时间管理与会议管理【精品专业资料】7

欢迎参加 时间管理与会议管理 培训 常敏 20101127 时间管理的基本概念 提高效率的时间管理 工具 提高效能的时间管理 思路与方法 知行合一金字塔 第一部分 时间管理 第四代时间管理 第一代：备忘录 第二代：时间进程表 第三代：轻重缓急 第四代：个人管理 时间管理的原因 1、时间是企业最稀缺的资源之一； 2、有效的时间管理能够以最高的效率 完成重要的事情； 3、有效的时间管理可以减少加班时间，提高个人生活品质。 一年有 365天； 其中双休日共 _天； 法定假日 _天； 公司带薪休假 _天； 带薪病假 _天； 实际工作 _天，共 _小时 ； 假定有效工作时间为 _%； 全年有效工作时间为 _小时 时间计算练习 一年有 365天； 其中双休日共 104 天；（每年 52周） 法定假日 11 天；（元旦 1天、春节 3天、五一 1天、国庆 3天；清明、端午、中秋各 1天） 公司带薪休假 10 天； 带薪病假 0 天； 实际工作 241 天，共 1928小时 ； 假定有效工作时间为 20%-30 %； 全年有效工作时间为 385-578 小时 时间计算练习 课程目标 提升 生活 与 工作 方面的效率与效能。 RESULT:结果 自然法则： 一种掌管人类行为 因果关系的基本准则。 自然法则： 如果你不去控制 你生活中的事件， 你将被这些事件所控制。 时间： 是一种延续 在其中事件从过去 经过现在流向将来。 时间管理的关键是 控制 如果你不去控制生活中的事件， 你将被这些事件所控制。 No Control 不能控制 Total Control 完全控制 理解事件控制 自问： 对于“适应”： “我可以做些什么使得这段时间更有价值？” 对于“控制”： “如何 ？” 对于“影响” “我可以在 方面施以怎样的积极影响， 并且如何去影响？” 控制可控： 我不可决定生命的 长度 但可控制生命的深度 我不可以左右天气 但可以改变心情 我不可以改变容貌 但可以展开笑容 我不可控制他人 但可以掌握自己 我不可预知明天 但可利用好今天 我不可百战必胜 但可以尽心尽力 1.有些 事件 我们能控制 , 但我们认为我们 不能 ； 2.有些 事件 我们不能控制 , 但我们认为我们 能 。 条件的影响 Time management “It is not aptitude, but attitude that will give you the altitude.” 不是因为人们不同的才能、资质， 而是因为人们不同的态度导致 人们具有不同的高度、水准。 自然法则： 适当地控制事件可以提升较高的生产力 并获得内心宁静。 Appropriate event control leads to greater productivity and inner peace. 内心宁静是通过适当 的事件控制，从而拥有 一份安祥、平衡、和谐 的生活。 哈伦 .史密斯 The 10 Natural Laws of Successful Time and Life Management 习惯 自然法则： 我们养成我们的 习惯 , 我们的 习惯 塑造我们。 Planning: 计划 Predetermining a course of events in writing. 事先将要发生的事件写下来。 Time Management Tasks: Time-flexible 任务： 时间具有灵活性 Appointment: Time-specific 约会 : 时间具体而特定 月历 30 31 12 3 4 5 6 7 89 10 11 12 13 14 1516 17 18 19 20 21 2223 24 25 26 27 28 29 2008 年 月 每日计划（待办单） T P Task List7891011121314151617181920 会见 备注 2008-/- -/- 每月任务 Business Personal Mission Statement: 使命陈述 Roles : 角色 Values: 价值观 Goal Planning 目标计划 Intermediate Steps 中期步骤 Weekly Planning 每周计划 行事月历价值 合理进行时间规划； 重要工作项目的时间保证 每日计划制定方法 1、 将月历中事项填入； 2、将昨日未完工作项目列入； 3、估计各项工作时间； 4、确定工作事件紧迫性和重要性； 5、排定时间； 6、抓住正在做的每一项工作； 7、完成后划掉，盯住下一个目标； 8、临时插入工作先记录、评估，然后安排时间。 1、每天在同一时间制定， 建议在下班前； 2、规划出干扰时间； 3、要有弹性； 4、要长期坚持，养成习惯。 有效制定每日计划的几点建议 : 优先次序： 确认事件的价值及次序。 优先次序： （ Prioritize） A: Vital 生死攸关的 B: Important 重要的 C: Optional 选择的 确定重要度的参考因素 不完成有什么后果？ 每天只能做几个做哪几个？ 哪些是和目标直接相关的？ 哪些是高回报的？（不仅仅指眼前） 哪些活动直接支持我扮演的角色？（雇员，经理，父亲，孩子） 确定重要度的参考因素 1、 承诺事项； 2、与团队有关事项； 3、目标考核中权重较大事项； 4、其他事项。 III不真实，减少 IV不负责任 要避免 I必要性， 需要管理 II领导力， 需要专注 紧 急 不 紧 急 重 要 不 重 要 紧急 不紧急 时间矩阵图 准备工作 预防工作 计划 建立关系 更新 澄清价值观 授权 琐碎杂务 无关的电话、信函和邮件 消磨时间的行为 “逃避”的行为 过分沉迷于电视、 上网和放松状态 不必要的干扰 不必要的报告 不重要的会议、电话、 其他人的小事 危机 紧迫的问题 有期限的项目、 信函和电子邮件 会议、报告 重要 不重要 自然法则： 紧急 优先级高； 紧急可能会 优先顺序。 紧 急 不 紧 急 重 要 不 重 要 态度 “时间杀手” 有形杀手： 明明知道是浪费时间的事情，但又不得不做，又或者迫于无奈地去做： 接听电话 打电话 某些会议 打扰 官僚作风 沟通不足 办公室政治 跟“有问题”的人共事 资源不足 阅读文件及邮件 无形杀手 在我们不自觉的情况下出现，许多时候，问题是源于我们自己： 欠缺周详计划 不懂分辨轻重缓急 过分专注细节 犹豫不决 不懂说“不” 拖延 善忘 不懂授权 欠缺组织 健康欠佳 四把钥匙 只用一个个人管理系统 随身携带 远离“废纸” 以最适合自己的方式使用工具 个人管理工具基本用法 : 优先次序 监