企业文化的建立.doc

企业文化的建立一、缘 起自一九九九年起许多经营者看到公司内部存在许多问题,尤其是在面对竞争更加激烈、变动更快速、需要更多专业管理人才的未来,这些问题一日不解决,公司一日不能提升、成长,其中包括工作、管理、决策三方面的问题。1. 工作方面的问题:1) 修修补补:同一件工作往往要好几次才能完成,做了改、改了修、修了补,所花下去的“试误成本”,不知几倍于一次就把事情做对。2) 重复工作:好几个单位或好几个人都在做同一样的工作,部门间、个人间都没有协调沟通,重复工作的问题,使得工作的绩效大打折扣。3) 黑手党组织:人人想做好,但不知如何着手,如何运用科学方法、技巧。每个人都像黑手般的摸索,那公司岂不成了“黑手党”,因此经营者常变成作业员。4) 劳逸不均:有人工作忙,有人没事做,公司的资源运用出现了大漏洞。5) 半成品多:半途而废,没有彻底的评估、追踪、执行,使得投入大批人力、物力的工作变成了“破铜烂铁”。6) 怨天尤人:这是心态的问题,常常有人会说:都是因为某某人如何如何,才使我做不好,只会抱怨别人,却不懂得反躬自省。7) 过失与无知:又是一个心态问题,有人会辩解说:因为我不知道,因为我不会,这个心态其实比怨天尤人更可怕,殊不知你开车超速、闯了祸,被交通警察抓到,仍旧得罚款,判刑的岂能说我不知道,我疏忽了。8) 差不多:我想、大概、我听某某人说、谁告诉我的、含混笼统的概念与做法,常常会差之毫厘、失之千里。2. 管理方面的问题:1) 杂乱繁忙:事务流程混乱、复杂、效率低及把不合理变成合理化。2) 经验断承:以口头方式来讨论来解决问题,没有“明文化”之规章、制度。我们用断“承”的这个承字,就是要强调,我们一些智能的结晶因没记录而大半断了线,无法承续下去了。3) 防不胜防:人人都在做“救火”的工作,而不是努力于“防火”及“造林”,只知认命于重复解决老旧的问题的“治标工作”,而没有时间用心力于预防问题,再发生的“治本工作”,更谈不上前瞻性、创造性的思考与作为。4) 行而不果:这也是一个马虎随便,非常严重的问题,会而不议,议而不决,决而不行,行而不果。从想到做、工作潦草、过程简单、结果不彰。5) 似是而非:缺乏数据,把证据做为分析、研判、追踪、沟通的根据,也无法对问题的改进有所贡献。唯有让事实与数据本身说话才能在讨论与管理上更具说服力。6) 事件引导:缺乏本质分析,而只一昧“求和”。造成每个人以“不高兴”为武器而将事件的本质引导到管理者的不良沟通上,久而久之,防御的惯性造成无责及管理层不能深入探究及追根究底,而以“和”为贵之假象维护团体。3. 决策方面的问题:1) 满意引导:决策影响后续的行动与成果,但缺乏科学方法,精细过程,数据证据的正确判断,往往轻则浪费资源,重则坐失良机。2) 草率、抽象、大概、凭经验、感觉之个人认知:个人的有限认知,信手捻来的决策比比皆是,使得公司的经营充满了牛步呆滞的现象。3) 以个人为主:三个臭皮匠胜过一个诸葛亮,如经营三智能,流程、规章、制度;并且随时能观摩别人,创新点子,是我们急须强化的目标,光是内部就充满了经营的陷阱与危机,况且还有外部的威胁,因此公司对经营品质提升之渴望,由此可见一般。而对外在的威胁,公司应加强预测威胁所在并找出因应的措施,而未来公司面对的外在威胁有:a 自由化、国际化的随着改革开放,加入WTO。自由化、国际化的经济空间开放后,关税的降低,汇率的变动都在冲击业务的推展及未来生存之方向。b 信息快速流通随着信息科技的发展,越来越迅速的信息流通及越来越方便的信息,企业间已不太可能独享情报,而企业交流越来越多,发展会越来越频繁,出国考察越来越容易,更促进了市场生命的短缩化,而这些都已经慢慢削弱了公司原先拥有的优势竞争力。c 产品生命周期的缩短新的产品刚完成,没多久就变成了贱价品。d 突发事件政治、天然的突发事件,往往会改变一个原来运作正常的市场或企业,故应加强预测、因应、对应的措施与能力。e 费用增加随着组织的扩大,规模的扩大,直接有形的费用必然也增大,但更值得注意的是无形及浪费的部份势必也会因空隙之增差,加大而更多,这必须有坚实的经营能力充分掌握,始能创造出高效能的经营绩效。f 领导与管理能力的转变与提升新一代的员工进入公司,外来的人才会代替原来的子弟兵,同时也带进了新的思想与新的行为模式,也造成了新旧文化间的冲突,及原本价值观下的利益冲突,身为企业人,在领导与管理的能力及方法上,一定要有新的转变,与品质的提升,方能够掌握冲突,而非为冲突所掌握。所以基于以上种种的内、外在问题,身为企业负责人,一定要让公司不只能生存,更要成长,不但可大,更要可久。因此有重塑文化的必要,所谓独裁造成人治、制度造成法治,我们最终目标是以文化造成心治,所以它是有如中药一般,重点在于培本固元,强精补血,而非西药特效,只求立竿见影的效果,因此不求快速,而致于落实的脚踏实地为深耕之指导原则。二 企业文化取向如同家庭社会一样,每个企业都有自己的特色、风格,不论它是明显或是隐晦的,公司的文化沿自于创业的目的与精神,而为了能适存于未来,希望能有一个具活力的组织,因此在重视组织运作,具强烈革新,创新倾向,上、下左右沟通良好,从业人员可以自动自发的改善,员工责任强烈下,规划如下之原则以为发展,构建之依据。项 目文 化 内 涵企业目的(创业目的)l 藉由内部的正常之营业活动而获取利润,并不断创新, 革新努力以达成企业的永绩经营企业(创业)精神自我挑战 负责尽职 造就机缘,借力使力 借机进取刻苦耐劳而多得 创造共生共长的环境与团队组织成员的信念(观念)视企业为命运共同体 相互的信赖 成功 不必在我不断学习与创新导向适存于未来 隒取今日粮食的同时,不忘谋取明日粮食对工作目标,意义与对问题的发现对工作的目标与意义有深入的了解 对革新的态度表里一致的接受态度 上下相互信赖对组织内沟通的方法与态度倾向预防、下良分配、科学化之原则 充分的收集情报,并在决定时配合以实验主义对改善方案或新构思所持的态度自动自发的提出改善构思,并主动的付诸实现 提出不同意见看法 尊重专业的精神对决策之决定的态度尊重职权与责任承担 尊重专业的精神 不怕评价在乎效益有关组织间相互协力状况的态度认真尊重决策是必要的 团队精神是协助决策的成功而不是观望看笑话 各部门也相互竞争而不相互打压 遇有不同意见均坦率直言对退职的看法合于文化,利益则留 有终身雇用与被雇用的准备及能力对劳动的动机,与赏罚的意见对工作具有强烈的责任感与成就感,而不是交易不被指示时亦能自动自发地配合,以完成责任为己任要求赏罚分明,而不是害怕受罚,但奖赏欲不放过对经验及人际互动的态度经验的有效传授是爱护公司资源的表现乐于向他人教导自己的学习成果与经验教学是相长,而不是输别人对受与授的概念及态度付出与成果表现是被授的起点无功不受碌的态度三 企业文化的行为准矩及应有的态度:員工人格發展(文化)五要定 义一自我意识:认识及了解自己的心情、情绪、冲动及其对他人或公司所可能产生何种影响的能力。二自我调节:控制突如其来的刺激,作自我调整,倾向于三思而后行(言)三激 励:热情投入工作,但不是仅为了追求财富或名位,而是以自我成长为目的,精力旺盛,能执着于追求自己及团队的既定目标。四同 理 心:了解他人之所以如此的原因,体恤对方的立场,调整自己的方式,以不造成对方的冲突为原则。五社交技巧:善于处理及建立人际关系网络,善于寻找相同点的能力,从而建立和谐的关系。行为特征能欣賞別人的優點,而訓練自己的學習具有熱心服務內部顧客與外部顧客的胸懷能體察不同文化(角色)間的細微差異,且允許它的存在能廣結善緣,不畫地自限,排除異己能說服自己,不斷訓練說服他人的能力與知識能有效帶動別人推動團隊的各項變革有強烈的意志,想要達成既定目標的負責態度樂觀進取,面對惡劣情境時亦不改初衷,信其可行樂於對組織奉獻所長,謀求成為組織依賴的成員值得信賴,樂於溝通積極心態解決問題,不被問題所擊倒對改革(變革)持開放態度自信、以自我成長為思維,具有自我解嘲式的幽默感不罪歸於人,能夠反求諸己以感染別人積極工作士氣為己任,不做團體士氣破壞者四 企业使命、远景的建立企业使命是指公司存在的目的、范围、产品和服务及目标顾客,因此,企业使命可以使员工了解工作的意义,例如员工了解他们是舞台上的演员,而不是企业的奴隶是一种金钱交换的时间意义,而是服务的人的多寡,因此每位员工都努力扮演好他们的角色,以达成共同的目标。企业的使命建立不是投资者建立,乃是由团队成员在创造成就之意诚下,共同拟聚出来的,而这个成就是这本剧本的每一位(份)角色的成就。远景指的是执行企业使命所欲达成的境界,包括企业,个人,因此远景要划分为二个部份:一是基本远景;二是短期远景。基本远景是十年内或五年内企业及个人所欲达成的境界,而短期远景,是为达成基本远景在短期内所欲达到的境界。因此企划单位必须明确推演企划以勾划每一阶段的企业及每个人的角色及未来,并宣导之。五 企业CIS的建立CIS是一种统一企业形象、品牌策略行销的工具,使之呈组织化、品牌化、附加价值化、系统化的要件,而其构成的要素,基本上是由下列三者所构成:理念识别(MI)、活动识别(BI)及识(视)觉识别(VI)三者相互推行,塑造企业独特的形象及产品价值。企业建立CIS的原因有:1. 企业规模日益扩大产品项目多,必须有统一的CIS,以代表企业的产品;2. 在未来市场顾客导向的心中,对企业有一良好的印象;3. 用统一的标识,对企业的理念、产品、文件等要素用单纯的造型表现,可以节省以后许多设计的浪费,加工的浪费;4. 统合内部管理、激励员工士气,透过不断的曝光,以塑造出产品品牌形象创造今后产品的附加价值。企业的CIS必须包括:1. 企业标志:企业标志乃为企业识别系统中最根本之要素,也是统合所有视觉传递要素之核心,其意义在于塑造崭新的企业识别形象,也突显其特有文化内涵,使大众结合产品产生共鸣与认知。2. 企业名称(中、英文标准字体)企业名称标准字体与企业标识均为高度标准化的设计,具有规范意义之宣示与告之之特质,为品牌策略不可欠缺的一环。3. 企业标语企业标语是核心理念(核心思想)的表达,表现出公司对客户、供货商、同事等共同来浇灌,扶植之意义传达,具有宣示告之之效果。4. 企业色彩企业色彩是透过颜色来表达其理念意义为正确运用及CIS功能的发挥,企划单位必须建立CIS手册,并说明各种应用及错误禁止严格参照遵行,不得违反之。六 企业规章制度文化为塑造组织内共同的行为模式及各项作业依据、做法,并导引公司进入一个规范化的环境与团体中,公司有建立一套让组织运作惯性化的制度的必要,有人说:“要看出一个企业文化,只要去翻翻他的规章制度就明了了。”因此在组织运作中,如何将过去“口耳相传”因人而易的作法,明文化为标准的规章制度,且符合品质的精神,是一永续进行的工作,更具体的讲,规章制度明文化的主要工作,就是将企业标准化,并将标准化的结果加以书面记录,作为企业内部员工遵循的依据,公司之规章制度必须包含三大部份:1. 经营管理标准:主要是将公司整体经营管理所须具备的大方向、大原则等各项规定给以统合,书面记录、公布及保存,让全体员工、各单位在执行其业务功能时有一依据,其内容包括公司章程、组织体制、组制规程、授权范围、事业体管理体制、文化塑造、经营理念、远景、年度方针、目标等,这些都是一般企业最常疏失的一环,导致公司的重要政策、理念、准矩等具体面的东西,无法有效的传递,而造成单位,各体之背离与各自为政、各自表达。2. 规章制度标准:主要是将公司的流程(程序)办法规定等各项作业准则加以整合、规范,使得此类业务工作之申请、会办、审查、知会、核准、公布、分发、保存、变更、作废等,均能有效地加以管制,并采相同的方式办理同一件事(同类),并促使信息流通及上、下工程相应协合与勾稽,此类标准共可分为七大内控循环、14项机能管理业务工作,其内容有营运管理、行销、人事、研发、生产、采购、品质、资材、信息、总务、财务、会计、投资、稽核等。3. 技术标准:此类标准为与产品工会技术有关之规格与标准,也唯有透过标准 化之推动,才能使其变异减少,而进入一有效的管制及推动。各机能单位必须就其业务范围内建立标准并宣导说明让组织内所有成员熟悉,并会操作以收其效。七 文化网络的建立为了散播文化培植诱导组织成员的观念、行为及使员工能够深入了解并记住,因此需经由文化网络的传导而深入人心,因此在这五年的时间内,公司必须建立各种文化网络:月会、月刊、布告栏、教育训练、说明会、典礼仪式、杰出(模范员工)选拔。1. 月 会:月会在每月举行,可视场地分别办理,但其内容除了大家长对全员的精神讲话外,应当有下列活动:1) 公司宝藏:表现公司机构内的人、事、物各种属性及性质。A 部门介绍B 部门人员介绍C 新进人员介绍D 公司故事(事迹)2) 荣耀的时刻:各类优良事迹发表、表扬、颁奖。A 英雄人物B TQM品质奖章颁发C 荣升同仁布达D 各类签约仪式3) 有话要说:各类项目发表、部门发表、个人发表。A 新产品、新关键技术、新设备、大订单之发表B 重要项目、活动、重点管理项目宣告C 学习报告2. 月 刊月刊的内容需围绕着管理主题如体质改善、制度建立、标准化的重要、文化的宣扬、管理手法、技术的发表、成功的案例、品质意识、文化小品等以鼓励员工向心圆地投稿,因此为内部沟道之良好工具,尤其可以和月会相结合为用。3. 布告栏(文化走廊、英雄榜、科技廊、文化物语等)布告栏主要是公告布达公司的政策、活动、人物典范、新产品信息、新管理理论、新产品技术等。4. 教育训练实施教育训练