11-12档案案卷质量管理标准.doc

安徽华电芜湖发电有限公司企业标准/WH218.032007档案案卷质量管理标准2008 发布 2008 实施安徽华电芜湖发电有限公司 发布前 言本标准以标准化工作导则（GB/T1）、GB/T154981995管理标准工作标准体系的构成和要求为基础，按照DL/T6001996电力标准编写的基本规定，结合本企业具体情况编写的。编写要求和表述方法符合上述标准和规定。本标准对档案案卷质量管理标准作了统一规定。本标准由公司标准化委员会提出。本标准由公司工程部归口管理。本标准起草部门：工程部本标准主要起草人： 审 核： 审 定： 审 批： 本标准于2008年首次发布实施。本标准由工程部负责解释。档案案卷质量管理标准1 范围本标准规定了本企业档案案卷质量标准工作的管理职能、管理内容与要求档案分类办法以及标准的实施与监督检查。本标准适用于本企业档案案卷质量的管理。2 规范性引用文件下列文件的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准；凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。档案著录规则DA/T18-1999科学技术档案案卷构成的一般要求GB/TII822-2000照片档案管理规范GB/T11821-2002磁性载体档案管理与保护规范DA/T15-1995会计档案管理办法1998年国家档案局颁布电力工业企业档案案卷质量标准3 术语与分类3.1企业档案 指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。3.2文件材料 指记录和反映企业各项活动的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件总称。3.3案卷 由互相联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。3.4卷内文件目录 指案卷内登记文件材料名称及排列次序等内容的目录。3.5卷内备考表 说明案卷内文件材料状况的表格。3.6档号 档案的编号。包括全宗号、目录代号、分类号、案卷号。3.6.1全宗号 档案馆指定给立档单位的编号。3.6.2目录代号 指产品、工程、课题、设备的代字和代号。3.6.3分类号 档案分类类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。3.6.4案卷号 案卷的顺序编号。4 管理职能4.1总经理办公室主任4.1.1把案卷质量列入档案目标管理内容。4.1.2培养提高档案人员的专业技能，保证案卷质量的标准。4.1.3及时解决办公自动化设备，以提高工效和保证案卷的规范化、标准化。4.2综合档案室专责人4.2.1拟定和贯彻规章、规程、规范、标准的工作计划、措施。4.2.2协调、组织专（兼）职档案员做好文件材料的收集、整理、立卷工作。4.3专职档案员4.3.1对各部门兼职档案员的材料收集、立卷工作进行技术指导。4.3.2对移交档案室的案卷进行质量检查验收。4.3.3负责归档案卷的系统整理、分类、编目。4.4兼职档案员4.4.1熟悉掌握收集整理、立卷工作内容和技术要求。4.4.2进行文件材料的收集、整理、立卷工作。5 管理内容与要求5.1整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。区别不同价值，便于保管和利用。5.2质量要求5.2.1归档文件材料应完整。已破损的文件应予以修整，字迹模糊或已褪变的文件应予复制。5.2.2 案卷内所反映问题的文件材料的份数以及每份文件的页数应齐全完整。5.2.3字迹不清的重要文件应进行复制（打印或手抄）并与原件一起立卷，复制件在前，原件在后。5.2.4案卷内文件材料必须准确反映生产、基建、设备和经营、管理活动的真实内容；图纸要与实际相符，需要定期进行核对，并加盖核对章。5.2.5卷内文件材料和案卷封面、卷内目录、备考表用钢笔书写、用激光打印机打印或油墨印刷，书写采用耐久的墨汁、炭素墨水或蓝黑墨水。不准用色带打印机打印和复印件代替。5.2.6案卷封面、卷内目录、卷内备考表书写字迹要工整、清晰、规范。5.2.7整理归档文件所使用的纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5.3组卷要求5.3.1文件材料的分类组卷按照电力工业企业档案分类规则和本企业档案分类编号管理标准进行。5.3.2将文件材料按其形成或针对的年度分开。一般管理性文件材料按形成年度；但跨年度的请示与批复，按复文年度；没有复文的，放在请示年；跨年度的规划、计划归入针对的第一年；跨年度的总结归入针对的最后一年；计划、总结合一的应归入计划或总结为主的那一年；跨年度的会议文件归入会议的开幕年；非诉讼案件归入结案年；法规性文件归入公布或批准年。5.3.3归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。5.3.4同一案卷内文件材料的保管期限应当基本相同。5.3.5独立项目形成的管理性文件材料，归入该项目整理组卷。5.3.6声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。5.3.6.1照片和底片一起组卷。按卷内照片排列顺序编流水号。5.3.6.2照片文字说明的成份包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。5.3.6.3说明的编写要求：a.综合运用六个要素。概括地揭示照片影像反映的全部信息，文字简洁，语言通顺，一般不超过200字。b.一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组联系密切的照片可加总说明。c.说明采用横写格式，宽度可根据情况灵活掌握。d.说明应分段书写。单张照片的说明在照片右侧书写。总说明在第一张照片的上方书写、大照片的说明可另纸书写，一同保存。5.4组卷方法5.4.1会议文件材料，按一会一卷或一会数卷。5.4.2工作计划、总结等文件，一般按文件名称或责任者组卷。5.4.3统计报表、名册等文件材料，按问题结合时间组卷。5.4.4非诉讼案件按立卷问题或人名组卷，可一案一卷或一案数卷。5.4.5人民来信按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组卷。5.4.6针对生产专业、科研课题、基建项目、设备仪器的管理性文件，应归入生产专业、科研课题、基建项目、设备仪器中组卷。5.4.7生产专业、科研课题、基建项目、设备仪器中的文件材料、图纸按其年度、专业、阶段、结构等分别组卷。5.4.8会计凭证按月份、凭证种类组卷；会计帐簿一本为一卷；会计报表按年度组卷；工资表按年度组卷。5.5案卷保管期限的划分（参见各专业档案标准中的保管期限）。5.6卷内文件材料排列要求5.6.1卷内文件材料一般按问题重要程度、责任者或时间顺序排列。5.6.2密不可分的文件材料，要依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。5.6.3基建工程按依据性材料、基础性材料工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工验收等排列。5.6.4设备按依据性材料、设备开箱验收、随机图样、设计安装调试、设备运行维修等排列。5.6.5科研题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果审报奖励和推广应用等时间阶段排列。5.7案卷的装订与修整5.7.1卷内文件材料规格应基本一致，符合标准幅面尺寸（297mm210mm）或（260mm185mm）。5.7.2对规格小、字迹偏左不易装订或大于A4幅面的要进行托裱、裱糊和折叠达到规格统一。5.7.3案卷装订前要拆掉金属物。5.7.4文字材料采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸不装订。5.7.5文件按件装订正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复制件在前，原件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。5.7.6选用蜡线或不锈蚀的材料做装订材料，采用三孔一线装订方法：装订位置在文件材料左侧中部距左端12mm，装订长度160 mm。装订做到下齐、右齐、无倒页、不漏订，牢固、整齐、美观。5.8案卷编目要求5.8.1编写页号5.8.1.1卷内文件材料有书写内容的（包括原图目录）页面均应编写页号。页号编写位置：单面书写文件在右下脚；双面书写文件正面在在右下脚，背面在左下脚；图样在右下脚。5.8.1.2装订的案卷，案卷从“1”起依次编写页号。5.8.1.3不装订的案卷，以件为单位从“1”起依次编写页号。按要求在文件的右上角、图纸在右下角标题栏处加盖档号章，填写档号章内容。5.8.1.4两张以上小幅面文件材料托裱在一页纸上的，按一页编写页号。5.8.1.5案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表不编写页号。5.8.2卷内文件目录的编制5.8.2.1 0-5大类a.序号 以卷内文件排列先后顺序填写。用阿拉伯数字从1起，依次标注。b.文号 填写文件制发机关的发文字号。c.责任者 填写制发文件的组织或个人，即文件的署名者。d.文件材料题名 填写文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“【】”号。e.日期 填写文件的形成时间。在表示年、月的数字右下角加“.”号。f.页数 填写每件文件页数。g.卷内文件目录排列在文件材料首页之前。5.8.2.2 6-9大类a.序号 以卷内文件材料排列先后顺序填写。用阿拉伯数字从1起，依次标注。b.文件编号 填写文件的文号或图样图号。c.责任者 填写文件材料的编制单位或主要责任者。d.文件材料题名 填写文件材料标题的全称或图纸名称。e.日期 填写文件材料的形成时间。在表示年、月的数字右下角加“.”号。f.页数 填写每件文件页数。（装订案卷填写每份文件首页上标注页号，卷内最后一份文件要填写起止页号。）g.卷内文件目录排列在文件材料首页之前。5.8.2.3照片档案 照片档案卷内目录项目有照片/底片号、题名、拍摄时间。以照片自然张著录，有总说明的以若干张为单元著录。5.8.3卷内备考表的编制5.8.3.1本卷情况说明 填写案卷内文件材料的件数和页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题（卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等）。案卷归档后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间。5.8.3.2立卷人 由立卷人签名。5.8.3.3检查人 由案卷质量审核人签名（0-5大类）。5.8.3.4立卷时间 填写立卷完成的日期。5.8.3.5卷内备考表排列在文件材料尾页之后。5.8.4案卷封面的编制5.8.4.1 0-5大类案卷封面印制在卷盒的正表面，编制项目如下：a.档号 填写档案的年度号、分类号、案卷顺序号b.案卷题名 即案卷标题。概括本卷文件材料的主要制发机关（使用全称或通用简称）、内容和名称。文字应力求简炼、明确，不超过50字为宜。c.编制日期 填写卷内文件材料形成的起止年月。d.编制单位 填写卷内文件材料的形成单位或主要责任者。e.保管期限 填写组卷时划定的案卷保管期限。f.密级 依据保密规定填写卷内文件的最高密级。5.8.4.2 6-9大类案卷封面印制在卷盒的正表面，编制项目如下：a.档号 填写档案的目录代号、分类号、案卷顺序号b.案卷题名 应简明、准确揭示卷内文件材料的内容。主要内容包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等。 c.编制单位 填写卷内文件材料的形成单位或主要责任者。d.编制日期 填写卷内文件材料形成的起止年月。e.保管期限 填写组卷时划定的案卷保管期限。f.密级 依据保密规定填写卷内文件的最高密级。5.8.4.3会计报表的案卷封面项目 包括单位名称、类目名称、日期、保管期限、档号。a.会计帐簿封面项目 包括单位名称、类别、帐薄名称、年度、页数、保管期限、档号。b.会计凭证封面项目 包括单位名称、科目、年度、月份、起止日期、顺序号、本月共形成册数、保管期限。5.8.5案卷脊背的编制5.8.5.1 0-5大类脊背项目包括：档号、案卷题名（填写二级类目名称，竖写）、件数、保管期限。5.8.5.2 6-9大类脊背项目包括：档号、案卷题名（从右至左竖写）。5.8.5.3会计帐簿和会计报表脊背项目包括：类别名称、时间、档号、保管期限；会计凭证脊背项目 包括