中级文秘教材2_管理学_高等教育_教育专区.xls

目目录录 序序号号内内容容 1高级筛选定义 2VLOOKUP定义 3筛选与查找函数 4如何设置页眉页脚 5透视的含义 6透视表 7透视运用例表 8Excel快捷键大全 9查找和替换 10链接 11 12 方法二 重新显示筛选数据清单中的所有行 执行 数据 菜单上的 筛选 菜单中的 全部显示 命令 12 4 4 使用高级筛选 使用自动筛选命令寻找合乎准则的记录 且方便又快速 但该命令的寻找条件不能太复杂 如果要执行较复杂的寻找 就必须使用高级筛选命令 执行高级筛选的操作步骤如下 1 在数据清单的前方插入几个空行 并建立条件区域 如图12 17所示 在本例中我们设定的条件是 销售数量 10 的地区 2 在数据清单中选定单元格 执行 数据 菜单的 筛选 菜单中的 高级筛选 命令 出现一个如图12 18所示的对话框 3 在 方式 框中选定 在原有区域显示筛选结果 选项按钮 在 数据区域 框中 指定数据区域 在 条件区域 框中 指定条件区域 包括条件标记 结果如图12 19所示 若要从结果中排除相同的行 可以选定 选择不重复的记录 选择框 4 最后按下 确定 按钮即可 之后我们就会看到如图12 20的显示结果 12 4 5 设定条件区域 在使用 高级筛选 命令前 我们必须为之指定一个条件区域 以便显示出符合条件的行 我们可 以定义几个条件 称为多重条件 来选定符合所有条件的行 或显示符合一组或另一组条件的行 对于设定条件区域的基本步骤 无论是输入比较条件还是使用计算条件都是相同的 我们可以使用 以下的步骤来建立条件区域 1 在数据清单的前方插入几个空行 2 在首行选定单元格中输入字段名称 例如 销售数量 3 在其下方的单元格中输入条件 例 10 4 重复步骤 2 和 3 指定其它条件 注意 当利用比较条件时 条件标记必须和我们想评价的列标记相同 在列标记下面的行中 键入 需要的条件 利用 数据 菜单上的 筛选 菜单中的 高级筛选 命令 来显示符合指定条件的行 如果要显示符合所有条件的行 如果要对不同的列指定多重条件 请在条件区域的同一行中输入所有的条件 如果要对相同的列指 定一个以上的条件 或某一值域 我们可以通过多次输入列标记来实现 例如 条件区域如图12 21所示 结 果如图12 22所示 如果要显示符合一个或另一个条件的行 如果要相同的列指定不同的条件 请把条件输入在不同的行上 如图12 23中的设定 根据所设定的条件 它 将显示每一个特定的行 即指满足 销售数量 18 的所有记录 该操作也就是满足逻辑 或 即符合指定条件中的任一个即可 结果如图12 24所示 12 4 6 设定准则的一些注意事项 前面在用数字当做准则时 用过 20 在做比较时 可以用的比较运算符号如下所示 等于 大于 大于或等于 小于 小于或等于 不等于 例如 要找大于或等于60000的记录 用 60000 不等于70000 用70000 12 4 7 复制符合复杂条件的筛选数据 将符合复杂条件的筛选数据复制到一个新的位置是一个十分重要的功能 利用该功能 我们可以整理出各种类型的报告 例如 我们可以从数据库中整理出一份关于华邦POS销售大于30套的地区 其操作步骤如下 1 建立条件区域 2 执行 数据 菜单中 筛选 菜单的 高级筛选 命令 出现一个高级筛选对话框 3 在 方式 框中选定 将筛选结果复制到其它位置 单元项 在 数据区域 框中 指定数据区域 在 条件区域 框中 指定条件区域 包括条件标记 在 复制到 框中 指定我们要将筛选过的行复制到的位置 若要从结果中排除相同的行 可以选定 选择不重复的记录 复选框 设置好的对话框如图12 25所示 4 按下 确定 按钮即可 之后我们就会看到如图12 26的显示 注意 利用这种方法 我们只可以将筛选过的数据复制到当前的工作表中 如果要将筛选过的数据粘贴到不同的工作表中 必须先切换到新的工作表 然后在那里执行 高级筛选 操作 方法二 重新显示筛选数据清单中的所有行 执行 数据 菜单上的 筛选 菜单中的 全部显示 命令 使用自动筛选命令寻找合乎准则的记录 且方便又快速 但该命令的寻找条件不能太复杂 如果要执行较复杂的寻找 就必须使用高级筛选命令 执行高级筛选的操作步骤如下 1 在数据清单的前方插入几个空行 并建立条件区域 如图12 17所示 在本例中我们设定的条件是 销售数量 10 的地区 2 在数据清单中选定单元格 执行 数据 菜单的 筛选 菜单中的 高级筛选 命令 出现一个如图12 18所示的对话框 3 在 方式 框中选定 在原有区域显示筛选结果 选项按钮 在 数据区域 框中 指定数据区域 在 条件区域 框中 指定条件区域 包括条件标记 结果如图12 19所示 若要从结果中排除相同的行 可以选定 选择不重复的记录 选择框 在使用 高级筛选 命令前 我们必须为之指定一个条件区域 以便显示出符合条件的行 我们可 以定义几个条件 称为多重条件 来选定符合所有条件的行 或显示符合一组或另一组条件的行 对于设定条件区域的基本步骤 无论是输入比较条件还是使用计算条件都是相同的 我们可以使用 以下的步骤来建立条件区域 1 在数据清单的前方插入几个空行 2 在首行选定单元格中输入字段名称 例如 销售数量 3 在其下方的单元格中输入条件 例 10 4 重复步骤 2 和 3 指定其它条件 注意 当利用比较条件时 条件标记必须和我们想评价的列标记相同 在列标记下面的行中 键入 需要的条件 利用 数据 菜单上的 筛选 菜单中的 高级筛选 命令 来显示符合指定条件的行 如果要显示符合所有条件的行 如果要对不同的列指定多重条件 请在条件区域的同一行中输入所有的条件 如果要对相同的列指 定一个以上的条件 或某一值域 我们可以通过多次输入列标记来实现 例如 条件区域如图12 21所示 结 果如图12 22所示 如果要相同的列指定不同的条件 请把条件输入在不同的行上 如图12 23中的设定 根据所设定的条件 它 将显示每一个特定的行 即指满足 销售数量 18 的所有记录 该操作也就是满足逻辑 或 即符合指定条件中的任一个即可 结果如图12 24所示 将符合复杂条件的筛选数据复制到一个新的位置是一个十分重要的功能 利用该功能 我们可以整理出各种类型的报告 例如 我们可以从数据库中整理出一份关于华邦POS销售大于30套的地区 其操作步骤如下 3 在 方式 框中选定 将筛选结果复制到其它位置 单元项 在 数据区域 框中 指定数据区域 在 条件区域 框中 指定条件区域 包括条件标记 在 复制到 框中 指定我们要将筛选过的行复制到的位置 若要从结果中排除相同的行 可以选定 选择不重复的记录 复选框 设置好的对话框如图12 25所示 如果要将筛选过的数据粘贴到不同的工作表中 必须先切换到新的工作表 然后在那里执行 高级筛选 操作 3 在 方式 框中选定 在原有区域显示筛选结果 选项按钮 在 数据区域 框中 指定数据区域 在 条件区域 框中 指定条件区域 包括条件标记 结果如图12 19所示 若要从结果中排除相同的行 可以选定 选择不重复的记录 选择框 将符合复杂条件的筛选数据复制到一个新的位置是一个十分重要的功能 利用该功能 我们可以整理出各种类型的报告 例如 我们可以从数据库中整理出一份关于华邦POS销售大于30套的地区 其操作步骤如下 3 在 方式 框中选定 将筛选结果复制到其它位置 单元项 在 数据区域 框中 指定数据区域 在 条件区域 框中 指定条件区域 包括条件标记 在 复制到 框中 指定我们要将筛选过的行复制到的位置 若要从结果中排除相同的行 可以选定 选择不重复的记录 复选框 设置好的对话框如图12 25所示 VLOOKUPVLOOKUP 在表格或数值数组的首列查找指定的数值 并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值 当比较值位于数据表首列时 可以使用函数 VLOOKUP 代替函数 HLOOKUP 在 VLOOKUP 中的 V 代表垂直 语语法法VLOOKUPVLOOKUP lookup valuelookup value table arraytable array col index numcol index num range lookup VLOOKUPVLOOKUP 你你要要查查找找的的值值 查查找找的的范范围围 返返回回的的列列号号 查查找找方方式式 Lookup value 为需要在数组第一列中查找的数值 Lookup value 可以为数值 引用或文本字符串 Table array 为需要在其中查找数据的数据表 可以使用对区域或区域名称的引用 例如数据库或数据清单 如果 range lookup 为 TRUE 则 table array 的第一列中的数值必须按升序排列 2 1 0 1 2 Z FALSE TRUE 否则 函数 VLOOKUP 不能返回正确 的数值 如果 range lookup 为 FALSE table array 不必进行排序 通过在 数数据据 菜单中的 排排序序 中选择 升升序序 可将数值按升序排列 Table array 的第一列中的数值可以为文本 数字或逻辑值 文本不区分大小写 Col index num 为 table array 中待返回的匹配值的列序号 Col index num 为 1 时 返回 table array 第一列中的数值 col index num 为 2 返回 table array 第二列中的数值 以此类推 如果 col index num 小于 1 函数 VLOOKUP 返回错误值值 VALUE 如果 col index num 大于 table array 的列数 函数 VLOOKUP 返回错误值 REF Range lookup 为一逻辑值 指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配 如果为 TRUE 或省略 则返回近似匹配值 也就是说 如果找不到精确匹配值 则 返回小于 lookup value 的最大数值 如果 range value 为 FALSE 函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值 如果找不到 则返回错误值 N A 说说明明 如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup value 且 range lookup 为 TRUE 则使用小于等于 lookup value 的最大值 如果 lookup value 小于 table array 第一列中的最小数值 函数 VLOOKUP 返回错误值 N A 如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup value 且 range lookup 为 FALSE 函数 VLOOKUP 返回错误值 N A 示示例例 在表格或数值数组的首列查找指定的数值 并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值 当比较值位于数据表首列时 可以使用函数 VLOOKUP 代替函数 HLOOKUP VLOOKUPVLOOKUP lookup valuelookup value table arraytable array col index numcol index num range lookup VLOOKUPVLOOKUP 你你要要查查找找的的值值 查查找找的的范范围围 返返回回的的列列号号 查查找找方方式式 Lookup value 为需要在数组第一列中查找的数值 Lookup value 可以为数值 引用或文本字符串 Table array 为需要在其中查找数据的数据表 可以使用对区域或区域名称的引用 例如数据库或数据清单 如果 range lookup 为 TRUE 则 table array 的第一列中的数值必须按升序排列 2 1 0 1 2 Z FALSE TRUE 否则 函数 VLOOKUP 不能返回正确 的数值 如果 range lookup 为 FALSE table array 不必进行排序 通过在 数数据据 菜单中的 排排序序 中选择 升升序序 可将数值按升序排列 Col index num 为 table array 中待返回的匹配值的列序号 Col index num 为 1 时 返回 table array 第一列中的数值 col index num 为 2 返回 table array 第二列中的数值 以此类推 如果 col index num 小于 1 函数 VLOOKUP 返回错误值值 VALUE 如果 col index num 大于 table array 的列数 函数 VLOOKUP 返回错误值 REF Range lookup 为一逻辑值 指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配 如果为 TRUE 或省略 则返回近似匹配值 也就是说 如果找不到精确匹配值 则 返回小于 lookup value 的最大数值 如果 range value 为 FALSE 函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值 如果找不到 则返回错误值 N A 如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup value 且 range lookup 为 TRUE 则使用小于等于 lookup value 的最大值 如果 lookup value 小于 table array 第一列中的最小数值 函数 VLOOKUP 返回错误值 N A 如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup value 且 range lookup 为 FALSE 函数 VLOOKUP 返回错误值 N A 数据 筛选 自动筛选 和 高级筛选 知识延伸 数据 排序 降序 和 升序 查找函数vlookup的运用 例表 日期编号品名单价数量金额编号 2009 5 5 c02 603000A01 2009 5 5 C05 64080A02 2009 5 5 B04 54300A03 2009 5 5 B04 1613760B01 2009 5 6 A01 494720B04 2009 5 6 A02 8292000C02 2009 5 7 A03 10287500C05 2009 5 7 B01 2025000 2009 5 8 A01 371040 2009 5 8 B04 54300 参考 VLOOKUP B7 I K 3 0 VLOOKUP B9 I K 2 0 单价 品名 23 680 电视 36 500 冰箱 28 750 计算机 1 250 电话 860 录音机 50 磁盘 680 鼠标 如何设置页眉页脚 菜单栏文件 页面设置 页眉页脚 什么是数据透视表 数据透视表本质上是一个由数据库生成的动态汇总报告 数据库可以存在于一个工作表 以表的形式 或一个外部的数据文件中 数据透视表可以将众多行列中的数据转换成一个有意义的数据报告 例如 数据透视表可以创建频率分布和几种不同数据量度的交叉表 另外 还可以显示部分数据之和以及各种水平的详细情况 数据透视表最具创新的方面或许在于它的交互作用 创建一个数据透视表后 可以使用各种可能的方法重新安排信息 甚至插入专门的公式来执行新的计算 也可以创建汇总项目后的分组 例如 将Northern Region 总和与Western Region总和的结合 还有一些锦上添花的操作 只要单击几次鼠标 就可以对数据透视表应用一些格式设置 让它变成一个更加吸引人的报告 使用数据透视表有一个小小的欠缺 它和基于公式的汇总报告不同 当改变源数据的信息时 数据透视表不会自动更新 不过该缺陷不会造成很严重的问题 只要单击一次 刷新 按钮 Excel会强制数据透视表对最新的数据进行更新 数据透视表有什么用途 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格 数据透视表能帮助用户分析 组织数据 利用它可以很快地从不同角度对数据进行分类汇兑 记录数量众多 以流水帐形式记录 结构复杂的工作表 为了将其中的一些内在规律显现出来 可将工作表重新组合并添加算法 即建立数据透视表 例如 有一张工作表 是一个大公司员工 姓名 性别 出生年月 所在部门 工作时间 政治面貌 学历 技术职称 任职时间 毕业院校 毕业时间等 信息一览表 不但字段 列 多 且记录 行 数众多 为此 需要建立数据透视表 以便将一些内在规律显现出来 数据透视表本质上是一个由数据库生成的动态汇总报告 数据库可以存在于一个工作表 以表的形式 或一个外部的数据文件中 例如 数据透视表可以创建频率分布和几种不同数据量度的交叉表 另外 还可以显示部分数据之和以及各种水平的详细情况 数据透视表最具创新的方面或许在于它的交互作用 创建一个数据透视表后 可以使用各种可能的方法重新安排信息 甚至插入专门的公式来执行新的计算 也可以创建汇总项目后的分组 例如 将Northern Region 总和与Western Region总和的结合 还有一些锦上添花的操作 只要单击几次鼠标 就可以对数据透视表应用一些格式设置 让它变成一个更加吸引人的报告 使用数据透视表有一个小小的欠缺 它和基于公式的汇总报告不同 当改变源数据的信息时 数据透视表不会自动更新 不过该缺陷不会造成很严重的问题 只要单击一次 刷新 按钮 Excel会强制数据透视表对最新的数据进行更新 数据透视表能帮助用户分析 组织数据 利用它可以很快地从不同角度对数据进行分类汇兑 记录数量众多 以流水帐形式记录 结构复杂的工作表 为了将其中的一些内在规律显现出来 可将工作表重新组合并添加算法 即建立数据透视表 例如 有一张工作表 是一个大公司员工 姓名 性别 出生年月 所在部门 工作时间 政治面貌 学历 技术职称 任职时间 毕业院校 毕业时间等 信息一览表 不但字段 列 多 且记录 行 数众多 为此 需要建立数据透视表 以便将一些内在规律显现出来 数据 客户名称产品名称求和项 出库数量 连江津凤来贸易有限公司茶香肉串 480G 18180 脆皮鸡尾肠 蜜糖 0 125kg 42504 脆皮鸡尾肠 原味 0 125kg 42504 脆皮热狗肠 黑椒 550g 20100 脆皮热狗肠 蜜糖 0 3kg 40 商超400 脆皮热狗肠 蜜糖 550g 20100 脆皮热狗肠 原味 0 3kg 40 商超400 脆皮热狗肠 原味 550g 20100 大漠风情肉串 480G 18270 大漠孜然肉串 140g 20160 地道脆骨串 0 216kg 16 商超320 地道脆骨串 216g 2 8 商超400 地道脆骨串 480G 181080 黒椒烤翅 55g 80 学校400 鸡米花 0 35kg 121200 金牌烤翅 0 25 30240 美乐鸡块0 25kg 16 商超3200 美式精制火腿 0 3kg 27135 柠檬肉串 270g 2 8 商超400 柠檬肉串 480G 181080 柠檬肉串27g 0 27kg 16 商超208 圣农黑椒鸡块 0 25 161600 圣农黑椒鸡块 1 8 商超240 圣农孜然鸡块 1 25kg 690 蔬菜鸡块 0 35kg 12600 香烤鸡翅 0 17 27106 新奥尔良烤翅 55g 80 学校367 孜然鸡块 0 25 163200 连江津凤来贸易有限公司 汇总17584 武汉市大兴联华食品有限公司茶香肉串 480G 18378 大漠风情肉串 480G 18540 地道脆骨串 480G 182304 柠檬肉串 480G 18540 武汉市大兴联华食品有限公司 汇总3762 厦门鼎赞食品有限公司茶香肉串 480G 18900 脆皮鸡尾肠 蜜糖 0 125kg 42252 脆皮鸡尾肠 原味 0 125kg 42252 脆皮热狗肠 蜜糖 0 3kg 40 商超160 脆皮热狗肠 原味 0 3kg 40 商超222 大漠风情肉串 480G 18900 地道脆骨串 0 216kg 16 商超80 地道脆骨串 480G 18900 冬菇鸡肉丸 0 225kg 18 商超180 夹心鸡肉丸 原味 0 2 18180 金牌烤翅 0 25 3090 美式精制火腿 0 3kg 27162 柠檬肉串 480G 18900 柠檬肉串27g 0 27kg 16 商超64 圣农大骨鲜汤火腿 0 3kg 27135 台湾风味烤香肠 0 3kg 18108 厦门鼎赞食品有限公司 汇总5485 空白 空白 空白 汇总 总计26831 求和项 出库金额 2856 6 2419 2 2419 2 1346 3200 1346 3200 1346 4284 9 1208 2825 6 7048 17139 6 1512 12120 3655 2 18240 1363 5 7048 17139 6 1836 64 9120 5040 1823 4 4920 869 2 1387 26 18240 154953 9 5515 02 7878 6 36564 48 8569 8 58527 9 14283 1209 6 1209 6 1280 1776 14283 706 4 14283 1026 1026 1370 7 1636 2 17710 92 565 12 1363 5 1090 8 74819 84 288301 64 日期单据号码客户代码客户名称产品代码 2010 03 1110030929261 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 01 0042 2010 03 2310030944361 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 01 0042 2010 03 1110030929261 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 01 0192 2010 03 1110030929261 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 01 0202 2010 03 1910030940641 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 01 0202 2010 03 2310030944361 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 01 0202 2010 03 1110030929261 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 01 0212 2010 03 1910030940641 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 01 0212 2010 03 2310030944361 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 01 0212 2010 03 1910030940641 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 01 0482 2010 03 2310030944361 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 01 0482 2010 03 1110030929261 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 02 0072 2010 03 1910030940641 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 02 0072 2010 03 1110030929261 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 02 0261 2010 03 1910030940641 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 02 0261 2010 03 2310030944361 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 02 0261 2010 03 1110030929261 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 02 0291 2010 03 1110030929261 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 02 0311 2010 03 1110030929261 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 02 0532 2010 03 1110030929261 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 02 0792 2010 03 1910030940641 0591 006连江津凤来贸易有限公司1 01 02 0792 2010 03 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