是否正确。（6）审核用电数与计费标准是否正确。（7）审核通知联与发票所载内容是否一致。4.4.13税金的审核控制标准凭证名称：税收缴款单（增值税、印花税、所得税等），分为国税和地税。审核标准：（1）审核税率、课税对象、计税标准、起征点、减免额及税种等项目是否正确。（2）审核增值税的缴纳金额计算是否正确。（3）审核缴纳期是否重复，税率选用是否正确。（4）审核缴纳日期是否超逾通知缴纳期限。4.4.14房屋租金费用的审核控制标准凭证名称：房屋租赁发票、合同审核标准：（1）、租金支付是否重复或遗漏。（2）、租金支付方式与合同约定是否相符。（3）支付租金坐落地段与实际及租赁所载是否相符。5 费用报销要求5.1通讯费报销有关事项（1）固定电话费按月报销，实报实销，超出额定范围，月度纳入定额考核。（2）手机费按月报销，最长不得拖延一个月，所有人员在额定范围内实报，实销超出额定范围，按定额报销。（3）手机费必须用统一的电信发票报销，IP、IC、预存话费、充值卡一律不得报销，手机号码如有变动必须经部门负责人签字确认。（4）所有人员的手机费需报销的，所有报销单据必须为电信业统一发票，姓名必须与该报销人员姓名一致，如不一致时需部门负责人签字的方可报销,否则不允报销。5.2招待费用报销有关注意事项招待费用发生时需经主管领导批准，待制定各部门招待费用预算，报销时按照定额费用报销制度，超出定额及预算的财务部不予处理。报销招待费时应注意不同地点的餐费发票应分别粘贴。5.3其他费用报销有关注意事项（1）所有定额费用报销时，严格执行各部门的定额费用标准。（2）超出部门定额部分如属于特殊情况需进行报销的，必须有总经理特批书。5.4关于申购物品报销有关注意事项各部门统一申购的办公用品、劳保用品、物耗费等，当月发生的费用须当月报销，无论是否当月付款都要到财务部报帐，不付款的需要挂帐。5.5关于费用分摊有关注意事项公司代缴的员工五险明细表必须于每月的25前报送财务部，保险明细表必须分部门报送，明细表中应注明职位。每月上缴的保险金额中个人承担部分必须与工资表中代扣员工保险金额保持一致。5.6培训费有关注意事项报销会议费、培训费时必须要有会议及培训通知，同时提供合规的会议费、培训费发票。不能提供会议费发票的，按取得发票的性质入差旅费或其他费用项目。本部门聘请外单位或个人培训发生的费用，超过2000元的需要签订合同或协议。如果是部门租用场地发生的会务费用，需要部门提供会议说明（便签形式）。5.8运费报销有关注意事项每月发生第三方物流运输费用，初审内容包括与运输合同核对运费计费标准、运输线路及产品数量、费用明细与发票总额是否一致等，经初审的运输发票(包含抵扣联)与加盖公章。各部门的运费费用，有发货人填写费用报销单后附货运清单，发票。去物流提货时，必须取得合规的租车费用凭证。否则，财务部不予受理。5.9维修费有关注意事项5.9.1维修费用开支范围规定维修费报销范围与分类：用于公司房屋、办公设施、办公设备等固定资产的日常维护、维修范围的费用开支(涉及能源水、电、汽、管道、生产设备等方面的维修除外)，维修由办公室具体负责。5.9.2维修费用事前报批要求 （1）单笔维修费用在1000元以下，报批按以下要求办理：经办部门（维修申请） 申请部门负责人（审批）办公室安排维修 办公室（测算造价）（2）单笔维修费用在1000元以上，10000元（含10000元）以下报批按以下要求办理：经办部门（维修申请） 申请部门负责人（审核） 总经理（审批） 办公室（测算造价） 签定合同 财务部费用会计（备档作为报销依据）（3）单笔维修费用在10000元以上，按以下流程办理：经办部门（维修申请） 申请部门负责人（审核） 工程项目招标 办公室（测算造价）签定合同 财务部费用会计（备档作为报销依据）5.9.3维修费用的报销各部门发生维修费时，属于增值税应税劳务项目500元以上（包含500元）要开具增值税专用发票。除增值税应税劳务项目外的其他维修费可开建筑安装业发票。5.10、差旅费有关注意事项5.10.1以办理业务为目的的出差规定 差旅费报销范围包括：长途交通费、住宿费、出差补助、市内交通费及自带车出差的同等费用。出差日期以车、船票打印日期为准，自带车出差报销差旅费时须附出差证明，以部门第一负责人签字认可的出发和返回日期为准。当无原始票据证明出差日期导致无法确定补助计算日期时，需提供部门第一负责人签批的出差日期说明。5.10.2长途交通费报销标准 （1）因公出差可以报销的长途交通费有：汽车费、火车费、轮船票及随票附加的保险费、建设费、订票费（带有税务局税务章且单次定票费在30元以内给予报销，其他不予报销）等，费用据实列支；长途汽车票需要有税务监制章或道路票证专章;带有税务局税务章的正规车票保险票据也可报销。 （2）自带车出差可以报销油费、过路费、停车费等费用,自带车出差不再报销市内交通费；加油费用统一由油卡支配，不得用现金加油，如有特殊情况，部门领导人和开车人员做出书面说明，有车管队长和董事长签字，说明书附费用报销单后面，需有正规加油发票，否则财务不予受理。（3）自带车出差的界定：凡是到日常工作所在的市区及所属郊区以外的地方，均属自带车出差，发生的费用计入差旅费，不再计入汽车费用；（4）交通工具：可乘坐火车硬卧、动力车二等仓、轮船二等仓。出差人员乘坐火车、轮船时如飞机票价火车（轮船）票价+乘飞机比乘火车（轮船）少走天数的补助（出差补助+交通补助）时，允许乘坐飞机经济仓。火车（轮船）票价以最短路途为准计算。如果飞机票价大于火车票价与补助之和，按后者计算金额给予报销。5.10.3各项费用报销标准随同上级管理人员出差的随行人员的住宿费，交通费、出差补助等按照上级管理人员的标准列支；报销住宿费必须提供填写完整、规范的正规发票，如公司名称必须填写完整且准确；发票日期必须符合出差行程等；出差补助天数计算采用“出差天数1”的方式。如从车票上可以直接判断出出差时间为上午10点之前，可以计算当天补助，即，出差天数不需要减1；出差补助以到达地的标准计算。市内交通费采用补助包干方式，与出差补助一同计算，不需要再提供交通费车票。（1） 展示柜销售人员出差补助标准 食宿报销费用标准实行包干制，根据地区实际消费差别核定如下： 每人每天级 别 河南省上海、广州、深圳、海南其他销售业务经理7010080 每月底最后二天为销售经理回公司统一报销差旅费费用。每月出差所产生的费用，须在返回后三天内报销完毕，否则此次出差费用不再报销。销售业务经理回公司后应及时将当次出差车票按日期先后顺序整理好并和工作日志一并交销售考勤员审核，销售总经理审核后，报财务部费用审核会计审核，日期不符或不对则不予报销。报销费用的起点依公司所在地为出发点，到各业务经理所分管区域内进行公司产品销售业务所产生的合理费用。车票船票必须是机打票才能作为报销的有效票据，出租车票、公交车票、飞机票、软卧票不予报销。(2）高端超市冷柜销售人员出差补助标准级 别 上海、广州、深圳、北京其他销售业务经理120(其中住宿80，市内交通20，饮食补助20)90（其中住宿60，市内交通15，饮食补助15) 住宿费用发票需要提供正规票据，市内交通费和食补，可不提供票据；特殊情况需要打的的者，需要提前请示，并且在报销时注明时间、事由和起始地点。所报销的单据，应清晰明了，金额属实，每次出差所产生的费用，须在返还后三天内报销完毕。（3）超雄空调安装、售后服务人员出差补助标准 每人每天级 别 长江以南地区长江以北地区售后服务人员单人75元，2人65元单人70元，2人60元安装人员 3人以下65元，3人以上60元 少林客车43元安装、售后服务人员出差长途以乘坐火车为主，短途可乘普通客车、公交车；400公里以外可乘坐火车卧铺；其他严禁乘坐豪华大巴、火车卧铺、动车及出租车；特殊情况须项目副总经理、总经理请示批准，否则不予报销。安装、售后服务人员出差前，必须填写派工单，将维修实际情况按要求填写，并让客户签字。发生的各种票据应以正规发票为准，无票及白条不予报销。（3）超雄空调项目部销售人员报销补助标准 每人每天项目餐费住宿手机费其他销售空调20台以上40元60元全额销售空调15台40元50元90%销售空调15台以下35元 40元80%销售人员出差长途以乘坐火车为主，短途可乘普通客车、公交车；400公里以外可乘坐火车卧铺；其他严禁乘坐豪华大巴、火车卧铺、动车及出租车；特殊情况须项目副总经理、总经理请示批准，否则不予报销。销售人员如与业务单位人员住宿、发生餐饮费用，以实际费用报销，除去当日住宿、餐饮费用标准。报销时，必须有住宿、餐饮等正规发票，否则不予报销，票据须与消费时间、地点对应，必须将销售活动报表附到报销单后面，方可签字审核。销售人员请客、送礼超过200元，须向销售总经理汇报同意，业务费用须销售总经理签字批准。否则，不予报销。（4）凯雪机组项目部报销补助标准 每人每天项目餐费住宿餐费销售人员80元包括市内交通补助服务站25元北京服务站30元北京销售人员40元（5）凯丽机组项目安装、售后服务人员报销补助标准 每人每天项目河南省内省外售后服务人员6080包括市内交通补助餐费住宿（6）公司业务招待费报销 公司业务招待费实行事前报批制度，须填写业务招待费审批书先履行报批手续。如遇突发事件或因地域关系而不能及时履行签批手续的，须事先电话请示主管领导，事后必须补办报批手续。严格执行报销制度，做到“一事一清、及时报销”，不得攒票汇总报销。 业务招待费报销时需提供正式的餐费、礼品费发票方可报销，发票上开具的付款单位名称