基于人事档案管理创新策略的研究.doc

基于人事档案管理创新策略的研究【摘要】随着市场经济的快速发展和人才流动的不断加快，传统的人事档案管理制度暴露出越来越多的问题，已经不能适应现代人力资源管理与开发的实际需要。研究人事档案管理策略，进行人事档案管理创新是具有重要现实意义的事。本文结合现阶段人事档案管理的现状，对人事档案管理制度存在的问题及有关管理策略进行相应的研究分析。【关键词】人事档案管理;策略;分析研究1. 前言人事档案记录人生的经历，是组织、人事、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位由组织统一整理，保存起来以备查考的人事材料。类型主要有干部档案、职工档案和学生档案三种。内容记录干部、职工、写生个人的自然情况、社会经历、思想品德、业务能力、专业水平、历史和现实的表现。人事档案记录具有真实性、动态性、机密性的特点，是各级组织考察、了解和正确使用人员的重要依据。传统的人事档案管理制度在新的时期暴露出新的问题，这也促进了学界对人事档案管理关注度的提升，本文从分析人事档案管理制度存在的问题出发，提出人事档案管理制度的相关策略，以推进人事档案管理的研究和实践。2. 传统人事档案管理存在的弊端2.1思想上不重视档案及档案管理 随着经济体制和人才制度的改革不断深化，人才流动不断加快。但与此同时，劳动者和档案管理单位对档案的思想观念和重视程度并没有随着时代的变化而有根本的转变。部分劳动者认为现在是市场经济，档案已经失去了本来的效用，不关注自己档案的保管情况；管理单位认为档案管理工作简单重复、不及时进行清档和检查工作，档案管理随意、拖沓，没有标准化、规范化运行。思想上的不重视，导致现实中人事档案管理存在的弊端很难根除。2.2行政上人事档案管理职能交叉、缺少配合 我国现行的人事档案管理体制具有“多头”、分散的特点，参加主管人事档案的社会组织就有组织、人事、劳动、人才交流中心、社区等部门，隶属混乱，管理及其分散。人事档案管理传统上隶属于党委、机关和企事业单位的人事管理部门，一般不在各单位的档案管理部门的管理范围之内，虽然人事部门和档案管理部门职能上存在交叉性，但是工作上却缺少必要的配合，造成了档案管理部门职能的虚化。2.3管理上制度不健全、缺乏专职管理人员由于思想上重视程度不够，导致实际工作中人事档案管理制度不健全、缺乏专职档案管理人员等问题。主要表现在：第一，档案立卷不规范，案卷质量不高。有的档案材料内容前后不一致；有的用纸规格不一致；还有的档案材料短缺或者归类错误。第二，没有建立平时立卷和信息收集制度。平时不立卷和信息得不到及时有效的收集利用会导致人事档案资料不全，进而影响到干部、职工或者学生的考核、晋升、学习等事项。第三，缺乏专职管理人员。目前，人事档案管理人员多为兼职或者一岗多职，由于忙于其他业务，档案管理工作兼而不顾，造成档案管理即使有良好的制度也得不到贯彻执行。越来越复杂的档案管理工作，对档案管理人员的素质提出了更高的要求，低素质、兼职、易变动的人员很难适应档案管理工作。2.4模式上电子档案和计算机管理技术应用还不成熟 现行人事档案管理多为纸制档案，一定程度上阻碍了我国人事档案事业的发展，纸制的档案存在不方便携带、易丢失、恢复难度大等问题，不利于人事档案的科学管理。新兴的电子档案和采用计算机技术的人事档案管理中心由于人员、制度等方面的原因，应用还不是很成熟，还存在与纸制档案的对接认证等问题。3. 加强人事档案管理的策略3.1思想上要提高认识和重视程度在新形势下，包括单位和个人都要自觉更新观念，提高对人事档案的认识和重视程度。应该提高对档案的认识程度，增强档案是人员管理基石的观念，只有把人事档案管好用好，才能够更好的管理和使用人才。单位要提高对人事档案管理的重视程度，建立健全规章制度，配备专职人员、专业设备，规范有序进行管理。档案管理人员要提高对人事档案管理的重视程度，不要认为这是一件可有可无的工作，要强化服务意识、提倡奉献精神，积极探索人事档案管理的新方法、新思路，不断提高自身素质。3.2行政上要科学分类管理，密切加强配合 根据个体身份的不同，国家公务员的档案由组织人事部门按照管理权限建立并管理；企事业单位由专门人事档案管理部门设置专职管理人员进行管理；学生档案则由学校档案管理部门统一进行管理。其余身份人员档案，由政府档案管理部门设置统一的人事档案管理机构进行管理。在人才流动，档案需要交接、流转时，各部门通力协作，积极配合，为相关人员积极做好服务。3.3管理上要建立健全人事档案管理制度 人事档案管理，人事是基础，制度是保障。只有设立一套完整、合理的管理制度，才能够做好人事档案管理这一严肃性的工作。要建立平时立卷和信息收集制度，建立人事档案材料收集网络，任命收集联络员，明确收集范围和要求，保证人事档案材料内容充实；要建立信息鉴别归档制度，明确鉴别的内容和归档的要求，及时按质归档，时时查漏补缺，避免出现错误归档和漏档；要建立保管保密制度，减少人为因素对人事信息的损坏，保证人事档案的安全性和可靠性；要建立查阅制度，明确人事档案的查阅流程和方法，保证当事人既能及时合理使用，又不会纂改档案。让人事档案管理走上制度化、规范化发展的轨道。3.4模式上要促进档案管理的信息化和现代化 信息化和现代化是人事档案管理的必经之路。信息化要求人事档案管理积极应用先进科技成果和管理方法，不断提高人事档案管理的效率和水平，使用计算机对人事档案进行辅助管理，加快制作电子档案步伐。现代化与信息化相辅相成，要求进一步促进人事档案的数字化，加快建立相关数据库和管理系统开发，建设人事档案信息化管理网络。4. 结束语人事档案管理是一个科学性、系统性很强的工作，新的形势提出了新的要求和挑战，面对人事档案管理暴露出来的诸多问题，实践中的对应策略很多。只有我们密切联系实际，在实践中不断完善和发展管理制度和方法、不断提高专职人员素质、不断推进管理模式创新、不断促进管理的信息化、规范化和现代化，人事档案管理一定会充分发挥自己的效用，为社会管理创新的深入发展做出新的贡献。【参