会务基本知识.ppt

会务工作 会议 已经成为现代社会生活 政治生活 经济生活中一种经常的广泛的活动形式 它是各级机关传达精神 布置工作 统一思想 研究问题的重要方式 也是开展工作的主要手段之一 无论是办会者还是参会者 都有必要学习会务的基础知识 会议 接待 参观 考察 礼仪 庆典 活动 宴请 一 会前准备工作 一 制定方案 一切都从制定工作方案开始方案的好坏将是会务工作取得成功的关键 开始设计方案之前 首先应该了解与会议活动有关的信息 掌握的信息越多 越具体 可以使你在设计方案时考虑得越周到 越细致 就能避免在会议活动中出现意外情况的机率大大减小 1 收集信息 会议 时间 不能与参会人员的其他活动相冲突 地点 根据会议的形式和参会人员的数量确定 参会人员 确定参加会议活动的范围 活动 路线 寻找一条最短的 最通畅的 最佳的行动路线 不走回头路 确定相关人员 随行人员 迎候人员 讲解人员 接待考察团队 时间 客方出发时间 抵达时间 停留时间 乘用工具 使用何种交通工具 是否需由我方安排 带队领导及随行人员 确定每一位客人的姓名 性别和职务 住宿 是否住宿 由旅行团安排或由我方代为预订酒店 活动安排 客方的希望考察的内容 有关信息应该包括以下内容 在掌握了有关信息的基础上 可以着手拟定初步的工作方案并安排任务分工 方案应具备的要素通常有如下内容 时间 地点 对象 规格 内容 日程 责任 经费 2 拟定初步工作方案 方案名称 活动名称 工作方案 或会议方案 行程安排 日程安排 活动安排 时间 某一个开始时间 持续时间或整个时间段地点 单一活动可标明具体地点 复杂的日程可在日程中体现对象 包括所有参与会议活动的人员名单 姓名 性别 职务 规格 确定规格 确定我方的参与接待的人员及食宿安排内容 包括接送 食宿 宴请 参观 娱乐 票务等方面日程 以明确的时间段标明各个时段的具体安排责任 包括内部和外部参与会务工作人员的分工经费 对整个会议活动所需经费作出估算 与有关方面积极沟通 掌握进一步的信息 以不断完善方案 模拟整个会议活动 包括活动路线踩点 在头脑里把整个过程再设想一遍 3 进一步完善方案 4 落实方案中的各项准备工作 印发通知收集参会人员名单确保参会人员的姓名和职务级别的准确性 准备会议材料讲话材料 主持词 议程 参会人员名单 签到表等 布置会场 安排任务分工并检查落实 内部 负责报到和发放会议材料的工作人员 会场服务人员 PPT操作人员 礼仪人员以及其他工作人员 安排座次 中国文化中的排序文化 代表贫富贵贱 身份尊卑 职位大小 优劣与否 科学安排座次是规范办会的要求 也是会务工作水平高低的一种具体体现安排座次时既要符合会议主题 有利于开展工作 又要找到可靠的依据 安排座次的工作流程 第一步根据会议活动主题确定会场安排形式第二步确定参会人员在会场的座区第三步对参会人员进行座次排序 第一步根据会议活动主题确定座次形式 报告式 座谈式 对座式 会见式等等 第二步确定参会人员在会场的座区 根据参会人员的类别和数量确定采取何种形式 例 全委会 汇报会如何确定上席 寻找先例 面门为上 前排为上 中间为上 以右为上 以远为上 第三步对参会人员进行座次排序 1 职务大小 不同级别的领导正厅级 副厅级 正处级 副处级 正科级 副科级2 部门顺序 编办的有关文件或电话本市委办 市人大办 市政府办 市政协办 3 姓氏笔画 中央政治局委员 区委委员等4 任职先后 同一级别的人员区委常委 各单位同级别的领导 两个人如何排座次 以右为尊或以右为上 1 2 现在是从人的背后看到的 可能出现的错误 1 2 3 现在是从人的背后看到的 正确 坐在我右手的位置的人 比我自己的级别要高 错误 坐在我右手位置的人比我左手位置的人级别高 多人站一行的情形 几种常见的会场形式 报告式一 会标 主席台 报告式二 会标 主席台 发言席 座谈式 9 5 1 3 7 10 6 2 4 8 会标 无论主席台的人数是单数还是双数 都从主席台的右侧开始排列 7 5 3 1 2 4 6 9 10 8 16 14 12 11 13 15 17 椭圆形的座谈式 椭圆形的会场实例 座谈式 8 10 9 6 4 2 1 3 5 7 9 10 8 11 12 11 13 会标 汇报方 检查组 对座式 客方 主方 会标 4 1 5 3 2 4 2 1 3 5 门 交流座谈会实例 会见式 门 会见式实例 宴会席次一 门 宴会席次二 1 1 2 9 6 4 3 2 10 5 7 8 1 第一主人 2 第二主人 门 二 会中服务 会议报到检查会议材料录音录相工作茶水服务确保按照议程或行程进行 可能出现的突发状况 1 超出时间控制 出发晚点 个别项目超时2 参会人员变动 新增 减少参会人员3 不可抗因素 天气变化 地质灾害4 客方的新要求 增加或减少考察点5 其他新情况 处理原则 保障最重要的调整次要的削减与主题关系不大