001文件资料管理程序.doc

柳州正盛科技有限公司文件编号ZS/QP012006文件版本A/0文件名称文件资料管理程序页 数第 4 页 共4页发布日期2006年12月15日1目的：对于质量体系有关的文件及资料进行受控，确保各场所使用文件的有效版本，以求发行文件的一致性、可追溯性及适切性。2.范围:适用于公司范围内的文件和资料的控制。3.定义：3.1 文件：指可用以追查为达成产品质量及质量体系是否有效运作的资料。3.2受控文件：指需随时保持最新资料，并有分发签收记录，当失效时资料需依规定撤销者，如质量手册、程序文件、作业指导书等。3.3 非受控文件：分发时为最新资料，更改及修订时无需按规定换版的文件。3.4 外来文件:国际国家行业标准、顾客供应商提供的图纸与资料、购置设备所带来的技术文件资料等。4.作业流程:流程图责任单位重点提示/说明相关资料文件制（修）申请提出申请的核准文件修订、废止文件核准文件发行日常维护各编制单位有修定、变更时，应由文件修订人申请人填写文件更改申请单说明修订原因。文件更改申请单各编制单位权责单位由编制单位审核、权责单位核准文件更改申请单文 控由文件修订人填写文件更改申请单说明修订原因，文件修订核准后，由文控实施修订。文件更改申请单依审核权责各种文件制订、审核、核准权限，依照文件审核权责划分。办公室体系文件发行前由办公室制定文件发放和回收记录表，依据下表将发行的文件分发给相关单位，相关单位收到文件后应在文件发放和回收记录表上签名确认。文件发放和回收记录表技术部有关技术文件、工艺文件、外来技术资料文件由技质科监管文件发放和回收记录表办公室1、办公室需根据实际情况对在使用的文件进行以旧换新2、借阅文件资料时，须到办公室处填写文件借阅登记表办理相关借阅手续文件借阅登记表5.补充说明：5.1文件制（修）废止申请提出5.1.1根据各部门工作展开的需要及体系的要求，进行文件制订。5.1.2文件编码原则5.1.2.1 质量手册ZS/OM012006 “OM”质量手册，“01”公司质量手册文件编号，“2006”为2006年编制版本5.1.2.2 程序文件 ZS/OP012006 “ZS” 柳州正盛科技有限公司简称“OP”程序文件，“01，02、03、04”公司程序文件编号，“2006”为2006年编制版本5.1.2.3三层次文件“ZS”柳州正盛科技有限公司简称 ZS/，其中“”为部门缩写代号：“JS”技术部、“BC”生产部、“ZB”质保部、“SW”商务部、“BG”办公室、“CW”财务部、“GD”管理者代表。“”为文件类别（见5.1.2.4表单）。“”为部门文件编号数(0、1、2、3、4)5.1.2.4 表单1、作业指导书类“C” 2、表单类文件类“D” 3、外部文件类“E”5.1.3外来文件受控与工厂内部文件受控相同，若其它单位收到外来文件须编码列管者，将此文件速送至文控处进行编码、登录。5.1.4各单位严禁擅自变更或涂改文体内容，有变改需求时，应由文件修订申请人填写文件/记录申请单说明修订原因，文件修订核准后，由文控实施修订。5.2 申请核准5.2.1 文件修订后由原编制单位进行审核、原权责单位核准。5.3文件修订、废止5.3.1文件修订时应注明修订内容和修订理由，并发行修改后的文件，同时收回作废的旧文件； 5.3.2修订的文件编号不变，但在每页版本项内，须依修订次数以A1、A2、A3A9为顺序更改；文件修改版次累积达9次后或大幅度修改后，则应重新改版发行，版次项以B1、C1为顺序。5.3.3表单的修订，申请单位需依相关条款执行，修订后表单编号不变，文控需将该修改的表单予以进行抽换。5.3.4文件变更、失效、废止时，旧版文件由文控于发行新版时当场收回。5.3.5当文件不适用、遗失或毁损，需由原编制单位提出废止申请，填写文件/记录申请单审批后由文控向持有单位收回该文件销毁；文控须在文件受控一览表中注明该文件作废，并在原文件件上加盖红色“作废”章。5.4文件核准5.4.1各种文件制订、审核、核准权限，依照文件审核权责划分。文件类别编 制 者审 核核 准质量手册质量手册编写组管理者代表董事长程序文件主导部门负责人管理者代表董事长三层次文件部门指定人员主导部门负责人管理者代表表单部门指定人员主导部门负责人*5.4.2文件经编制审核核准后，原版文件交由文控，文控将受控文件登录于文件受控一览表，并对其编码。5.4.3文件修订或废止的审核，核准应由原版次相同人员审核，原审核人不在时可由接替其职位的人员或其代理人审核。5.5文件发行5.5.1 文控将核准后的文件登录到文件受控一览表中进行编号，然后文控将登录后的文件复制完成后，若为受控文件，需在文件正面加盖蓝色“受控”，并在加注受控编号。5.5.2文件首次发行时，原编制单位对于编制文件不需申请，文控应主动发行并签收。5.5.3文件发行前由文控制定文件发放和回收表，依据下表将发行的文件分发给相关单位，相关单位收到文件后应在文件发放和回收表上签名确认。5.5.4工厂内不得使用未加盖“受控”的受控文件的复印件，一经发现立即由文控收回销毁。5.5.5 文件发行给各个单位之前，文控需在该份己盖有蓝色“受控”的封面页编上该保管单位的编号，以区别该份文件的保管单位。5.6日常维护5.6.1 文控需定期对在使用的文件进行以旧换新。5.6.2文件指定发行完毕后，文控应将原稿保存，新版文件发行后，文控认为有需要时，将其旧版文件保留一个日历年，以利追溯，过期后则由文控予以销毁。5.6.3 借阅文件资料时，须到文控处填写文件借阅登记表办理相关借阅手续。5.7文件受控作业各种印章之使用5.7.1 文件受控使用的印章有“受控”、“非受控”、“作废”及“留用参考”章。5.7.2 “受控”，适用于本工厂技术文件以外的所有受控文件，盖于文件每一页上，颜色一律为蓝色。5.7.3 “非受控”，适用于分发时为最新资料，如提供客户或评鉴单位之质量手册，更改及修订时无需按规定撤销者，盖于文件每一页上，颜色一律为蓝色。5.7.4 “作废”，盖于原稿旧版文件封面及每一页内，颜色一律为红色。5.7.5 “留用参考”章，适用于非受控文件，盖于文件每一页上，颜色一律为蓝色。5.8技术资料管理请参照技术资料管理办法，盖技术文件受控章。5.9质量记录种类5.9.1质量检验记录5.9.2试验记录5.9.3验证记录5.9.4质量活动记录5.9.5档案类记录5.10质量记录的编制5.10.1记录形式可以是图表、表格、卡片和报告,也可以是光盘、软盘、优盘和胶片等。5.10.2 一二级文件的记录表格，由办公室组织设计，表格的栏目应起证实和可追溯性作用，各部门按表格式样印制使用，在使用时不得随意更改格式、栏目。5.10.3三级文件的记录表格由各部门根据记录的用途设计，设计时要注意确保能起到可追溯的作用，部门领导批准后执行。5.10.4办公室编制“质量记录清单”将程序文件所使用的质量记录汇总，包括表号、名称、填写部门、归口管理部门、保存期等，并汇集质量记录表格样本。5.10.5各部门汇总本部门文件使用的“质量记录清单”作为部门工作文件的附录,并汇集使用的质量记录表格样本。5.11质量记录填写5.11.1质量记录使用最新表格版本，采用兰、黑圆珠笔和水笔填写，禁止用铅笔填写。5.11.2严格按表格(图)栏目要求填写，做到内容真实、表达准确、填写完整、字迹(印章)清晰。如某项栏目不需填写时，用一斜杠划去。5.11.3质量记录填写结束原则上不准更改，属填写差错用一横线划掉，书写正确的内容，在记录末尾注明更改人姓名和更改日期5.11.4质量证明书如因笔误，不得更改，应重新填写方可出具。5.11.5每一份质量记录在No后面采用流水顺序号，使之成为唯一标识。5.11.6对质量记录认真保管和爱护，不得乱写乱划，不得随意撕毁丢失。5.12质量记录的收集5.12.1各部门指定人员按月收集本部门的质量记录，分类按日期顺序整理装订成册。 5.12.2所有质量记录封面应醒目的标明记录名称、整理时间及保存期限。5.13质量记录的归档5.13.1质量记录原则上由各质量活动的管理部门负责归档。5.13.2建立台帐，标明每册编号、名称、页数和保管期限；对硬拷贝或电子媒体应有台帐,所有记录应便于存取与检索。 5.13.3质量记录应有适宜的保管设备（档案盒、柜等）和适宜的环境，做好防虫蛀、防火、防潮，防变质和丢失。5.14质量记录管理5.14.1质量记录原件一律不外借，因工作需要查阅质量记录，经保管部门同意，可在保管部门查阅，需长期借阅，由资料员提供复印件，并经办理借阅手续。5.14.2顾客和承包方须查阅或索取质量记录时，若合约有规定，在双方同意的时间内提供其评估使用。5.15质量记录的保存5.15.1生产批准、工装记录、采购订单及其修改单的保存时间为零件(或零件系列)在现场生产和服务中规定的有效期再加一个日历年。5.15.2质量运行状态记录(如控制图,检验和试验结果)及一般质量记录保存期为两年。5.15.3质量审核记录和管理评审记录保存期为三年。5.15.4具有安全特性/安全件质量记录期限为十年。5.15.5重要的或利用价值高的为长期或永久保存。5.15.6其它质量记录的保存期限按质量记录清单要求保存。5.16质量记录的处理每年末各部门对质量记录进行