02技术文件管理程序.doc

西虎汽车工业有限公司程序文件文件编号：Q/XHQC02-02-2010技术文件及资料管理程序版 本： A 第7页 共7页1 目的为了使技术文件和资料处于受控状态，以确保各有关部门获得有效版本的适用文件，本程序规定了技术文件和资料的审批、会签、发放、更改与管理等内容。2 范围本程序适用于技术文件和资料的控制3 术语本程序引用ISO9000:2008标准及质量手册中的有关术语定义。4 职责4.1 开发部负责设计文件及工艺文件、采用、发放、更改、控制和管理，对本部门发起的文件进行存档管理，负责对产品数据（资料）库的更新及维护。4.2 质量部负责检验文件的编制和管理。4.3 各部门负责本部门所领受控技术文件和资料的具体管理。4.4 信息中心负责对产品数据（资料）库按周期进行备份，并协助对产品数据（资料）库的更新及维护。5 程序内容5.1 受控技术文件和资料范围5.1.1 按来源分为：外来文件：外部编制、企业内部全部采用或部分采用的技术文件，包括外来设计资料、国家和行业标准，顾客提供的图样等。内部文件：企业内部自行编制的技术文件。5.1.2 按用途分为：有关标准：国际标准、国家标准、行业标准、企业标准；设计文件：包括设计输入文件（年度产品开发计划、项目建议书、项目开发任务单、项目可行性分析报告）、设计输入评审报告、设计输出文件（产品设计输出清单、产品图纸、明细表、关键零部件清单、整车设计计算书、样车定制单、样车试制进度表、技术协议、产品企业标准、产品使用说明书、产品维修手册等）；工艺文件：包括工艺输入文件（年度产品开发计划、设计建议书、项目开发任务单）、工艺输入（出）评审报告、工艺验证报告、工艺输出文件（工艺方案，含生产布局、工艺流程、生产设备、工艺卡、材料消耗定额、关键特殊工序作业指导书）；检验文件：生产过程检验流程卡、检验指导书、质检通知单等；其他：技术通知单、技改通知单、产品实施通知单等。5.1.3 按形式分为：纸介质文件：以书面形式存在的技术文件，主要用作存档、备案或提供给操作工作为指导生产之依据；电子（信息）文件：以电子数据形式存在的技术文件，主要用作文件审批和发放以及信息传递、备份。5.2 技术文件的编制、签署与审批5.2.1 技术文件的编号应遵循技术文件编号规则之规定并尽可能通过产品数据管理系统来实现。5.2.2 技术文件的签署与审批原则5.2.2.1 设计（编制）由设计（编制）人员签署，并对文件的正确性、先进性、工艺性和经济性负责；5.2.2.2 校对由同组内直接设计、编制以外的人员签署，并对文件的核对无误负责；5.2.2.3 审核由部门（科室）负责人签署，对文件符合国家、行业标准和使用要求，进行综合审核，并对其完整、正确、统一负责；5.2.2.4 标准化由标准化人员签署，对文件符合标准化负责；5.2.2.5 必要时文件应得到会签，会签由文件涉及部门负责人签署，对文件满足相应能力的可行性负责；5.2.2.6 批准由开发部主管或其授权人员签署，对文件负总的责任。5.3 技术文件的发放与管理5.3.1 受控技术文件和资料应依据受控文件清单分类集中保存并建立档案或保留有关电子记录。5.3.3 受控技术文件和资料发放时应进行登记，填写文件分发管制表，或保留有关发放的电子记录。5.3.4 如因文件污损不清或其它原因，必须换发或补发时，由使用部门填写文件申请表申请换发或补发，文件发放部门以旧换新或补发，并填写文件分发管制表或保留有关发放的电子记录，回收的旧文件加盖“作废”章。5.4 技术通知单、技改通知单的编制、签署、审批和发放见技术（改）通知单编制、签署、审批和发放流程图：5.5 技术文件和资料的受控与归档5.5.1 凡属受控技术文件均应以“受控文件”印章作为受控标识，证明为适用版本。质量体系现场不得使用未加盖“受控文件”印章的文件；5.5.2 受控技术文件，未经部门经理批准一律不得外借，持有者应严格保密，如有丢失或泄密要追究责任。文件外借或归还时，应填写文件分发管制表或保留有关记录；5.5.3 凡外来与产品有关的技术文件和资料，经办人应将原件交至相关的技术部门存档，填写外来文件归档记录表或保留有关记录。5.6 技术文件的更改与换页5.6.1 对技术文件进行更改（或换页）前，提出更改人应填写技改通知单，写明更改（或换页）原因及具体更改内容，经逐级审批后方能生效；5.6.2 技改通知单的审批应由文件原审批人员进行，若由其他人员审批，则审批人员应获得审批所依据的有关背景资料；5.6.3 更改提出人在更改得到批准后由专人及时完成对数据（资料）库的更改； 5.6.4 相关部门在收到技改通知单后应由专人及时根据技改通知单内容对相关技术文件进行更改（或换页），在更改内容附近应标注更改标记，同时在更改栏填写更改标记，更改处数、通知单编号、更改人、更改日期等内容。更改标记根据更改顺序，依次用带圈字符“，”等表示。同一编号的图纸或文件，同一次更改，无论更改处数多少，均应采用同一更改标记。当文件经多次更改或更改内容较多时，根据技改通知单要求可以换页，新换页上应注明“新换页”字样及通知单号；被换页应回收，按5.7.2执行；流程图名称：技术（改）通知单编制、签署、审批和发放流程流程说明：技术（改）通知单的编制、签署、审批和发放。部门流程步骤步骤说明输出文件设计（编制）人员NNNNNYYYYYYY设计（编制）技术（改）通知单技术通知单设计（编制）文件发放签收结束校对审核标准化会签批准N 遵循技术文件编号规则之规定，通过PDM产品数据管理系统设计（编制）技术（改）通知单。设计（编制）人员 设计（编制）由设计（编制）人员签署，并对文件的正确性、先进性、工艺性和经济性负责。同组其他人员 校对由同组内直接设计、编制以外的人员签署，并对文件的核对无误负责。部门（科室）负责人 审核由部门（科室）负责人签署，对文件符合国家、行业标准和使用要求，进行综合审核，并对其完整性、正确性、统一性负责。标准化人员 标准化由标准化人员签署，对文件符合标准化负责。文件涉及部门负责人 必要时文件应得到会签，会签由文件涉及部门负责人签署，对文件满足相应能力的可行性负责。开发部主管或其授权人员 批准由开发部主管导或其授权人员签署，对文件负总的责任。文件涉及部门责任人 各相关部门责任人对发放的文件予以签收，并根据文件的内容进行相关流程操作。技术（改）通知单编制、签署、审批和发放流程图5.6.5 技术文件和资料（数据库）的更改应严格保证一致性、正确性；5.6.6 非受控技术文件和资料，本公司不作跟踪修改。5.7 外来文件和资料的采用与管理5.7.1 技术中心应及时收集相关国际标准、国家标准和行业标准的最新版本，编制现行适用的标准受控清单，经批准后发布，并负责实时更新。5.7.2 外来文件和资料（国际标准、国家标准和行业标准除外）经采用人对其适用性进行审核后，加盖“受控”标志，方可转化为我司受控文件，作为技术文件或资料；5.7.3 外来文件（国际标准、国家标准和行业标准除外）的更改，应有原提供单位认可，双方会签。5.8 系列终止5.8.1 系列终止原因：5.8.1.1 当某一指令或法规终止时；5.8.1.2 当某一产品配置由于厂家停产或因质量问题而改变状态时；5.8.1.3 当某一产品不适合于市场需要停止销售时。5.8.2 系列终止流程如下流程图：5.9 技术文件的换版作废5.9.1 对于作废技术文件分发部门应收回且在文件分发管制表上注明旧版文件回收日期, 如有新版本文件应替换，以防止无效文件误用，作废文件保存3年。 5.9.2 对于作废技术文件如需销毁的应填写文件处置申请表。若因任何原因而保留作废文件时，则对该文件进行适当的标识。 流程图名称：系列终止流程图流程说明： 当某一指令/法规中止或一个批准的证书不再使用时，确认证书停用情况，并书面通知认证机构。部门流程步骤步骤说明输出文件发证机关发函备案终止的指令/法规结束销售通知、技术通知单、品管质检通知单终止的指令/法规证书审核流程停用某一配置或系列车型停用证书清单系列终止通知单系列终止通知单系列终止批准流程通知认证机构认证机构备案指令/法规终止停用通知报批批准执行 某一指令/法规被宣布撤销。开发部品管部 某一配置或系列车型被宣布停用。开发部 当技术管理部收到上述信息后，通过证书审核流程对已获得的证书进行确认，并对需要停用的证书进行整理，编制停用证书清单。公司领导 将停用证书清单，通过系列终止批准流程报批，公司领导签批开发部 根据停用证书清单编制系列终止通知函，通过邮件发给认证机构备案。认证机构 认证机构回邮件确认已备案。6 记录与表格序号记录名称编号保存期保存地保存方式1受控文件清单RC-4.2.3-01长期发放单位书面2文件分发管制表RC-4.2.3-023年发放单位书面3文件申请表RC-4.2.3-033年申