项目档案管理办法.doc

连云港港疏港航道工程项目档案管理办法一、档案工作总则（一）根据中华人民共和国档案法，国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、江苏省档案管理条例、江苏省重大建设项目档案验收办法等有关法规与规定，结合本项目工程实际，制定本办法。（二）本办法适用于参与连云港港疏港航道工程建设的所有单位。（三）本项目档案是指在本项目建设与管理过程中形成的、具有保存价值、并经过系统整理的各类不同载体形式的历史记录。（四）项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目的竣工验收。各参建单位应在工程完成后向建设单位提交合格的项目档案。（五）项目档案工作应纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。（六） 本项目档案工作实行统一领导、统一管理、分层负责，档案业务上接受江苏省档案局、省交通厅的指导和监督。二、档案工作的组织管理（一）连云港港疏港航道工程现场指挥部项目管理办公室负责组织、协调和指导建设、设计、监理、施工等单位编制项目竣工文件。项目办成立档案工作领导小组，建立由建设、设计、监理、施工单位组成的档案管理网络。项目办综合部是档案工作的扎口管理部门，下设综合档案室，配备专职档案员，对项目档案工作进行指导和检查。（二）各参建单位应明确本项目档案工作负责人，配备档案人员，建立档案管理网络，建立相关的岗位责任制，确保档案工作有序开展。（三）施工单位项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目的全部文件的收集和整理归档工作，并提交总承包单位汇总；建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位自己负责收集和整理归档工作。（四）监理单位应将保证竣工文件质量作为监理工作的内容之一。监理单位除负责提交监理档案外，还应负责监督检查施工文件的完整、准确、系统情况，负责审核签署竣工文件，保证竣工图纸与工程实体相符。竣工文件编制完成后，要向建设单位提交竣工档案质量的专项报告。三、档案管理控制措施（一）本项目档案工作与项目建设同步管理。所有建设项目立项时就应明确归档范围。签订设计、监理、施工等协议（合同）时，要对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。检查工程进度与工程质量时，要同时检查工程档案的收集和整理情况，发现问题及时整改。进行工程质量评定和验收时，要同时验收应归档文件的完整、准确性及质量，并在验收后及时整理归档。（二）各参建单位应建立档案工作的“四纳入”和“三参加”制度。“四纳入”即将工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理，纳入施工管理考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制。“三参加”即建设项目专职或兼职档案员要参加有关工程会议和工程质量验收，参加设备开箱，随时掌握档案材料的动态情况。四、文件材料的收集、整理、归档职责（一）各参建单位应按照项目档案的归档范围，按时完成各自合同内项目的档案文件的收集、整理和归档工作（二）项目文件的收集范围包括项目前期文件、综合管理性文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、科研文件等：1、项目前期文件， 指项目开工以前在立项、审批、招投标、勘察、征地拆迁、设计以及工程准备过程中形成的文件，由项目办负责，其中勘察、设计文件由勘察和设计部门负责。2、综合性管理文件， 指业主在项目建设过程中形成的管理文件，主要有各种批文、请示、通知、会议纪要、简报、情况汇报、总结等，由项目办负责。3、项目竣工文件,指竣工时形成的反映施工过程和项目实体真实面貌的文件，由施工文件、监理文件和竣工图组成。施工文件和竣工图由施工单位负责，监理文件由监理单位负责。4、设计部门确保设计变更文件的完整性。5、项目竣工验收文件，指工程完成后质量评定、试运行阶段及竣工验收形成的文件，由项目办负责。（三）施工单位竣工文件编制完成后，由施工单位、监理单位和建设单位有关人员对竣工文件的完整、准确和系统情况以及案卷编目、装订等质量进行审查，合格后，施工单位和监理单位在案卷上签字确认，连同审查记录移交给建设单位。（四）各参建单位同时做好照片、音像档案的收集和归档工作。五、档案的信息化管理（一）根据江苏省基本建设项目档案验收办法中关于建立项目档案数据库的要求，本项目档案将应用“航闸工程档案全过程控制管理信息系统”进行管理。（二）全部案卷目录和文件级目录录入档案管理信息系统，项目综合管理性文件和竣工图实行全文数字化管理，同时制成不可擦除型光盘保存。六、档案的整理、归档（一）归档时间：各参建单位在建设项目完成后三个月内，将应归档的文件经过系统整理、编目、装订后，向建设单位档案管理机构归档。 （二） 归档数量：竣工图为4套，其它竣工文件为原始件1套。（三）归档质量：文件的系统整理和立卷应符合国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求的规定及有关标准。文件制作要求字迹清楚，图面整洁，签字手续完备。档案必须完整、系统、准确，成套，真实记录和反映项目建设的全过程和客观情况，图物相符、技术数据可靠。七、档案质量检查与验收 （一）档案质量检查1、施工单位档案质量的检查按四级进行，即编制单位自查，监理单位复查，建设单位三查，验收小组终查。2、监理单位档案质量的检查按三级进行，即编制单位自查，建设单位复查，验收小组终查。（二）档案验收1、本项目在竣工验收前必须先通过项目档案验收， 凡项目档案未经审查验收通过的项目，不得办理项目竣工验收手续，不得进行工程费用结算，不得申报优质工程。（三）项目交工验收前由省交通厅组织项目档案的初步验收；项目竣工验收前，由省档案局组织项目档案验收。（四）项目档案验收之前，建设单位应组织各参建单位的有关负责人和相关人员，对项目档案的完整、准确和系统性进行自检自评，对发现的问题进行限期整改，并向项目档案的验收部门提交验收申请和自检报告。八、项目档案的移交项目档案由建设单位汇总后统一向管理单位移交，移交时应填写档案移交的内容、案卷数，办理交接手续。移交工作一般应在工程竣工验收后三个月内完成。 附件：1、连云港港疏港航道建设项目文件归档范围及保管期限表2、连云港港疏港航道工程项目档案质量要求 3、连云港港疏航道工程项目竣工图编制要求附件1 连云港港疏港航道建设项目 文件归档范围及保管期限表1工程项目批文永久1.1项目建议书及其报批文件1.2可行性研究报告及其评估、报批文件1.3项目评估、论证文件1.4环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复1.5设计任务、计划任务书及其报批文件1.6开工批准文件2综合管理性文件2.1工程组织机构、人员管理文件永久2.2计划、投资、统计、质量管理文件长期2.3规范、标准、规划、方案、规定等文件长期2.4纪检监察、档案管理、安全生产、劳动竞赛等文件长期2.5会议纪要、简报、总结、汇报、计划等永、长2.6宣传报道、声像文件长期2.7其他文件长期3征地拆迁文件3.1征地拆迁工作总结永久3.2征地报批文件、用地红线图、土地使用证永久3.3征地移民安置补偿批准文件、协议书、会议纪要永久3.4征拆数量统计表（土地、房屋、杆线等）永久3.5征拆过程中与地方来往文件长期3.6征地赔偿政策文件长期3.7建设前地形地貌的状况、照片长期4招投标、合同管理文件4.1招标书、招标修改文件，招标补遗及答遗文件永久4.2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件，修正文件、施工执照永久4.3资格预审文件长期4.4开标议程、开标大会签字表，评标纪律，评标人员签字表，评标记录、报告等招标过程文件长期4.5中标通知书，承包发包合同、协议永久4.6概算、预算、差价管理长期4.7合同变更报批文件永久4.8专项变更申请、批复文件永久4.9索赔等涉及法律事务文件长期410代理招标委托书、合同、代理招标报告书永久5设计文件5.1地质、水文、地形、地貌、控制点等勘测文件永久5.2总体设计规划永久5.3方案设计永久5.4初步设计报批文件永久5.5施工图设计文件永久5.6工程设计计算书永久5.7设计评价、鉴定永久5.8设计变更审批来往文件永久6施工文件6.1土建施工文件长期6.1.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要6.1.2施工组织设计、施工技术方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺6.1.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定6.1.4建筑材料试验、强度试验报告6.1.5设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批6.1.6施工定位、测量、复核记录、地质勘探6.1.7土、岩试验报告、基础处理6.1.8隐蔽工程验收记录6.1.9施工记录6.1.10工程质量检测、评定、汇总6.1.11沉陷、位移、变形观测记录6.1.12技术总结、施工日记、大事记6.1.13交工验收记录证明6.1.14竣工报告6.1.15缺陷责任期以及扫尾工程6.1.16事故处理报告6.1.17施工声像材料6.1.18竣工图永久6.2设备制造及安装文件长期6.2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要6.2.2施工组织设计、施工技术方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺说明规程6.2.3设计变更、工程更改洽商单、材料零部件、设备代用审批6.2.4产品试生产质量鉴定报告6.2.5建筑材料试验报告6.2.6原材料及构件出厂证明、质量鉴定6.2.7焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录、X射线报告、底片6.2.8隐蔽工程验收记录6.2.9强度、密封性试验记录6.2.10制造、安装记录、质量检测评定、汇总6.2.11系统调试、试验记录6.2.12中间交工验收记录、证明6.2.13设备、材料合格证明、产品出厂合格证6.2.14设备、材料装箱单、备品备件单、零部件目录6.2.15设备验收记录、安装调试、测定数据、性能鉴定6.2.16使用说明书6.2.17竣工报告6.2.18施工日记、大事记6.2.19事故处理报告6.2.20施工声像材料6.2.21竣工图永久6.3电气、仪表、管线安装文件长期6.3.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要6.3.2施工组织设计、施工技术方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺说明规程6.3.3设计变更、工程更改洽商单、材料零部件、设备代用审批6.3.4建筑材料试验报告6.3.5原材料及构件出厂证明、质量鉴定6.3.6设备、材料装箱单、备品备件单、零部件目录6.3.7制造、安装调试记录、测定数据、性能鉴定6.3.8绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录6.3.9操作联动试验6.3.10有水调试、无水调试记录6.3.11电气装置交接记录6.3.12管线清洗、通水、消毒记录6.3.13管线标高、位置、坡度测量记录6.3.14中间交工验收记录、工程质量评定，产品出厂合格证明6.3.15使用说明书6.3.16竣工报告6.3.17施工日记、大事记6.3.18事故处理报告6.3.19施工照片6.3.20竣工图永久7监理文件长期7.1监理合同协议，监理大纲，监理规范、细则及批复7.2施工及设备器材供应单位资质审核，设备材料报审7.3施工组织设计、施工方案、施工计划，技术措施的审核，进度工期索赔及付款报审7.4开（停、复、返）工令，许可证，中间验收证明7.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批7.6监理通知、协调会审纪要，监理工程师通知、指令，来往函件、工作联系单 7.7工程材料监理检查、复核、实验记录、报告7.8监理日志、监理报表7.9会议纪要、来往文件7.10各项测控成果及复核文件7.11施工质量抽检记录，分析评估，施工安全事故报告7.12工程进度计划控制文件7.13变更项目审查，支付审批、索赔处理文件7.14单元工程检查及开工签证7.15工程分部分项质量认可、评定7.16主要材料及工程投资计划完成报表7.17设备采购委托监理合同，采购方案、监造计划7.18设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审7.19原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告7.20设备验收、交接文件，设备制造结算审核文件7.21设备采购、监造工作总结、7.22监理声像材料723竣工档案质量专项报告8交工、竣工文件永久8.2工程质量评定表8.3建设、施工、监理、设计工程总结8.4交工验收会议文件8.5质监部门的工程质量评定意见8.6项目竣工验收报告8.7项目执行报告（建设、施工、监理、设计、质监、使用）8.8项目质量评审文件8.9项目验收证书及验收委员会名册8.10竣工验收会议文件8.11主要技术指标表8.12环保、纪检、安全生产、消防、档案等验收文件8.13项目评优报奖申报材料，批准文件及证书9财务、固定资产管理9.1财务工作计划、总结长期9.2工程概、决算、审计永久9.3固定资产登记、移交长期9.4会计凭证、帐薄、报表永长短9.5工程计量支付审批文件长期10科研项目文件永久10.1开题报告、任务书、批准书10.2协议书、合同、委托文件10.3研究方案、计划、报告10.4实验记录、分析计算数据10.5有关工艺技术规范10.6阶段报告、总结10.7成果申报、鉴定、审批及推广10.8专业会议纪要附件2 连云港港疏港航道工程项目档案质量要求本要求依据国家档案行业标准DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范，GB/T118222000科学技术案卷构成的一般要求、江苏省重大建设项目档案验收办法制定。要求包括本项目文件的形成、案卷的组卷、排列、编目装订的质量要求。 项目文件指所有归档的文字材料、表格、图纸、照片、录像、录音、电子文件等。一、 项目文件形成质量（一）所有归档文件材料内容真实，数据可靠，签字手续完备。（二）归档纸质材料字迹清楚，图样清晰，页面整洁，格式规范，符合耐久性要求（用耐久性的碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写，不得用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸、热敏纸等记录文字、数据、签字和绘图）。（三）竣工图编制准确，修改到位，签署完备，能真实反映项目竣工时的实际情况。（四）归档文件必须是原始件，不得用复印件归档。有些文件确实只有复印件的，签发人签发或加盖单位公章可视为原件。建筑材料合格证明如果因批量小，厂家或供应商出具的是复印件，须厂家或供应商在合格证明上加盖质检证明章。（五）凡需签署的文件应由本人亲自签名。特殊情况需要代签的，应用书面形式授权委托人。（六）手工填写的数据有写错的，用斜线划去，在旁边书写正确数据，不允许用涂改液或用橡皮擦改。（七）计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。（八） 传真件如是热敏纸的，应复印后与原件一并归档。复印件是激光打印的则不需复印。（九） 录音、录像文件应保证载体的有效性，长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。（十）文件统一用A4纸（表格可用A4和A3，图纸除外），文件的装订边不得少于2.8公分。（十一）施工和监理用表的格式，由项目办制成统一格式后提供光盘给施工单位和监理单位参照。二、案卷质量要求（一）各类档案收集齐全完整。（二）档案分类科学，组卷合理1、每一卷内的文件要保持有机联系；2、管理性文件按内容、时间组卷；3、施工文件按分项、分部或单位工程组卷；4、监理文件中的管理性文件按文种组卷，监理抽检文件按工程项目放在施工文件后面组卷；5、设备文件按专业、台件组卷；6、影像类文件按时间或专题组卷。（三）卷内文件排列有序1、综合类文件按问题、时间或重要程度排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发文件在前，被转发文件在后；结论、决定在前，依据性在后；2、施工文件按工序排列。卷内有质量评定表的，质量评定表排前，施工记录排后；3、设备文件按开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；4、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草稿在后）。（四）卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面等编制规范1、卷内文件页号的编写卷内有书写内容的页面用铅笔编写页号。单面文件的页号编在右上角，双面文件的页号正面编在右上角，背面编在左上角，图样的页号编写在右上角或标题栏外右上方。没有文字内容的空白页不编页号；成套图样或印刷成册文件，不必重新编页号；与其它文件组成一卷的，应排在卷内文件最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不重新编写页号，可在备注中注明总页数；卷内目录、卷内备考表不编写页号；各卷之间分开编页号。2、卷内目录的编写-序号，用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；-文件编号，填写文件文号或图样的图号，或设备项目代号；-责任者，填写文件形成部门或主要责任者，名称太长的可填写规范简称；-文件题名，填写文件标题全称，没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加 ；原来已经装订成册的文件或成套图纸里面有详细目录的，卷内目录的文件题名一栏只需填写封面标题即可，如：XXXXX工程施工招标文件，在备注栏里注明：详细目录见第X页；-日期，填写文件形成日期，用8位阿拉伯数字，如2002年1月30日可写成20020130；-页号，填写每份文件首页起号，最后一份文件要填写起号和止号两项； -备注，需要时填写。3、卷内备考表的填写卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等；示例：文字材料20件，100页，照片10张，附图1张。卷内备考表排列在卷内文件之后，不编页号；互见号填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案档案号，并注明其载体形式，如：“本卷第X张图纸的变更设计依据文件见XX卷。”4、案卷封面和脊背的编制-案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称或代字（代号）及其结构、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的的原立项（包括代号）相符；工程依据性、基础性、竣工等综合性文件的案卷题名的主要内容包括责任者、内容特征、文种，如：“国家交通部关于京杭运河江苏段船闸扩容工程的批复”； 工程设计、施工、监理文件案卷题名的主要内容包括项目名称、内容特征、技术文件名称等，如：“谏壁二线船闸主体工程上闸首施工质量评定表及附件”；-编制单位（立卷单位），填写文件组卷部门或项目负责部门；-编制日期（起止日期），填写卷内文件形成的起止日期；-保管期限，填写划定的档案保管期限；-密级，依据保密规定填写卷内文件最高密级；-档号，依据建设单位提供的项目档案分类编号方案填写，可先用铅笔编好顺序号，移交后由接收单位统一填写。档案卷盒只需填写脊背上的内容，卷盒正面的内容不用填写，如果一盒内装数卷的，脊背上的案卷题名可只写简单的内容提示。（五）案卷装订整齐、牢固、美观，图纸折叠规范：1、文字材料采用整卷装订，已经印刷成册的的文件或成套图纸不用重新装订；2、不装订的单份文件要在卷内每份文件首页右上方加盖档号章，填写档案号的件号。档号章如图：档 号件 号3、装订时要去掉文件上的金属物，破损文件要进行粘贴修补，过于小的文件要粘在A4纸上；4、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式；（六）卷盒、卷内表格规格：1、卷盒外表规格为310mm*220mm,厚度有10 mm - 50mm，使用时视文件厚度而定；2、案卷内封面、卷内目录、备考表的尺寸为297 mm*210 mm（A4），表式由项目办提供；3、卷盒和卷内表格印制应清晰端正。（七）声像材料整理：1、照片、录像带、录音带、光盘的每张（盘）内容都要附文字说明，对事由、时间、地点、人物、背景、作者等六项内容进行 著录；2、数码照片、录像带刻成不可擦除型光盘保存。反映重大活动、会议、重要工程部位、隐蔽工程、先进施工技术和施工工艺的，可冲洗成照片装册；3、声像档案也要填写卷内目录，表式由项目办提供。附件3 连云港港疏航道工程项目竣工图编制要求 一、竣工图编制要求 1、本要求的依据为DA/T282002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范；2、竣工图由施工单位负责编制，监理单位对竣工图审核并签字认可；3、竣工图应完整准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收的实际情况；4、按施工图施工没有变动的，可在施工图（新图）上加盖并签署竣工图章，施工图必须是新的干净的施工图；5、一般性图纸变更及符合杠