工作计划及时间管理PPT课件.ppt

1 工作计划及管理培训 SETC中心霍智勇 2020 1 15 2 介绍 学习项目计划的制作学习项目计划的管理重点词 项目计划周状态报告工作周报 日报 周工作例会 2020 1 15 3 议程 培训分两个部分项目计划的制定和管理工作计划的制定工作计划跟踪和监控工作计划的更改周报的填写及管理 2020 1 15 4 这次培训的目的 这次培训的目的 熟悉项目计划及汇报的管理制度 结合实际工作进行讨论 学习使用一些制作计划的工具和方法 各项目开始制定工作计划 并且在实际工作中开始实施 2020 1 15 5 第一讲 工作计划 第一讲 项目计划 2020 1 15 6 问题 什么叫项目管理 项目管理有什么特点 2020 1 15 7 一个高效组织的特点 一个高效组织的特点是什么 有计划的生产有计划的改进 2020 1 15 8 工作计划的意义 两种工作形式 消级式工作消防式救火管理 积极式工作计划式主动管理 2020 1 15 9 消防式工作特点 消防式工作特点 救火 工作或忙或闲经常位于两个极端 工作重复性强 工作继承性差 人员固定性差 整体调控性差 项目成功率低 整体士气低 项目越大 涉及的人员越多 成本越大 风险越高 2020 1 15 10 计划式工作特点 计划式工作特点 主动出击 工作被预计 强度可控并处于平稳状态 通过对计划执行的分析和调控 综合效率不断提高 整体调控性不断增强 人员稳定性强 工作继承性强 相关资源的保证性强 项目成功率高 士气高 项目越大 涉及的人员越多 同样可以控制成本和控制风险 2020 1 15 11 问题 如果你是一个总经理 你要经营一个企业 你需要制定哪些计划 2020 1 15 12 工作计划的分类 工作计划的分类 对于固定的组织 部门 战略计划 指导性 阶段计划 指导性 实施计划 执行 其它计划 营销 安全 质量 环保 劳保等 执行 对于临时的组织 项目组 项目计划 执行 2020 1 15 13 项目计划 项目计划 制定者 项目经理计划的时间范围 项目正式启动到项目结束 计划的内容 项目活动工作安排 2020 1 15 14 计划的要素 计划的要素 工作任务工作细分工作量进度人员资源问题 资源都有哪些内容 2020 1 15 15 项目计划范例 一 2020 1 15 16 项目计划范例 一 2020 1 15 17 项目计划范例 二 2020 1 15 18 项目计划范例 二 2020 1 15 19 制定项目计划 提问 制定项目计划前应该做什么 2020 1 15 20 项目计划的准备 需要明确 项目目标 项目资源 相关约束 2020 1 15 21 项目目标 技术目标非技术目标 商业 成本 时间 2020 1 15 22 项目的资源 资源的五要素 人员设备材料法律法规环境 人 给哪些人制定工作计划这些人的能力和特点关于人的其它的限制 2020 1 15 2020 1 15 23 24 项目计划的准备 工作任务 全面 不能漏掉准确 不能说不清楚 2020 1 15 25 项目计划的准备 时间进度 人 工作量 其它限制 进度表要求 对工作量有科学的估计对风险应进行控制 非技术和技术 明确其它限制 如成本 时间 其它资源 2020 1 15 26 制定计划的步骤 制定计划的准备 对工作产品的确定对工作产品 及更改 的规模的估计对工作量和成本的估计对进度和里程碑的确定对风险的识别和控制对其它管理方法的确定 如配置管理或质量保证 对其它相关约束的确定 外部人员 设备等 等 2020 1 15 27 工作计划的执行和监控 没有监督的计划是无效的计划 工作状态的监控方法 日工作记录 员工每天工作 记流水 每周状态报告 员工每周工作状况 员工向组织的负责人提交 部门经理或项目经理 项目周报 项目组每周工作状况 组织的负责人向上一级主管提交工作例会 2020 1 15 28 日工作记录 可选 日报是工作状态的原始数据 日报提供的时间记录是用于测量的基础 测量 对工作任务的时间的计量 对工作任务状态的计量 对工作任务的成本的计量 2020 1 15 29 日报模板 2020 1 15 30 周状态报告 周状态报告是每名员工对每周工作的汇总 是每名员工的工作情况的反馈 针对工作计划 是修订工作计划的数据来源 是工作考核的主要数据来源 2020 1 15 31 项目周报 项目周报是组织用来监控计划进行程度的汇报机制 项目周报的编写者 项目经理项目周报的内容 本周工作计划执行情况 已经完成的工作及对这些工作的度量 本周工作中产生的问题 风险和变更情况下周的工作计划 2020 1 15 32 项目周报 2020 1 15 33 项目计划的修订 更改 从不更改的工作计划是不可用的 当人员 资源 风险 成本 商业需求 其它约定等条件发生变化时 需要对工作计划进行修订 项目谁负责谁修订 2020 1 15 34 项目计划的修订 更改 对项目计划的修订的影响进行估计和评审 规模 成本 风险等 重新取得受影响组织的承诺 如果更改涉及到更改用户的需求 则必须经过用户和公司高层经理的许可 2020 1 15 35 填写更改申请单 2020 1 15 36 提问 项目计划中可能会进行哪些评审 2020 1 15 37 回顾第一讲内容 常见的两种工作形式 计划式和消防式 工作计划的种类制定工作计划前应明确的信息 人 任务 进度等 工作计划的监控方法 日报 周状态报告 工作周报 工作计划的更改 2020 1 15 38 第二讲 周报的填写及管理 第二讲 周报的填写及管理 2020 1 15 39 工作状况汇报的形式 一般共四种工作日志周报 员工 项目 周工作例会突发事件紧急报告 2020 1 15 40 周报 员工周报项目周报问题和风险变更及未完成的工作完成的工作下周计划意见和建议度量 可不填 预算修订进度修订获得价值 2020 1 15 41 周报的汇报方法 部门经理的周报每周五下班前发送副总经理 可用电子邮件 各级领导应给予下级足够的时间编写周报