润祥集团会议管理办法.doc

会议管理规定第一条 为规范会议程序，提高决策、管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的差错，保证各项管理工作规范、高效、有序，特制定本规定。第二条 本规定所指的会议包括集团及各公司总经理办公会议、中层干部会议、生产经营分析会议、工作协调会、专题会议、部门日常管理例会和接待会议等。专题会议指集团及各公司的生产管理、经营管理、安全管理、质量管理、工程管理、预算管理、合同评审等会议。 第三条 召开会议原则：（一）根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调集团及公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。（二）注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。（三）讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。第四条 会议安排（一）会议安排的原则为：小会服从大会、局部服从整体、临时会议服从例会。因处置突发事件而召集的紧急会议不受本条规定限制。（二）列入集团例会管理的会议须经集团总经理批准并由集团发文公布；列入公司例会管理的会议须经公司总经理批准并由公司发文公布，同时报集团综合办公室备案。（三）涉及多公司、集团部门，并须有集团领导参加的会议，由会议主要牵头部门与集团办公室联系，报集团副总经理以上领导批准后，可临时召开集团工作协调会。（四）政府主管部门或外部协作单位在本集团召开会议（如现场会、报告会等），或本集团组织召开对外工作会议（如业务洽谈会、用户座谈会等），接待或组织部门应将会议通知或申请及准备情况书面报集团综合办公室备案。如要求集团其他公司和部门组织、配合、协调的，应提前书面提出申请。第五条 会议通知（一）集团级会议由集团综合办公室负责通知；公司级会议由所在公司办公室负责通知；其他会议由会议组织部门负责通知。（二）会议须提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知，大型会议需至少提前2个工作日下发正式书面通知。例会正常召开不再例行通知，不能按时召开时由办公室至少提前1小时通知。（三）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。第六条 会议准备（一）会议准备包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。（二）会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等；（三）集团级会议会务服务统一归口集团综合办公室负责，公司级会议会务服务由所在公司办公室负责。（四）各公司、集团部门召开会议需用集团会议室的，应提前向集团综合办公室提出，由集团综合办公室统筹安排。各公司会议室由所在公司办公室负责管理。（五）重要接待会议应制定会议接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。第七条、会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则。第八条 会议主持人须遵守以下规定：（一）主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。（二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。（三）主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。（四）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。（五）主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。第九条 参会人员须遵守以下规定：（一）应准时到会，并在会议签到表上签到；（二）会议发言应言简意赅，紧扣议题；（三）遵循会议主持人对议程控制的要求；（四）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；（五）会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。（六）做好本人的会议纪录。会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。（七）做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。第十条 集团级、公司级各类会议应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：（一）以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；（二）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；（三）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；（四）会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签名；（五）负责会议考勤记录；（六）做好会议原始记录的日常归档、保管工作。第十一条 会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：（一）集团级、公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由办公室存档备查；（二）各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送办公室统一归档备查；（三）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。第十二条 会议跟进（一）会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定； （二）会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；（三）办公室负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，作为考核当事人工作的依据；（四）部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。第十三条 会议的保密（一）与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向