05合同评审管理程序.doc

文件编号DM-QP-05合同评审管理程序编制单位业务部版本/版次A/0页码5/6版本编制日期编 制 记 要备 注A/02011/12/1新版编制编 制审 核批 准1.目的 对公司产品的每一份销售合同（包括标书及书面或口头订单）在签订前都必须进行合同评审，以充分了解和理解顾客的所有要求，确保按合同规定的要求向顾客提供满意的产品。2.适用范围 适用于公司产品所有销售合同的评审。3.职责3.1 业务部是合同评审的归口管理部门，组织、协调合同评审活动；3.2 工程质量部负责对质量保证能力及技术能力进行评审；3.3 综合部负责对外购外协件采购能力及材料供应能力的评审；3.4 生产部负责对交货期限、交货数量、交货能力的评审；3.5 业务部负责对产品价格进行评审；3.6 总经理负责对合同的法律性进行评审；3.7总经理或其授权人批准销售合同。4 有关术语和定义：无5 合同评审控制工作流程及工作流程说明：5.1合同评审作业流程图作 业 流 程权责单位/领导表 单合同执行状况跟踪合同变更归档和传递签定合同合同评审审 批NO退 单与顾客沟通YESNO设计草案及报价接收顾客合同（或订单）需求，拟定合同草案业务部业务部、工程质量部生产部、综合部总经理业务部业务部业务部业务部业务部合同评审表合同评审表报价单XXX合同合同汇总表合同汇总表5.2 合同评审控制工作流程标准序号流程块工作内容或标准一接收顾客合同（或订单）需求，拟定合同草案业务部接收顾客提出的需求信息，拟定合同草案，确定合同的评审形式；对顾客的要求必须转化为有明确的文字规定（包括合同草案、口头订单或电话订单）。二合同评审1、评审要求： 1) 业务部可采用会签或会议的方式组织各相关部门进行合同评审，做好评审记录，建立合同台帐；2)评审时必须确认公司有能力满足合同或订单的要求； 3)各部门的意见不一致或与顾客的意见不一致时，由业务部负责协调，取得一致意见后方可签订合同； 4)合同的修订，由业务部负责公司内外的协调，修订后的合同由原批准人批准，业务部做好记录；对重大的合同修订，由业务部重新组织评审，必要时请顾客参加评审；业务部把修订后的有关信息及时、准确地传递给公司各有关部门；2、评审内容： 1)合同规定的技术要求，顾客指定的特殊特性，质量保证要求，有关安全保障要求，型号，供货数量，交货期限，交货地点，交付方式，标识，包装要求等； 2)对所涉及产品的技术可行性进行研究、确认并形成文件，包括进行风险分析。3)价格、付款方式及期限，违约责任，解决合同纠纷的方式，以及其他约定事项等。3、评审单位：1)业务部是合同评审的主责单位，负责组织评审，合同传递，内部和顾客沟通；负责产品价格、付款方式及付款期限的评审2)综合部负责对采购物品的交货期限、交货数量的评审；3)生产部负责对生产能力的评审；4)工程质量部对所涉及产品的技术可行性进行研究、确认并形成文件，包括进行风险分析和技术协议评审、质量保证能力进行评审，并组织质量协议的评审。三审批总经理负责合同的审批；不通过则与顾客沟通或不接订单。四顾客沟通1、经评审就有疑问的方面，业务部应及时与顾客进行沟通，以完全理解顾客要求。2、公司能力不足时，业务部应向顾客说明，以求顾客谅解。3、在后续交付过程中出现不能按顾客要求完成的，销售部应及时报告顾客，经与顾客沟通后应重新修订合同草案并评审。五设计草案及报价评审通过后，在二周或顾客规定的时间内。工程质量部完成设计草案，业务做好报价单，一起提交给顾客；由业务部负责与顾客沟通。六签订合同经双方同意后签订XXX合同，并记录于合同一览表。七归档和传递业务部负责已经完成签订的销售合同和技术协议的提交工程质量部归档，由工程质量部根据产品的要求分拆零部件明细表，并传递给综合部。 八合同变更1、顾客提出设计变更时，由生产部统计在制品、库存数量交业务部，由业务部与顾客协调处理。业务部须尽快与顾客明确变更内容，变更内容书面通知工程质量部（必要时可知会相关部门），变更之后版本（图纸和技术资料等）由业务部交顾客确认，并将确认书面通知相关部门，以做相应处理。2、顾客提出交期变更时，业务部和生产部协商讨可行性，再由业务部同顾客沟通。3、顾客提出数量减少变更时，由生产部统计在制品、库存数量知会业务部，业务部同顾客沟通协调处理。顾客提出数量增加变更时，由业务部根据增加数量“合同评审” 实施4、本公司提出的变更，须经顾客认可方能执行。九合同执行状况评价业务部负责跟踪合同的履行情况进行统计分析，测评合同履行率，对出现的质量问题及交付问题做出评价，并向各部门发布实施改