总厂合同管理办法.doc

合 同 管 理 办 法第一章 总 则第一条 为规范企业合同管理工作，规避与控制合同风险，有效维护企业的合法权益，根据国家有关法律、法规及省电力公司合同管理的有关规定，结合本企业实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所称的合同包括总厂/西北电力建设工程有限公司及项目部与其它法人、非法人组织及个人订立的销售合同、采购合同、加工承揽合同、工程安装合同、技术合同、联营合同、承包租赁合同等。第三条 本办法所称的合同管理主要包括以下内容：1. 合同、协议签约授权管理，合同专用章管理； 2. 监督合同依法、依有关规章制度签订；3. 建立合同档案，对合同进行登录、统计、保管； 4. 监督检查合同的履行，提出重改意见； 5. 处理合同的纠纷； 6. 其它合同管理工作；第四条 合同管理实行承办人责任制度、审查会签制度和重大合同备案制度。第二章 合同管理部门及其职责第五条 合同管理由合同承办部门、经营管理科、厂部办公室、档案管理人员共同负责。1.合同承办部门的职责：（一）负责合同另一方当事人的资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料；（二）具体负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草；（三）严格按照规定的程序完成合同的审批手续；（四）负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，须报参与合同评审的部门审核；（五）负责所承办合同的评审答疑、备案。2.经营管理科：合同管理归口管理部门，负责建立合同管理台帐，作为合同执行和管理的依据。合同管理台帐的主要内容包括：序号、合同号、签订日期、合同名称、合同对方当事人、合同类型、承办人、执行部门、合同金额、备注等。备注栏主要记载合同的变更、解除等事项（见附件一）。合同管理台帐应做到准确、及时。3.厂部办公室：负责法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、合同专用章的审核、办理。4.档案管理人员负责合同的归档保管。第三章 合同的授权委托 第六条 合同管理实行承办人制度。每一项合同应当由合同承办部门确定承办人。合同承办人应当具备相应的专业知识和法律常识。（一）合同订立或履行过程中，合同承办人离开工作岗位的，由其原所在的职能部门负责人或法定代表人指定其他人继续履行承办人职责，直至合同履行完毕。（二）合同承办人不得是临时性借用或聘用人员。承办人须依法律、企业标准以及本办法，在授权范围内进行工作。（三）承办人应对合同自谈判起至履行完毕的全过程负责。在此期间合同若出现问题，承办人应及时报告主管领导并与合同有关部门进行协商，并以承办人为主进行解决。第七条 总厂/公司法定代表人是企业对外签订合同、协议的法定签约人，总厂/公司其他人员以总厂名义对外签订合同、协议必须持有法定代表人签发的授权委托书；代理人只能在授权范围内签订合同、协议。第八条 法定代表人授权签订合同的委托书采取一事（合同）一授权，合同一经履行 ，委托事项即行终止。第九条 厂部办公室根据法定代表人的决定，办理出具授权委托书事宜。授权委托书必须明确委托权限和期限，不应使用“全权代理”一类的模糊性文字。第十条 代理人实施损害本企业合法权益的行为或者不适宜担任代理人的，企业有权随时终止委托代理关系。终止委托代理关系的，由法定代表人做出决定，行政办公室负责收回授权委托书。 第十一条 单项标的金额人民币 拾 万元以上的合同、协议，除法定代表人亲自签订外，由法定代表人签发授权委托书，被委托人根据委托权限签订相关合同、协议。涉及资产转让、机构重组、改制、投资等合同、协议的签订须持有法定代表人特别授权委托书。第十二条 授权委托书办理程序： 总厂/公司合同承办部门部门，持招投标文件、受托事项、委托期限及权利范围等其他相关文件向行政办公室提出申请，行政办公室审查认为符合条件的，负责制作授权委托书并报送法定代表人签发。第十三条 授权委托书由厂部办公室编号登记，委托书由存根、正本两部分组成；授权委托书在文本上不得有任何修改、涂改的痕迹， 授权委托书一般不得使用转授权或转委托方式，必须使用的，应由申请部门向厂部办公室提供复代理人的名称、职务资料及法定代表人同意复代理的证明材料，按本规定办理转授权委托书。第四章 合同的审查、会签与合同订立第十四条 在合同签订前，合同承办人应对合同对方当事人的主体资格和资信、履约能力进行调查，不得与无独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履行能力明显不相符的经济合同。合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。订立合同，除即时交付的简单小额经济合同外，应当采用书面形式。或虽属及时清结，但合同标的物有专业技术要求、交接时难以检测产品的内在质量，或有试用期、保质期要求的交易，也应当订立书面合同。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，企业一般要求采用正式的合同形式。第十五条 重要的或标的额较大的合同由合同承办人牵头，由经管科、生产计划科、技术科、供应科、质检科、监察科、财务科等部门共同参与商务、技术等论证。必要时需外聘律师参与。 参与合同谈判的各部门应当相互配合、相互协作，对事先达成的内部意见，应当予以保密。第十六条 合同应当包括以下内容：1.合同各方的法定名称、住所、法定代表人的姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式；2. 合同名称、落款、公章，对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应当与合同保持一致；3.合同标的（包括种类、型号、规格等）：合同标的应具有唯一性、准确性。买卖合同应详细约定规格、型号商标、产地、等级等内容；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件；4.数量和质量（包括检测标准和方式）：5.价款或酬金（包括支付方式）：价款或酬金应在合同中明确，价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定具体日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。6.履行的地点、期限和方式：履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定。 7.争议解决方法8. 违约责任：根据合同法对违约责任作适当约定，注意合同的公平性。9. 变更或解除合同的条件：当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分；10.根据法律或合同性质必须具备的其他条款以及各方当事人认为有必要约定的其它条款：合同中对方当事人要求提供担保或本方要求当事人提供担保的，应结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续。 合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。11.合同生效的时间和条件；12.合同附件的名称；13.合同签订的日期、地点；14.合同当事人的开户银行及帐号。第十七条 合同文本应当做到：条款齐全、内容具体、权责明确、逻辑严密、表述清楚。合同中的术语、特有词汇概念等，应当设立定义条款。合同中涉及的数字、日期的，应当注明是否包含本数。第十八条 合同应加盖签约各方的公章或合同专用章，并由法定代表人或委托代理人签章。第十九条 总厂/公司合同实行审查会签制度。审查会签部门：技术科、供应科、生产计划科、质检科、财务科、经营管理科、监察科等部门。合同签订部门做合同简介、答疑。见附件二 合同评审表。合同审查采用集中审核修改、参审人员分别审核的两种方式。即经济合同正式签订前，承办部门应将合同草案及合同有关的证明材料提请合同评审后，报送法定代表人签署。第二十条 合同审核部门对合同的审核内容执行总厂QG/DJ C07.01-2007合同评审控制程序。 （一）会签审核人员在审查合同草案时，可根据需要要求承办人提供与合同有关的补充证明材料。（二）审核部门应对审查的合同出具审核意见；审查意见必须有具体审核人员的签章。审核意见应明确、具体，不得使用模糊性词语。应当妥善保存合同审查会签表。合同正式签订后，审查会签意见与合同正本一并归档。第二十一条 合同评审部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见书中予以明确并提出修改意见，需要退改时，应连同全部文件退还承办人。第二十二条 承办人按审核意见修改后的合同应重新申请审核。第二十三条 法定代表人根据各部门的审核意见，决定是否签约。决定签约时，应在全部文本上以同一形式签字；决定不予签约时，应以书面形式明示意见。 第二十四条 总厂/公司各职能部门不得以自己的名义对外签订合同。合同专用章由 ？ 和 ？ 具体保管。第二十五条 总厂/公司在订立下列重大合同前，应当报省公司法律与合同处审查备案。1.利用外资合同；2.资产抵押、转让、出售、租赁合同；3.担保合同；4.标的额较大的借款、工程承包合同；5.企业合并、分立合同；6.股份制改制、资产重组、重大投资合同；7.具有全局影响的或数额巨大的土地使用权转让合同；8.其它重大或省公司认为有必要报送审查的合同。第五章 合同的履行第二十六条 合同实行先签订，后履行的原则。合同生效前，不得实际履行。合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同。第二十七条 承担履约情况监督的部门是合同签订部门和经营管理科；对合同对方当事人不按照合同约定履行义务的，应在法定或约定的期限内向对方当事人提出书面异议，提出异议的文件须妥善保管 。第二十八条 合同履行过程中，如收到合同对方当事人发出的履行异议，承担履约责任的业务部门也应在法定或合同约定的期限内以法定或约定的方式予以答复。异议文件及答复文件须妥善保管。第二十九条 在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即终止履行，并及时书面上报厂领导处理。（一）经营状况严重恶化；（二）转移财产，抽逃资金，以逃避债务；（三）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。第三十条常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人应定期对帐，确认双方债权债务。第三十一条 在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及总厂或对方当事人的合同经办人发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。第六章 合同的变更和解除第 三十二条 在合同履行期间由于客观原因需要变更或解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议；新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更合同的通知书后，应当在规定的期限内做出书面答复并报合同管理部门备案。第三十三条 存在下列情形之一的，本厂/公司可以单方面解除合同：（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；（二）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；（四）对方迟延履行主要债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；（五）法律规定的其他情形。第三十四条变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批部门批准。合同变更或解除应严格按照法定或约定的期限。第三十五条 符合法定解除合同条件的，有权通知对方当事人依法解除合同；因此遭受经济损失的，除依法可予免责外，应向责任方追偿损失。 第七章 合同纠纷的处理第三十六条 合同发生纠纷时，应先按照实事求是的原则，平等协商方式解决。承办人应及时将有关情况通知厂/公司领导、有关业务部门共同与对方当事人协商。第三十七条 总厂/公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，合同承办部门须及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料。寻找相关证据待参与诉讼。 第三十八 承办人应及时收集下列有关证据：1.合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听材料等；2.有关的财务票据、票证；3.质量标准的法定或约定文本、鉴定报告、检测结果等；4.证人证言；5.其它有关材料。相关部门应尽可能为承办人收集证据的工作提供协助。第八章 合同档案的管理第三十九条 合同档案的内容包括：1.合同文本正本 ；2.合同附件、审查意见及其它有关文件；3. 合同履行情况记载；4. 纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。第四十条 合同档案的管理工作行政办公室、档案管理人员负责。 第四十一条 重大合同应向省公司备案，具体事务依省电力公司重大合同备案办法的规定办理。第九章 合同管理的监督第四十四条 经营管理科为合同管理、监督的归口管理部门。负责合同从委托、订立、评审、执行、归档等过程的监督检查。第四十二条 合同管理、监督内容（1） 授权委托书是否已程序办理；（2） 合同评审是否符合文件要求；（3） 合同签订是否依程序、依法签订，是否符合第三人利益；（4） 监督合同执行过程中：交货日期是否按期履行、交货验收凭证是否完备、回款是否正常；（5） 归档资料是否完整。第十章 奖励与奖惩第四十三条 总厂/公司全体职工应严格遵守本制度，有效订立、履行合同。切实维护总厂的整体利益。对符合下列条件之一者，总厂/公司应给予表彰或奖励：1.在合同签订过程中，发现并纠正重大缺陷使总厂/公司免受重大经济损失的；2.在合同履行过程中，发现重大问题，积极采取补救措施避免重大经济损失的；3.在合同管理工作中认真负责，做出突出贡献的。第四十五条 有下列情形之一，造成重大经济或扩大经济损失的，对责任人员予以追偿损