三四级秘书实训的基础资料.doc

秘书实训第一章 会议管理一、会前筹备1、拟订会议议程、日程 1）、会议议程： 是为完成成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排、会议支持人要根据议程主持会议。(会议议程 是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰得表达出来。会签发给与会者)大中型会议的议程一般安排： 开幕式 领导和来宾致辞 领导作报告 分组讨论 大会发言 参观或其他活动 会议总结 宣读决议 闭幕式 2）、会议日程的内容 就是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位（会议日程 指会议在一定时间内的具有安排，一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午，晚上3个单元里。）3）、会议议程的制定程序 A、明确目标和参加者 a、明确目标 通过会议取得什么样的成果。 b、在会议议程上陈述目标。 让参加者知道会议预期的成果是什么 对他们参加有哪些期待c、列出会议参加者 所有参加会议的人和任何可能涉及的责任人员B、安排各议程事项的时间a、会议长短b、敏感话题。 最重要的事项那排在开头 涉及秘密事项的议程安排在最后。编排议程，遵循的两个原则； 按照议程的轻重缓急编排处理的先后次序 每一个议案应预估所需要处理时间并清楚地标出。C、确定每一项议程a、目标。 每一项议程的目标是什么b、准备及贡献。c、时间安排。 对每个话题是怎么样安排时间的？d、演讲者e、提前分发会议议题D、决定会议讨论形式a、典型的会议形式。 采用自由讨论的形式b、头脑风暴形式。 3条基本准则c、团队列名方法d、小型团队E、决定会议决策的方式。 决定会议决策一般通过会议表决的方式实现2、会议日程的编制方法: 制定议程表 制定议程之前还需明确会议活动的人员、日期、时间、地点、有关的餐饮安排。 宣布议程 将同性质的问题集中排列一起 保密较强的议题，一般放在后面。 一、会前筹备1、 会议筹备方案的内容A、 确定会议的主题和议题会议的主题指关于会议要研究的问题、要达到的目的。确定会议主题的三要素: 要有切实的依据必须要结合本单位的实际要有明确的目的。议题： 是对会议主题的细化。 a、会议议题的作用 A、准确具体地体现会议目标，为会议目标服务。 B、引导和制约的发言 b、会议议题的审核： 4点原则“一支笔”的原则 批准开会的权利只能一位主管领导人唯一原则 规定会议审核批准思路，只有在有关的规章要求必须通过会议形式来解决问题计划原则 一般会议都要提前申报计划。可行原则 会议要素清楚，预案基本可行，会议经费有所保证B、 确定会议的名称C、 确定会议的议程根据到会主要领导的情况确定会议主持人根据会议的主题确定会议发言人围绕会议主题确定讨论题目、讨论方式根据会议目的安排主要领导做会议总结D、 确定会议的时间和地点会议时间包括会议实际进行时间 会议过程中的体会时间会议的最佳时间要考虑主要领导是否能出席而定，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。会议地点选择的重点会场大小适中、地点适中、环境适合、交通方便，会场附属设施齐全。E、 确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要F、 确定会议文件的范围，并做好文件的印制和复制工作G、 确定会议与会代表的组成H、 确定会议经费预算I、 确定会议住宿和餐饮安排J、 确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工2、 会议筹备方案的作用确保会议的周密组织确保会议服务质量和沟通协调到位确保领导的意图得以贯彻执行3、电话会及视频会议的知识 电话会议 是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议。 电话会议适用于规模不大、办公地点相对集中的企业。 电话会议交流信息的特点： a、电话会议方便灵活，准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的。 b、电话会议缺少身体语言，难以进行互动交流。 C、为了提高电话会议的效率，可以搭配使用其他通信方式，增进信息的传输与交流。 d、电话会议适用于分公司不远、规模不大的企业。电话会议信息工作的要求： 电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行： a、准确发出开会信息 （电话会议是一种实时交谈的会议） b、认真分发会议书面信息材料 （电话会议是一种以语言交流手段的会议形式）c、合理安排会场信息传输设备 电话会议分为： 主会场和分会场d、按时接通电话e、互相通报出席情况f、做好会议记录 视频会议： 是利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。 （适用于布置重要工作，宣布重大决定、商量紧急措施等特殊紧急的情况）视频会议特点： a、实现了声音和图像同时传送 b、打破了空间的限制 c、节省时间、费用 d、交流效果较好 e、视频会议局限视频会议信息工作的要求 a、发出开会信息 b、分发文件信息资料 c、布置会场 d、设置于检查会场信息传输设备 e、做好会议信息准备 f、采用先集中后分散的形式 g、汇总情况信息会务机构分工的要求： 这里所指的会务机构分工主要指会议组织部门和人员落实。 a、要根据会议的规模和类型组织人员队伍 b、会务机构要分工明确、责任到人。 c、加强协调，定期沟通。 会务机构要建立定期例会制度，经常向有关领导沟通和回报。会议筹备的方案的制定程序：组建会议筹备委员会分成筹备小组形成筹备方案领导审核方案安排座位的注意事项:a、中、大型会议事先应划好区域，贴上标识牌、指示排、座位名签b、被表彰、受奖励对象或其代表安排在前几排，并在座位上贴上名签c、在报告会、表彰会、联席会，一般采用报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间的方法。d、一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座，反之为下座。e、中小型会议方案拟出后要交上司审核，再行部署。会前准备工作的基本要求： 会前组织是商务会议组织程序的重点和基础 充分、周末、安全会议筹备方案与会议策划方案的