客户投诉处理.ppt

蔺傲霜 客户投诉处理 什么是投诉 凡是顾客对我校有关的服务工作或教学质量等问题的反应 包括电话 书面 当面口述等方式 都属于投诉 总得来说 是顾客对自己的期望没有得到满足的一种表现 顾客投诉的原因 顾客投诉的心理 服务质量 求补偿心理规章制度 解决问题的心理服务态度 求尊重心理管理问题 求重视心理自身情绪问题 求发泄心理承诺不兑现 求兑现和合理的解释 不满意的顾客想要得到什么 得到认真的对待得到尊重立即采取行动赔偿或补偿 经济补偿 希望某人受到处罚或改善工作 让某人得到处罚消除问题不让它再次发生让别人听取自己的意见 如何看待客户的投诉 对我校的服务和品质有所期待想再度光临时 不会收到同样的待遇客诉是突显公司在运营管理方面不为人知的缺失关键来源客人的抱怨是给你第二次机会其他顾客不告诉你原因却很难再回来消费100个不满意的顾客中4 向你抱怨正确处理他们会再回来96 不向你抱怨他们绝不回头 正确对待客户投诉的重要性 处理得当 75 顾客下次还会购买1 告诉身边9个人以上处理不当 2 下次不再购买3 对品牌形象负面影响一个满意的客户为您增加一个销售人员开发一个新客户比保持老客户多5 6倍精力 正确对待顾客投诉还应做到 真心体会客户的抱怨 站在顾客的角度去考虑问题顾客抱怨并不是针对你处理顾客投诉需要有诚意 正确处理客户投诉的原则 正确处理客户投诉的总原则 先处理情感 再处理事件保证顾客满意超出顾客希望 投诉处理的流程 分析案例 问题究竟处在哪儿 案例一 一天 一位售后服务工程师接到顾客的一个电话 他们的机器发生了故障 希望他来帮他们解决问题 那位工程师在电话中询问了情况后 发现这是一个很容易解决的问题 并在电话上告诉客户应该怎么怎么做 但顾客却打断了他的话 坚持要求他来一趟 他真心觉得没有必要 因此想在电话中说服顾客 但是他越想说服顾客 顾客就越坚持 无奈 他只好为顾客上门服务 他到了顾客哪里 顾不得喻顾客寒暄就直奔故障所在 只花了5分钟就解决了问题 解决故障后 他对这位顾客说 这确实不是什么大问题 问题已经解决了 然后就匆匆离去 不想第二天经理找他谈话 问昨天到底发生了什么事 因为那位顾客打电话投诉他 这位工程师感到既委屈又莫名其妙 他已经按照顾客要求的排除了故障 为什么顾客还不满意 分析案例 问题究竟处在哪儿 案例二 一天 一家五星级酒店的销售经理接到一位顾客的电话 这位顾客在电话中语无伦次的发脾气 责问五星级九点的服务怎么可能牛奶是凉的 重要的电话留言怎么没能及时通知客人 丢了东西也没能帮忙找到 这些严重影响了前几天来这里下榻的她公司总裁的工作 酒店的销售经理在电话上表示非常关注这件事情 一边耐心的听顾客抱怨 一边关心的询问情况 但发现仍不能平息她的怒火 于是就说 您不要着急 我立刻就来看您 尽管这位经理亲自上门去安慰了这个顾客 但发生的一切毕竟已经发生了 除了口头安慰以及保证下一次一定注意外 酒店并没有对这位顾客的投诉做任何的经济赔偿 第二天顾客又打电话给那位销售经理表示歉意 并解释上次发这么大的火 主要是因为她是总裁的秘书 挨了总裁的批评 所以情绪非常的坏 她在电话中感谢那为销售经理的担待和安慰 投诉处理原则 时效性 重视每一次和顾客接触的机会在抱怨扩大之前解决问题 不要让投诉升级 投诉处理原则 时效性 如果处理不当 投诉就会升级 重视每个和顾客接触的机会在抱怨扩大之前解决问题 不要让投诉升级 潜在投诉 一般投诉 严重投诉 危机 根据美国OCA 白宫全国消费者调查的一项资料显示 不满意但是还是会从你那儿买东西的顾客不投诉者 9 91 不会再回来 投诉没有得到解决19 81 不会再回来 投诉得以解决54 46 不会再回来 投诉迅速得到解决 82 18 不会再回来 OCA是Oracle 甲骨文 CertifiedAssociate Oracle10g数据库认证专员的进阶认证的缩写 OCA认证是全球具有很高技术实力和具有很高权威性Oracle公司的认可的技术证书之一 你的结论是 投诉处理原则 同理心 以你所希望被对待的方式对待顾客 决不让顾客带着不愉快的心情挂电话 尽管顾客似乎对你发货 但你又仅仅是他们的倾诉对象 不要觉得顾客是冲着你来的 让你的感情发生在 移情 作用 意识到并明白顾客的感情 通过让顾客知道你明白他们为什么难受 在你们之间搭建一座理解的桥梁 对顾客说 对不起 并不表示你或者你公司做错了什么 它只表明 为顾客有这样不愉快的经历而感到遗憾 面对顾客投诉的心态准备 面对顾客投诉 分析案例 问题究竟处在哪儿 案例三 服务员 喂 您好 顾客 你好 我是你们公司的一个客户 服务员 我知道了 请讲 顾客 是这样的 我的手机这两天一接电话就断线 服务员 那你是不是经常在地下室 接受效果不好 顾客 我在大街上也是总断线 服务员 那是不是你手机问题 我们不可能出现这种问题 顾客 我的手机才买三个月 不可能出现这种问题呀 服务员 那不一定 有的杂牌手机刚买几天就出问题 顾客 我的手机是品牌手机 应该不是手机问题 服务员 你在哪里买的就在哪里看 肯定是手机问题 顾客 不可能 如果是手机问题 那我用同事的卡就不会断线啊 服务员 是么 那我就不知道了 顾客 那我的问题怎么办 我的手机天天断线 你给我缴费啊 服务员 你这叫什么话呀 我凭什么帮你给你缴费啊 哪儿买的就去哪儿修呗 顾客 你这叫什么服务态度啊 我要投诉你 服务员 挂断电话 思考 顾客生气的原因是什么 你是服务员的话你怎么办 投诉服务的步骤 第一步骤 让顾客发泄 不先了解顾客的感觉就试图解决问题是难以奏效的 只有在客户发泄完后 他们才会听你要说的话 如何能让愤怒的顾客冷静下来 情绪激昂 情绪缓和 支持行为 情绪平静 解决问题 情感的理性水平 敌意曲线 注意1 你可能不明白 你肯定弄混了 你应该 你弄错了 这是不可能的 你不要叫 你平静一点 你别激动 必须避免使用语句 注意2 仔细聆听 任何解决冲突的关键都在于你能否倾听顾客的讲话 你听到顾客说的话与真正去倾听他的话是有明显区别的 因为这在解决冲突中很重要 第二步骤 充分道歉并表示关心 Say sorry 让顾客知道你已经了解了他的问题 第三步骤 收集信息 通过提问的方式 收集足够的信息 以便帮助对方解决问题 问题的力量 顾客有事会省略一些重要的信息 因为他们认为这些不重要 或者恰恰忘了告诉你 当你需要从顾客那里得到一些特别的信息时 可运用提问的技巧 问哪些问题 描述性问题 澄清性问题 有结果的问题 有答案可选的问题 问足够的问题 象征性的问几个问题 并不能保证你掌握事实的真相 你必须问与整个事件有关的所有问题 听顾客的回答 而避免自己去结论 第四步骤 给出一个解决方法 在你明确了解客户的问题之后 下一步是解决它 你需要拿出一个双方均可接受的解决问题的方案 当错误无法弥补的时候 你认为该怎么做 第五步骤 如果顾客仍然不满意 你需要问问他的意见 问像这样的问题 您希望我们怎么做 如果你有权利处理 应尽快处理 如果没有 尽快找个可以处理的人 第六步骤 跟踪服务 通过电话 向顾客了解解决方案是否有用 是否还有其他问题 如果你与顾客联系后发现他 她 对解决方案不满意 则要继续寻求一个更可行的解决方案 跟踪服务的意义 与顾客沟通的技巧 听 问 几种难于应付的投诉客户 以感情用事诉说者滥用正义感者固执己见者自我陶醉者有备而来者有社会背景者有宣传能力者 感情用事者 特征 情绪激动 或哭或闹 建议 1 保持镇静 适当让客户发泄 2 表示理解 尽力安抚 告诉客户一定会有解决方案 3 注意语气 谦和但一定要有原则 以正义感表达者 特征 语调激昂 认为自己在为民族产业尽力建议 1 肯定顾客 并对其反映问题表示感谢 2 告知客户 九月教育的发展离不开广大顾客的支持 固执己见者 特征 坚持自己的意见 不听劝建议 1 先表示理解客户 力劝客户站在互相理解的角度解决问题 2 耐心劝说 根据产品的特性解释所提供的处理方案 有备而来者 特征 一定要达到目的 了解 消法 教育法规 等 甚至会记录处理人谈话内容或录音 建议 1 处理人一定要清楚公司的服务政策及相关法规知识 2 充分运用政策及技巧 语调充满自信 3 明确我们希望解决顾客问题的诚意 有社会背景 宣传能力者 特征 通常是某重要行业领导 电视台 报社记者 律师等 如果不满足要求社会实施曝光 建议 1 谨言慎行 尽量避免使用文字 2 要求无法满足时 及时上报主管及相关部门研究 3 要迅速 高效的解决此类问题 总结 处理顾客不满常见的错误行为 争辩 争吵 打断客户教育 批评 讽刺客户直接拒绝客户暗示客户有错误强调自己正确的方面 不承认错误 表示或暗示顾客不重要认为投诉 抱怨是针对个人的不及时通知变故以为顾客容易打发言语含糊 打太极拳怀疑客户的诚实责备和批评自己的同事 表现自己的成绩为解决问题设置障碍 期待顾客打退堂鼓 假装关注 虽然言语体现关心 却忘记顾客的真正需求拖延或隐瞒 对顾客言语表达的注意事项及技巧 不要轻易否定对方倾听 记录 表示重视 对有道理的问题表示赞同及同情主动示好 尽可能拉近距离以微笑的表情表示无奈不要轻易