陕西德林能源投资有限公司物资采购.doc

陕西德林能源投资有限公司物资采购、工程项目建设及费用开支管理暂行办法（试行）第一章 总 则第一条：为了加强计划管理，优化资源配置，规范公司上下的物资设备采购、工程项目建设以及费用开支等管理工作，提高资金使用效益，促进公司事业健康发展，根据有关法律、法规和总公司工作规程的相关规定，特制定本办法。第二条：凡陕西德林能源投资有限公司所属各全资子公司、控股子公司（以下简称子公司），申请用于生产、经营、办公等物品的采购、工程项目的建设以及各项费用开支，都适用本办法。第三条：大宗物资采购、工程项目建设，由采购和建设单位夯实基础工作并向总公司申报，总公司负责采购和项目建设工作的管理和监督。根据不同需求，可委托各子公司或责成相关部门及专业人员参与实施采购及招投标工作。第四条：各项费用开支各子公司应本着精打细算、勤俭节约、有利工作的原则，加强计划管理和审批权限管理，从严把握开支项目和开支标准，严格控制费用支出。第二章 物资采购管理第五条：日常办公用品、生活必需品、生产用原材料由各子公司需求部门提出申请，经子公司相关部门负责人审核，报各子公司总经理审批。第六条：采购单价在1万元以上的机器设备、仪表仪器、办公设备、车辆等物资，由各子公司使用部门组织相关业务人员和专业技术人员进行调研论证，在向不少于三家供应商询价的基础上，写出论证报告，由各子公司报经总公司批准后方可购置。第七条：生产用原材料的采购，各子公司应建立完善的内部控制制度，要安排思想和业务素质强的员工从事该项工作，要广泛的选择供应商进行询价、夯价，要加强财务对供应的实时管控，要完善对采购工作的流程和过程的控制，要建立完善的内部申报、审核、审批程序；同时要加强计划管理，既要保证合理的生产需要和储备，又要防止积压，形成浪费。 第八条：日常办公用品、生活必需品、生产用原材料的采购，根据不同情况选择直接采购或招标采购，大宗物资采购必须选择招标采购方式，由各子公司供应部门负责实施。所有采购物资必须由使用部门进行质量验收，总公司有关部门负责监督考核和评标。第九条：单位价值在1万元以上的机器设备、仪表仪器、办公设备、车辆等物资，区别物资性质、价值大小等不同情况，分别由总公司有关部门会同采购单位或由采购单位自行组织实施，以总公司批准意见为准。第十条：各子公司供应部门必须按季向总公司报送日常办公用品、生活必需品、生产用原材料采购数量、价目等，总公司将组织专人进行审计、审核。第三章 工程项目管理第十一条：新建、扩建、技改等工程项目必须列入各子公司的年度工作计划和年度财务预算并报总公司批准。项目实施时，应按项目将设计文件、工程预算报总公司审批。 第十二条：对于未列入年度计划又确需建设的工程项目，各子公司应按项目向总公司报送工程项目建设审批表，并附设计文件和工程预算。 第十三条：总公司收到各子公司上报的新建、扩建、改建等工程项目资料后，将根据需要组织相关部门和人员对项目资料进行审查、审核、确认和批复，并责成拟建项目的子公司按照项目性质、规模大小等不同情况分别选择议标、招标等方式确定施工或供应单位。项目招标结果报经总公司批准后由项目建设单位组织实施。第十四条：工程项目建设过程中，建设单位应确定一名主要领导任项目负责人，并安排专业人员负责施工，随时解决施工过程中遇到的困难和问题，确保施工安全、工期和工程质量。项目涉及变更的，应及时研究并将工程项目变更审批表和变更预算上报总公司，总公司将进行审查、审核、确认和批复。总公司主管部门必须定期不定期对项目建设情况进行检查、监督，发现问题及时报告并研究解决。第十五条：工程项目完工后，建设单位应完善工程建设资料，及时组织竣工验收，总公司有关领导和主管部门将参与验收工作。项目经总公司负责固定资产管理的部门负责人共同签字确认入库后，方可按总公司的财务规定入固定资产帐。第四章 费用开支管理第十六条：各子公司员工工资结构、工资标准的确定和调整必须上报总公司批准，各类奖励制度、方案必须先上报总公司批准后实施，涉及工资变动的员工岗位、职务调整文件必须报总公司备案。各子公司原则上不能开支或变相开支加班费，特殊原因需报公司批准。第十七条：弹性较大的非工资性费用各子公司必须建立内部费用管理制度，明确开支标准和审批权限，严格内部操作管理和审核、审查，从严控制费用支出。(一)差旅费管理。各子公司应制定差旅费管理制度，建立员工出差审批流程，从严控制出差人数、次数和时间；明确各层级人员乘坐交通工具限制以及出差区域的住宿费、伙补标准，从严控制出租车等市内交通费用。原则上各子公司的差旅费标准不得高于总公司的相关标准，除各子公司一把手外，其他人员不得乘坐飞机、火车软卧、轮船一等舱。差旅费应及时报销，一般在出差结束后的10个工作日内，报销内容应包括当次差费的全部，不得将一单差费拆分成两次报销。超出规定时间和报销标准的费用由出差人自负。（二）招待费管理。各子公司应制定招待费管理制度，建立各类接待的内部审批流程，从严控制接待次数、接待标准和陪客人数，根据不同的接待对象分别选择在不同档次的饭店进行接待。原则上公司领导及部门工作人员到各子公司工作，安排在单位灶上吃工作餐，不上烟酒，人均费用不超30元；确需接待的各子公司的供应商、销售商等业务往来单位领导一般安排在单位灶或当地有特色的小餐馆接待，人均费用不超80元；各监管单位领导及工作人员检查工作一般就近或安排到其他饭店接待，人均费用不超300元。特殊情况，单次单桌接待费用超过5000元的必须征得总公司董事长的同意，报销时招待费审批单必须由总公司董事长签字确认。招待费应及时报销，一般在费用发生当月最迟不超过次月，发票必须正规、印章必须清晰，必须附加盖印章的明细清单，一单招待费中不得出现两个或两个以上酒店的发票，更不能将一单招待费拆分成两笔报销。超过规定标准的费用不得报销入账。（三）通讯费管理。各子公司应制定通讯费管理制度，有效限制固定电话数量和单机话费，限制上网电话数量，严格控制移动电话话费补助范围和标准，有效控制通讯费用支出。原则上各子公司领导、办公室、供应、销售、调度部门固定电话可有长权，费用控制在200元内，其他部门或车间、工段、班组均应按单机包月不超30元管理；上网电话应控制在三部左右；移动电话话费补助范围除个别特殊岗位外应控制在部门负责人以上，补助标准不得高于总公司相关标准。通讯费应按月凭票报销。（四）车辆费用管理。各子公司应制定车辆管理制度，实行内部用车申报派车制度，严格保险费、油料费、维修费、通行费、泊车费、洗车费和驾驶员补贴等用车费用管理，有效控制车辆使用费。各子公司行政部门会同财务部门在掌握车辆维护、用车频次、油耗及历史用车记录等情况的基础上，制定当年车辆费用开支计划，确定每部车当年费用定额经会议研究并由总经理审定。财务部门在此基础上对每部车按月进行单车核算并按季公布费用消耗情况。油料费报销，需由驾驶员在发票背面注明行车起始里程，由行政部门根据里程表、油耗标准、加油时间、数量、用车记录复核签字。通行费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次，由行政部门根据派车记录复核签字。车辆维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，由各子公司总经理批准。车辆维修统一由总公司车管部门安排定点维修，报销费用时发票后应附详细计费清单，由总公司车管部门负责人和子公司行政部门根据车辆维修情况复核签字。车辆费用比照定额节省部分各子公司可制定奖励制度对司机进行奖励，超支部分不予报销。（五）办公费及低值易耗品费用管理。各子公司应制定办公费及低值易耗品管理制度，完善内部采购和领用审批流程，本着节俭、实用的原则，从严控制采购的品种、数量和价格，严格控制费用支出。各子公司行政部门会同财务部门和供应部门根据实际需要和以往年度办公费及低值易耗品费用开支情况，制定当年办公费及低值易耗品费用开支计划，列明详细的需采购物品的品名、数量和单价，经会议研究并由总经理审定。办公用品及低值易耗品的采购按物资采购管理办法执行。购买后，提交发票、实物、入库单方可入帐报销，财务部门和行政部门均必须建立财产账。（六）劳保福利费用管理。各子公司应制定劳保福利费用管理制度，明确各种劳保福利享受范围和品种、数量，严格采购和发放的审批权限和流程，从严控制费用支出。各子公司应本着节俭和实用的原则，拿出当年的劳保福利费用计划，由总经理审定。劳保福利用品的采购和管理比照办公用品及低值易耗品采购和管理办法执行。（七）社保基金支出管理。各子公司应制定社保基金支出管理制度，明确参加社会保险的员工范围、参保项目和缴费比例、额度，报总公司批准后执行。（八）保险费管理。各子公司确需投保的各类财产及人身保险，按项目报总公司批准后执行。第十八条：各类罚没款、捐赠、业务费支出等在营业外支出列支的费用必须逐项报总公司批准。第十九条：各子公司各项大型活动，包括订货会、客户答谢会、职代会、联欢会以及参加地方政府组织的大型活动等，应逐项向总公司申请并上报费用预算，经总公司批准后方可实施和列支费用。第二十条：各子公司费用审批人经手和开支的费用按月报总公司董事长审批。第五章 申报与审批时效第二十一条：各子公司物资采购、工程项目建设、费用开支必须加强计划管理，需要报批的事项应提前安排，给申报、审批留出一定的时间。申报统一使用总公司设计的申报表，将询价单、预算、情况说明、论证报告、设计文件等相关资料附后，在履行好内部审查、审批手续后将纸式申报材料报总公司综合部。第二十二条：总公司综合部收到各子公司报送的物资采购、工程项目建设、费用开支申报材料后应于当日转交各主管部门，相关环节都必须建立登记簿，履行签收手续。第二十三条：总公司主管部门收到各子公司报送的申报材料后应及时开展询价、审查、审核等工作，并及时向公司领导汇报、沟通，在五个工作日内拿出批复意见。第二十四条：突发事件或直接影响主要生产设备运转等紧急情况下的部分物资采购、设备维修及费用开支各子公司可先办、先应急，后补审批手续，但必须告知总公司董事长。第六章 监督与责任第二十五条：公司物资采购、工程项目建设及费用开支等工作接受物资采购和项目建设主管部门、审计和财务部门的监督，任何单位和个人有权对公司物资采购、项目建设及费用开支过程的违法违纪行为进行举报。第二十六条：对于物资采购（包括工程项目材料采购）中应该招标采购的不进行招标采购，对于自行采购中因不负责任导致采购物品质量低劣，造成经济损失的，要追究直接责任人和相关单位负责人的责任。对于物资采购、工程项目资金结算及费用开支过程中应该履行审查、审核职能而未履行，导致形成多付款或超标准开支的，一经查实对相关责任人将进行严肃处理。 第二十七条：参加物资采购和工程项目招标的工作人员要严格遵守集中采购（包括招标采购）和招标工作的纪律要求。任何个人不得接受厂家（企业）给予的回扣。对于擅自向投标单位透露招标信息的，收取投标单位（或供货单位）回扣、佣金或其它形式好处的，抬高采购和招标价格的，对直接责任人和有关人员要追究纪律责任，触犯刑律的，移交司法机关追究法