会议管理_会议组织概述

会议组织 会议组织 即秘书会务工作 包括会前的筹划准备 会间的组织服务 会后的事务处理及决策落实工作 通过本章的学习 领会会议 会议构成要素 会议种类 会议作用等概念的含义 掌握秘书会务工作的内容 确定会议议题 编排撰拟会议议程 会议日程和会议方案 确定会议对象及会议规模 安排会议时间和地点 布置会场 安排会议食宿和会议接送引导 组织会议进程和会议期间的沟通协调 安全保卫 参观娱乐活动 安排会后返离及会议文件的清退整理归档等会务工作的技能技巧的综合应用 某天 某单位召开一个大型会议 办公室秘书小张忙碌几天 自认为会务安排一切就绪 只等会议开幕 没想到 会议一开幕 小张就被当头棒喝 在会议主持人宣布大会开始之后 接着就是 全体起立奏国歌 等到台上台下全体肃立后 喇叭里放出的不是那雄壮激昂的国歌 而是那低沉的国际歌 会场一下子就乱了起来 小张立即冲上台去关了机 可国歌的磁带就是找不到 台上台下足足站了几分钟 会议的主持人只好用沙哑的声音起了个头 指挥会场合唱国歌 临时的变动 让与会者没有准备 雄壮的国歌被唱得没有格调 主席台上的大小领导都用严厉的目光盯着小张 小张感到十分害怕 事后 单位领导对办公室秘书们说 你们是单位的门面 稍有不慎 影响很坏 会务工作不到位 不仅干扰了会议 而且影响了单位的声誉 办公室秘书都是马大哈 还谈什么企业素质和管理水平 分析 这个案例中小张秘书由于会议筹办工作不细致 导致该放国歌的时候出现了放国际歌这样一件令与会人员十分难堪的事 它不仅使得会议在一开始就陷入了混乱 影响了会议秩序和会场气氛 也影响了组织的形象和与会者对会议主办单位的信任感 对于会议组织者来说 这一突如其来的情况 也会使会议的主持者陷入被动 影响会议进程 这件事告诉我们 会议筹办是一个系统工程 必须环环相扣 步步落实 反复检查 不能出差错 任何细小的疏漏和失误都可能影响整个会议效果 因此作为会议的筹办人员必须认真负责 扎实细致 责任到人 何谓会议 会议就是有组织有领导地召集人们商议事情的行为过程 会议是指为了实现某一个目的而进行的一项社会活动 二 会议的构成要素 一 形式要素包括会议的名称 时间 地点 主持者 与会人员 会议方式 根据会议的主题 确定会议的名称 要求突出主题 简单明了 其主要有两种方法 一是揭示会议的性质 如局长办公会议 二是揭示会议的主要内容 如鲁迅逝世50周年纪念大会 与会人员包括参会人员 主持人和会务组织人员 会议主持人一般是召集会议单位领导 负责会议议程的落实 会议方式是指召开的形式特征 一般由会议的内容来确定 常见的会议形式有会场会议 现场会议 电话会议 电视会议 广播会议 网络会议等 二 内容要素主要指会议指导思想 会议主题及会议任务 会议议 主 题 需要讨论 解决的问题 会议议程 是会议讨论 解决的议题的程序 会议日程 会议期间 每天的具体安排 三 程序要素包括会前 会中 会后三个阶段 会前要精心准备 周密安排 会中要综合协调 会后要认真总结 做好材料归集工作 会议的种类 1 按会议的规模划分 大型会议 千人以上 中型会议 百人以上 小型会议 数人至数十人 2 按会议的时间划分 定期会议 各种年会 例会 不定期会议 临时会议 3 按级别分 中央 省市 县级会议 4 按会议性质划分 立法性 党务性 行政性 群众性 业务性 交际性的会议 5 按会议的内容 综合性 专题性 专业性 咨询性会议 6 按会议采用的媒介划分 电话会议 电视会议 计算机网络会议 7 按会议的阶段划分 预备会议和正式会议 8 按与会者的国籍及议题范围划分 国内会议 国外会议 三 会议的作用 一 决策指挥作用 二 组织协调作用 三 动员教育作用 四 信息交流作用 四 会务工作的内容与要求 一 会前的准备工作会前的准备工作主要是制定会议方案 包括会议的名称 时间 地点 与会人员 议题 议程 经费预算 材料准备 会场布置和会务安排 集团2008年度产品销售订货会会议方案为落实我公司明年的销售计划 拟决定于2007年12月21日至23日 在总部俱乐部召开2008年度产品销售订货大会 现将会议方案呈报如下 1 会议任务收集消费者对我集团主打产品的外观设计和技术指标含量的要求 落实该产品的市场的占有量 探讨适合我集团产品销售的模式和产品销售分成比例 2 出席会议对象和名额出席本次会议的对象为全国各地代销和购销我集团产品的商家经理及我销售公司各片区经理 邀请本集团产品总装生产线领导和产品设计实验部全体成员参加 预计约320人 3 会议议程及日程安排 详见附表一 12月21日 全体与会人员报到12月22日 上午8 00 4 会议机构设置本次会议程序简单 但规模较大 准备工作较复杂 故拟组建会议秘书组和会议接待组两个精干的机构 分别准备会议文件的起草 印制会议证件 布置会场和安排来宾食宿 宴请等工作 准备工作要求在12月18日之前落实完成 5 会议经费预算这次会议时间不长 以在我公司召开 我部只需提供来宾的食宿费用和会议常规费用 按每位来宾食宿每天人民币200元 外加宴请一次 按每桌人民1000元 含酒水 会议文件制作及接待车辆费用约需人民币5000元 总计需经费293000元 该费请从公司产品销售费用中支付 6 会议的后勤保障与会人员将统一安排在集团宾馆住宿 会场布置由销售公司组织人员安排 总部只需派出两辆大巴和三辆中巴供会议使用 以上安排妥否 请批示 集团销售公司二 七年十二月二日 1 会议议题 即召开会议所要解决的问题或事项 它是会议的宗旨 内容和任务 对整个会议起导向的作用 1 议题的提出A 大中型会议的议题 由会议领导机关或领导人提出 B 代表会议或代表大会的议题 需通过法定程序确定 C 日常性会议的议题 由分管某项工作的领导人提出 2 秘书在这一层次要做的工作A 收集议题并进行筛选分类 然后据此向领导提议需召开什么类型的会议 B 安排每一个会议所要研究或解决的议题内容 C 拟制并提议解决这些议题中暴露出来的问题的方案 以供领导决断 2 会议议程 指会议对讨论研究议题前后顺序进行安排的具体议事程序 案例某公司销售团队会议议程公司销售团队会议将于5月25日 周一 上午9 00在集团总部的三号会议室举行 会议研究议题如下 1 销售二部经理的人选 2 东部地区销售活动的总结 3 上次会议记录 4 销售一部关于内部沟通问题的发言 5 公司下季度销售目标的制订6 公司销售人员的招聘和重组 某公司销售团队会议议程公司销售团队会议将于5月25日 周一 上午9 00在公司总部的三号会议室举行 会议研究议题如下 1 销售二部经理的人选 2 东部地区销售活动的总结 3 上次会议记录 4 销售一部关于内部沟通问题的发言 5 公司下季度销售目标的制订6 公司销售人员的招聘和重组 修改 公司销售团队会议将于5月25日 周一 上午9 00在公司总部的三号会议室举行 会议研究议题如下 1 宣布会议议程 2 说明有关人员缺席情况 3 东部地区销售活动的总结 4 销售一部关于团队沟通问题的发言 5 公司下季度销售目标的制订 6 公司销售人员的招聘和重组 7 销售二部经理的人选 3 会议日程 是对会议议程在日期时间上的安排程序 一般采用简短文字或表格形式 集团公司2008年度产品销售订货会日程表 4 会议经费预算会议的经费预算主要包括以下内容 1 文件资料费 包括文件资料 文件袋 证件票卡的印刷 制作等开支 2 邮电通信费用如发送会议通知 就会议事项发电报 传真 电传或打电话进行联络等费用 若召开电视 电话等远程会议 则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内 3 会议设备和用品费如各种会议设备的购置和租用费用 4 会议场所租用费如会议室 大会会场的租金以及其他会议活动场所的租金 5 会议办公费如会议所需办公用品的支出费用 会场布置等所需费用 6 会议宣传交际费如会议广告宣传 现场录像及与有关协作各方交际的费用 7 会议食宿补贴费即会议伙食和住宿补贴费 一般由与会人员自理一部分 会议主办者补贴一部分 也有由主办单位全部承担的 8 会议活动交通费即会议组织的娱乐 参观 游览活动费用和上述活动的车辆交通费用 参会人员往返的交通费用如果由会议主办单位承担 也应列入预算 9 其他开支 5 会议材料准备 1 会议通知的制发会议通知一般可用两种形式 一种是文件形式 一种是电报形式 不管用哪种形式通知 其内容应包括 召开会议的单位或部门 会议的时间 地点 内容 参会人员范围 报到地点 联系人等事宜 有的会议通知上还有回执 重要的会议通知要打印分发 领取会议通知要签字 需要邮寄的要挂号并在信封上注明 会议通知 以免误事 2 会议文件的制发会议文件主要有 会议的主题报告 讲话 需要审议通过的决议 决定 计划 方案 章程 领导人开幕词 闭幕词等 会上领导的报告 讲话等有关文件材料 有的由办公室起草 有的由有关部门起草 这项工作必须提前安排 有的文件初稿要先发下去征求意见 然后再定稿 会议文件总的要求是中心突出 观点明确 简明扼要 6 会场的布置会场布置就是运用文字 图案 色彩和实物对会场进行装饰以突出会议主题 烘托会场气氛的作为 有会标 会徽 标语 人物画像 旗帜 花饰 灯光 会场座位安排 1 会标会标是会议的标志 可烘托气氛 突出主题 会标名称要准确 不能随意简化 省略 会标常用红底黄字或红底白字 悬挂端正 2 会场座位安排主席台座次安排A 主席台座次排序原则为 以前为尊 以中为尊 商务活动为 以右为尊 政务活动 以左为尊 B 主席台座次排序为 人数为单数时 以前排正中的位置为职务最高者的座位 商务活动则以居中位者的右手位为第二尊位 左手位为第三尊位 依此类推 政务活动则相反 以居中者的左手位为第二尊位 右手位为第三尊位 依此类推 人数为双数时 商务活动以中轴线为界 中轴线右边为第一尊位 中轴线左边为第二尊位 依此类推 政务活动则以中轴线为界 左边为第一尊位 右边为第二尊位 再依此类推安排 场内其他人员座位的安排 会场在设计上应区分正式代表 列席代表 工作人员 特邀嘉宾等与会者的不同身份区域 并设立指示牌 标识 姓名台签 使与会者顺利入座 在一些表彰 总结类型的大会上 为方便颁奖授牌 应将被表彰 受奖励对象或其代表安排在前几排 并在座位上贴上名签或在其前面桌上放置台签 如果是报告会 表彰会 联席会 一般采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间排列的方法设座 7 后勤安排 1 安排好食宿 2 落实交通工具 3 组织会务班子 4 与会人员编组 安排讨论地点 5 印制 会议指南 有些综合性的大型会议 可制作 会议指南 将参会人员周知的事宜 如会议日程 作息时间 名单 房间号 会务组地点 医务室地点 会场及讨论地点 外出乘坐汽车的车号 餐桌号等内容 在 会议指南 上标示出来 方便与会人中同 二 会间的调度工作会议期间对会议有关事务的安排和调度工作就是会间的调度工作 包括会议签到 会议记录 编写会议简报 把握会议进程 搞好会议生活服务等 1 签到 秘书人员代签 由秘书人员根据报名表画记号 但前提是秘书人员对与会者情况较熟悉 簿式签到 与会人员自己签名 常用的一种方式 电子签到 卡式签到 事先将印制好的签到证发给本人 参加会议时交上一张卡片 2 会议记录真实地记载了会议的情况 客观反映了会议的内容和进程 为日后分析 研究 整理内容提供了主要依据 因而会议记录是重要的文书档案 又是形成会议快报 会议简报 会议纪要的原始依据和材料 会议记录的基本要求是快速 准确 完整 清楚 三 会后的整理服务工作主要有编写会议纪要 整理有关文件材料 安排与会人员离会 会后的宣传与新闻报道 五 会务工作的基本要求要开好一个会议 要求筹办人员应有一定的素养和技巧 具体来说 会务工作的基本要求是 充分准备 严密组织 热情服务 确保安全 六 会见和会谈会见就内容而言 可区分为礼节性 政治性 实务性会见 实务性会见涉及企业 商业贸易 文化交流等具有一定商务意义的内容而进行交涉的过程 会谈是指双方或多方就某些重大的政治 经济 文化 军事等共同关心的问题交换意见 七 会谈 会见 工作安排 1 秘书在接到对方提出会见要求时 应及时将对方要求会见会谈的目的 人员 姓名 职务及会见什么人报告给领导 并及早地回复 如因故不能会见 应向对方婉言解释 若作为会谈方 秘书应及时向对方 接待方 联络 讲清会谈的目的 时间 参加人数 姓名 职务 2 会议地点安排一般较为正式的会见会谈安排在单位会议室 如参加人员不多 也可在客人所住宾馆的房间 时间较长的会谈 要制订日程表 要餐饮 娱乐项目的安排 3 会谈座次安排一般情况下 主方通常在左边一侧就坐 客方在右方一侧就坐 若有多人参加 通常采用长方形 椭园形或园形桌子就坐 宾主相对而坐 一般以门为准 左方为主人 右方为客人 会见会谈场所除座位安排外 还应在每个座位上有座位指示 桌签牌 如有外宾 应备有中外文指示卡 4 迎接会见会谈时 一般主人应比客人提前到达 等客人到达时 应在门口迎候 如主人不到大门口迎候 也应安排礼仪人员迎候 引入会客厅 5 陪同人员及主谈人员在决定参加会见后 应及是确定具体化参加会见人员 会谈人员的确定应根据会谈内容和会谈规格确定 如对方有高级领导出席 那么我方也应安排相应领导出席会见会谈 一般而言 会见人员不宜过多 主谈人员由最高领导担任 6 会见结束时 主人应将客人送到车前或门口 握手道别 待客人离去方可退回 如需要合影 应事先安排合影图 以防人多杂