文书档案管理复习纲要.doc

文书档案管理内容纲要第一章 文书与文书工作第一节 文 书一、文书的概念“文书”一词，早在两千多年前的西汉时期就已出现，贾谊过秦论有“禁文书而酷刑法”句，是现今发现最早使用“文书”的例子。“文书”的概念是发展的。在我国古代，“文书”的含义丰富多样：指图书；指公文、案卷；指字据、契约；指书札；文章和书法的合称。此外，文书还是弹词的别称。现代“文书”有两种含义。一是指物，即指人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。这是现代文书的一般含义、通用义。二是指人，指机关单位、团体和军队的办公室中承担文字材料和信息处理工作的文书工作人员，简称“文书”。在基层单位，有时是职务名称。这是文书的特殊含义。“文书”是文书学最重要的概念。在现代，文书主要指“物”（书面文字材料），有广义和狭义之分。广义的文书，指人类在社会生活中产生的一切文字书面材料。包括务实的和务虚的，用于公务活动和私人活动的，有固定程式的和随意书写的。有多种多样的符号形式、制作方式。狭义的文书，仅指在公私活动中使用的、有固定格式的文字材料。本课程所说的“文书”限于这一意义。具体定义各家不同，本课程所用教科书的定义为：文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。该定义的内涵：文书是文字材料的一种。与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。文书有特定的格式和明确的授受关系。文书具有应用性，属应用文范畴。对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。文书有很强的目的性和针对性。与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的人倒未必是“作者”。所以，文秘人员不是公文的作者。二、文书的本质属性文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。（p.7）现实性。文书是“现实”的。行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。执行性。文书是“必须执行”的。文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。现实执行性。文书的“执行”有一定的有效期。工作完成或问题解决，文书的执行即告终止。三、文书的特点文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。概括地说，文书的特点主要有三个方面：1、法定的作者。所谓法定的作者，即发文的名义。指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。这些法定的机关与组织可以在自己的职权范围制发相应的公文。以机关领导人名义发布的公文，代表了其所在的机关、单位，因而也是法定的作者。享有公民权的个人是私人文书的法定作者。2、法定的权威和效力。文书的法定权威和效力，来源于法定的作者和其法定的权利，如果不具备或者超越了这种法定性，也就失去权威和效力。3、特定的程式。程式，即规程法式。文书，特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式及文书的处理程序。文书的特定程式是文书在形成过程中的特点。四、文书、文件、公文文书、文件、公文是文书学中既有联系又有区别的三个常用术语。“文书”一词最早见于西汉，“公文”一词始见于东汉末年和三国时期，而“文件”一词大约在清末才出现。在多数情况下，文书、文件的同义语；公文是文书（文件）的一类，如“公务文书”“私人文件”。文书（或文件）与公文的关系比较清楚，文书与文件关系则复杂些，主要是对于二者的外延大小有不同看法。一种意见认为，文书的外延大于文件。理由是文书既包括一般意义的文件，还包括簿册、报表、台帐等等。另一种意见认为，文件的外延比文书大。理由是文书通常指书面的文字材料，而文件还包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、电子文件。现在一般不以外延、载体形式区分文书、文件。随着现代社会文书制作材料的扩展和记载方式的变化，文书和文件的内涵和外延都在变化。文书既指“物”（文字材料），也指“人”（职务）。而文件仅指“物”。在指“物”的时候，文书是不可数的集合概念，不能以数量词修饰。文件是可数的具体概念，如某一份或若干份文件。使用习惯上的区分。在“中央文件”“红头文件”“一号文件”“文件袋”“文件柜”中均不说“文书”。在“文书工作”“文书人员”“文书档案”中均不说“文件”。第二节 文书工作的内容和任务文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。一个机关的组织或办事机构，围绕公文的形成、处理与保管工作，需要有一系列的工作环节，形成一个运转流程，在这一流程中所做的一切工作，都是文书工作。2012年7月1日起施行的党政机关公文处理工作条例指出：“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”不同的机关、不同的时期，文书工作的具体内容是不一样的；不同类型的公文，也有不同的程序和手续，如专用公文，其处理过程直接关系某种业务的完成，方式较多，也较特殊。这里所说的文书工作主要是以国家行政机关通用文书的处理工作为主。一、文书工作的内容文书工作主要包括三大环节，即公文的形成、公文的处理和公文的管理。公文的形成是文书工作的前提环节；公文的处理是文书工作的中心环节；公文的管理是文书工作的归结环节。前提、运转处理、归结正是公文产生、发展、终结的一个有规律性的完整过程。文书工作的具体内容主要包括：（1）公文的草拟、审核、签发、复核、登记和分送；（2）公文的缮印、用印、登记、分发（包括传递）等；（3）公文的签收、登记、审核、拟办；（4）批办、承办、催办、注办等；（5）会议、汇报的记录与整理；（6）公文的平时归卷、提供借阅与保管；（7）公文的系统整理与归档；（8）为领导人准备有关资料；（9）文书的机要保密；（10）完成领导人交办的其他文书工作事项。二、文书工作的任务文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。第三节 文书工作的原则和要求一、文书工作的原则国务院发布的国家行政机关公文处理办法（2000年）指出：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。”“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。”根据上述精神，文书工作的基本原则应该是：坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。二、文书工作的要求文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密。要做到严肃认真、一丝不苟，不能粗枝大叶，不可出现紊乱和错漏，以免给机关工作带来麻烦和困难，以至造成严重损失。文书处理要及时、迅速，反对拖拉、积压和迂缓，注重时效，讲究效率，不搞公文“旅行”。要做好协调催办工作，防止误时误事。有些公文宜减少手续，避免人为地制造迂回和曲折过程。文书处理要做到安全、可靠，确保国家机密。要保护好公文，使之不丢失、不损坏。要严格执行保密制度，防止失密泄密。保守机密，慎之又慎。第二章 文书的种类、体式和稿本第一节 文书的种类一、文书种类的划分和选用文书种类简称文种。（一）文书种类划分的意义1、适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序运转。2、适应不同的行文关系，保证文书处理正确、及时。3、反映不同文书的写作规律，实现文书写作规范化。（二）划分的标准和类别按不同的标准，文书可有多种不同的分类。1、按文书的形成主体划分，有公务文书和私人文书两大类。文书的公私之分，在我国古代已见端倪。（1）公务文书公务文书是指法定机关、团体和组织为处理公共事务而形成和使用的文书。简称“公文”。国家行政机关公文处理办法（教科书附录一）第一章第二条对公文下的定义是：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”按公文的法定性质分类，有法定性公文、非法定性公文两类。法定性公文是国家规定使用的公文。我国的法定性公文在不同时期略有更易，目前，国家行政机关的法定性公文为13种，执政党中国共产党机关的法定性公文为14种。非法定性公文范围极广，包括法定性公文之外的所有应用文种类。公文的作用：指导工作。规范行为。联系公务。凭据备忘。宣传教育。（2）私人文书私人文书指个人、家庭（或家族）在社会活动及处理私人事务中形成和使用的文书。其中包括随生命历程自然形成的文书（如出生证、身份证等），在教育、工作和生活中形成的各种文书，以及创作材料。在我国，文书学的研究对象主要是公务文书，以及著名人物的私人文书。2、按文书的使用范围划分，有通用文书、专用文书、常用文书和杂体文书等四类。（1）通用文书通用，即在一定范围内普遍使用。文书“通用”的前提，是标准统一、体式规范。2012年7月1日起施行的党政机关公文处理工作条例和党政机关公文格式等法规性文件对我国党政机关的通用文书做了明确规定，因此，通用文书又称法定文书。（2）专用文书专业部门的业务活动中形成和使用的文书，具有专业性、专用性。如经济文书、科技文书、司法文书等等。由于当代社会活动分解细致，因而其具体品种繁多。（3）常用文书指未纳入“法定文书”范围、国家未规定其体式标准的经常使用的其他文书。如规章类的条例、办法、章程，事务类的计划、总结、调查报告、简报等。（4）杂体文书除上述三类之外的文书，主要有书信类、礼仪类。如证明书、意见书、聘书、介绍信、慰问信、贺信（电）、请柬及各类致辞等。3、按文书的来源划分，有：外发文件（发文）外来文件（收文）内部文件4、按行文关系划分，有：上行文平行文下行文5、按文件密级和阅读范围划分，有：秘密文件（密级：绝密、机密、秘密）普通文件公布文件6、按文书的功用划分，有法规性文书、指导性文书、报请性文书、知照性文书、契约性文书、记录性文书、计划性文书、礼仪性文书等。（三）文书种类的选用1、依据机关权限选用2、依据行文关系选用3、依据发文目的选用二、通用文书即法定文书。1996年发布实施的中国共产党机关公文处理条例规定了14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。2001年1月1日起实施的国家行政机关公文处理办法规定了13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了党政机关公文处理工作条例，该条例从2012年7月1日起施行，规定了“各级党政机关”通用的公文种类（15种）在行政机关13种公文基础上加“决议”和“公报”。同时废止了前两个文件的规定。各文种的适用范围：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第二节 文书的体式体式，指文章的体裁和格式。文体有多种分类。一般分为政论文体、科学文体、文艺文体、公文文体、广告文体等几类。各类文体在运用语言表达内容时，各有不同的特征。一、文书的文体公文文体是表达领导意图、传达政务信息、反映有关情况的，要求格式规范，表达方式多为叙述、说明、议论，语言简明、准确、平易，文风庄重、严肃、朴实。文书的体式是指构成文书的文字形态、表达体例、文书结构以及文书上的各种标记、文字排列、用纸格式等。各种文书都必须按照规定的统一体式撰写和印制。只有符合规定体式的要求，才能保证文书发挥其特有的作用。掌握文书体式方面的知识，对于学习公文写作和办理公文，都是非常必要的。在表达方式上，文书以说明为主，兼用叙述、议论等方式。公文的内容制约着表达方式的采用，公文的主要内容所在不一，表达方式也各有侧重。以提出要求为主要内容的公文，表达方式侧重于说明；以反映情况为主要内容的公文，表达方式侧重于叙述；以阐明道理为主要内容的公文，表达方式侧重于议论。说明是公文运用最多的表达方式。每一篇公文中都有完整的说明文字，但它与一般的说明文也有所不同，不需要对不必要的细节作过细的说明，而往往采用概括性的说明。另外，正因为公文叙述的要领是说清概况，公文议论的要旨是证实目的，所以，公文中叙述和议论因而带有说明性，叙述、议论的文字中也往往夹有说明。公文中的叙述，虽然也离不开时间、地点、人物、事件、原因、结果等要素，但它带有显著的概括性。公文中叙述事物，一般不细腻地刻画、特写，不象记述文那样详写事情发展变化的具体过程，而是直述事实，概括反映全面情况，简洁地叙说梗概。公文中表达情感时，不象记述文那样奔放或细腻，而是具有庄重、鲜明的特色。公文在说明情况、分析问题、得出结论时，有时也做适当的议论，但是它又与学术论文不同，不需要过多的论证。议论文（如社论、评论、学术论文）的目的在于影响读者，并非针对某一具体事项直接提出要求，所以带有泛泛而论的属性。而公文中的论述则是为了解决实际工作中某一问题、围绕既定要求而发，带有直接的目的性，不允许偏离目的，涉及与要求无关的内容，更不得放言空论。二、文书的格式文书格式，简言之就是文书的表现形式。它相对于文书的内容而言，既由文书的内容所决定，又服务于文书内容的需要。通常我们将国家行政机关公文格式作为文书格式的范本。公文格式的范畴包括以下内容。（一）公文的介质纸介质公文是国家行政机关公文（以下简称“行政公文”）的基本表现形式。这是由行政公文的性质和作用决定的。行政公文是公民、法人所遵从的行为规范、依据和凭证，因此必须以物质（纸）介质的形式存在。即使随着科学技术的进步，公文在传播、传递中大量使用现代化手段如电话、电视、计算机网络等来进行，但最终作为凭证和依据的，仍然是纸介质公文，这如同俗话所说的“空口无凭，立字为据”。从中国历史来看，有甲骨介质公文、竹简介质公文、丝绢介质公文和纸介质公文。世界各国大都如此，都以纸介质公文的形式存在。公文纸介质产品形态包括开本、规格、印刷、装订等，它们均属于公文格式规范化的范畴。（二）公文数据的表现形式公文的数据通过文字、符号、数字、图表、图形等表现出来，对这些表现形式做出规定，也是公文格式所要解决的问题。（三）公文的组成要素公文的内容是核心要素，围绕着公文内容必然产生其他的要素，如公文要给谁看，就产生了公文的主送、抄送要素；公文的内容何时生效，就产生了公文的成文时间和印章要素等等。规定公文由哪些要素组成，这些要素的作用是什么，各要素的排列顺序、所处位置及其标识方法，是公文格式最终要解决的问题。三、公文格式标准化的意义（一）公文格式标准化是公文的性质所决定的。行政公文由法定的作者制成和发布，代表法定机关发言，在现实执行中具有法定权威，由此也产生法定效力，这是行政公文区别于其他文字材料的最根本的特征。对公文的法定效力，我们可以作以下几点理解：其一，行政公文之所以具有法定效力，是由于公文的制发机关是依照国家法律成立并被授予相应行政职权的机关，其基本职权之一就是制发国家机关公文。因此，行政机关制发的公文具有法定效力。其二，行政公文的法定效力必须在各自的职权范围内发挥，不能失职也不能越权。其三，行政机关公文的法定效力具有强制性。如果没有强制性，法定效力就是一句空话。行政机关公文的法定效力如果得不到执行，行政机关则有权依法对拒不执行者予以行政制裁或者提交司法机关进行法律制裁。（二）公文格式标准化是公文处理所需要的。国务院发布的国家行政机关公文处理办法（国发200023号，以下简称办法）要求，公文处理要实现制度化、科学化、规范化。公文格式的标准化是实现这“三化”的重要形式保证。可以说，公文格式的每一项内容，都有其存在的必要性，都是为保证公文处理所设立的。例如，公文的份数序号用于显示公文的制发份数，这就能准确掌握公文特别是带有密级的公文的数量，防止和及时发现公文的丢失；紧急程度用于告知公文的办理时限；秘密等级用于警示公文的阅读范围和保管等级；公文标题会提示公文的主要内容和行文方向等。总之，公文处理的规范化要求公文格式的标准化与之相适应，公文格式的标准化又保证公文处理的规范化。（三）公文格式的标准化是顺应社会发展而产生的。在中国共产党领导下，我国的政治、经济形势前景很好。在国内，随着政治体制改革和经济体制改革的不断深人，党中央、国务院推出了一系列以政府机关改革、国企改革、农村工作改革为主要内容的重大措施；在国际，我国与世界各国的政治、经济交流不断扩大，政治地位稳步提高，特别是加入WTO，标志着我国经济将融入世界经济发展的大潮中。在这种形势下，国家行政机关的公文处理也必然要与之相适应。目前，国家机关公文格式首先实现了行政机关公文纸张大小从16开型向国际标准A4型的转变，使公文格式与国际接轨，这对我国政府机关与世界各国政府机关在公文方面的交往起到了促进作用。总之，行政机关的公文之所以要有规范化的格式，主要是为了保证公文的完整性、准确性和有效性，提高办事效率，给公文处理工作提供便利。四、党政机关现行公文格式公文格式，指公文的书面格式，即公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。我国党政机关现行公文格式的标准，是2012年7月1日起施行的党政机关公文处理工作条例和党政机关公文格式。教科书附录的国家行政机关公文处理办法、国家行政机关公文格式同时废止。通常将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。眉首（亦称文头）：公文首页、标题以上诸要素的统称。主体：眉首以下、版记以上诸要素的统称。版记（亦称文尾）：主体以下、公文尾页诸要素的统称。（一）眉首包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。1.份号（份数序号）公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。2.密级和保密期限公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。3.紧急程度公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。4.发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。5.发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。6.签发人上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。版头中的分隔线 发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。（二）主体主体的长短依公文内容而定，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。1.标题由发文机关名称、事由和文种组成。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见“抄送机关”条。3.正文公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称。6.成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。7.印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。发文机关署名、成文日期和印章关联度很高，特别注意下述五点：加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。8.附注公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。9.附件公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（三）版记版记位于公文最后一页（亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。版记一般包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素。版记中的分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。1.抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。2.印发机关和印发日期公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。3.页码公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。第三节 文书的稿本文书的稿本是指文书的文稿和文本。同一内容和形式的文件，根据其在撰制印刷过程中的作用，根据其使用时的不同需要，往往形成不同的文稿和文本。一、文书的文稿文书的文稿包括草稿、定稿两种。（一）草稿1.含义：尚未定型的文书原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿。草稿一般不向外发出，即使有例外，也仅仅是为了征求意见，以便进一步修改。2.作用：主要供发文机关内部在撰拟公文过程中，讨论、修改和送审使用。草拟文稿仅仅是正式文件形成过程中的一个环节，草稿形成以后还要经过审核、签发等处理环节。3.特点：未定型；非正式；无效力。一般的文件可能只有一次草稿。重要的文件，往往需要反复斟酌、修改和讨论，可能形成多次草稿。4.种类：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。讨论稿（征求意见稿），供有关方面或会议讨论的重要文件的文稿（印件）。修改稿（修正稿），对讨论稿进行修改之后形成的文稿。有的重要文件可能要经过多次讨论修改，从而形成多次修改稿。送审稿，是下级机关向上级机关报送审批的文稿。重要文件的草稿，反映了公文在起草过程中内容的形成与变化，记录了参加文件起草人的观点和意见，尤其是领导人批示和亲自修改笔迹的草稿，应当妥善收存。（二）定稿（原稿、正稿、底稿）1.含义：经过修改并由领导人审阅、签发或者讨论通过的定型文稿。2.作用：是机关制发文件的惟一可靠的标准稿。3.特点：确切反映发文机关制发文件的意图，是制作正本的惟一“孤本”依据。有领导签发标识，有特殊的价值和凭证作用，甚至比正式文件更有权威性。定稿要与正式文件的样板（存本）一同保存。二、文书的文本同一文件根据它们的不同用途，又可分为正本、副本、存本、修订本。一些法规性文件又有试行本、暂行本的形式，同一内容的文件使用不同的文字就又形成不同文字的文本。（一）正本1.含义：根据已签发的定稿所制发的正式文件文本。2.特点：第一，根据定稿制作；第二，发给主送机关；第三，有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力。3.种类：定型本，指一次定型、长期有效的文本。试行本，发布试行的法规性文件文本，试行期内具有法定效力。暂行本，法规性文件尚未制订供长期执行的完善文本时，暂且制发的、具有法定效力的文本。如专利资产评估管理暂行办法、上海市国家行政机关电子公文管理办法（暂行）。修订本，对已发布生效的法规性文件予以修改后再行发布的文本。自修订本发布之日起，原文本即告失效。例外的情形： 各种记录性文件（会议记录、电话记录、值班记录、信访记录等）直接在工作中形成的，为能真实、准确、详尽地反映工作情况，并不经过“草稿定稿正本”的过程。 一些领导同志的亲笔复信，原件批回的文件等，都是直接拟文盖章发出的。（二）副本（抄本）1.含义：根据公文正本复制、誊抄的其他文本。只有正本的部分内容的，称为摘录副本或节录副本。2.作用：代替正本，供传阅、参考和备查使用。3.产生原因：第一，发文分主送机关和抄送机关时，主送件是正本，抄送件应视为副本。第二，正式文件在发出并留下存本后，其他供机关内部作为资料参考使用的多余份数，应视为副本。第三，收文机关根据收到的正式文件进行复制的一切文本，一律视为副本。正本和副本的本质区别，并不在于印制时间的先后，也不在于内容、外形、色彩是否完全一致，而在于它们的作用和目的不同。（三）存本1.含义：发文机关印发文件后，保留在本机关存档的同批次印制本。2.特征：无印章和签署。与定稿一起立卷归档。3.作用：作为定稿的对照。当文件内容发生疑问时，可与定稿核对，以区分内部责任；或与正本核对，以区分内、外部责任。第四节 文书正文的构成文书正文的构成要素：（一）主题1.含义：发文机关在文件中表达的对现实问题或事务的基本观点、主张、要求。文书的主题直接反映发文的原因和意图，是文书的“灵魂”。2.提炼主题的要求：符合行文目的反映事物本质，符合客观实际符合法规政策，观点正确，要求恰当集中、概括、明确（二）材料1.要求：真实，新颖，典型，系统，切旨。2.运用按层分类，点面结合分析综合，寻找联系抽象概括，揭示规律（三）结构不同文种的具体结构不尽相同。最基本的结构方法是：综合分析综合分类与归类中心句归纳层、段主旨（四）语体语言表达的总要求：准确、简明、平实、合体。关于“语言合体”：要点：（1）符合行文关系；（2）符合文种要求。1、程式化程式化语言指应用写作中常用的习惯用语，以文种不同而有差异。程式化的语言根据功用不同，可大致分为下列几方面内容：称谓语本人、我、你、贵、该起始用语兹（因）、据核实、关于、鉴于、为（了）结尾用语为荷、为盼；是荷、是盼表态用语照办、可行、同意谦敬用语请、承蒙、惠示、惠允时限用语当即、立即、从速期望用语务必、务请、希各周知、如蒙、勿误列举概括用语各类、多起、数事、上项、如下特定用语签发、核查、归口、取缔、缺口、责成、任命、复议、追加2、书面化书面语的风格是简明、规范、严肃，符合文书的语言要求。如：正例她一贯是共产党最亲密的战友，是中国各族人民包括台湾同胞和海外侨胞衷心敬爱的领袖之一，是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士，是保卫世界和平事业久经考验的前驱，是全体中国少年儿童的慈爱的祖母（中共中央关于接受宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定）第三章 文书的处理文书处理，即文书的处置和办理。这一环节的工作质量，直接影响文书的效用。文书处理包括发文处理和收文处理两部分，而无论是发文或收文，都必须遵照一定的行文制度。第一节 行文制度行文制度，即公文通行必须遵守的制度。包括两方面基本内容，即行文关系、行文方式与行文规则。一、行文关系行文关系，是指在行文过程中发文机关与收文机关之间形成的文件往来关系。行文关系的实质，是机关单位之间的组织关系。我国依法成立的社会组织的管理机关可以分为三大类型：（一）政权机关，包括：1立法机关体系；2行政机关体系；3司法机关体系：自最高人民法院至乡镇司法机关；4其它政权机关，如检察机关体系、军事机关体系、政协机关体系等。（二）团体机关，包括：中国共产党机关体系，各民主党派机关体系；中国共产主义青年团机关体系；全国工会机关体系；全国妇女联合会机关体系；其他群众性团体，如文联、社会科学联合会等等。（三）实体机关，包括各类事业单位、企业单位机关。我国社会组织机关及其部门、单位之间的行文关系可归结为两大类：一是隶属关系，即同一系统的上下级机关之间构成的领导和被领导关系，这是一种垂直的直接的关系。反映这一关系的公文有：机关或部门的上行文（报告和请示等）、下行文（决定、批复等）。二是非隶属关系，即行文机关之间没有领导和被领导关系。具体情形有三种：1.上级主管业务部门和下级业务部门之间的业务指导与被指导的关系。2.同一系统的同级机关之间、同一机关各部门之间的平级关系。3.不同系统的机关、单位之间，既无领导和被领导关系，也无指导和被指导关系，不论级别，都是非隶属关系，一般用“函”行文。二、行文方式根据行文关系，可以明确行文方向，确定每份文件的行文方式。行文方式即根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类。包括上行文、下行文和平行文三种。1. 上行文上行文是指下级向所属上级的行文。如“报告”、“请示”等。上行文一般应逐级行文，只能在特殊情况下越级上行。(1) 逐级上行文(2) 多级上行文(3) 越级上行文2. 下行文下行文是指上级向所属下级的行文，如“命令”、“指示”、“批复”、“规定”等。下行文以逐级行文、多级行文两种方式为主。(1) 逐级下行文(2) 多级下行文党政领导机关行文，必要时可以直接发至最基层的党政组织或者传达到人民群众。不带有机密性质的文件，还可以采取组织宣讲、登报、广播、电视等公共媒体形式与手段公布。3. 平行文平行文是指互相没有隶属关系或业务管辖关系的机关单位之间的行文。平行文通常使用公函联系、商洽工作。如果机关所发的文件中有某些事情需要不相隶属的机关了解或配合贯彻的，可以将文件抄送有关的不相隶属的机关。平行机关之间不能发指导性文件或指令性文件。在工作中，有的文件需要同时上报和下达，并抄送平行的有关机关，这时便结合运用多种方式。一份具体文件究竟采取什么方式行文，应当根据实际工作需要，本着控制发文数量的原则确定。二、行文规则公文的发表和传播是按照一定规则来运行和传递的。国家行政机关公文处理办法第4章第13条至第23条规定了行政公文的行文规则，是我国行政机关和社会组织行文的主要依据。（一）注重效用这是行文的首要原则。办法第13条规定：“行文应当确有必要，注重效用。”讲究实效，才能保证发文机关的权威性，否则会出现效率低下的问题，以致于造成文牍主义，产生官僚主义。（二）根据隶属关系和职权范围行文办法第14条规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。”这是基本原则。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由中华人民共和国宪法所规定的。宪法确定中国共产党是领导核心。为加强和改善党的领导，在对社会和国家的管理上，实行党政分开。反映在公文运行上，党和政府的行文不能混淆，党政可以联合行文而不要互相行文。（三）部门行文规则办法第15条规定：“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”其它社会组织以此类推。1.机关各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级基层单位的有关业务部门行文。2.机关各部门向下一级机关行文只能采用函的形式。上级机关的职能部门同下级机关是平级关系，有时向下级机关发函还要得到上级机关的授权，行文时要在正文的开头说明授权的机关或领导人。3.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。办法第17条：“属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。”第18条：“属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。”（四）联合行文规则办法第16条规定：“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。”联合行文的前提是同级。联合行文在公务中常常是必要的：避免了各自分头行文的不一致问题，增强了行文的权威性和约束力，减少了公文数量。联合行文应将相对应的机关都列为主送机关，以便于共同处理。联合行文一定要实行“协商一致”的原则；若协商无果，可请示上级协调或者直接处理。（五）抄送规则办法第20条规定：“向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”重要行文抄送上级，对发文机关和下级机关来说，便于上级监督，避免重大差错；对上级机关来说，便于了解和掌握情况，统一管理。办法第23条还规定：“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。”这样，便于协调工作，防止出现矛盾问题。（六）请示的规则依照办法的有关规定，请示有如下规则：1.一文一事。2.只写一个主送机关。3.不得抄送其下级机关。4.一般不直接送领导者个人。5.报告中不得夹带请示事项。6. 一般不越级请示。因特殊情况确须越级时，应抄送被越过的直接上级机关。（七）报刊发文规则经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式文件依照执行，是否再行文，视情而定。若不再行文，发文机关应印制少量文本，供存档备查。第二节 文书处理程序文书处理程序，又简称文书处理，是指文书的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作。文书处理包括发文处理、收文处理、文书管理三个环节。本节简述发文、收文的处理程序。一、发文处理发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文书进行的一系列工作。主要的工作程序包括拟稿、核稿、签发、缮印、用印、登记、分发等环节。（一）拟稿（草拟）拟稿是文秘人员或有关人员将单位发文意图草拟成文书初稿的过程。它是发文处理的首要环节。公文撰拟质量的高低和是否及时，直接关系到处理公务的质量和效率。1.交拟2.起草3.修改拟稿要符合党和国家的方针政策，贯彻领导意图，联系实际解决问题。在撰写时，要注意搞好调查研究，综合分析有关材料。拟稿时要注意结构层次的安排，语言文字的准确运用，数字、日期、计量单位等必须符合国家标准和规范。（二）核稿（审核）核稿是指秘书部门的负责人或有关领导人对草拟的文稿进行审查、修改工作。目的是为领导签发做好准备。核稿是公文制作严格“把关”的程序，要认真细致地推敲、修改，纠正文稿中的差错，以保证公文质量。对文稿审核，根据有关规定应做到“六查”：一查文稿内容同党和国家的有关方针政策和上级规定有无矛盾和相抵触之处；二查文稿中规定的政策界限及其根据是否明确、恰当；三查文稿中提出的要求和措施是否明确具体，切实可行；四查公文处理程序和审批手续是否完善；五查文字表达是否准确无误、简练通顺、合乎语法逻辑；六查文稿的体式是否规范，文种使用是否得当。（三）签发签发是单位领导人对文稿作最后审定，同意发出并签署。签发是领导人行使职权的行为，文稿经领导人签发即成定稿，签发人对其所签发的文稿负政治和文字的完全责任。签发时要签署全名和年月日，字迹要清楚；联合发文要“会签”，受领导委托代行签发职责的，应注明“代签”二字。（四）复核文稿送印前，文秘部门复查处理程序是否完整、附件材料是否齐全、文件格式是否规范等等。（五）缮印缮印是指根据领导签发的定稿印制文件正本。缮印的方法有很多种，如打印、铅印、激光照排、复印等。缮印制成文件的正本、副本和存本。缮印前必须编定发文字号，注明密级和时限，确定印制份数。缮印时，应先出校样，与定稿校对并复查格式、版记后，再正式付印。（六）用印公章是单位权威、责任和信用的标志，盖印是证实