【精品word文档】XXX建设工程交易中心招投标交易档案归档整理实施细则.doc

厦门市建设工程交易中心招投标交易档案归档整理实施细则(试行)一、为规范建设工程招投标交易档案的整理方法，提高工作效率，保证整理工作质量，根据建设部建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-20XX），结合我中心招投标交易档案管理工作的实际需要，制定本实施细则。二、本细则的建设工程招投标交易档案归档整理，是指将市交易中心收集在办理建设工程项目招投标业务各环节形成的文件资料后，以案卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。三、归档的招投标文件资料应字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。所有存档的文件材料应统一使用A4纸。四、招投标文件材料的立卷与归档，同一项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，可不必重复存档，但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息。案卷不宜过厚，一般不超过40mm。五、编制卷内文件页号应符合下列规定：（一）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。（二）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。（三）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。六、卷内目录的编制应符合下列规定：（一）卷内目录式样见附录。（二）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。（三）责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。（四）文件题名：填写文件标题的全称。（五）日期：填写文件形成的日期。（六）页次：填写文件在卷内文件首页之前。（七）卷内目录排列在卷内文件首面之前。七、归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录，并在归档文件材料尾页之后附卷内备考表，八、案卷封面的编制应符合下列规定（一）案卷封面采用内封面形式，其式样见附录。（二）案卷封面的内容应包括：档号、案卷题名、建设单位名称、招标代理机构名称、招标时间、编制单位、编制日期、归档时间、保管期限、共几卷、第几卷。（三）档号应由分类号、案卷号组成。档号由立卷人填写。档号编码规则应符合本实施细则第十一条规则。（四）案卷标题填写招标项目名称，要求写明项目全称并具体到招标内容。(五)建设单位名称和招标代理机构名称应填写全称。（六）编制单位应填写案卷内文件的形成单位即厦门市建设工程交易中心。（七）编制日期应填写案卷内全部文件形成的日期。（八）归档时间填写案卷形成后归档的日期。九、卷内备考表的编制应符合下列规定：（一）卷内备考表式样见附件四。（二）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。（三）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。（四）案卷备考表的说明，主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等。没有需要说明的事项可不必填写说明。十、案卷装订和装盒（一）文字材料必须装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。装订时必须剔除金属物。（二）案卷装具采用卷盒。卷盒的外表尺寸为310 mm 220 mm ，厚度分别为 30 、50mm。（三）案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。十一、案卷档号的编码以便于区分和查找为原则，由分类号、案卷号组成。（一）分类号以招标项目类别为区分：施工类SG， 监理类 J L，设计类 S J ，材料设备类 SB，代建类 D J ，物业类 WY，政府采购类 C