铁路班组台账多之成因分析及对策建议.doc

铁路班组台账多之成因分析及对策建议舒啸波 广州铁路(集团)公司企业管理和法律事务处摘要：笔者结合工作实际，在本文中对铁路运输站段班组台账多的成因进行了分析探讨，有针对性地提出了解决措施，对规范和精简班组台账，减轻班组负担有一定借鉴参考作用。关键词：铁路；运输站段；班组台账中图分类号：F230文献识别码：A文章编号：1001-828X(2016)013-000241-02班组是企业安全、生产、经营、管理等一切活动的出发点和落脚点，是企业至为重要的前沿阵地。而班组台账是班组安全生产和经营管理等重要工作内容的真实记录和综合反映，是为经营管理决策和安全事故分析追溯等提供原始数据的载体。班组台账如此重要，但实际工作中，经常听到班组长及员工抱怨台账多，分散了班组保安全、抓生产的精力和时间。本文结合自己从事班组建设工作实际，就铁路运输站段班组台账多的成因及解决对策，谈几点看法和建议。一、班组台账定义及作用台账是企业为加强某方面的管理，掌握某方面的详细信息而设置的一种可供查阅的账簿；主要是运用数字文字，按照规定的表格或模式，对企业各类生产经营活动所做的最初的直接记录。对铁路运输站段而言，班组台账是指铁路总公司、铁路局要求在班组设立的、用于记录管理过程、提供查阅分析的账簿，主要包括管理台账、生产作业记录和统计报表。 二、班组台账设立原则应遵循以下原则：1.必须、实用、精简原则。台账设立要满足必须、实用、精简原则；同时要正确处理台账设立、台账精简与保留管理痕迹的关系；整合台账时，合并可合并的，精简可精简的。2.专业统一、规范原则。运输、机务、工务等专业系统要建立适合本专业系统的统一台账体系，规范台账要素，确保既满足专业管理要求，也符合现场实际。3.分级设置，无重复原则。台账设立应根据职能定位，实行分级管理，不重复设置。凡能设置于站段的台账绝不设在车间，能设在车间的台账绝不设在班组。班组只设置与安全、生产、设备、质量等直接有关的台账。4.要素关键、信息共享原则。台账要素的设计要以满足安全生产必需和规范管理为主，同时应简化填记内容和规范填记格式，确保填记要素是关键数据或必要内容。推行台账电子信息化管理，数据采集要一次到位、一库多用、共建共享。三、班组台账多之成因分析1.设置部门多。经调查统计，在班组使用的各类台账既有原铁道部和集团公司设置的，又有基层站段和车间设置的，还有合资公司和地方政府设置的，可谓是政出多门、种类繁杂，数量庞大。笔者所在的集团公司，2012、2013年分别开展了台账调研，上述各级机构和部门在班组设置的各类台账分别有2992、1917种。由于集团公司没有制订台账相关管理办法，没有明确哪一级机构和部门才有权设置台账，以至于集团公司各部门、合资公司、站段各科室，甚至车间为了方便自身工作，都可以在班组设置台账。2.专项活动多。从原铁道部、集团到站段各级管理部门，围绕不同时期铁路运输安全生产的重点工作而开展的专项检查活动比较多，而且每次专项检查活动都要求班组有推进计划、开展措施、活动记录、工作总结、上报报表以及问题整改记录等资料，每次专项活动都相应要设立一套记录和报表。班组为迎接检查不得不花大量精力去做好有关记录、填报有关报表。这些记录和报表，在专项活动结束后，并未及时取消或停止使用，而往往是一旦建立后就会继续保留使用，“滚雪球”现象比较普遍。3.会议总结多。现场调查中班组普遍反映各种会议和总结比较多，需要花费大量时间在会议和总结上。例如一个车务系统五等小站每月要固定召开的会议有：安全生产分析例会、安全专题分析会、站务会、劳动安全关键点检查及分析会、政治业务学习和考试等，不定期召开的会议有受牌分析会、天窗修和轨道电路分路不良整治会、施工(压道)碰头和完工会、交接班会、专项检查活动专题会、文电传达会、民主管理会、职工大会等等，每项会议都要求做好会议记录，填写有关台账。会议多、记录多、总结多过多地挤占了班组的时间和精力。4.文件通知多。围绕安全生产和各项管理工作，从集团业务处室到站段科室都不间断下发各类文电、通知和简报，并且常常要求班组100%记名学习传达并纸质存档；同时，集团要求站段、站段要求车间、车间要求班组制定细化措施，要求这项工作要写实，那项活动要记录，这项记录要存底，那张报表要上报，由此班组又衍生出许多台账来。5.交叉重复多。不同部门和科室在设置台账时，从自己专业要求考虑多，统筹考虑少，设置的台账项目和内容交叉重复多，同一项内容、同一个数据往往要填好几本台账，重复劳动多。例如，XX车辆段一名运用管理干部下现场检查，发现问题需要填记8种台账：干部下现场写实本；安全关键点岗位检查巡视登记本；TFDS动态检查列车质量抽查记录本；安全关键点检查记录表；干部下现场检查登记表；列检所漏检漏修登记簿；领导干部和专业技术人员跟班作业情况报告表；货物列车安全卡控措施八十条检查记录表。6.动态清理少。各级机构和部门从方便自身工作出发只管设置台账，但对过期的、交叉的台账又从未组织进行清理和规范。另一方面，台账设置部门在废止XX台账时，通常只是在下发的文电中规定自XX时候停止使用，但由于文电传阅范围关系，有些文电班组不一定能看到，以致有些废止的台账班组未必及时停止使用，无形中又增加了班组的工作负担。由于未及时开展动态清理，随着时间推移，以致台账越增越多，雪球越滚越大。四、解决对策及效果评价1.实行归口管理，控制好源头。一直以来，班组台账实行各业务处分口管理的做法，集团公司没有制定台账统一管理的相关办法，导致班组台账管理混乱和名目繁多，给站段、车间、班组管理带来许多工作麻烦，增添工作负担，影响日常安全管理。为此，建议制定台账管理办法，建立台账归口管理制度，明确规定台账设置权限在集团公司，集团管内其他单位无权在班组设置台账；同时明确台账管理分工，台账归口管理部门负责统一公布班组台账的设置目录、格式版本；各业务处室对台账的设置、使用、管理实行专业指导，基层站段根据上级统一公布的台账设置目录来管理和使用台账。此举可有效解决台账设置政出多门的问题，遏制专业部门、基层站段随意增设台账现象，把好台账设置源头。2.规范精简班组职责，上移管理职能。班组原先承担的三书一卡、职教培训、结合部问题的协调联系以及对红、黄牌的分析工作等职能上移到车间负责；各类安全大检查活动、专项整治的方案和计划，由车间制定后下达班组执行，班组不再制定各类活动和专项整治的细化方案、措施，只保留发现的问题和整改记录；上级文电由车间制定细化措施或实施方案后下发班组组织学习，班组仅保留电子版文件和记名传达记录，无需要纸质打印。此举，可有效解决此前班组因承担部分管理职能而需额外设置和填记台账的问题。3.精简文山会海，减少班组负担。一是压缩文件数量，加强源头控制。制发文件时，要加强计划管理，杜绝随意发文，减少文件数量。充分利用网络办公条件，推行网络办文，不流转和印发纸质公文，减少班组收阅和处理文件的工作量。二是整合简报种类。按照合并同类项原则，对集团和站段现有的各类简报进行整合，同时规范各类简报编发频次，严格控制新增和临时性简报。三是控制会议。归口编制年度会议计划表，严格控制会议数量和规模，做到可开可不开的会议尽量不开；能利用电视电话方式召开的会议，不以其他形式召开。此举，可极大程度减少班组收阅处理文件、参加会议、传达学习和填写会议记录的精力和时间，可有效解决班组因会议总结多、文件通知多而带来的班组台账负担多的问题。4.实行定期清理，控制数量。建立台账定期清理制度，每两年由台账归口管理部门统一牵头开展台账清理精简。可采用自下而上的方式，由班组申报、车间初核、站段审核、专业处室复核、归口管理部门统一发文公布。同时建立动态调整制度，业务处室、基层站段、现场车间、一线班组可根据安全管理和生产组织的需要，适时提出台账增减修订方案，按程序报审后由归口管理部门统一公布执行。此举，可有效解决因动态清理少而使台账“滚雪球”般增多的不良现象。5.调整记录方式，减轻工作量。充分发挥现代化办公设备和信息系统的优势，以减少台账填记工作量为目的，对台账的记录方式进行调整优化，将原来大量需要纸质手写的台账，调整为班组可结合自身办公硬件条件，在“电子台账、系统保存、录音保存、打印粘贴、纸质手写”等方式中任选其一进行填记。同时，凡由车间及以上部门组织，班组全员参加的各类会议、政治业务学习、岗位练兵、厂务公开等内容，班组无需再重复组织和记录。此举，可切实减轻填记台账的工作量。6.研发使用电子台帐，提高管理效能。一是加大对班组办公网络和计算机等现代化办公设备设施的覆盖面，让更多的班组充分享受到现代化办公的便利；二研发班组台账电子管理信息系统，推广使用电子台帐，解决同一件事重复填记、多次记录的问题。出现，中小型企业不太关注这些问题，总是当问题出现时才会意识到。所以，管理者应该具有风险意识，提前做到强化内部，防范风险。2.健全相关管理机制要对风险加以有效而快速的应对。要求企业在对风险意识进行强化的过程中，与实际情况相结合，进行有效的管理机制的建立。建立风险管理机制应当从报告、评估、识别以及分析风险等方面入手，使之与企业管理相符合，并有效的进行相关功能的发挥。(三)实现控制活动的动态化内部审计并不是一种简单而单一的活动，而是包含企业经营管理等各个方面的内容，如果想要使内部审计得以强化，使其作用得到充分发挥，就应当建立相应的控制体系。不同的控制体系应当进一步保障不同企业的发展，在企业发展的不同阶段，对体系也有着不同的要求，因此在企业发展的过程中，内控体系也会发生一定的改变。内控体系对企业发展有一定的促进作用，企业发展要求内控体系与相关变化过程相适应，两者之间形成动态的匹配过程，才能够使相关效应得到积极的发挥。1.建立健全内部审计制度在内控体系当中，内控制度是最为直接的部分，如果想要使内控制度的作用得到充分发挥，就应当完善相应的制度，使制度与企业发展的需求相符合。相关制度应当与企业状况相结合，使其能够与企业具体情况相适应，使其满足企业的相关需要，对企业发展产生一定的促进作用，其应当与内控制度的相关原则相符合，与事务发展规律相符合，结合内控要素管理、程序设计以及控制范围等方面的内容。2.建立健全内部监督机制有效的内部监督应当确保内控体系与企业发展之间的配合，并利用内部监督有效评估以及检查相关方面的活动，适当修改以及小郑内控行为等内容，使内控制度能够更好的发挥相应的效果。在企业内部监督的过程中，内部审计体系是一项重点内容，同时也是展开控制的有效手段。内部审计监督体系的建立，应当保障审计人员的权威以及独立性，使其具有一定的客观性和职业素养，从而能够有效评价相应的控制活动，特别是要有效评价企业高管等相关方面的内容。不过在展开内部监督控制制度的同时，也应当与外部监督产生一定的结合效果，从而使两者共同发挥积极的作用，这样一来才能对企业发展产生更好的帮助效果。3.内外结合，稳固统一现在的经济发展形势下，每一个企业都不是一个完全独立的个体，而是和其他各个企业相关联，发展更加开放。所以外部环境对于企业的发展来说是至关重要的，企业必须全面了解外部环境的实况和变化，基于这些条件来进行企业的战略目标的制定。对内防范风险，对外要求合法。内外结合，能够帮助企业找准自己的定位，这样才能保证企业能够正常的发展下去。三、结语如今的新常态经济形式下，给企业带来了更大的机遇和挑战，如何去有效把握机遇，解决挑战，就需要更高水平的内部审计来给与支持。因此，企业需要重视起内部审计工作，加强对于内部审计工作的管理，对企业可能出现的问题进行及时的规避和解决，只有这样才能使整个企业