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正确显示出Word中的空格Word基础教程:正确显示出Word中的空格在文档中使用空格是再平常不过的事情了，但是，如果空格显示为小黑点而挥之不去，却是一件很丢面子的事情，尤其显示给学生们时。 采用“常用工具栏”中的“显示/隐藏编辑标记”，把这些小黑点隐藏起来，还空格以本来面目。但笔者认为这种方法仍有不足之处：首先，“编辑标记”不只“空格”一种。点击Word上方的“工具选项视图”（请见附图）。图中的“格式标记”都是“编辑标记”，除空格之外还有制表符、隐藏文字、可选分隔符、可选连字符、段落标记。王老师的方法不能进行选择性隐藏，即在空格不显示为小点的同时，段落标记等其他“编辑标记”也同时看不到了，这不一定都是我们所希望的。其次，采用这种方法，并不能保证每次都能把这些小黑点隐藏成功。如果“空格”之前有“”，则无论点击“显示/隐藏编辑标记”多少次，这些小黑点都不能被隐藏。因此笔者认为：第一，如果文档中需要把空格显示为小黑点，可选中“空格”前的“”；第二，如果不需显示这些小黑点，应把“空格”之前的“”去掉；如果这些小黑点依然存在，点击“常用工具栏”中的“显示/隐藏编辑标记”即可。如果再点击一次，这些小黑点可重新显示。轻松输入各式各样的下划线我在别人的Word文档中看到一些特殊的下划线，经过研究发现，原来是通过特殊输入方法来实现的：在文档中每一行开头处，分别输入三个或三个以上的下列符号:、#、*、_、-、=，然后按下“Enter”键，就可以得到一些特殊的下划线了(如图)。使用快捷键快速应用项目符号有朋友问及这样一个问题：如果不使用Word工具栏上的“项目符号”或者“编号”按钮，而是使用键盘，能不能对段落快速应用项目符号或编号？因为朋友在写作的过程中，经常会用到这样的样式，而在打字的过程中停下来再去用鼠标点击工具栏按钮，觉得挺麻烦。Word中确实提供了一组快捷键用于为段落快速应用默认的编号样式，这组快捷键就是Ctrl+Shift+L。然而在实际使用的过程中，有些版本或系统中的Word中这组快捷键不是很好用，经常会出现问题。其实有一个办法可以确保使用快捷键能够正确地应用项目符号或编号，即自定义快捷键。许多朋友不清楚自定义快捷键的方法，或者不知道怎么定义，但不知道哪个中文命令对应哪个英文命令，因为在自定义快捷键时，“自定义键盘”对话框的“命令”列表中列出的是英文。为了帮助有些需要的朋友解决这个问题，下面介绍如何通过自定义快捷键来对段落快速应用项目符号和编号。具体操作步骤如下。1.启动Word后，选择菜单命令“工具自定义”，打开“自定义”对话框，单击右下角的“键盘”按钮。图12.在“自定义键盘”对话框中，单击左边“类别”列表中的“格式”，然后在右边的“命令”列表中的“FormatBulletDefault”，这个命令的意思是“根据当前默认值创建项目符号列表”。这时可以为该命令指定新的快捷键，Alt+B是一个不错的选择。当按下Alt+B后，在“请按新快捷键”下方的文本框中就会出现该快捷键，这时单击对话框左下角的“指定”按钮。单击“关闭”按钮关闭回到“自定义”对话框，再单击“关闭”。这样就完成了快捷键的定义。图23.将插入点定位到某一段落，然后按下Alt+B键试一下，发现已经起作用了。4.如果要定义一组快捷键，使得可以为某段落快速应用编号列表，可以重复1-2步，只不过在选择命令时，要选的是“FormatNumbetDefault”。新快捷键推荐使用Alt+N。如果希望精确地为段落应用某种格式的项目符号和编号，使用上述方法是实现不了的，可以使用录制宏并为宏指定快捷键的方法，在此就不再做介绍了，读者可以参考有关录制宏的文章。输入商标等符号的快捷键在Word中，我们可以通过下面的组合键来输入一些特殊的符号：按“Alt+Ctrl+C”组合键即可输入“版权符号”；按“Alt+Ctrl+R”组合键即可输入“注册符号”；按“Alt+Ctrl+T”组合键即可输入“商标符号”；按“Alt+Ctrl+E”组合键输入欧元符号；按“Shift+Alt+Ctrl+?”组合键即可输入上下颠倒的“?”号。注意：按下“Alt+128(小键盘上的数字)”组合键，也可以输入欧元符号。让Word自动编号功能失效的技巧微软的Word有“自动编号”功能，能够在作者每次换行的时候，自动为新段落添加编号。而且即使我们对这些段落随意进行添删操作，自动编号也能保证编号的准确。 但由于文档的格式要求不同，有时我们并不需要Word这个“自作主张”的功能。那您知道该如何取消它吗？本文列举了如下两个方法(注:本文所述技巧已于微软Word 2003中测试通过)1. 暂时取消自动编号如果我们需要暂时取消自动编号功能，可以在换行的时候按住Shift键再击打回车(Enter)键，此时，Word暂时不会输出编号，而等作者对该段落录入完毕再击打回车键时，Word仍会按照原来的编号次序继续为新段落编号。如图1所示图12. 完全取消自动编号如果我们在后续的段落中根本不再需要编号时，只需要直接击打两次回车(Enter)键即可完全取消Word的本次自动编号。当然，如果我们再次启动编号功能时，Word会重新从1开始编号。如图2所示图2怎么样，这两个方法还都挺简单的吧，那还不赶快自己动手试试!解决电子书中不能复制文字的问题现在市面有很多电子档的说明书加了锁，有时想把其中的文字复制下来供自己参考，但很多人可能会发现用鼠标选选不中文字，右击不出现菜单，按下Ctrl+C键也无效。这时，怎么办呢？帮你搞定！首先保证你打开着不能复制文字的电子书的情况下（如图）图1 打开一本电子书然后打开一个Word文档。将你的鼠标放在此电子书文本的右下方，按住“hift”单机鼠标右键，再点击鼠标左键就会出现（如图）图2 用上文方法选中文字接下来是最简单的一步了！在选中的文本上方点住鼠标左键，将其拖拽到Word文档中，搞定了（如图）！图3 将其拖拽到Word文档图片也能随意旋转以前往Word中插入图片的时候，如果需要将图片旋转一定的角度，只能在别的软件中将图片先处理好，然后再插入到Word中。如果在Word中，能够像旋转自选图形那样，自由旋转图片就好了，也省却了处理图片的功夫。一次偶然的机会，我发现了一个变通的办法，图片也能随意旋转了。您也试试？首先在工具栏上点击右键，然后在弹出的快捷菜单中选择“自定义”，打开“自定义”对话框，点击其中的“命令”选项卡(如图1)。在“类别”列表中选择“绘图”，然后在右侧的“命令”列表中选择“分解图片”。用鼠标将此命令拖到“绘图”工具栏的适当位置放好(在默认的情况下，绘图工具栏中是没有这个命令按钮的)。图一现在您就可以像以往一样，点击插入图片来自文件菜单命令，选中要插入的图片，双击将图片插入到当前Word文档。此时插入的图片在被选中时，它的四周有八个黑色的填充矩形控制句柄。但是只能进行水平或垂直方向的翻转或以90为单位进行旋转。想做任意角度的旋转是不可能的。不过，如果我们选中图片，点击分解图片命令按钮，图片四周的控制句柄变成了空心的小圆圈，而且在最上方，还有一个绿色的圆圈控制句柄(图片可能跑到文档的左上角)。把鼠标移过去，就可以进行旋转操作了(如图2)。此时，如果您双击图片，就可以打开“设置图片格式”对话框，在“大小”选项卡中，可以精确设置调整角度(如图3)。图二图三以上操作在Word XP中通过。如果您是制作演示文稿，那么在Word XP中旋转图片，然后再剪贴到PowerPoint中就行了(PowerPoint中没有“分解图片”命令)。超链接在教学中的巧妙应用我是一名老师，非常希望学生在练习或考试时，能方便地通过点击一些固定区域来完成题目要求。经过摸索和探究发现用Word超链接就能解决这一问题。下面以制作一个Word操作题为例进行具体介绍。首先将试题要求以Word文件形式和操作内容文件夹放在同一个文件夹下面，其中“Word练习要求”文件中存放着对具体文章进行操作的要求（如图1）。图1 “Wordkt”文件夹中存放的是对应的要具体操作的内容。然后，打开“Word练习要求”文件，在要求的后面输入“打开本题”四个字并选中，再单击工具栏上的“插入超链接”命令，这时在弹出对话框中的“浏览目标”处选择练习用的Word文件，此时，在“请键入Word文件名称或Web页名称”文本框中就显示出选择的目标文件了（如图2），最后单击确定。此时当把鼠标移动到练习要求后面的“打开本题”处，鼠标就变成了小手状，单击此处就直接进入要练习或考试的内容了。图2 其实这个方法对于制作“Windows基本操作练习题”也是适用的，只不过这时的“打开本题”不是和具体的Word文件相链接而是和用以操作练习或考试的文件夹进行链接，可是如何又和文件夹进行链接呢？如图3所示，“Windows操作要求”文件中的“打开本题”文字应该和文件夹“Czkt”相链接才可，我们在对“打开本题”进行超链接时，首先在“Czkt”文件夹或所属子文件夹中选择一个Word文件，如果没有可以自己先建一个，目的是为了让路径显示在“请键入Word文件名称或Web页名称”文本框中。然后将多余的路径删掉。这样就和此文件夹链接好了，然后点击确定。此时当“打开本题”时，出现的就是一个窗口了，此窗口就是要进行实际操作的Windows窗口。图3突破网页无法复制的限制我们常会遇到无法复制网页内容的情况。虽然我们可以通过查看源文件或是用SnagIt等软件提取文字或抓取为图片的方法来保存，但不是操作麻烦，就是无法直接编辑。其实遇到这种情况，我们还可以尝试用Word来解决。打开Word后，点击“文件/打开”选项，在弹出的“打开”对话框中，在“文件名”框中输入无法复制网页内容的网址。点击“打开”按钮后，稍候就可以在Word窗口中看到所有的网页内容了。而且还可以直接进行复制、删除和保存等编辑操作。提示：如果网页内容比较多，而且有大量的图片，那么Word打开网页的时候会提示“Word内存不足，修改之后无法撤销操作”的提示，这一点丝毫不影响我们复制网页内容，可以不管它。利用金山词霸字库在Word中输入英语音标朋友们常常需要在Word文字编辑中输入英语的音标，但不知从哪里才能找到它们。在系统默认的字体中是找不到音标的。建议你安装金山词霸，或者将金山词霸的安装盘中的Xdictksphonet.ttf文件安装到系统中；之后在Word 中选择“插入符号”打开“符号”对话框，在字体项里选“Kingsoft Phonetic Plain”，就可在下面的列表中发现需要的音标符号。Word文档字数实时动态统计在Word中，我们统计文章字数是利用“工具”中的“字数统计”命令。但是文章作了修改后，多次重复使用该命令不免麻烦。采用下面的方法，可以实现文章字数的动态统计。打开菜单“插入域”，选择“类别”中的“文档信息”和“域名”中的“NumChars”，“确定”退出，则出现阿拉伯数字形式的统计字符数。如果你变动了文章的内容，需要再次统计字数时，只要选中刚才得到的阿拉伯数字，点击鼠标右键，单击“更新域”命令，系统自动将新的统计结果呈现给你。两招挽救word文档中的乱码有的时候可能由于操作的问题，当你再次打开一个你认为没有问题的文档时，可能会看见文件中一片乱码更本就无法阅读！如果出现了这写情况可以通过下面的两个方法，来挽救你的文件。一、替换格式法这种方法就是把被破坏的Word文档另存为另一种格式。1、打开被损坏的文档单击“文件/另存为”菜单，在 “保存类型”列表中，选择“RTF格式”，然后单击“保存”按钮，并关闭word。2、打开刚才刚才保存的RTF格式文件，再次使用 “另存为”将文件重新保存为“Word文档”，现在打开这个word文件就可以发现文件已经被恢复过来了。如果在转换成rtf格式后文件仍然不能被恢复，可以将文件再次转换为纯文本格式（*.txt），再转换回Word格式。当然在转换为txt文件的时候其图片等信息会丢失掉。二、重设格式法在Word有一个隐藏的位置，用来保存文档中的各种格式信息，所以只要删除这些格式信息就可以将文件恢复了。1、在打开损坏的文档后，单击“工具/选项”菜单，选择“编辑”标签，取消对“使用智能段落选择范围”复选框的勾选，然后单击 按钮。这样就可以修复文件了。2、选定最后一个段落之外的全部内容，然后将这些内容粘贴复制到新的word文件中即可。Word中更新数据两法在办公操作中，常常遇到这种情况，文档已经输入完成时，某一个数值发生了变化，要将文档中所有相同的数值也要进行改变。这时，我们虽然可以执行“编辑/替换”命令，将数值进行更新。但这种方法效率较低，且属于事后补救。那么有没有什么方法，可以让Word文档中某一数值发生变化后，其它相同数值自动进行改变呢？在日常办公操作中，笔者总结出如下两种方法。一、定义书签法 将相关的数值及文字（如“利润比上年同期增长70%”等）输入到Word文档中，然后选中这一特定字符串，执行“插入/书签”命令，打开“书签”对话框（如图1），输入一个便于理解的名称（如“替换百分比”），然后按下“添加”键，这个对话框就自动关闭了。图1以后需要输入该词条时，执行“插入/引用/交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，按“引用类型”右侧的下拉按钮，选择“书签”选项，然后在下方列表中选择需要的书签名称，并确定“引用内容”为“书签文字”，最后单击“插入”按钮即可（如图2）。图2执行完这些操作后，如果要对相关数值进行修改，如改为“利润比上年同期增长70%”我们只需在原始数据（也就是定义成书签的那个数据）上修改，然后按“Ctrl+A”组合键选中全文，再按一下F9功能键，后面相同的数值也会做出应的更改，更加方便、准确、高效。二、选择性粘贴法将需要的特定字符（如“利润比上年同期增长70%”等）输入到Word文档中，然后选中这一特定字符，执行“复制”操作。再将光标定在需要再次输入此词条的位置上，执行“编辑/选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“粘贴为链接”选项（其它选项不需要更改），确定返回就行了。重复执行此操作，直到将所有的相关数值及文字输入完成（如图2）。图2以后按照方法一的操作步骤，就可以更新数据了！小提示：这两种方式支持对原始数据进行删除、数据更改，如果要在原始数据上面添加文字或者数据，那可就不行了。快速设置字体一法在Word中设置字体通常是到字体下拉框中选择，如果你每次选择的都是那几种常用的字体，如黑体、宋体、仿宋体的话，不如将它们直接请到工具栏上，这样就方便多了。在Word菜单中依次选择“工具/自定义”，在打开的窗口中点击“命令”标签卡，接着在左侧“类别”栏中选择“字体”，右侧“命令”栏中即会出现所有的字体，我们只要直接用鼠标将需要的字体拖放到工具栏上即可（如图）。快去试试吧。Word非常规加密法为了保护重要的Word文件，多数人采取给文件加密码的方法。然而，这样更容易激起别人的兴趣。而且破解密码的软件网上到处飞，你的密码一会儿就被搞定了。那该怎么保护自己的秘密呢?换个思维，如果将Word文件中的重要内容隐藏起来，别人打开文件，看到的只是一些普通的内容，那不就一切OK了么！1、利用隐藏文字功能隐藏文字在Word中有一项功能，就是能够隐藏其中的文字。选中文件中重要的内容，单击“格式”菜单下的“字体”命令，打开“字体”对话框，在“字体”选项中，勾选“隐藏文字”复选框，单击“确定”按钮。为了迷惑对方，还可以在隐藏文字附近加一些无用的内容，以免引起怀疑。2、利用“版本”功能隐藏图片如果你的文件中有一些重要的图片，无法采用第一种方法进行隐藏，那你可以利用Word的“版本”功能。在“文件”菜单上，单击“版本”命令，打开“版本”对话框，单击“现在保存”按钮。在“保存版本”对话框的“版本备注”中，输入正在保存的版本的说明信息，再单击“确定”按钮后保存。然后将文件中的重要内容删除，只留下一些普通内容，或重新添加一些与文件无关的内容，保存并关闭文件。重新打开文件，看到的只有普通内容了。若要显示保存的隐藏内容，单击“文件”菜单下的“版本”命令，打开“版本”对话框，选中原有版本，单击“打开”按钮，就可以了。不过，保存的“版本”内容只能浏览，无法直接修改保存。若要修改，可以将当前“版本”内容另存为一个独立的Word文件，然后修改。 “长距离”拷贝文件我们在Word中编辑文章，尤其是长文章的时候，常常需要对文档中相距较远的两个章节做文字和图形之间的移动或者复制，甚至是调整文件结构，这个时候如果将文章分拆为两个窗口，上下对比着操作，那一切就简单多了。具体的操作方法是：将指针指向垂直滚动条顶部的“窗口拆分栏”处。当指针变为时上下光标时，把拆分栏拖动到所需位置。双击拆分栏，可返回原窗口。选定对象后，拖动对象穿过拆分栏到达指定位置即可。Word域功能的N招妙用Word无疑是现代办公中使用最多的字处理软件，在使用Word处理文档时，若能巧妙灵活地应用域，定会给我们的工作带来极大的方便。下面是笔者在工作过程中总结出来的一些小技巧，特整理出来与大家分享。通常我们是用以下方法调用域功能：启动Word 2003，将光标定位在需要输入分数的地方，点击菜单命令“插入/域”，然后在弹出的“域”对话框中进行相关操作（如图1）。除了上面讲到的域功能使用方法外，我们还有一种更为简单的方法，在Word文档中直接按下“Ctrl+F9”组合键，会在当前位置插入一对大括号“”，这就是域功能符标记，此标记不能通过键盘上的符号键来输入,我们可以直接在其中输入各种域代码。下面我们就一起来看看，Word是如何让我们随心所“域”的！输入分数通常情况下我们要在Word文档中输入分数，都是利用Word中的“公式编辑器”来操作的，这样不但需要安装公式编辑器组件，而且操作过程繁琐。其实，我们完全可以利用Word“域”功能轻松输入。例如我们要输入“3/4”，在需要插入公式的地方按下“Ctrl+F9”组合键，然后在大括号中输入“EQ f(3,4)”，按“F9”更新一下即可得到结果。具体格式为“EQ”空一格后输入“Lf(M,N)”。其中“L”是分数的整数部分，“M”是分数的分子，所以要输入三又四分之三，则输入“EQ 3f(3,4)”。是不是简单多了（如图2）？提示：如果输入后在Word文档中显示的不是分式，而是“EQ 3f(3,4)”这样的形式，则是没有更新域造成的，在代码上点右键，选择“切换域代码”命令或是直接按下F9键更新一下就可以了。输入上下标按“Ctrl+F9”组合键，在出现的域定义符“”中输入“EQ Xs(M,N)”。其中“X”是任意数学表达式，“s”是域功能符，“M”是上标，“N”是下标，不过需要注意的是，上标和下标不能同时存在，要么是上标，要么只能有下标。输入上划线在输入数学公式过程中，当我们要输入平均值，或是其它特殊需要，需要在公式或文字上方加上上划线的时候，我们可以利用域功能轻松实现。例如输入Y平均值 (Y带有上划线)。按下“Ctrl+F9”组合键，在出现的域定义符“”中输入“EQ xto(Y)”, 按F9更新一下即可。输入当前日期同样，在文件的末尾除了要输入单位外，还要输入日期。通常我们输入日期要么是利用输入法象输入普通汉字一样一个字一个字的输入，要么就是利用“插入”菜单中的“日期和时间”命令在文档中插入日期。但是这两种方法输入的日期不会自动更新，一般文件从起草到领导审阅，到最后成文，中间要经过一定的时间，等文件最终确定下来要打印时，我们往往还得手动将日欺更改为当前日期。得用域功能我们可以做到让落款中的日期自动更新。点击Word菜单栏的“插入/日期和时间”，从弹出的对话框中选择合适的日期格式，一般都是形如“二六年一月十三日”这样的日期格式，同时勾选“自动更新”。好了，现在Word已经将该日期视为一个域了，当最终成文时，只需单击该域并按下F9键，Word就会将其更新为当前日期了，十分方便。提示：我们还可以直接按下“Ctrl+F9”组合键，在出现的域定义符中输入“TIME EEEE年O月A日”，也能达到同样的效果。输入文档字数写完一篇文章后，我们总希望知道它的字数。在Word中依次选择“工具/字数统计”菜单命令即可实现，其实使用“域”也可以轻松完成上述任务。将光标定位到需要加入字数统计的地方，手工输入有关统计字符的提示信息，如“本文档的总字数为：”按下“Ctrl+F9”，在出现的域定义符中输入“NUMWORDS* Arabic* MERGEFORMAT”，按F9更新一下，当前光标处就会显示出该文档的字数。 对文档进行修改后，统计的字数并不会自动改变，只要将光标移到域代码上，待其变为灰色后用鼠标右击，执行“切换域代码”，Word就会自动更新该域，显示出修改后的字数。怎么样，通过以上实例你是不是感觉到了域功能的强大，不过，我们介绍的仅仅是域功能的冰山一角而已，还有很多实用的运用因限于篇幅没有介绍，就交给有心的你去摸索吧，希望各位朋友能够挖掘出更多更好的运用实例，到时侯别忘记拿出来与大家分享哟。以上我们用八个实例来介绍了Word域功能的妙用，其中大部分是用EQ域来完成的，下面我们在简单总结一下：打开WPS文档成乱码的解决方法最近一位同事拿来一篇WPS做的论文，请我帮他修改后再打印出来，我的电脑中安装的字处理软件是Word XP。记得Office XP中自带了WPS文档转换器，一直没机会用过。但等我打开一看，内容全都是乱码，无奈之下还是先装了WPS Office帮同事解了燃眉之急。不过不死心啊！后来经过研究，终于解决了这一问题。Office 2000也有WPS文档转换器，不过如果使用的是默认的安装方式，Office 2000不会自动安装WPS转换器。Word XP在安装时自动安装了WPS转换器，可以打开WPS文档时又会出错。所以，找一张Office 2000的安装盘，在光盘的PFilesCommonMSSharedTextConv文件夹下找到一个名为Wps2word.exe的可执行文件（Office XP安装盘找不到该文件），双击后，程序会自动判断你有没有安装过转换器，如果没有安装，程序会自动将转换器安装到电脑中。如果提示已安装(特别是Office XP用户)，建议先将其卸载，然后选择重新安装转换器。安装后重启系统，打开Word 2000或Word XP，在打开文件对话框的文件类型框中多出了“WPS DOS导入”和“WPS files”两个选项，使用这两个选项可以方便地在Word中导入DOS版本下的WPS文档和WPS 2000/WPS Office文档。需要说明的是，转换器能将WPS文档中的绝大部分格式和嵌入的对象转换过来，但可能会导致一部分排版格式的变化，只需重排一下文档就可以了。自动为单元格添加数量单位岁未年初，是各种报表制作的高峰期，很多种情况下财务人员都需要给单元格中的数据添加上单位，例如单位全年财政预算报表，就需要给单元格数据添加上单位“元”。遇到这种情况，很多朋友都是手动添加的，甚是烦琐。其实在Excel报表中，我们实现自动为单无格数据添加单位。选中所有需要添加单位的单元格，然后单击“格式/单元格”，在弹出的“单元格格式”对话框中，切换到“数字”选项卡，在“分类”列表框中点选“自定义”，在“类型”列表框中选择自己需要的数据格式，如“0.00”，最后在“类型”文本框中数据格式的后面添加中需要的数量单位，如“元”，完成后点击“确定”按钮（如图/）。好了，现在在Excel中一一录入数据，Excel就会为各单元格自动添加上数量单位了，可谓是一劳永逸，十分方便。让Word文档中的重复字符串自动更新我常遇到这种情况：Word文档已经输入完成时，某一个数值发生了变化，要将文档中所有相同的数值也要进行改变，通常我们用“编辑/替换”命令来实现，但这种方法属于事后补救，显得麻烦。最好是可以在输入过程中，某一些固定字符发生变化后，其它重复字符自动进行改变。笔者总结出如下两种方法：一、定义书签法将相关的数值及文字(如“利润比上年同期增长70%”等)输入到Word文档中，然后选中这一特定字符串，执行“插入/书签”命令，打开“书签”对话框，输入一个便于理解的名称(如“替换百分比”)，然后按下“添加”键，这个对话框就自动关闭了。以后需要输入该词条时，执行“插入/引用/交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，按“引用类型”右侧的下拉按钮，选择“书签”选项，然后在下方列表中选择需要的书签名称，并确定“引用内容”为“书签文字”，最后单击“插入”按钮即可执行完这些操作后，如果要对相关数值进行修改，如改为“利润比上年同期增长70%”我们只需在原始数据(也就是定义成书签的那个数据)上修改，然后按“Ctrl+A”组合键选中全文，再按一下F9功能键，后面相同的数值也会做出应的更改，更加方便、准确、高效。二、选择性粘贴法将需要的特定字符(如“利润比上年同期增长70%”等)输入到Word文档中，然后选中这一特定字符，执行“复制”操作。再将光标定在需要再次输入此词条的位置上，执行“编辑/选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“粘贴为链接”选项(其它选项不需要更改)，确定返回就行了。重复执行此操作，直到将所有的相关数值及文字输入完成以后按照方法一的操作步骤，就可以更新数据了!小提示：这两种方式支持对原始数据进行删除，如果要在原始数据上面添加文字或者数据，那可就不行了。文件管理为了发挥Word 的强大功能，建议你在使用时试试以下的技巧，灵活运用这些技巧，可以使你迅速成为Word高手（这里我们以Word XP为例，其他版本请参考操作）。今天我们介绍Word 实用操作技巧的第二部分文件管理类。1、从文档中删除文档创建者的个人资料如果不想让别人知道是谁创建或修改了文档，可以在Word XP中这样做：选择“工具”/选项，然后点击“安全性”标签，在隐私选项小节下选择“保存时从此文件中删除个人信息”检查框。当该文档下次存盘时，Word XP 就会删除其中的个人资料，或者用一些通用的资料取代个人资料。被删除的个人资料包括：属性对话框中的名字、管理器和公司以及对文档作出修改的作者的名字、每次存盘时的名字清单。2、将Word文档转换为图片利用Word XP，无需专门的图形编辑器就可以将Word文档转换为图片，方法是：先将编辑的文件存为doc 格式，然后关闭之；接着在Word XP中新建一个文件，打开资源管理器，把刚才存盘的那个文件拖到新建的文件中，就可以将Word文档转换为图片啦。3、复制文件不经过剪贴板方法是：用鼠标选中复制的对象（包括文字和图片），按住Ctrl键的同时，用鼠标左键把对象拖曳至目的地即可。 4、插入图标的技巧单击菜单“插入/对象”，弹出一个对话框，然后将“显示为图标”打钩，在“对象类别”中选取要插入的对象，按确定即可。如不满意图标的样式，你可以单击“更改图标”进行修改。5、使所有文档都显示在一个窗口中方法是：选择“工具/选项，点击“视图”按钮，清除“任务栏中的窗口”选项的检查框（右图），然后点击“确定”，就大功告成了。6、快速计数Word XP中新引入的“字数统计工具条可以加快单词、字符、行、页和段落的计数。如果需要控制文档中的词汇数，这个功能是很有用的。要显示该工具条，选择“视图”/工具栏/字数统计。要对一个文档中的单词进行计数（还可以对文档中的字符、行、页和段落进行计数），只需点击工具条中空白域右侧的小箭头儿，从菜单中选择“单词”，该空白域就会显示出文档中的单词数。使用“字数统计”工具条还可以对几个单词或特定的内容在文档中出现的次数进行计数，选择想对之计数的文本，并点击“重新计数”按钮即可。移植微软Office的个性化设置您想把在某一台电脑中创建的Office个性化设置，包括个性化菜单、宏命令等移植到别的机器上去吗？比如说您可以将家中的Office个性化设置移到单位的电脑中去、在重装系统后不再需要重建个性化设置等等，只用简单的导入功能即可实现。具体实现方法:点击“开始程序Microsoft Office 工具”，打开“用户设置保存向导”，点击“下一步”搜索已有的Office个性化设置，点击“保存本机的设置”。然后按“下一步”直到完成，设置程序会在您指定的路径下生成一个“新建设置文件.OPS”的文件。您可将此文件拷贝到目标计算机中，再次打开“用户设置保存向导”选择“将原先保存的设置恢复应用到本机上”一项，即可完成个性化设置的移植工作。当然，如果把这个文件提供给朋友，而且他所用Office版本与你的相同的话，那他就能分享你的一些实用设置了。输入能跟在文字后面显示的拼音Word 2003的拼音指南只能生成上下型的拼音格式，而有时我们也需要使用一些跟在文字后面的拼音，这该怎么做呢？笔者今天给朋友们介绍一个好方法，可以很轻易地让Word输出这种拼音来。如图1所示就是最终的效果图图11. 首先还是将要注音的几个字输入到Word中，然后全选，并执行“格式”菜单“中文版式拼音指南”命令给它们加上拼音，如图2所示图22. 随后再全选这些文字，并执行“编辑”菜单“复制”命令3. 点击“插入”菜单“图片艺术字”，并随便选择一个艺术字样式进入编辑窗口。按下Ctrl+V键将刚刚复制的带拼音文字粘贴到艺术字编辑器中，如图3所示图34. 此时我们就会发现拼音已经横向排列了，这时再选中图3窗口中的所有文字，然后用Ctrl+C先复制下来，再点“取消”按钮关闭艺术字编辑器，最后执行“编辑”菜单“粘贴”命令即可成功生成如图1所示的横向格式拼音了。【小提示】 由于在艺术字窗口中没有相应的复制与粘贴按钮，因此本文在这里使用了快捷键，其中，Ctrl+C代表复制功能，而Ctrl+V则代表粘贴功能。在文字后添加读音的另一种方法Word有给汉字注音的功能，遇到比较生僻的字时，我们可以采用这种方法以便于他人阅读。如果能把拼音放在汉字的后面，就会显得更加规范。有朋友曾经提出过一种利用艺术字的功能来实现这种效果的方法(见Word中输入能跟在文字后面显示的拼音)。笔者经过尝试，有了新的发现，在此介绍给大家，算是一个补充吧!第一步，选择要添加拼音的汉字文本，执行“格式”“中文版式”“拼音指南”，在“拼音指南”对话框中，可见“基准文字”和“拼音文字”已自动出现。如图1。第二步，单击“确定”按钮，汉字上面将自动被加上拼音。如图2。第三步，选中这些汉字和拼音，执行“剪切”操作，如图3。第四步，执行“编辑”“选择性粘贴”，打开“选择性粘贴”对话框，选择粘贴形式为“无格式文本”，如图4。第五步，单击“确定”按钮。可见双行变为一行，拼音位于每个汉字之后，但原有格式会被清除，采用的是插入点所在位置处的字符格式。如图5。我们现在来增加难度：如果想让多个汉字的拼音出现在随后的一个括号里，怎么办呢?这需要在“拼音指南”对话框中进行设置，单击“组合”按钮，原来单个的汉字即集中在一个文本框中，拼音集中在对应的另一个文本框中。下面我们就能对它们动手术了，可以在拼音框添加注解文字，还可以在各字音间添加空格，以避免将来拼音之间距离过近。如图6。单击“确定”按钮后，效果如图7。然后需要做的就是和前面所讲的一样啦!先“剪切”，再“选择性粘贴”，效果如图8。提示：Word中的拼音指南原理上是利用了域来实现在汉字上方注音，在执行了“剪切”和粘贴为“无格式文本”后，域的形式将消失，拼音会自动“跑到”汉字的后面。如果在记事本中进行粘贴，也能实现同种效果。利用VBA编程制作考试用作文稿纸语文考试中，经常用到作文稿纸，Word中带有稿纸模板，但有诸多限制（如纸型、行列数等相对固定），在试卷排版时颇为不便。经过尝试，笔者找到一种利用Word的VBA编程，通过绘制表格实现考试用作文稿纸的方法。一、编制程序1启动Word，连续点击“工具”，“宏”，“录制新宏.”，在弹出的对话框中填写宏名（此例为“作文稿纸”），选择宏要保存的位置（可以保存在模板中，也可以保存在当前文档中），如图1所示。2为了方便操作，可以将此宏以按钮的形式指定在工具栏中。单击“录制宏”对话框中的“工具栏”按钮，在弹出的“自定义”对话框的右侧，选中宏命令“Normal.NewMacros.作文稿纸”，用鼠标将其拖动复制到“常用”工具栏，在其上单击右键，选择相应的命令修改名称，为其编辑一个小图标，结果如图2所示。3单击“录制宏”对话框中的“关闭”按钮，屏幕上将出现一个“录制宏”工具栏，单击停止按钮停止录制。4依次选择“工具”、“宏”、“宏”，在对话框中选择宏名“作文稿纸”，单击“编辑”按钮，打开vba编程窗口。录入如下代码：Sub 作文稿纸()UserForm1.CommandButton1.Enabled = TrueUserForm1.ShowEnd Sub 5插入一个窗体UserForm1，在其中插入4个标签，4个文本框，一个按钮。分别设置它们的相关属性，其中，“所需行数”文本框的“text”属性值设为25，“所需列数”文本框的“text”属性值设为20，“行间距”文本框的“text”属性值设为0.5，“首尾空行高度”文本框的“text”属性值设为0.4，如图3所示。6双击命令按钮CommandButton1，录入以下代码：Private Sub CommandButton1_Click()Dim n As Integer定义一个变量为整数型n = 1ActiveDocument.Tables.Add Range:=Selection.Range, NumRows:=Val(TextBox1.Text) * 2 + 1, NumColumns _:=Val(TextBox2.Text), DefaultTableBehavior:=wdWord9TableBehavior, AutoFitBehavior:=wdAutoFitFixedSelection.EndKey Unit:=wdRow, Extend:=TrueSelection.Cells.Borders(wdBorderVertical).LineStyle = wdLineStyleNoneSelection.Tables(1).Rows.HeightRule = wdRowHeightExactly设定表格行高为固定值Selection.Tables(1).Rows.Height = CentimetersToPoints(Val(TextBox3.Text)设置表格行高为设置值，作为行间距Selection.Tables(1).Rows(1).Height = CentimetersToPoints(Val(TextBox4.Text)设置第一行行高为设置值Do While n Val(TextBox1.Text) + 1Selection.EndKey Unit:=wdLineSelection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=2将插入点移至下一行Selection.Tables(1).Rows(2 * n).Height = Selection.Tables(1).Columns(1).PreferredWidth设行高等于列宽Selection.EndKey Unit:=wdRow, Extend:=TrueSelection.EndKey Unit:=wdLineSelection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=2将插入点移至下一行Selection.EndKey Unit:=wdRow, Extend:=TrueSelection.Cells.Borders(wdBorderVertical).LineStyle = wdLineStyleNone去除此行的内部框线，只余边框n = n + 1LoopSelection.Tables(1).Rows(Val(TextBox1.Text) * 2 + 1).Height = CentimetersToPoints(Val(TextBox4.Text)设置末行高为设置值Selection.EndKey Unit:=wdRow, Extend:=TrueSelection.Cells.Borders(wdBorderVertical).LineStyle = wdLineStyleNoneSelection.Tables(1).Rows.Alignment = wdAlignRowCenter表格居中With Selection.Tables(1).Borders(wdBorderLeft).LineWidth = wdLineWidth150pt.Borders(wdBorderRight).LineWidth = wdLineWidth150pt.Borders(wdBorderTop).LineWidth = wdLineWidth150pt.Borders(wdBorderBottom).LineWidth = wdLineWidth150pt设定表格边框为粗线End WithSelection.EndKey Unit:=wdLineUnload MeEnd Sub 二、使用与Word的稿纸向导或稿纸加载项相比，此程序做出的稿纸显然不适于在文档中直接使用，但在制作作文试卷时优势明显。其一，不受纸型限制；其二，因为是表格，所以能根据需要自由地添加、删除行列，还能在适当位置标注作文所要求的字数。应用前，应先设定好试卷模板，然后进行试验，以找出试卷最适的格子大小和行列数，需要制作稿纸时，可直接在“常用”工具栏上单击“作文稿纸”按钮，也可以连续点击“工具”，“宏”，“宏”，打开“宏”对话框，在左侧组合框中选择名为“作文稿纸”的宏，然后单击“运行”，即可启动宏程序，在随后出现的“作文稿纸设置”窗口中，根据需要修改默认设置，最后，单击“确定”按钮，程序将自动绘制作文稿纸表格，如果稿纸超出一页（或一栏），选择稿纸中部的行删除即可。下面图4是在A3纸左右两栏中分别制作的2016、2010稿纸。三、导出导入在VBA编程窗口中，分别选择工程资源管理器中的UserForm1窗体和NewMacros模块，导出UserForm1.frm、UserForm1.frx和NewMacros.bas文件。如图5。需要在其他电脑中使用这个程序时，把备份拷贝过来，启动VBA编程窗口，通过“文件”、“导入文件”将UserForm1.frm、和NewMacros.bas导入，在Word中就使用了。以上程序在Word 2003中调试通过，您还可以直接下载：UserForm1.frmUserForm1.frxNewMacros.bas不用关闭Word再开邮箱学会使用Office各个组件间的协同作业不仅仅可以大大提高您的工作效率，还会让您有一种酣畅淋漓的快感。本系列文章将从一个个实例出发，为大家演示如何将Office家族的成员都发动起来，满足不同的办公要求。我们假想一个需求，比如说我们需要向很多应聘者发送面试通知，这在邮件系统里使用简单的群发就可以，但是每封邮件完全一致，给人很不舒服的的感觉。如果能根据收信人来创建具有称呼的邮件就太好了，手动一封封编辑实在是太繁琐了。这个看似“不大可能”自动完成的功能结合使用Word与Outlook很容易就可以实现。请大家自信看下面的例子，我们需要在姓名、电子邮件和抵制三个方面对邮件加以分别标记再发送出去，只要使用Word中的邮件合并功能就可以完成。不过开始操作之前，请完成以下设置：(1)在Outlook中完成邮箱账户的设置，确保接收发送正常。(2)Outlook联系人信箱不为空，它里面应该是包含了信件发送的人员。按照邮件合并的步骤，首先要完成邮件的编写工作。在信头留出相应的空间以便以后添加内容。之后，依次在功能区选择“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”，打开“邮件合并向导”，信息提示我们完成邮件合并共需六步。因为这是一封信函，所以在“选择文档类型”中请选择“信函”。下一步是设置格式，如果没有特殊需求，可以采用当前配置，当然也可以选用模板完成信件的格式化。下一步是添加收件人列表了，我们选择从Outlook联系人中选择，在下方点击：选择“联系人”文件夹，就会弹出Outlook中可以导入的个人文件夹。在“邮件合并收件人”中列出了所有存在的联系