10011采购控制程序_企业管理_经管营销_专业资料.doc

Q/CDXXXX A01:2005XXXXXX有限责任公司标准发布 2010-12-9实施2010-12-8发布采购控制程序编制： XXX 2013.10.10 审核： XXX 2013.10.26 批准： XXX 2013.11.8 版次： REV1.0 分发号： QG/XXXX &YXXXXXX有限责任公司标准QG/ XXXX 10-0111更改控制页序号更改单号更改页码更改内容更改日期更改人备注目次封面0更改控制页 1目次21.目的32.适用范围33.术语和定义34.引用标准/文件 35.职责和权限36.文件格式47.工作程序58 有关文件59.记录8 XXXXXX有限责任公司 质量管理体系程序文件文件号: QG/XXXX10-011第 1 版 文件名: 采购控制程序编制:综合保障部会签:生产部.技术部.财务部、科技质量部发布日期: 20101208更改标记:1 目的本程序的目的是确保采购的外购器材（外购材料、外购件）以及外包过程达到规定的要求。2 适用范围本程序规定了对采购外购材料、外购件(零、部件、元器件)的供方进行质量保证能力考查、评定、选择、定点采购的要求及方法以及对外包过程的外包方评定、选择的要求及方法。 本程序适用于企业外购材料、外购件的采购、复验、入库和制造过程以及外包过程。3 术语和定义3.1 本程序应用GB/T19001：2008质量管理体系 要求中的术语和定义。3.2 本程序中应用“文件”术语，除有特殊说明处，均指质量手册中规定的全部质量管理体系文件。4 引用标准/文件4.1 QG/XXXX- QA-质量手册5 职责和权限5.1综合保障部对采购/外包过程进行归口管理, 并负责外购材料、外购件的采购；组织对供方/外包方的考查，参与对供方/外包方的评定，并对供方的供货能力、价格、服务、信誉进行评价；批准合格供方及合格供方名册，对外购器材的贮存、标识、发放进行管理与控制。5.2研发部5.2.1负责收集供方外购器材的技术标准或技术资料; 5.2.2负责负责组织制订外购器材采购规范和进厂检验规范;5.2.3负责对供方提供的外购器材的技术要求进行评价，并编制外购器材采购技术文件；5.3综合保障部组织对供方/外包方的评定，对供方提供外购器材质量和供方质量保证能力进行评价，并结合以上评价情况给出综合评定结论。5.4科技质量部负责外购器材/外包的产品的验证；6.文件格式6.1 文件中各页，根据每页的功能按照GB/T1.2-2000和GB/T1.1-2000标准的编排要求进行编排封面、目录、文字、插图、表格和附录等。6.2 文件中使用术语与GB/T19001：2008规定相一致。7工作程序7.1 外购器材采购过程控制7.1.1 选择、评价和重新评价合格供方的准则7.1.1.1 选择准则 a) 供方必须是合法生产厂、经销商，应提供营业执照和税务登记证明文件；国内经销（代理）商还应提供资质证明或授权证明文件；海外经销商至少应能提供材料生产批号、合格证、检验报告；b) 外购器材试用或使用结果满足技术文件要求,优先选择质量一致性好的和执行标准高的器材；c) 有充足的质量保证能力和供货能力,优先选择已获质量体系认证证书或产品认证证书的厂商； d) 在其它条件相同的情况下,优先选择价格合理、供货方便、服务及时的厂商；e) 当重新评定供方时,应优先选择进货检验合格率高，使用效果良好，质量改进的效果显著、受信誉的厂商，淘汰质量、信誉差的厂商。7.1.1.2 评价准则a) 有对供方进行考查记录，供方按规定提供了合法经营、资格证明、技术标准、检验记录等方面的文件资料；b) 对一般材料、辅料经制造厂试用，有不少于1次试用合格记录，对关键、重要材料有不少于2次试用合格记录；c) 需要时，按采购信息控制规定与供方签订技术质量保证协议；d) 由有关部门按技术要求、产品质量、质量保证能力、使用要求、以及供货能力、价格、服务等五项要求进行评价，并分别作出“满足”、“基本满足”、“不满足”的定性结论；e) 五项要求全部“满足”的供方应评定为合格供方； f) 五项中有一项或二项“基本满足”且无“不满足”项的供方，由主管领导确定是否为合格供方；g) 五项中有超过有二项“基本满足”或有“不满足”项的供方不允许评定为合格供方；h) 对顾客要求控制的采购产品，应邀请顾客参加对供方的评价和选择；i) 不得将顾客参加对供方的评价和选择作为对供方进行控制的证据，也不能作为排除顾客拒收不合格产品的理由。7.1.1.3 重新评价准则重新评价供方时，应按以下准则：a) 通常每年重新评价一次；b) 对长期合作供方，两年以内供方基本情况未发生变化，可不用对其基本情况进行再调查，原提供的有关资质证明资料在有效期内的，可不再要求重新提供；c) 正常采购的外购器材，用进货检验合格率数据和使用情况作为评价的主要依据，不需要试用合格记录；上年度列入合格供方名册一年内未采购的外购器材，可用原先样品试用记录进行评价；d) 合格率低、质量改进效果不明显的供方，不能再评定为合格供方（合格率85以上为“满足”，8570为“基本满足”，低于70的为“不满足”）；e) 其它要求与7.1.1.2相同。7.1.2 选择、评价和重新评价合格供方程序7.1.2.1 选择、评价新供方程序a) 采购部门组织对供方质量保证能力进行考察 (调查),并建立考查记录和有关资料，并负责收集供方的技术标准或技术资料；b) 采购部门负责采购少量样品，提交进货检验，合格后由生产部门试用，并建立试用记录；c) 由采购部门组织供方评价，由主管领导确定，采用会议评价形式或部门直接会签评价形式；d) 各部门依据选择、评价准则，对五项要求进行评价，并在“供方评定表”上作出评价结论；e) 主管领导依据评价准则，在评定表上作出最终评价结论；f) 对评价审批符合要求的供方可列入合格供方名册；g) 采购部门编制合格供方名册，主管领导审查同意，批准后发有关部门作为采购、进货检验和入库的依据。7.1.2.2 重新评价供方程序a) 采购部门编制上年度的“采购信息统计评价表”，并向供方发出调查函，以便掌握供方有关产品标准的变动情况以及资质材料的变动情况，以确保供方质量信息的真实有效；b) 综合保障部门编制“合格供方供货合格率统计表”，提供供方上一年度器材的合格率信息，若供方上一年未采购，可以用前一年度的合格率信息；c) 采购部门依据对合格供方重新评价准则，组织相关部门进行合格供方重新评价工作，并按7.1.2.1条规定的流程审批，需要时可更新合格供方名册；d) 对用量较少，采购一次要用多年的材料，在重新评价时可酌情而定，原则上可保留其合格供方资格。7.2 外购器材采购信息控制7.2.1 采购信息应明确外购器材的要求，包括：a) 技术部门编制外购器材采购的技术文件（包括外购器材的名称、型号规格、技术标准、供货厂家以及外购件的技术图纸），并按规定程序进行审批和控制；b) 对重要或有特殊要求的外购器材，应与供方签订质量保证协议,规定相应的技术要求、人员资格要求、质量管理体系要求、质量责任等方面的要求；c) 研发部负责整理、汇编外购材料的技术文件。7.2.2 采购合同 a) 采购部门根据订货合同编制采购计划； b) 由采购部门根据采购计划签订采购合同/订单；c) 采购合同/订单应明确技术质量要求。7.2.3 采购部门在与供方沟通或采购前，应检查采购信息，确保规定的采购要求是充分与适宜的。7.3 外购器材采购控制7.3.1 正常采购 采购部门按合格供方范围负责生产用外购器材的采购；7.3.2 例外采购因生产急需或其它原因不能在合格供方名册内例外采购外购器材时，由采购人员提出申请，并提供供方的营业执照及质量保证能力证明文件以及样品试用合格记录,经主管技术人员确认，主管领导同意批准，且一次采购量不应超过一个月的用量或最小包装量。7.3.3 评价供方试用样品的采购a）为了评价新供方或新增外购器材的采购，采购部门提出试用样品采购申请，应填写“新增合格供方样品审批表”或“新增采购项目样品审批表”，主管领导同意批准后采购； b) 综合保障部依据试用样品采购申请进行进货检验，并签发试用样品检验合格证，由综合保障部办理样品入库、领用手续。7.3.4 科研试验用样品器材的采购为了进行新品预研、样品试制、质量改进试验等需要采购的试验样品器材，按以下要求进行管理：a）由技术部门提出试验样品器材采购申请，主管领导批准，采购部门按“样品试制用材料（零部件）采购审批表”采购；b) 采购的样品器材交科技质量部门按“样品试制用材料（零部件）采购审批表”中的验证要求进行验证，并签发“样品接收单”；c) 科技质量部凭“样品接收单”办理样品器材入库、领用手续；d) 技术部门建立试验用样品器材试验、试用记录，并按7.1.2.1条规定选择新供方；e) 生产部不得把试验用样品器材用于合同产品或设计开发过程中提交鉴定批的新品上。7.3.5 未按以上规定（7.3.17.3.4条）采购的外购器材，科技质量部不予检验或验证，生产部不予入库。7.3.6 对合格供方的监控a）综合保障部应建立合格供方供货质量档案，每季度按要求向科技质量部进行信息反馈。b) 综合保障部统计供方器材的进货检验、生产中的质量情况,进行信息反馈，并对供方质量保证能力的变动情况实施监控；合格供方质量异常，经质量信息反馈仍不能满足质量要求时,必须及时变更其资格。7.4 采购新设计和开发的产品7.4.1采购新设计和开发的产品的论证 因产品设计研制、生产制造需要采购新设计和开发的产品时，由研发部组织科技质量部. 综合保障部进行论证，确认对新设计和开发产品的技术要求、质量要求、质量控制措施、供方的质量保障能力等。填写新设计和开发产品采购申请表；进行评审会签，主管技术质量的公司副总经理批准。（若科研项目在设计方案已对采用的新设计和开发的产品其技术性能指标、质量水平、质量控制措施进行了评审，可不再组织评审。）7.4.2新设计和开发产品的采购协议（合同）a) 采购部门按照审批的新设计和开发产品采购申请中规定的技术指标与供方签订包含全部技术要求和质量控制要求的供货协议，明确供需双方的权利和义务。供货协议经双方签字或盖章后生效；b) 经审批的新设计和开发产品采购申请表是新采购外购器材的依据。7.4.3新设计和开发的产品的验证a) 研发部负责拟定新设计和开发的产品的进厂检验规范，并按规定审批后生效；b) 使用新设计和开发的产品前，必须经科技质量部按进厂检验规范检验合格，并签发试用样品检验合格证，综合保障部凭试用样品检验合格证办理样品入库、领用手续；c) 被制造产品在首次使用新设计和开发产品后，必须按照产品详细规范完成全项验证试验，确认新设计和开发产品是否满足规定要求；d) 综合保障部应将新设计和开发的产品使用合格信息反馈给供应方，以便供方定型新设计和开发产品；e) 新设计和开发的产品经验证合格,便纳入正常材料采购程序。7.5 外购器材的验证a) 研发部组织制订外购器材的进厂检验规范；b) 外购器材到货后由科技质量部按规定的程序进行检验或验证；c）因生产急需来不及复验的外购器材，可作紧急放行处理，紧急放行需得到科技质量部负责人的批准，必要时需提请技术副总经理批准；d) 科技质量部对未按规定采购的外购器材有权拒检（见7.3.5）；e) 对需要到供方进行器材验证时,应在采购合同或与供方签订的协议中规定；f) 顾客要求到供方货源处或到货处验证外购器材时，应在与顾客签订的合同中予以规定,并在与供方签订的采购合同中列入相应要求；g) 不得将顾客对供方器材的验证作为对供方进行了控制的证据，也不能作为排除顾客拒收理由；h) 科技质量部应按规定保持采购产品的验证记录。7.6 入库、贮存和发放管理 7.6.1 科技质量部对外购器材的贮存、标识、发放进行管理与控制；7.6.2 外购器材到货后，存库房待检区，并通知质检部门取样复验，合格或批准让步接收后方可入库； 7.6.3 建立外购器材库房管理制度，保证外购器材在贮存期内不损坏、不变质、不短缺，做到物清、帐清、标识清，并保持外购器材的可追溯性。7.6.4 建立外购器材收、发、存台帐和单据记录和外购器材标识卡，保证器材发放后的可追溯性。7.6.5 超过贮存期的外购器材应及时通知质检部门复验。7.7 外包过程的管理与控制程序7.7.1 外包方选择、评定和重新评定准则a) 选择准则：参照7.1.1.1条；b) 评定准则：外包方同意签订、执行质量保证协议，其余要求参照7.1.1.2条中的a)、d)g)；c) 重新评定准则：参照7.1.1.3条中的a)、b)，其余要求按7.7.1条中的b)。7.7.2 分析外包过程a) 科技质量部根据外包过程分担程度、外包过程满足产品要求的能力及对产品要求的潜在影响进行分析；b) 根据分析结果，确定对外包过程所需的控制要求，包括技术要求、人员资格要求、过程产品检验要求、质量管理体系要求、质量责任等方面的要求，需要时包括对过程的确认要求等；c) 拟订外包过程质量保证协议，与外包方协商，并取得一致性意见，作为评定外包方的依据。 7.7.3 选择、评定和重新评定外包方a) 参照7.1.2条程序和外包方选择、评定和重新评定准则，对外包方进行评定；b) 经评定合格的外包方，正式与其签订质量保证协议；c) 将合格外包方列入合格外包方（供方）名册。7.7.4 外包产品的验证a) 研发部编制外包产品