四川省农村信用社信贷业务档案管理暂行办法.doc

第一章 总 则 第一条 为规范信贷业务档案管理，切实做好信贷风险控制基础工作，根据中华人民共和国档案法、四川省农村信用社信贷管理基本制度等有关规定，制定本办法。第二条 本办法所称信贷业务档案是指农村信用社（含农村合作银行，下同）在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与信贷客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。主要由客户和担保人基本资料、信贷管理资料、信贷业务中的相关契约和法律文件等组成。第三条 信贷业务档案管理遵循以下原则：一是集中管理原则；二是及时完整、真实有效原则；三是方便实用原则；四是保密性原则；五是规范管理原则。做到原始资料账册化、资料内容标准化、档案移交制度化。第四条 县级联社、基层农村信用社分别设立信贷业务档案室，配置专职（兼职）档案管理员，集中管理本级经营的信贷业务档案。 第二章 管理职责 第五条 信贷业务档案移交档案室管理前，信贷人员按照“谁经办、谁负责”的要求，收集、整理信贷业务档案资料，并对资料的真实性、有效性、规范性和完整性负责。第六条 信贷业务档案管理员职责。审核、接收信贷人员移交的信贷业务档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性把关；按照档案管理的要求管理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责信贷业务档案的各项基础管理工作。 第三章 信贷业务档案内容 第七条 信贷业务档案资料按信贷业务操作流程分可为四类：申报资料、审查审批资料、发放资料、贷后管理资料（附件1、附件2）。 第四章 收集、整理与建档 第八条 档案资料的收集和整理（一）每笔信贷业务（不含农户小额信用贷款）的申报资料、审查审批资料、发放资料由信贷人员收集，按申报资料审查审批资料发放资料顺序整理成卷；贷后管理资料由管户信贷人员按资料形成时间先后顺序按户收集整理成卷。（二）信贷人员将收集、整理成卷的资料，按卷内资料顺序逐页编制流水页码，填制四川省农村信用社信贷业务档案卷内目录（附件3）一式两份。第九条 档案资料的移交（一）移交时间。除贷后管理资料按季移交外，申报资料、审查审批资料、发放资料应在每笔信贷业务发生后10个工作内（农户小额信用贷款、审批运作资料另行规定），及时向档案管理员移交。（二）信贷业务档案的移交必须严格履行交接手续。档案管理人员按照移交人编制的四川省农村信用社信贷业务档案卷内目录对资料进行点收、核对无误后，与移交人在四川省农村信用社信贷业务档案卷内目录上共同签字，一份附案卷作检索目录，一份由移交人员留存。对不符合整理和移交要求的，档案管理人员不予接收。信贷人员应根据贷后管理的需要对所移交信贷业务档案资料复印留存备查。第十条 档案管理员应对接收的档案资料按照便于保管、查找和使用的原则，分户建档。（一）立卷、编制四川省农村信用社信贷业务档案案卷目录（附件4）。档案管理员将收到的案卷资料归户整理。档内有多笔业务的，按笔立卷，以信贷业务发放时间排列卷号，编制四川省农村信用社信贷业务档案案卷目录。（二）按户编制档案号，将档案资料按户专盒（夹）（附件5）保管。档案盒（夹）上应标明客户名称、档案号、建档时间、保管期限等内容。档案号的编制方法：由“贷款社机构代码+客户类别区分码+入档顺序号”组成。贷款社机构代码由县级联社对辖内机构统一编制；客户类别区分码分为公司类客户和个人客户代码，公司类客户代码“A”，个人客户代码“B”；入档顺序号按入档时间顺序从0001依序编列。公司类客户和个人客户档案号应分别编制。以档案号顺序分客户类别建立四川省农村信用社类客户信贷业务档案登记簿（附件6）。存放保管。个人客户和公司类客户档案应分柜存放保管，柜内档案盒（夹）按四川省农村信用社类客户信贷业务档案登记簿登记顺序排列。（三）已结清信贷业务的档案要以业务时间顺序按月（年）装订成册。（四）与房地产开发商、汽车经销商等合作批量办理的个人住房贷款业务、个人消费信贷业务，可以将合作协议项下的客户归集建立总档，以客户名称、发放时间建立总档目录，以具体客户为单位建立分档。分档参照立卷、建档要求管理。第十一条 抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等权证原件应于收件当日移交出纳部门入库视同现金管理，会计部门纳入表外科目核算。严禁客户部门长期留存。第十二条 信贷审批委员会（信贷审批小组）的审批运作资料（审批会议记录、投票表决表、表决情况统计表）、调查报告和审查报告复印件由其办公室指定人员收集，按笔以会次时间顺序按季装订，由经办人加盖骑缝章后，编制交接清单移交信贷档案室专柜保管。第十三条 农户小额信用贷款档案的收集、整理和归档。农户经济档案由管片信贷人员管理，随时更新；信用等级评定会议记录、审批记录、贷款额度核定表等审批资料，于核额结束后5个工作日内由所在信用社分管主任以行政村（或社）为单位装订成册并加盖骑缝章后移交信贷档案室专柜保管;日常发放资料、贷后管理资料由管片信贷人员收集，按季以行政村（或社）为单位统一整理、立卷，编制交接清单移交信贷业务档案室专柜保管。 第五章 档案借阅 第十四条 系统内人员因工作需要借阅信贷业务档案，借阅人应填写四川省农村信用社信贷业务档案借阅登记簿（附件7），登记借阅人姓名、借阅日期、借阅内容、借阅用途等，经本级信贷管理部门负责人审批同意后方可借阅。借阅的档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，且必须当天归还。信贷人员原则上不得借阅信贷业务档案，如确需借阅或影印，除按上述规定登记审批外，档案管理员必须全程陪同。第十五条 系统外人员借阅信贷业务档案。信贷业务档案要严格保密，原则上不对外借阅。当出现经济纠纷、案件等情况，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持有协助查询通知书或其他有效法律文书，以及查阅人工作证明，并经县级联社分管信贷管理的主任审批后方能查阅(法律明文规定不予审批的除外)，查阅或影印时应派专人和档案管理员在场陪同，严禁将原件借出。第十六条 存放在现金库的抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等物品原件严禁外借。 第六章 保管期限 第十七条 信贷业务档案保管期限（一）信贷业务档案的保管期限分为永久和定期两种，其中定期保管期限又分5年、15年二档。属于国家重点建设项目和具有史料价值的，为永久保管；.属于一般大中型建设项目的，保管期限为15年；.属于小型建设项目、流动资金贷款、个人贷款及其它信贷项目的档案，保管期限为5年。（二）信贷业务档案的保管期限，从贷款本息结清或信贷业务执行完毕的下一年开始计算。 第七章 档案销毁 第十八条 对超过保管期、需要销毁的信贷业务档案由档案管理员提出并慎重鉴定，编制四川省农村信用社信贷业务档案销毁清册（附件8），经综合档案管理部门和信贷管理部门负责人审查，分管信贷管理主任审批后，送专门文件销毁单位或指定造纸厂进行销毁。档案销毁须由综合档案管理部门和信贷管理部门派员现场监督。档案管理员、综合档案管理部门负责人和信贷管理部门负责人同时在销毁清册上签字备查。第十九条 政府档案行政管理部门对档案保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法有另行规定的，应同时执行。 第八章 其他规定 第二十条 信贷人员不得兼任信贷业务档案管理员。第二十一条 档案室建设。档案室要按国家档案管理的相关规定要求建设，应配置相应铁柜和防盗、防火、防强光、防潮湿、防虫蛀等方面的设施。第二十二条 档案管理员应保持相对稳定，因工作变动离岗的，应对信贷业务档案收进、移出、销毁情况予以书面说明，待接管人员到位办结移交手续后，方可办理调动手续。信贷业务档案办理移交，要由所在部门负责人监交。第二十三条 信贷业务档案管理工作的检查和督导。县级联社每年应进行一次档案管理检查，对未按