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PPT制作技巧 石河子大学教务处现代教育技术中心 前言 PPT因其直观方便 易于上手而成为我们工作中不可缺少的一部分 上课 会议 培训 交流 总结 汇报都用得上 一个逻辑清楚 制作精美的PPT不仅吸引观众的注意力 给观众形成良好印象 从而达到直观 清晰的向受众者传达我们的意思的作用 同时也是对受众者的尊重 当然由于我们大部分人 包括我自己在内 都没有正规地上过一堂PPT方面的课 因为这软件太容易上手了 摸索几下就可以做了 所以我们大部分人并没有意识到 只要我们思路打开了 学会一些简单的方法 并不需要有太多专业知识 我们也可以做出好的PPT来 你会发现 PPT原来还可以这么来做 PPT要做得好看 其实也挺简单的 如果在探讨交流的过程中说话触及到个人审美等问题 请同事们别介意 仅仅为了说明问题和交流 并无他意 由于制作培训内容的时间比较短 水平和经验有限 难免会有疏漏 错误和安排不当之处 还请各位领导 同事们多多包涵 前言 目录 第一章我们常见的问题 1 9 通过对很多我们日常工作中的PPT进行研究 我总结了一些出现频率很高的问题 我们先看下这些问题是不是在我们身上发生过 不注意内容层级关系 乱用字体 字号 字颜色 版面字颜色太多 与前后页配色方案不一至 二级标题与正文之间字体字号完全一样 抛开背景不说 光字就太满太多 给人压抑的感觉 正文字体选择不当 不方便浏览 第一章我们常见的问题 2 9 滥用素材 模板的选择五花八门 不注意可读性和视觉效果 符号化语言使用过滥且不注意美感 不注意整体效果 这两个PPT页面就没有注意到内容与图形之间的关系 图形表达的应当是因果关系和递进关系 内容却并不是这种关系 虽然我们提倡语言符号化 这是一种乱用素材的作法 不仅不能给PPT增彩 反而显得不够精细 也不形象 如果一个PPT中大量使用这种不恰当的素材 会让PPT显得相当凌乱 第一章我们常见的问题 3 9 最底下这个PPT完全不施粉黛 中间那个浓妆艳抹 上面这个明明是介绍某账单营销过程的 怎么也和奥运扯不上关系 却用着北京奥运会的主题模板 这些都是不可取的 PPT不可以没有修饰 但背景一般不建议用深色 非常不利于浏览 会让版面显得不整洁 第一章我们常见的问题 4 9 不注意细节 这个问题比较突出 如文字 图片过大 过于靠边 不整齐 选取的图片太模糊 LOGO变形 左边这个PPT上面还有一行 单击此处添加标题 右边这个有两个邮政标识 下面这个还变形得历害 第一章我们常见的问题 5 9 左边这个PPT选用的背景底图太模糊 右边这个LOGO太模糊 且还被标题压住了 第一章我们常见的问题 6 9 这三个邮戳图摆放完全可以放成一排 这样放显得很乱 还超出了正常区域 右边这个图的标题加了重影 颜色也混乱 用了这些色块方框比不用效果要差 既没有起到强调作用 又没有美感 完全没理由要做这个效果 这其实也是一种乱用素材的表现 第一章我们常见的问题 7 9 这一组PPT看上去很精致 条理清楚 排版有序 模板精美 风格一致 是PPT里的上乘之作 当然 这组PPT并不是全用PowerPoint制作出来的 而是用设计画册的方法设计出来 然后整体做成图片 第一章我们常见的问题 8 9 由于多数做PPT的同志并非专业人士 平时也比较忙 缺乏这方面的训练 也缺少重视 所以做出来的PPT就显得比较粗糙 这样的PPT不管是用来商谈 演讲 交流 汇报 对受众者来说都是缺少足够吸引力的 这样我们的目的就要打折扣 如果这个问题引起了大家的重视 很多问题将不再是问题 下一环节我们来谈下该如何解决这些问题 第一章我们常见的问题 9 9 目录 这一章我们主要从理论层面来谈谈如何制作一个精致的PPT 具体点说是从视觉理论层面为重点来进行 至于文案的提炼和浓缩 由于具体情况的不确定 再一个我也不专业 就不在本章的重点讨论之列 第二章PPT制作的要点 第二章PPT制作的要点 1 24 中心思想PPT应当有明确的主题思想 精炼的语言 传达中心思想应当遵循一定的规则 有的放矢 具体的 而不是笼统的 贯穿整体 统领的 而不是局部的 掷地有声 具有冲击力的 而不是平淡的 言之有据 以事实和科学分析为基础的 而不能靠凭空臆想 选择合适的切入点选择合适的切入点来表达中心思想 从问题入手 从解决方案入手 从理论入手 从成功案例 同行业其他成功经验入手 应用场合一个PPT只为一类人服务 针对不同的人群制作不同层次 风格的PPT 是用于公开演讲 还是用于交流或汇报工作 这将决定PPT的用语 结构和表达方式 我们所做的应当以受众者为中心 这个PPT从各方面来说都不太精致 拿到正式场合上用 感觉像是穿着背心拖鞋进了五星级酒店 这个看上去好多了 至少有一个精致上且符合主题的模板 文字的设置也很规范 看上去比较舒服 第二章PPT制作的要点 2 24 PPT要有清晰 简明的逻辑整个叙述过程最好遵循并列 递进 因果等逻辑关系 可让受众跟着你的思路走 易于明白你的观点 总体逻辑关系需要制作者自己通过提炼文案 设定叙述方式来把握 局部逻辑则还可以通过一些图形来实现 如右图 文字 图形 这样的表达方式 会让人更直观 印象也深一些 第二章PPT制作的要点 3 24 这是一个PPT里面的一个页面 图形将邮政营业网点的问题表达得很直观 局部逻辑清楚 作者还将 数量 按钮特意标红 意味着下面将在数量这个问题上详细讲述 事实上的确如此 可惜在后面讲其他五个问题时 这个图就再也没有出现过 这一种整体上的讲述方式逻辑不清 前后表达方式不一致 第二章PPT制作的要点 4 24 一定要通过不同层次 标题 的分层用不同层次的标题来表达 可使整个PPT逻辑清楚 但是层次不宜过多 最好不要超过3层纵深 仍以这个PPT为例 作者的标题与正文区别清楚 不同层次的标题 字号 颜色 字体都有较为明显的区别 显得条理清楚 这是我们做PPT的一个最重要的要求 可以不懂设置颜色 可以不会画图形 但一定要注意这个层级问题 把文字的层级关系做好了 PPT就不会难看到哪里去 这也是我们都可以做到的 只要我们重视了 一般情况下 正文不要轻易使用书法字体 如魏碑 行楷 隶书等字体 也不要使用笔画较粗的字体 至少不能比标题粗 会让版面显得相当挤 不干净的感觉 第二章PPT制作的要点 5 24 这是某天然气帐单的PPT 左边是原图 后面是修改后的图 抛开背景的因素 只看文字 不同层级的字用不同的字体字号 效果比原图要好 作者想让每个字都大 标题是重点 正文也是重点 结果只能是版面拥挤 没有重点 没有对比 就没有重点 原图 修改后 第二章PPT制作的要点 6 24 这是某医保帐单的PPT 左边是原图正文使用的是隶书 属于书法字体 后面是修改后的图 用的是细黑体 大段文字 一般是不宜使用书法字体 书法字体无论是外型还是笔画相对于宋体 黑体等常用字体都不如后者易于浏览 通常用来作为标题或文字不多时使用 字是给人看的 易于浏览是第一要求 其次才能追求美观 原图 修改后 第二章PPT制作的要点 7 24 形象化的表达 让PPT更生动尽量将一些可以图形化的文字图形化 比如表格如果用图表能表达清楚的 尽量用图表 一些逻辑关系可以用图形来表达的做成图形 既让问题可以表达得更直观 又生动了版面 避免文字过多带来的视觉疲劳 这是一个讲述操作系统软件 应用软件的作用的PPT页面 单用语言讲还不行 插入一个自制图形后 就形象多了 将语言图形化 可让受众更直观的了解你的意思 第二章PPT制作的要点 8 24 在适当的时候 插入相应的图片或图标 版面就生动了 也直观了 在各位的资料包里 我为大家收集了几十个常见的精美图标 在以后做PPT时有必要的话可以用上 第二章PPT制作的要点 9 24 上面这些图标非常漂亮 在适当时候插入到PPT中 可以起到画龙点睛的作用 这种图标我们称之为PNG图片 其后缀为png 是网页制作中很常见的一种图片格式 背景是透明的 不用担心旁边有白底会盖住其他内容 我为大家收集了一些常见的图标 存放在资料包内 注意 这个也是不可以乱用的 用多了会让版面花里胡哨 只能用来点睛 特别是比较正式的PPT 用多了这种色彩炫丽的图标会降低PPT的端重性 第二章PPT制作的要点 10 24 左边两张PPT里写满了字 其实所说的主要内容就是一个表格的内容 再根据图格生成一个图表 适当配以一些文字 放在一张PPT里就可以放得下 这个图表是标准版的 它是有美化空间的 请看下页 第二章PPT制作的要点 11 24 在不改变模板情况下 将两个页面合二为一 版面立刻显得整洁多了 也比原来直观 图形化的威力是不是很强大 值得一说的是 这个图表和前一页的图表是一样的 只不过做了一些美化 效果又不一样了 第二章PPT制作的要点 12 24 现在网络上有不少类似的PPT素材 在必要时可以用上 但千万注意这些素材是否与模板风格一致 是否真有必要用 是不是能正确表达自己的意图 切不可因想用而使用 否则会犯前面我们所说的滥用素材的错误 还要注意配文字时字不能超出原字的范围 我已经为大家收集了很多这种素材 大家有兴趣的话可以拆散了看看别人是怎么做出来的 第二章PPT制作的要点 13 24 少用带边的方框或有阴影的图框 而用色块代替 少用使用椭圆框 而用直角椭圆框取代 1 2 3 4 1 2 3 4 少用圆形数字标注 而用反白的方框 在幻灯片中 该箭头可以根据位置不同 选择打开 关闭 不要用左侧类似的注释框 而要用右侧可灵活控制箭头 把文字写在图片的旁边 这样很清楚 文字和图片不要重叠 关于自绘图形的几条建议 只要简单大方即可 尊重个人习惯 第二章PPT制作的要点 14 24 PPT的风格具体来讲表现在模板 字体 颜色 排版形式等方面 我们日常所做的PPT一般来说都是属于商务类的 应当趋于 保守 型的 保守并不表示死板 在风格上要求简洁大方 耐看易懂 符合职场人士的阅读习惯 PPT不是绘画 也不是创作 不需要太多的标新立异 第二章PPT制作的要点 15 24 从某种形式上说 模板就是风格我们这里说的模板是指PPT的封面页样式和内容页样式 通常是风格一致的两个页面 所用的元素 颜色基本相同 这是一套PPT模板 分为封面 封底 页和内容页两个部分 它规定了底图的样式 企业LOGO的样式和位置 标题的位置 大小 字号 内容页的标题 字体大小和样式 内容页的页脚等信息 第二章PPT制作的要点 16 24 模板不管是什么风格 一般来说不建议用深颜色图作为底图 很不好配色 元素不宜过多 内容页的底图不能影响到文字的排版 否则多好看都不实用 对于PPT中每个页面都有的内容 要用PPT软件里的 母版 功能 它能定义好底图样式 标题 正文 页脚区的样式 也可以做动画 免去一张张修改的麻烦 模板修改请打开PowerPoint 视图 菜单 母版 幻灯片母版 第二章PPT制作的要点 17 24 注意颜色的搭配选好底图后 在设置母版时 就要考虑配色的问题 一般来说 整个PPT的主要颜色不宜超过4种色调 图片除外 主要文字的颜色根据底图来选择 一般选择黑色 深颜色的红蓝绿紫之类的 再选一种颜色作为注释 强调用的颜色 不宜在一个版面中出现两种以上的文字颜色 版面的生动不能靠文字颜色来调节 而应当靠非文字元素 其他方面的配色没有一个规定 一般来讲 如果模板颜色比较炫丽 文字 图表 各种素材等就用同一种色调 可以和模板形成对比 如果模板颜色单一 在图表的颜色选择上就以炫丽为主 设置好颜色后时不时运行着看一下 看看有颜色特别突兀的地方 在这些地方用色可以多尝试下 第二章PPT制作的要点 18 24 尽客我们前面说过这个PPT的模板不错 但是这个页面出现了三种颜色 而且正文和标题颜色没有作规定 基本上是想到什么就用什么 这是不可取的 再次强调 版面的生动不能靠文字颜色来调节 而是靠文字以外的其他元素 这个PPT文字只有两种颜色 一种标题色 一种正文色 甚至连模板图片都只有两种颜色 红和白 我们也不会觉得这版面沉闷 因为这版面右边中规中矩 左边有一个动感的LOGO 上面有一个图片 这样就形成了对比 第二章PPT制作的要点 19 24 这个PPT页面有两个大问题 一是字太满了 显得很挤 应当精减文字 或者拆分为两个页面 二是字右边参差不齐 很影响美观 我们可以用 对齐方式 里的 两端对齐 功能来将字对齐 第二章PPT制作的要点 20 24 排版只有两个要求 一是整齐 二是留白 整齐是指版面上的元素按一定规律摆方 递进式 对称式 分散式 等 留白是指不要把版面挤得太满了 要适当留空 所有内容应当和页面边缘有一定的距离 且上下左右尽量保持对称 这个PPT页面上的图片摆放方式毫无章法 不仅没按一个规律来排 还超出了文字范围 这个PPT页面上的图形元素太宽了 大大超出了内容区域 看上去很不整齐 其实解决起来也很简单 将这表格缩小点 或将里面的字坚放就可以了 第二章PPT制作的要点 21 24 这两个PPT页面上的图片摆放方式是值得提倡的 图片要按一点的规则来摆放 左边那个图与字的关系也处理得比较好 并且字也是整齐的 和图片的下部分也是平的 这样看上去就比较整齐 第二章PPT制作的要点 22 24 PPT的一般是用来在投影机或电脑上演示的 在PPT里加入适当的动画 可以让PPT活起来 一般来说 商务型的PPT尽量少用动画效果 有些人喜欢每一个元素都加上动画 这是没有必要的 动画多了眼花 个人认为 商务型PPT可以在需要强调某元素时使用动画 可以在页面切换时使用切换效果 或在章节页面开始时使用切换效果起到分割提醒的作用 由于本节的特殊性 不能使用案例来说明 请大家注意本课件的动画设置 第二章PPT制作的要点 23 24 第二章PPT制作的要点 24 24 做PPT是项综合工作 既需要文案 也需要设计 要把一个PPT做好还真是需要