计算机技术在办公自动化.doc

实习论文 计信四班 计算机技术在办公自动化中的应用 随着科学技术和社会经济的发展，行政事务的增多，办公机构需要处理的信息量越来越大。传统的手工劳动方式已经远远不能适应知识经济社会的需求，当前瞬息万变、竞争激烈的时代对办公机构和企业单位都提出了新的需求。而办公自动化正是应此需要发展起来的。它涉及系统工程学、行为科学、管理学、人机工程和社会学等基本理论，以及计算机、通讯、自动化等支持技术的大系统科学和工程，可以使办公管理人员用现代化的技术设备和科学管理手段来提高工作质量和效率，实现管理现代化和决策科学化。计算机技术作为办公自动化的实现技术，不仅表现为硬件和软件设施，而且贯穿于办公自动化的各个环节和要素中，给办公自动化带来了巨大的效益。理解计算机技术对于认识和使用办公自动化系统具有重要的意义。下面就从以下几个方面阐述计算机技术在办公自动化中的应用。一、 计算机技术是办公自动化的支撑技术办公自动化系统中，信息的采集、存储和处理都依赖于计算机技术。文件、数据库的建立与管理，各种办公软件的开发设计，以及软件工具等都离不开计算机技术。因此，计算机的硬软件技术是办公自动化的主要支柱，各种类型的大、中、小型计算机、终端、工作站、汉字处理即、打印机等，是办公自动化的主要设备。因此，为适应现代化办公的需要，普及计算机技术是一项很重要的任务。二、 计算机技术贯穿于办公自动化各环节和要素1、 办公自动化的特点：办公自动化是以计算机技术、通讯技术、系统科学和行为科学作为它的四大支柱，它以人为主导，系统科学为理论基础，综合运用计算机技术及通讯技术来完成各项业务。办公自动化又是一个人机信息系统，办公人员、办公设备和信息资源三者密切联系，办公人员是通过友好、高效的人机界面来设计和指挥加工信息的。办公自动化是包括语音、数据、图形、图像、文字等信息的一体化处理，综合了各种不同的现代化的办公设备。2、 办公自动化的要素办公活动是以处理信息流为主要业务特征的一种重要社会活动。它由办公人员、组织机构、办公制度、技术工具、办公信息和办公环境六大要素组成。办公活动的过程可以看成是：根据一定目标进行信息的输入转换输出，经过反馈、修正、再次新的输入的不断循环，直到圆满地完成预定目标的过程。也就是说，整个办公过程就是一个接收、变换、处理、传递、利用信息的过程。1） 办公人员是第一要素，他们对要使用到的办公设备和在办公自动化系统中的位置、使用的功能等要有一个清楚地了解。2） 组织机构决定办公模式的层次等级，它充分体现在计算机系统的管理组织中，而且计算机技术的引入使得组织机构有了很强的灵活可变性。3） 办公制度是办公机构各部门必须遵守的行为规范，办公自动化系统通过计算机技术中的自动约束机制来保证合理办公制度的实施，同时办公制度和办公自动化系统融合在一起，不断修改和完善，以适应科学管理的需要。4） 通过计算机和通讯技术的结合，办公自动化系统把各个彼此独立又相互关联的各种办公设备和办公子系统合成一个统一的系统，共享信息资源，提高办公的质量和效率。5） 正是由于信息是办公自动化的基础，才使得计算机技术和它的数字处理、事务处理、决策能力在办公自动化系统中有了充分的应用。6） 由于计算机和通讯技术的迅猛发展，办公环境有了很大的变化，人们的时间、空间的距离越来越小，电视会议等现代化数字技术使得办公人员获得了更多的自由和能发挥创造能力的机会。3、 办公自动化的主要功能随着科技的进步，生产力的发展和商品竞争的日益激烈，管理者对信息的依赖性越来越大。信息已经成为企业系统的重要资源和财富，是决策的基础。计算机技术和通讯技术的发展，为信息处理的现代化、自动化和智能化提供了物质基础。办公活动中，通常使用的信息有：数据、声音、文字、图表、影像等。因此，办公自动化系统的主要功能有：数据处理、文字处理、语音处理、表格处理、图形和图像处理、辅助决策、资料载县、电子邮件、电信会议等。数据处理：现代化管理的重要标志之一是加强定量化分析，而数据是定量分析的基础。办公室的中心任务是处理信息，它涉及到大量的数据。而计算机数据库管理系统对数据的输入、增加、删除、修改、存储、分类、索引、报表输出等不仅做到了准确、快速，而且减少了数据的冗余度，保持数据的一致性和独立性，是数据处理的主要工具。文字处理：诸如Word、Wps之类的计算机编辑排版工具使得编辑处理、版式设计、复制打印和映像处理等办公活动效率提高，而且操作方便、成品美观。表格处理：象Excel之类的表格处理计算机工具使得办公人员可以直接在计算机屏幕上完成表格设计、处理和制表的全部操作，实现了表格处理中各个环节的自动化。语音处理：计算机提供的语音处理系统能够识别和合成不同的声音，在文件输入、个人保密与鉴别方面有着重要的应用。图形与图像处理：利用计算机的图形功能，可以得到醒目的各种统计图，便于清楚地看到各种信息之间的关系。此外，开可以利用不同的色彩区分不同类型的信息；对科室的布局进行规划，实现科室的合理布局。利用计算机的图像处理能力，还可以输入照片、印鉴和图像，并对他们进行分析处理。利用它们还可以传递传真信息，召开远程电视会议，实现文件信息保密以及图形或图像的快速信息通信等。辅助决策：计算机系统能够及时地分析和处理计划和它的完成情况，对未来的情况进行预测，为决策人员提供必要的参考信息，提供可选的方案，从而快速准确地完成决策过程。资料再现：高性能复印机与计算机的软件、硬件结合，实现高效的各种形式的输出。电子邮件：电子邮件解决了办公通信中的传递时间延误和传递信息出错的问题，有着重要的应用：在由计算机组成的具有文字处理能力的工作站上，用数据通信网与个服务性的过程工作站终端机连接；在甲工作站草拟编写文件，由乙工作站审查修改，然后由丙工作站签收；通过文件处理设备和存储设备在工作站上准备文件；将文件存在起信息总汇作用的中心计算机或服务器中，以便某工作站存取，共享这些资料。电信会议：电信会议发展的最新形势就是计算机会议。它利用计算机和数据通讯设备，将远距离的人们联系起来，这种会议的最大优点是每个与会者都可对会议的议题作出妥善的答复，并可通过计算机进行汇总、打印和判断决议的可行性等，允许一人同时参与许多不同会议，节省旅行的费用和时间，提高办公效率。三、 计算机技术给办公自动化带来的效益办公自动化可以使办公管理人员用现代化的技术装备和科学管理手段