地产公司工程档案管理办法.doc

项目管理部施工现场工程口资料管理办法北京公司工程管理部二零一零年十月11目 录第一条 目的1第二条 适用范围1第三条 内业管理人员工作职责1第四条 档案管理原则1第五条 项目管理部工程建设重要过程文件档案分类2第六条 档案盒脊背填写原则6第七条 卷内文件管理原则7第八条 日常资料检查要点8第九条 附 则11第一条 目的加强施工现场项目管理部工程类文件统一管理，防止丢失，便于施工现场工程口各类文件的分类、整理、存档及日常查找、借阅。确保公司项目管理部工程相关重要过程文件的统一管理，保证部门文件体系有效运转。第二条 适用范围适用于项目公司项目管理部施工现场工程口文件的编号、日常管理、存档及移交。第三条 内业管理人员工作职责1负责项目工程施工现场资料的过程管理及归档工作。2严格监督借阅手续的履行，不得遗失，随意更换。3对上报至建设单位的各类资料文件进行初审，不符合要求的资料文件一律拒收。4所有对内对外资料文件应按照职责规定权限审查后签发。5及时建立资料台帐、资料目录。6日常工作中对监理单位及施工单位资料的不定期检查。7项目工程竣工后组织、协助施工单位及监理单位将竣工资料向政府部门及公司档案室的移交。第四条 档案管理原则1项目建设期间做好档案文件的分类积累及整理工作，并及时准确的建立电子台帐。（部分文件可以电子文档存放）。2项目部需建立文件收/发文本，一切文件的收发均具实名。3需要撤回重发的文件要先将全部已发文件收回，再将修改后的文件使用原编号下发，避免所发文件产生重号现象。4作废文件应及时收回并销毁。因特殊原因而保留的作废文件，必须对作废文件进行适当标识，并加盖“作废”字样的公章。5项目竣工后，重要过程文件移交北京公司档案室存放。纸质版存档文件组卷后装入档案盒移交，电子版存档的文件刻盘后封存至档案盒/袋内移交。第五条 项目管理部工程建设重要过程文件档案分类类别名称内 容备注第一类项目计划管理文件 项目发展规划注：此类文件1-4项内容参项目发展计划管理工作指引相关要求。 项目发展进度计划 项目发展考核节点 开发各阶段项目公司提报北京公司的工程类相关文件（如项目工程策划书等） 总包/分包单位进场计划 材料进场计划 样板间施工工作计划 施工总进度计划/季/月/周计划 各月度项目月报 其他第二类合同管理 监理委托合同原件 施工合同原件 其他工程类合同原件 合同管理台帐电子版第三类基建类相关证件（扫描版） 国有土地使用证注：此类文件应及时将扫描件提报至北京公司工程管理部。 建设用地规划许可证（含附件及附图） 建设工程规划许可证（含附件及附图） 建设工程施工许可证 商品房预售许可证 建设工程竣工验收备案表 工程竣工验收报告 建设工程档案预验收意见 房屋建筑工程质量保修书 住宅质量保证书、住宅使用说明书 建设工程规划、消防等部门验收合格文件第四类监理公司文件 监理单位企业资质文件复印件加盖监理单位公章 总监理工程师授权委托书原件加盖监理单位公章 监理单位人员登记表及相关证件复印件人员变更后应及时更新 监理规划及审批文件原件 监理实施细则及审批文件原件 监理例会会议纪要盖章齐全并附签到表 监理月报及审核意见原件并加盖公章 工程质量评估报告原件 监理通知及监理通知回复单原件 工程暂停令原件 工作联系单原件 其他往来函件原件第五类施工单位文件 施工单位人员组织架构备查 项目工程施工组织设计及审批表原件 各项技术方案（包括施工方案、重大技术方案、安全管控措施等）及审批表原件且签字盖章齐全 施工进度计划报审文件原件 进度款报审文件原件 工作联系单原件 其他往来函件原件第六类施工图纸管理 图纸管理收发台帐注：图纸管理的具体要求详见图纸管理工作指引 图纸更新（修改）记录 图纸会审记录 其他第七类甲供材及主要材料相关资料 材料进场验收记录台帐电子台帐 材料进场台帐 与材料供应商的往来文件原件 其他第八类会议纪要 项目管理部工作例会会议纪要 专题例会会议纪要原件并附会议签到 现场协调会议纪要 联合检查会议纪要 其他第九类施工现场图片库 工程未开工前的原貌、竣工新貌照片电子版 各施工阶段现场形象进度图片 施工现场检查图片及整改结果图片 现场安全文明相关图片 现场签证相关图片 其他第十类设计变更、现场签证 设计变更、现场签证管理台帐电子版 设计变更通知单签字盖章齐全的原件 现场签证单 其他第十一类分包单位文件 分包单位资质类文件原件 与分包单位往来函件 其他第十二类安全管理文件 项目安全管理体系及相关文件 安全交底检查记录 其他第十三类日常往来文件 建设单位发布的通知、工作指令性文件原件 与北京公司往来文件 其他第十四类第五条中所列资料为项目管理部现场需收集整理的过程性文件，其他资料由施工单位及监理单位整理，备建设单位检查。第六条 档案盒脊背填写原则（4级编目制）项目公司名称部门名称文件分类名称文件分类编码可参考：项目公司项目管理部项目计划管理文件类例：此类文件内容较多，为了便于操作，可在脊背处增标文件名称档案盒脊背以方便文件查找、存档为目的，采用四级编目制。分类文件中的内容可自行根据工作需要进行再分类。第七条 卷内文件管理原则（1级编码制）在每个资料盒第1页须设文件目录，卷内文件积累过程中应在文件目录上做好登记，避免出现文件重编号，文档管理人员可根据文件内容，在内部增加子目录。文件目录要及时更新。为了便于核实、统一管理，施工单位、监理单位等所上报的资料已有编号的不再进行二次编号。按照文件编号顺序整理即可。卷内文件编号原则：文件流水号例如001、002、003。文档中文件日期以yyyy年mm月dd日表示。例如：第二类监理文件中工程暂停令的存档情况。分类目录资料排序第八条 日常资料检查要点一、对施工单位资料检查要点1施工现场各项技术资料必须保持填写完整、签字盖章齐全、与施工进度同步。且严格按照地方标准资料管理规程进行收集和整理。2施工单位企业资质、各级管理人员岗位资格证书复印件、项目负责人授权书等（应加盖公司公章）是否齐，是否及时报送监理单位备案。3主要专业工种（含特殊工种）上岗资格证书复印件。4施工组织设计文件、专项施工方案及审批记录。5施工操作技术规程及国家有关规范、标准图集的配置情况。6检验批、分项、分部（子分部）工程质量检验评定情况：检查资料是否按档案管理的要求收集、整理、归档，内容填写是否真实、准确且与进度同步，各单位意见、结论、签字是否完整、有效。7各种材料的质量证明文件和试验报告、见证取样试验及检测报告是否完整。是否按照验收规范的要求送检并及时取回后按要求收集、整理、归档。8质量问题和质量事故处理记录：如施工现场存在质量缺陷或违反强制性标准的情况应对存在质量缺陷有相应的施工技术处理方案（此方案必须经监理审批）、处理过程记录、处理验收记录等，资料和实体质量的处理过程应形成双闭合。9技术交底、施工日志：检查记录是否完整，是否有针对性，且应与进度同步，记录内容应与监理单位的相关记录对应、一致。二、对监理单位资料检查要点1监理单位企业资质证书、总监理工程师授权文件、项目监理机构各级人员上岗证复印件等（须加盖监理单位公章）是否齐全是否及时提报至建设单位备案。2检查监理规划、监理实施细则及审批手续是否完善，人员资格是否符合要求，内容是否有针对性、可行性。3是否按照要求对项目部人员、各专业工种人员、施工组织设计及施工专项方案、分包单位的资质、材料、构配件、设备投入使用或安装前进行审查并签署审核意见。4是否严格按照见证取样制度要求执行。5现场是否备有一套较完整的施工操作技术规程及国家有关规范、标准。6严格按规定对重点部位、关键工序实施旁站监理，及时填写旁站记录要求内容记录详尽、真实。7检验批、分项、分部验收及隐蔽工程验收记录应内容齐全、结论明确、签认手续完整。8监理月报内容是否严格按照建立规范要求编制。例如：月度晴雨表，进度完成情况比照、分析及建议，对月度工程质量、进度、工程款支付情况的综合评价等内容是否完整。9监理抽检记录是否符合要求。台帐是否齐全。10对施工现场违反工程建设强制性标准的行为是否下发监理工程师通知单，通知单签发手续是否齐全，质量问题整改结果的复查是否及时，记录是否齐全，资料应形成闭合。11.监理单位各项工作