20130415《如何做好人事档案管理工作》.doc

【知识讲解】为了加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，下面让我们一起来看看人事档案管理的信息，欢迎浏览。“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”是现在人们对于人事档案的写真，“人事档案无用论”正在流行。随着社会的发展、人才流动频率的加快，越来越多的“单位人”变为“社会人”，然而，许多人把档案转到人才中心后一去不复返，有的干脆怀揣档案去了天涯海角。突然之间，人事档案好象不重要了，失去了作用，“弃档族”日增，“废档”、“死档”不断增加。而另一方面，社会各方面面临信用危机，各行业、部门及用人单位对于个人的信用记录及以往经历无处可查，档案没有，一些单位只好由人力资源部的人通过非正常的方式和途径去了解，操作起来很麻烦，加大了用人成本。还不如原来国企的时候，有什么重要的东西都入档案，人事档案一直是记录个人成长工作经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩的重要载体。装载着个人最原始凭证材料，是组织人事部门、用人单位及相关单位考察和了解个人的重要依据，是决定一个人的命运的重要工具。出现上述问题，一方面与个人的主观原因有关系外，与现行人事档案管理的混乱且制度不适应市场经济的发展有很大关系。一、多头管理。早在一九八八年，中组部、人事部“关于加强流动人员人事档案管理工作的通知人调发19885号”文件规定，流动人员人事档案统一由党委组织部门、政府人事部门及所属的人才流动服务中心等机构负责。其它机构不得承担人事档案的管理工作。但由于历史的、体制的原因，现在很多部门都在公开或私自管理人事档案，除人事部门所属人才交流机构外，劳动部门、失业管理部门、社会保险机构、一些社会团体也在管理；国企在管，一些私企也在管，一些民办中介机构利用各种名目也在管，甚至于把保管档案当成了谋利的手段，并不惜恶意竞争。众多部门管理档案，混淆了视听，令许多人茫然不知所往。二、都不管。人事档案多头管理的同时，又存在都不管的问题，只是方便流转，所做的只是档案的收发手续，调一下没用的档案工资，至于档案材料的收集与归档，难于上青天。有的管理单位进出的人事档案，甚至于可以做到连封口都不开。三、管理水平差。1、硬件环境差，参差不齐。有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处撒放，造成极大隐患，令存档人员忐忑不安，不能一心一意搞建设。2、管理人员人员少，素质低。一个人管理几千份档案，能管过来吗？另外，一些档案管理人员素质低，水平差，对档案缺乏责任感，不经过培训就上岗，不具备最基本的业务知识，不懂微机的使用，有的管理人员竟然分不清大专学历和本科学历的区别，让人大跌眼镜！ 3、人事档案管理手段落后。管理手段原始粗放，手工记帐，重复无效劳动，人事档案管理软件落后且软件不统一，现代化管理手段缺乏。4、档案服务开发意识差。不能及时收集信息入档，档案不能满足用人单位了解和掌握一个人全部信息的要求，不能满足新形势下社会经济发展相关领域对个人资信材料的需求，不能有针对性地提供有权威的证明材料。利用价值低，功能越来越弱化。5、管理混乱，保管手续不严格。一些管理单位，尤其是那些私自保管档案的单位，违反规定出具假证明，私自抽取、涂改、销毁有关凭证材料，使假学历、假经历、假身份合法化，扰乱了市场秩序。四、人事档案调动流转手续繁杂。尤其是异地调动，有时一个人为调档来回奔徙几次，搞得疲惫不堪，无奈放弃档案。一些档案管理单位故意刁难、滞留档案，违反规定保管、接收人事档案，给人事档案的管理带来许多副面影响。人事档案出现的各种问题，原因是多方面的、深层次的，也不是一两个部门、一个地区的事，它是全社会共同要面对的问题，是社会发展到一定阶段必然要出现的问题，关键是解决问题，要根据发展要求，赋予其新的生命力，更好地为经济发展服务。人事档案作为最原始的信用记录，不能没有，其功能不仅不能弱化，反而更要丰富，要强化！“没规矩不成方圆”，社会生活的方方面面需要秩序，人才流动也要有序流动，人事档案管理的改革势在必行，乱后必有大治！其出路就是提升人事档案的利用价值，结合人事档案建立个人信用档案，进而联网建立全国统一的公共信用体系，真正决定一个人在社会生活中的命运，使其深入到每个人的经济社会生活的方方面面，时刻提醒人们凡事要三思而后行。一、首先要立法。并树立全国“一盘棋”的思想。通过立法、执法建立信用档案的规范管理和失信惩罚机制，同时对档案管理行业进行监督和管理。保护好个人隐私权。二、分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。三、建立信用档案，建立征信体系。明确与公安、银行、工商、税务、民政、法院、企业及相关单位的关系，及时收集信用记录入档，及时为相关部门提供资信证明材料。联合征信，资源共享。强制规定，哪些材料需入档，哪些单位及个人需提供材料，经济生活哪些方面需要提供资信证明材料等。档案管理机构逐步蜕变为独立的富有权威的征信机构。四、人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。五、利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。六、开发式管理。树立人事档案利用的“受众”意识，变过去“守摊式”服务为开发式服务，重视研究人事档案用户的多方位需求，有针对性地提供个性化服务。“服务为主，适当收费”。只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。【案例回放】读者周女士打来电话反映，她是一个来自农村的农民子弟，来到北京以后，边打工边学习，首先取得了自学高考学历，之后在2000年通过了律师资格考试。周女士原本以为经过自己的努力，终于可以从事职业律师工作了。但是，当她去律师事务所办理律师实习时（律师要经过实习才能取得从业资格），一件令她意想不到的事情阻止了她的律师之路。原来，在律师事务所实习要有人事部门的档案，周女士由于是农村户口所以根本没有建档案，因此不能备案实习。她找了档案管理部门，但是他们说因为国家没有这样的政策没法解决，请问：改如何解决？【案例解析】目前像周女士的这种情况是比较多的，但是国家还没有正式出台相应的政策解决这类问题。其实，这类问题是新的职业资格认证和旧的人事档案关系不相适应而产生的。我国的人事档案制度规定，大学毕业生在毕业后取得干部资格，建立人事关系档案由人事部统管，而城市居民被单位招工录用后建立人事关系档案由劳动部统管。因此，农村的居民就没有建立档案关系。从事律师职业的是干部资格，要具备人事档案由人事部负责。但是，律师执业资格考试却没有参加考试的条件（非城镇户籍不能参加