信息化环境下改进企业会计基础工作的建议.doc

信息化环境下改进企业会计基础工作的建议陈翔财政部财政科学研究所，100142The Advice for Improve Basic Accounting Work in Information Environment（Research Institute for Fiscal Science, Ministry of Finance, P.R.China 100142）摘要：本文提出信息化环境下对会计信息化相关规范内容的修改建议，提出信息化环境下促进规范有效实施的工作建议。关键词：会计基础工作 信息化Abstract: This article put forwards some advices for modification of basic standard for accounting and other relevant standards, put forwards some advices for improve the implementation effect of such standards.Key Words: Basic Accounting Work, Information Environment一、研究背景会计基础工作是指单位或部门根据会计核算和监督的要求设置会计机构，配备会计人员进行会计核算，实行会计监督，预测经济前景，参与经营决策、考核经济责任的一系列基础工作。我国十分重视会计基础工作，制定了一系列规章、制度来规范会计基础工作。特别是1996年颁布的会计基础工作规范（以下简称规范），对会计基础工作的管理、会计机构和会计人员、会计人员职业道德、会计核算、会计监督、单位内部会计管理制度建设等问题做出了全面规范。随着现代信息技术在会计工作中的应用日益广泛和深入，尤其是ERP系统的推广应用，会计工作模式发生了很大变化。不仅很多日常的会计核算和管理工作通过信息系统完成，会计数据主要以电子化的形式存在，会计凭证和很多账簿无纸化；而且会计工作的流程、组织结构、岗位设置、内部控制措施等方面也发生了很大变化。云计算、SaaS这些IT新技术、新模式使得企业能够非常经济地在互联网平台上开展越来越多的管理活动，同时也使企业更加依赖专业的SaaS服务商。会计信息化相关法规制度有会计法、会计基础工作规范、会计档案管理办法、会计电算化管理办法、会计电算化工作规范、会计核算软件基本功能规范、商品化会计核算软件评审规则等。在目前形势下，迫切需要研究相关规范应该如何修订完善，研究如何保障规范的有效落实。二、对会计基础工作相关规范的内容修订建议(一)对会计基础工作规范的修订建议会计基础工作规范第七条对于会计机构负责人、会计主管人员的任职条件做了多方面限定，但缺少对于信息技术、会计信息系统方面的知识和技能要求。但是，如果会计机构负责人、会计主管人员不懂会计信息系统的基本原理、流程，很难想象他们能够有效地推动所在企业的会计信息化工作。建议会计基础工作规范提高会计机构负责人、会计主管人员在信息技术、会计信息系统方面的知识和技能要求。(二)对会计档案管理办法的修订建议会计档案管理办法第十二条要求：“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案”。但在信息化环境下，尤其是在ERP环境下，记账凭证的数量比手工环境大增。因为ERP实现了会计的精细核算和跟踪控制，通常每笔交易、每张业务单据都会自动产生对应的会计记账凭证；而不是象手工环境下那样，通常是多张原始凭证汇总后对应一张记账凭证。如果仍强制要求打印所有凭证、一一签字盖章，会给基层单位造成大量工作量负担和成本压力。在电子签名法已发布实施5周年、无纸化办公深入人心、“低碳经济”被大力宣扬的今天，我们有必要提高会计电子档案的法律地位，减少打印存档要求，降低电子数据存档的门槛要求。建议首先在大中型国有企业试行将经过电子签名的会计数据作为电子会计档案，取代纸质会计档案，然后逐渐推广。(三)对会计电算化工作规范等直接与会计信息化相关的规范的修订建议会计电算化管理办法、会计电算化工作规范、会计核算软件基本功能规范、商品化会计核算软件评审规则与会计信息化直接相关，是会计基础工作规范的重要补充。会计基础工作规范明确指出：“关于填制会计凭证、登记会计账簿的规定，除特别指出外，一般适用于手工记账。实行会计电算化的单位，填制会计凭证和登记会计账簿的有关要求，应当符合财政部关于会计电算化的有关规定”。会计电算化工作规范对软硬件配备、人员培训、凭证填制和账簿登记的细节要求、会计电算化内部管理制度等方面做了详细阐述，许多内容现在仍有很强的现实指导作用。会计电算化管理办法明确了财政部门是会计电算化工作的主管部门。会计核算软件基本功能规范、商品化会计核算软件评审规则对规范会计软件开发、保证会计信息质量发挥了重要历史作用。但这些规范中有很多内容是关于商品化会计软件评审、甩手工账审批等方面的要求，与行政许可法冲突，导致它们虽未被明文废止，但在实际工作中已被很多人遗忘。为了促进信息化环境下会计核算管理的规范化，提高会计信息质量，有必要对以上规范统一清理、修订。在删除商品化会计软件评审、甩手工账审批相关条文的基础上，建议做如下修订：1.合理划分政府主管部门、行业学会和协会、IT服务商、用户、会计师事务所等中介机构在会计基础工作方面的责任。明确财政部门是会计信息化的主管部门，充分发挥行业学会和协会的专业指导作用。财政部门发布的规范，应努力避免陷入技术细节，不必对会计软件的功能细节提出具体要求，保持规范的相对稳定。由行业学会和协会发布并定期更新规范的具体实施办法，适应信息技术进步和企业管理发展的需要。IT服务商保证其软件提供的核算处理功能符合国家会计准则和制度要求，提供正确的核算处理方法。用户对录入数据的真实性和软件系统参数设置的正确性负责。会计师事务所综合评价会计信息的真实公允性，既要评估用户所使用的软件本身是否功能正确，也要评价用户是否正确使用了软件功能。2.以结果为导向，规范会计信息输出的内容和形式要求，促进会计信息的交流和利用。对于会计信息输出的内容和形式要求的详细规定，以前主要体现在信息技术-会计核算软件数据接口(GB/T19581-2004)中。信息技术-会计核算软件数据接口(GB/T19581-2004)由审计署和财政部提出并组织专家研究起草，经国家质量监督检验检疫总局和国家标准委批准，于2004年12月24日发布，并于2005年1月1日在全国范围内实施。但现在形势有了变化。一方面，财政部在大力推进中国XBRL分类标准建设，于2009年11月发布了中国XBRL分类标准架构规范、中国XBRL分类标准基础技术规范和财会信息资源核心元数据标准的征求意见稿。另一方面，审计署在组织GB/T 19581-2004的修订，于2009年8月发布了信息技术 会计核算软件数据接口 第1部分：企业、信息技术 会计核算软件数据接口 第2部分：行政事业单位的征求意见稿，但目前的征求意见稿并没有采用XBRL技术。两大部门之间的标准建设工作需要协调统一。3.区分会计信息系统建立的不同方式和企业信息化的不同阶段，细化岗位设置和分工牵制要求。企业建立会计信息系统，可采取自行开发、委托开发、购置商品化通用软件辅以客户化实施、租用Sass服务商提供的系统等多种方式。不同方式所需的IT设备和技术人员投入存在明显差异，IT人员与会计人员工作协作的程度和方式也有较大差异。在企业信息化的不同阶段，会计信息系统与业务系统结合的紧密程度、复杂程度存在明显差异，所需的岗位分工和牵制也有较大差异。在规范中应区分会计信息系统建立的不同方式和企业信息化的不同阶段细化岗位设置和分工牵制要求。三、对促进会计基础工作相关规范有效实施的建议促进信息化环境下的会计基础工作规范有效实施，需要企业、IT服务商、会计师事务所等中介机构、政府主管部门和行业协会/学会共同努力。集团企业可推广集中财务系统，将统一的会计工作规范、核算管理要求固化到软件中，保障规范有效贯彻实施。IT服务商可改进软件系统设计，促进会计信息系统与业务处理系统的集成。会计师事务所等中介机构可大力发展信息系统审计业务，评价通用商品化软件系统与企业具体实际的结合情况。政府主管部门和行业协会/学会可建立完善信息系统，加强监管和服务。(一)在集团企业推广集中财务系统集中财务系统的核心思想是“软件统配、规则统一定义、数据大集中、业务自主核算管理”。在集团内各企业应用相同的会计软件，可节约采购成本、人员培训成本，也省掉了不同供应商产品间集成或者数据导出导入的麻烦。由集团总部统一定义会计科目、辅助核算项、人员权限、业务流程等，各子公司在上级公司规定的范围内增设下级会计科目等，保证各子公司的核算数据口径一致、数据可比。各子公司基于互联网在各处独立录入数据，完成日常会计核算处理，维持各会计主体的独立性，各自对本单位核算数据的真实性负责。电子数据集中存储于集团总部数据库，支持实时的信息查询与处理，便于集团总部及时掌握下级的详细经营动态、核算管理的规范程度，并能实现跨账簿、跨企业的多维数据统计与分析。(二)促进会计信息系统与业务处理系统的集成促进会计信息系统与业务处理系统的集成，一方面实现业务系统的交易业务按照用户设置的映射规则自动生成会计记账凭证，减少人为干扰或错误，提高会计信息的真实性和及时性；另一方面提高会计人员对业务的监督能力，实现有效的事中控制，及时发现预算、财务计划、经济计划、业务计划等与实际情况的偏差，及时向企业负责人提出调整应对措施。(三)大力发展信息系统审计国际信息系统审计委员会（ISACA）定义为“信息系统审计是一个获取并评价证据，以判断计算机系统是否能够保证资产的安全、数据的完整以及有效率利用组织的资源并有效果地实现组织目标的过程”。会计基础工作的规范程度、会计信息的质量水平；不仅依赖于会计软件本身的设计和开发质量，也取决于用户的使用水平，有必要定期对会计信息系统审计，全面考察会计软件的合法合规性、用户业务流程定义和参数设置的合理性、数据的安全完整性、系统的处理性能和易用性、用户转换或升级系统的难易程度等方面。信息系统审计可以和报表审计结合起来进行，由会计师事务所实施。在评价会计软件的合法合规性时，建议遵循独立客观原则、实质重于形式原则和重要性原则，从岗位分工和权限控制、整理工作流程合理性、数据输入输出的内容正确完整性性和形式规范性检查机制、数据处理规则的正确性、数据存储的安全性和一致性、审计线索保留程度等方面综合评价。(四)建立完善信息系统，加强监管和服务财政部高度重视以信息化手段提高会计管理和监督水平，不仅在2009年启动了注册会计师行业管理系统二期建设，还发布了推进省级会计人员管理系统建设的指导意见。会计行业协会和学会在建立网站宣传财经政策和会计法规制度、提供在线培训、远程教育服务等方面也做了大量工作。一方面,这些现有的信息系统，需要继续完善推广。尤其需要完善行业管理信息系统中相关监管信息的搜集和运用，发挥信息系统的预警功能，结合日常监管工作获取的信息，及时发现异常情况，抓住焦点问题，有针对性地开展专项检查，实现动态监管和专项检查的有机结合。另一方面，目前对于企业会计基础工作质量的考评管理工作缺乏信息系统支撑。有必要实现与工商、税务部门信息系统的数据接口，在获取企业基本信息的