关于项目监控服务供方日常管理的指导建议.doc

关于项目监控服务供方日常管理的指导建议为了贯彻落实公司标准要求，规范项目管理中心对服务供方日常管理运行的监管工作，以提升公司物业服务管理整体水平，减少或避免公司责任风险，确保公司标准持续有效。公司质量管理中心结合项目管理中心运行的实际情况做出以下指导建议：一、服务供方合同审批流程及存档1、新签定或原合同有变更事项应使用服务供方（合同）评审表；【见附表1】审批流程图：总公司/项目管理中心审核服务供方合法性（承担责任风险的能力），明确服务内容/标准/期限/人数/价格；计划财务中心根据合同内容核查所在项目经营预算的合理性，并反馈公司/项目管理中心；行政人事中心校对合同及附件文字是否有错字、遗漏及服务供方合同专用章与合同供方名称的一致性；质量管理中心核查服务供方是否提供相关资质证书、营业执照、税务登记证件等复印件及证件期限的有效性；工程管控中心审核服务供方专业性及合同事项合理性（行业规定），包括从业人员、维保事项等；公司主管领导再次验证服务供方合同及附件，作出指导意见；公司总经理最终决策是否与服务供方签定合同；（授权行政人事中心加盖公司合同专用章）（注：审批顺序未经公司领导批准，不可私自调换；）2、按月、季、年合同付款必须使用服务供方（合同）评价表与外包、分包服务费结算单；【见附表2、3】审批流程图：项目主管部门依据合同事项及服务标准，客观描述服务供方为项目中心所提供的服务质量；公司总经理最终决定对服务外包方结算金额，以及其他意见；公司主管领导依据项目管理中心、公司职能中心的评价及付款金额，作出指导意见；计划财务中心依据合同校对付款总价及外包、分包服务费结算单填写有无漏项、错项；项目经理依据项目主管部门描述情况及与服务供方沟通是否顺畅，作出项目最终评价；工程管控中心从服务供方提供专业性服务、定期维保情况、巡检情况，作出客观评价；质量管理中心依据服务供方合同内容及定期对项目日常工作检查情况，作出客观评价；（注：服务供方（合同）评价表与外包、分包服务费结算单不可分开使用；）3、服务供方合同存档a、原 件：存档公司计划财务中心；b、复印件：存档公司行政人事中心、质量管理中心、工程管控中心、项目管理中心； 12 / 12二、项目对服务供方日常管理运行控制1、项目管理中心应建立服务供方岗位分布明细表【见附表4】，明确岗位设置/范围、人员、工作时间区间、备注/岗位说明，并由项目主管负责人、项目总经理签字确认；2、项目管理中心应要求服务供方提供人员名单，项目建立服务供方岗位人员明细表【见附表5】。如有服务供方进行人员调整或更换需告知项目，项目主管部门负责人按月统计服务供方人员更换数量，并上报项目总经理；3、项目管理中心应要求服务供方制定住宿、外出请假管理制度，项目建立服务供方住宿人员登记表【见附表6】，如有长期不在宿舍（属项目提供住宿地点）住宿人员，服务供方应有登记与本人申请证明；4、项目管理中心将服务供方现场实际人数，以周报（每周五）的形式上报公司行政人事中心；项目主管部门应依据服务供方合同事项及服务标准，每月至少一次对服务供方人数、日常运行记录、服务质量等进行核查，建立服务供方日常检查记录表【见附表7】，将检查问题通知服务供方及时整改，并附整改措施避免再次出现类似问题；5、项目管理中心建立的服务供方工作运行监控记录，主管部门负责人应以月为周期进行审核，并按照公司关于质量记录归档的指导意见要求存档，并妥善保存。附表1：服务供方（合同）评审表MG-Q/E/HS.R-7.4/4.4.6-09附表2：服务供方（合同）评价表MG-Q/E/HS.R-7.4/4.4.6-10附表3：外包、分包服务费结算单MG-Q/E/HS.R-7.4/4.4.6-11附表4：服务供方岗位分布明细表MG/XMZX-FWGF-001附表5：服务供方岗位人员明细表MG/XMZX-FWGF-002附表6：服务供方住宿人员登记表MG/XMZX-FWGF-003附表7：服务供方日常检查记录表MG/XMZX-FWGF-004服务供方（合同）评审表服务供方单位名称:服务供方项目类别:保安 ；保洁 ；其他:服务供方负 责 人:服务供方联系地址:服务供方联系方式:供方服务所在项目管理中心:项目管理中心意见：资质证书 ；营业执照 ；行业特许证 ；税务登记 ；机构代码 ；其他:合同期限: 年 月 日至 年 月 日；合同人数: 名；单价￥ 元；月总价￥ 元；年总价￥ 元；签署合同意见: 同意 ；其他意见说明:项目经理： 日期：计划财务中心意见：供方合同付款费用总价与项目经营预算评估: 合理 ；超出 ；其他意见说明:财务经理： 日期：质量管理中心意见：相关证件复印件: 齐全 ； 提供相关证件有效期: 有效 ；其他意见说明:质管经理： 日期：工程管控中心意见：供方合同内容与行业规定评估: 符合规定 ；补充事项:其他意见说明:管控经理： 日期：行政人事中心意见：供方合同及附件文字校对: 完整有效 ； 供方合同专用章与合同供方名称校对： 一致 ；其他意见说明:人事经理： 日期：公司主管领导意见：签字： 日期：公司总经理批示：签字： 日期：服务供方（合同）评价表服务供方单位名称:服务供方项目类别:保安 ；保洁 ；其他:服务供方负 责 人:服务供方联系地址:服务供方联系方式:供方服务所在项目管理中心:服务供方合同履约情况：(客观描述项目定期对服务供方检查结果，可提供检查记录附后)合同编制人数: 名；实际服务人数: 名；更换人员数量: 名；依据合同服务标准，供方所在项目的服务质量评价: 满意 ； 一般 ； 不满意 ；其他意见说明:项目主管部门： 日期：项目与服务供方沟通情况描述:项目管理中心最终评价意见:项目经理： 日期：质量管理中心意见：依据合同对项目定期检查情况评价:质管经理： 日期：工程管控中心意见：依据合同对服务供方所提供专业性服务情况评价:管控经理： 日期：计划财务中心意见：本次付款总价、外包、分包服务费结算单与合同规定金额校对: 正确无误 ；其他意见说明:财务经理： 日期：公司主管领导意见：签字： 日期：公司总经理批示：签字： 日期：外包、分包服务费结算单结算区间: 年 月 日至 年 月 日项目管理中心服务供方单位合同编制人数实际服务人数合同规定付款￥同意付款金额￥合同违约扣款￥扣款具体说明可另附记录或照片扣款具体说明：项目主管部门意见：项目主管签字： 日期：项目中心经理意见：项目经理签字： 日期：注：结合服务供方（合同）评价表使用，并将表格项目填写齐全，如空白项目填“无”；服务供方岗位分布明细表供方服务所在项目管理中心:服务供方项目类别:保安 ；保洁 ；其他:设置岗位数量:合同编制人数:序号岗位设置/区域人员编号工作时间区间备注/岗位说明主管部门负责人： 项目总经理： 日期：服务供方岗位人员明细表保安 ；保洁 ；其他:序号人员编号人员姓名更换人员替换时间更换人员替换时间更换人员替换时间备注注：此表结合服务供方岗位分布明细表使用，并以月为单位计算服务供方人员更换数量；制表人： 日期： 月审核人： 日期：服务供方住宿人员登记表保安 ；保洁 ；其他:序号人员姓名性别签署责任书入住日期退宿日期备注是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是