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CherryLiuMay10 2008 时间管理 GroundRules 手机关机或放到振动档接听电话请到培训室外电脑合盖 您期望通过本培训1 可以了解 2 可以解决 问题教导员工 技能不足 解决冲突 救火 跨部门沟通 会议 督促其他部门的工作 时间管理自我测试 共16题你只需回答 是 或 否 时间 5分钟 总结你的时间掌控 课程大纲 时间管理的涵义制定计划 管理好你的时间从计划到行动 WBS的应用安排好你的每一天 你能同时抛几个球 总结与回顾 课程大纲 时间管理的涵义制定计划 管理好你的时间从计划到行动 WBS的应用安排好你的每一天 你能同时抛几个球 总结与回顾 时间管理的涵义 时间管理的实质是对于人生的自我管理高效率应以高效能为前提 人生才能感受到成功的意义效率指的是 是否正确地做事 效能指的是 是否做正确的事 时间管理不是有关生命的效率 Efficiency 而是有关生命的效能 Effectiveness 人生观 价值观决定了我们对时间的应用 人生之轮 知识教育 身体健康 社交生活 经济条件 事业生涯 家庭生活 精神生活 请为自己人生的七个方面从最满意到最不满意排序你希望在哪些方面寻求大的发展 你为这几方面树立了目标吗 你认为自己在做正确的事吗 人生之轮 课程大纲 时间管理的涵义制定计划 管理好你的时间从计划到行动 WBS的应用安排好你的每一天 你能同时抛几个球 总结与回顾 计划的划分 长期计划 5 10年 中期计划 3 5年 短期计划 1年以内 月计划周计划日计划定期处理的事务 人生目标工作目标只有形成计划才可能实现 制定计划的LEAD原则 List列出工作活动Estimate估计每项活动的时间工作不是干了算 而是要算了干Allow在尽量按估计时间完成活动的前提下留出余地Decide决定活动的优先性 工作优先性分类 必须做的 A 可以让别人帮着做的 C 能做就做的 D 应该做的 B I II III IV 重要性 紧急性 由你的价值观作出决定 力争 双赢 工作分类 进程任务类单个任务类沟通类 进程任务类工作 是由紧密联系并且共同实现一个最终目标的一系列关键性工作往往同部门目标直接相关一般在绩效协议中制定出来对员工的绩效考核影响力最大 单个任务类工作 日常的例行工作突发性任务为完成进程性工作的辅助活动 沟通类工作 与其它类工作相互交叉内外部会议约见上下级会谈等 每类工作所花时间 自己可控的时间自己不可控的时间哪类工作花的时间最多 针对自己可控的时间 哪些工作必须由自己来做哪些工作可以让别人帮着做 影响工作效率的原因 自身原因工作无计划时间观念不强完美主义不愿委托授权环境方面应酬多突发事件多同事的时间观念不强 组织原因无绩效合同沟通不畅文山会海制度不健全技术方面无合适的时间管理工具未掌握科学的时间管理方法 解决方法 做你能做的 影响范围 影响范围 关切范围 关切范围 影响圈与关切圈 例 HR小赵的2009年 年底了 按往年的习惯 小赵开始盘算在2009年她要完成哪些大事 好踏踏实实地迎接新的一年 和直属主管面谈后 工作目标定下来了 设计HR内部的沟通平台 利用共享网络 公司奖励及表彰政策的制订新员工培训流程的实施与效果评估新销售队伍的组建与培训公司季报的发行当然 例行工作也是要按时完成的 如每月发放工资 同时 在生活安排上 她记得宝宝今年要上幼儿园了 这可要好好计划一下 该怎么安排时间呢 年度时间安排表 练习 小王和小李的2009年 小王和小李是同事 他们一个在生产部门 一个在物流部门 新的一年 他们的工作目标分别是 小王小李他们该怎么安排时间呢 课程大纲 时间管理的涵义制定计划 管理好你的时间从计划到行动 WBS的应用安排好你的每一天 你能同时抛几个球 总结与回顾 工作分解WorkBreakdownStructure WBS 造南北向的桥一座 选址 财务审核 建与桥梁相连的道路 建桥 建桥北道路 建桥南道路 如何吃掉一头大象 用WBS WorkBreakdownStructure 时间管理程序重要概念 约见活动未来活动对别人的承诺别人的承诺 约见 有明确的开始时间 一般也有结束时间如会议 约见 培训 接机等 活动 没有规定明确的开始时间优先度由自己决定如写个报告 电话通知 发一封E mail 等 未来活动 未确定明确日期的一般为一周以后的约会或活动 2020 1 15 34 对别人的承诺 不一定有开始时间 但成果交付给别人有时间期限 别人的承诺 别人向你交付的成果有时间期限 练习 用WBS分解任务 A组 公司奖励及表彰政策的制订B组 C组 D组 细化练习 您某个项目的其中一个行动是 组织新的运营软件的使用者培训 由内部IT人员 小蒋任讲师 采用教室教学方式 请写出更详细的可操作的分解行动步骤 课程大纲 时间管理的涵义制定计划 管理好你的时间从计划到行动 WBS的应用安排好你的每一天 你能同时抛几个球 总结与回顾 时间管理的两个层面及所用工具 时间安排 每项工作活动发生的时间和所需要的时间日历 约见 未来活动每日活动表 活动 对别人的承诺 别人的承诺每日时间表 约见 活动信息管理 与每项工作活动相关的信息从何处查找或归档于何处电脑硬盘 软盘 光盘 纸文件存档桌面清理 时间管理程序 在每日下班前计划第二天的工作首先将约会填入时间表将活动按优先性分成A B C D类A类 紧急且重要B类 重要但不紧急C类 紧急但不重要D类 不重要也不紧急 估计每类活动应花的时间将活动穿插到约会的间隙内第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当调整每天的工作安排应该 首先处理A B类 然后是C类 努力完成D类 避免拖延 时间管理程序 例 小孙的一天用时间管理表进行管理 练习 利用 时间安排表 安排您的一天 9 00 18 00 巡视3次生产线 上午1次 下午2次 例行晨会 0 5小时 负责的J项目召开会议 已约好10 30 11 30开会 小王负责的生产线最近出了几次问题 需要找他谈谈 找出根本原因参加物流部门召开的K项目会议 已约好14 30 15 30开会 作为项目领导人 完成L项目的项目总结报告小李昨天提到他有提高生产率的新点子 您承诺今天跟他详细聊一聊 打扰5P People人 同事 上级 永远不要把客户当成是打扰Phone电话Paper公文 信件 与自己无关的E mail 文件Personal自我打扰 开小差 与别人聊天Peripheralvision视力所及的环境干扰 乱贴的小黄签 太漂亮或太乱的办公室 如何拒绝他人之请托以避免时间之浪费 管理者之所以不好意思拒绝他人之请托 可能是基于以下的原因 时间 不知如何拒绝他人之请托 不了解拒绝他人请托的重要性 想做一位广受爱戴的好人 担心拒绝接纳请托后会触怒请托者 接纳请托比拒绝请托更为容易 为什么会容忍别人的打扰 如何对付不速之客以避免时间之浪费 不要采用无条件的 门户开放政策 在办公室外接见外界不速之客 站立会客 利用隐蔽的办公室 定期和部属或同一阶层的同事见面 时间 如何对付电话之干扰以避免时间之浪费 外来电话应先由秘书接听 事后回复电话的办法比较值得采纳 尽量将须打出去的电话集中在一起 时间 如何治疗会议病以避免时间之浪费 A 思考是否有必要以会议的形式进行商讨 B 尽量减少与会人员 C 当关键性人物无法与会时 原则上不应开会 D 为避免会议过长 可将会议安排在午餐前 下班前或另一个活动之前 E 计算会议成本 例 1 与会者有10位 2 每位月薪4 000元 享有的福利计有1 000元 3 每位每月工作时间为10 000分钟 一个会议长达一小时 则耗资300元 A 会议中如等候迟到者 则等于惩罚准时者 B 避免受电话或访客之干扰 D 根据实际需要 可让部分与会者只参加会议的一部分 E 会议结束时 总结达成的结论及定下工作的时限 A 会议记录应尽快作成 B 迅速解决会议中的决议及待办事项 C 为杜绝与会者的无故缺席 迟到或早退 可考虑在会议记录上注明 会议前 会议中 会议后 时间 如何治疗 文件满桌病 以避免时间之浪费 区分公文性质合理操作 阅读后立即在文件上注明要采取之行动 避免把文件列入 General 或 Miscellaneous 档案内 时间 公文的性质 活动性公文 需要你采取应对行动的公文信息性公文 已处理完需要存档的公文 存档的原则 根据公司要求该存档的存档无章可循的分批归档 过一段时间 一般为一个月 决定是否需存档能用电子版存档 就不要用纸文档需要经常用的文件 最好有纸文档对存档的文件可注明销毁日期 时间管理从清理桌面开始 时间管理从清理桌面开始 活动性公文是否放在 来件篮 和 发件篮 中 信息性公文是否还在桌面上 哪些需存档 哪些需扔掉 哪些需保留一段时间再决定是否存档 有地方保留这些文件吗 名片是否分类易找 办公室 桌面是否成了 周围环境 干扰 如何减少上下班交通所引起的时间浪费 避免交通拥挤的高峰时间上下班 选择班次稳定的交通工具 利用上班的时间构思当天的工作细节 利用下班的时间检讨当天的工作得失 时间 如何减少 事必躬亲 所引起的时间浪费 适当地分权授责 Delegation 采取例外管理 Managementbyexception 的管理方法 时间 授权 Who 计划人物What 具体 数字化Why 重要性When 何时开始 何时完成 需时多少 进度Where 地点How 方法 资源HowMuch 费用 对时间管理的其它建议 用时间管理工具安排您的整个生活 而不仅仅用于管理工作时间 明确自己一天当中效率最高的时间 用来完成重要但不一定紧急的工作 往往是进程任务类工作 临事要集中精神不苛求尽善尽美 能当机立断不要怕说 不 善用工间零碎时间 上班的路上能看书或文件就别闲着 打电话或开会前把想说的话 想提的问题列出来 养成将别人的回应做记录的习惯习惯将别人的联系方法记在同一个地方把别人经常找你帮忙的事或问题能文件化的制成文件沟通要彻底 委托别人一定交代清楚期限和成果标准重要卡号要有备份随身永远带着时间安排表 或记事本 对时间管理的其它建议 课程大纲 时间管理的涵义制定计划 管理好你的时间从计划到行动 WBS的